Mikä on resurssiriski ja miten sitä hallitaan tehokkaasti

Resurssiriski voi johtua riittämättömästä budjetista, henkilöstön vähäisyydestä, tiettyjen taitojen puutteesta tai siitä, ettei projektityöhön ole oikeanlaisia ohjelmistoja tai laitteita. Syitä voivat olla muuttuvat aikataulut, keskeisten osaamisten puute tai toimitusketjun ongelmat.

Esimerkkejä resurssiriskeistä

Jotta voit valmistautua paremmin resurssiriskien käsittelyyn ja parantaa resurssien kohdentamista (kun sen aika tulee), tarkastellaan muutamia tosielämän esimerkkejä ja sitä, miten voisit hallita niitä riskien lieventämiseksi.

Resurssien puute

Useimmat projektit kohtaavat resurssirajoituksia, ellei käytettävissä ole rajattomasti budjettia, aikaa, huippuosaajia ja laitteita. Yleisiä resurssipuutteita aiheuttavat budjettirajoitteet, osaamisvajeet tai riittämätön aika, joka johtuu ylibuukkauksesta tai rekrytointien viivästymisestä.

Jos budjettisi on riittämätön, sinun on oltava luova. Voit ehkä pidentää aikataulua (jotta saat tarvittavat resurssit käyttöön projektin suorittamiseksi ilman ylityöstä aiheutuvia kustannuksia) tai tarjota vähemmän monimutkaisen tuotteen tai lopputuloksen (supistaa laajuutta), joka täyttää silti tarkoituksensa.

Jos sinulla on esimerkiksi rajallinen budjetti verkkosivuston kehitysprojektiin, aloita mallista ja muokkaa sitä sen sijaan, että loisit täysin räätälöidyn suunnittelun. Näin voit toimittaa toimivan tuotteen pienemmillä kustannuksilla.

Voit myös laatia varasuunnitelmia tai määrittää erillisen varabudjetin, jota voit käyttää vajauksen ilmetessä. Jotkin toimistot pyytävät 10-20%:n varabudjettia kattamaan alkuperäisten arvioiden ylittävät mahdolliset lisäkustannukset.

Odottamattomat poissaolot

Odottamattomia poissaoloja syntyy, kun tiimin jäsenet joutuvat jäämään lyhyellä varoitusajalla pois sairauden, läheisen kuoleman tai työuupumuksen vuoksi. Useimmissa tilanteissa näihin on vaikea varautua.

Voit lieventää riskiä olettamalla, että näin tulee tapahtumaan, ja lisäämällä projektin aikatauluihin joustovaraa viivästysten välttämiseksi. Toinen vaihtoehto on ottaa käyttöön järjestelmä (käyttämällä työntekijöiden resurssienhallintaohjelmistoa), jonka avulla tiimin jäsenet voivat sijaistaa toisiaan, jos joku on yllättäen poissa.

Stay Ahead of What Deserves Your Attention

Get timely perspective on the shifts, decisions, and trade-offs shaping your role, plus practical resources you can put to work.

Get Free Access

Have an account? Log In

Virheelliset arviot

Virheelliset projektiarviot voivat aiheuttaa resurssiriskejä, jos aliarvioit työn suorittamiseen tarvittavien henkilöiden määrän, ajan tai budjetin. Jos esimerkiksi tiedät, että tiimiltäsi kuluu yleensä 10 tuntia yksinkertaisen verkkosivuston etusivun suunnitteluun, sinun kannattaa varata muutama lisätunti monimutkaisempaa sivua varten.

Budjettia arvioidessasi voit myös joutua riskeihin, jos asiakkaasi tai muut sidosryhmät olettavat, että projektisi pitäisi maksaa vähemmän kuin se todellisuudessa maksaa. 

Oletetaan esimerkiksi, että sinut palkataan rakentamaan verkkosivusto konsultointiyritykselle. Heillä on projektiin $100,000, mutta uskot, että he tarvitsevat vähintään $125,000, jotta budjetti ei ylity, ja haluaisit hinnoitella projektin $150,000:iin, jotta sen kannattavuus pysyisi odotetulla tasolla. Tässä tilanteessa voit joutua riskialttiiseen asemaan, jos päätät ottaa projektin vastaan $100,000:n hinnalla tai arvioit pystyväsi toteuttamaan sen pienemmällä budjetilla.

Yliresursointi

Yliresursointia tapahtuu, kun yhdelle projektille kohdennetaan liikaa resursseja. Tämä voi aiheuttaa viivästyksiä muissa töissä ja johtaa myös muiden resurssien vajaakäyttöön.

Yksi parhaista keinoista lieventää tätä riskiä on säännöllinen kapasiteetin suunnittelu. Näin voit nähdä, onko jollakulla projektiisi kuuluvalla henkilöllä kapasiteettia muuhun työhön, ja saada hänet työskentelemään samanaikaisesti lisäprojekteissa. Tässä on kuitenkin yksi varoitus: liian tiheä kontekstin vaihtaminen voi vaarantaa projektin kokonaisvaltaisen toteutuksen ja johtaa työuupumukseen.

Osaamisvajeet

Osaamisvajeet ovat mahdollinen riski; arvioi tiimin osaaminen ja merkitse kaikki vajeet, jotka voivat vaikuttaa projektin lopputuloksiin.

Esimerkiksi ohjelmistokehityksen projektin johtaminen ilman käyttökokemuksen asiantuntijaa saattaa johtaa siihen, että käyttökokemus ei ole sovelluksen julkaisun yhteydessä optimaalinen.

Kun käynnistät uuden projektin, listaa resurssivaatimukset ennen resurssisuunnittelua tai resurssien kohdentamista, jotta tiedät, mitä tarvitaan, ja merkitse mahdolliset vajeet, kun kaikki resurssit on osoitettu.

Ristiriidat

Aikatauluristiriidat voivat muodostaa resurssiriskin, jos et havaitse niitä ajoissa. Kun hahmottelet projektin välitavoitteita, merkitse, jos projektiryhmän jäsenellä on useita välitavoitteita samalla viikolla tai samana päivänä.

Jos esimerkiksi Projektilla A on asiakasesittely kahden viikon kuluttua ja suunnittelijasi osallistuu esittelyn valmisteluun ja hänellä on samana päivänä paljon korjauksia tehtävänä Asiakas B:n verkkosivuston uudistamista varten, selvitä, voitko siirtää jommankumman tehtävän varmistaaksesi, että hänellä on riittävästi aikaa keskittyä käsillä oleviin tehtäviin.

Jos määräaikoja ei voi siirtää, pyydä toista suunnittelijaa avustamaan muokkauksissa tai tukemaan projektia muilla tavoin. Tämä ei ainoastaan täytä asiakkaan tarpeita, vaan auttaa myös suunnittelijaa kehittämään uransa kannalta arvokkaita luovan suunnan taitoja.

Riippuvuudet

Riippuvuuksien hallinta on myös olennainen osa resurssiriskien hallintaa. Ymmärtääksesi, missä riippuvuutesi ovat (ja mitä riskejä niihin liittyy), tee riippuvuuskartoitus osana projektin suunnitteluprosessia.

Jos toisesta tehtävästä riippuva tehtävä pitkittyy, se voi vaarantaa koko projektin aikataulun. Esimerkiksi verkkosivuston verkkotunnuksen hankinnan viivästyminen voi johtaa kiireeseen sivuston julkaisun yhteydessä. Tämä voi olla erityisen katastrofaalista, jos joku muu on jo hankkinut valitun nimen.

Toinen yleinen esimerkki, johon liittyy enemmän ulkoisia tekijöitä, ovat suunnittelu ja kehitys. Jos asiakkaasi tai sidosryhmäsi hyväksyy lopulliset suunnitelmat liian myöhään ennen kehitysvaihetta, tapahtuu jompikumpi kahdesta asiasta.

Projekti saattaa myöhästyä julkaisusta tai vaatia kiireisen aikataulun, mikä lisää kehitysvirheiden riskiä. Varmista siis, että asiakkaasi tai sidosryhmäsi ymmärtää tämän riskin, kun pyydät palautetta suunnitelmista.

Kuinka resurssiriskejä voidaan lieventää

Paras neuvo, jonka voin antaa resurssiriskien lieventämiseen, on niiden ennakoiva tunnistaminen. Tämä saattaa olla helpommin sanottu kuin tehty, mutta mitä useampia projekteja hallitset, sitä useammin näet samat riskit yhä uudelleen. Tämä voi auttaa sinua suunnittelemaan ennakoivasti ja estämään niitä vaarantamasta projektiasi.

1. Tunnista mahdolliset resurssipuutteet

Kun käynnistät uusia projekteja tai hankkeita, tunnista mahdolliset resurssipuutteet ennen aloittamista. Käytä ennustetyökalua mahdollisten projektisuunnitelmiesi hahmotteluun, jotta näet, missä resurssivajeita on, ja korjaa sitten puutteet ennen niiden ilmenemistä.

2. Tee kapasiteetti- & työkuormasuunnittelua

Kapasiteetin hallinta ja työkuormasuunnittelu voivat auttaa sinua ennakoimaan resurssiriskejä. Se on kuin katsoisit kulman taakse ennen oikealle kääntymistä punaisilla valoilla. Näet, mitä on tulossa, ja voit ajoittaa liikkeesi juuri oikein.

Jos työskentelet toimistossa tai projektiorganisaatiossa, kokoontukaa säännöllisesti tarkastelemaan resurssien käyttöasteita ja selvittämään, kenellä on liian vähän tai liikaa tehtäviä, jotta riskejä voidaan lieventää reaaliajassa.

Pidä nämä kokoukset säännöllisesti (eli älä ainoastaan uuden projektin alussa). Tämä johtuu siitä, että projektiaikataulut ja projektien laajuudet voivat muuttua monien tekijöiden vaikutuksesta, mikä voi johtaa pullonkauloihin ja muuttuviin resurssitarpeisiin.

3. Pidä tiimin jäsenet sitoutuneina

Tiimin jäsenten sitoutuneina pitäminen koko projektin elinkaaren ajan voi myös auttaa vähentämään resursseihin liittyviä riskejä. Sitoutuneen tiimin kanssa on epätodennäköisempää, että kohtaat suunnittelemattomia poissaoloja, resurssien vajaakäyttöä tai loppuunpalamista. Resurssit, joilla on joutoaikaa, voivat etsiä uusia tapoja osallistua projektiin tai siihen liittyviin hankkeisiin.

Jos tiimisi sitoutuneena pitäminen tuottaa vaikeuksia, järjestä tiimin yhteishenkeä vahvistavaa toimintaa. Se voi olla niinkin yksinkertaista kuin kolmenkymmenen minuutin ajanjakso pelin pelaamiseen, jostain muusta kuin työstä keskustelemiseen (jos tiimisi on pieni) tai kahvitauon pitämiseen – kaikki nämä toimivat sekä paikan päällä että virtuaalisesti.

4. Suunnittele seuraajaratkaisut

Seuraajasuunnittelua ei useimmissa organisaatioissa tehdä riittävän usein. Henkilön lähteminen kesken projektin voi aiheuttaa huomattavia häiriöitä, etenkin jos hänellä on vaikeasti korvattavia taitoja.

Osana riskien arviointia tarkastele projektisi resursseja ja heidän taitojaan selvittääksesi, ketä voit kehittää organisaation sisällä, jotta he voivat hankkia tarvittavat taidot, jos joku päättäisi lähteä. Sinun tulisi myös tarkastella, keitä virtuaalisessa resurssipoolissasi saattaa olla, jos löydät resurssivajeen.

Organisaatiosi koulutusohjelmissa tulisi ottaa huomioon tavat kehittää tiimin jäsenten taitoja ja auttaa heitä valmistautumaan tulevaan uralla etenemiseen.

Tällainen osaamisen kehittäminen hyödyttää kaikkia – organisaatiolla on resursseja korvata lähteneet henkilöt, ja yksilöllä on paremmin markkinoitavaa osaamista uransa kehittämiseen.

5. Vähennä riippuvuuksia

Etsi työnkulkujesi ja riippuvuuskarttasi avulla kaikki kohdat, joissa riippuvuudet aiheuttavat riskejä. Jos et ole varma, mitä etsit, tarkastele kohtia, joissa yhden henkilön viivästyminen voisi viivästyttää koko projektia. 

Jos esimerkiksi tuotat sisältöä messuosastolle, joka on tulostettava ja toimitettava tiettyyn päivään mennessä, varmista, että sisällön luova ja hyväksyvä henkilö pystyvät tekemään omat osuutensa ajoissa. Muistuta kaikkia osapuolia siitä, kuinka tärkeää aikataulussa pysyminen on. Jotta työ pysyisi järjestyksessä, käytä resurssien aikataulutusohjelmistoa henkilöresursseihin tai laitteisiin liittyvien riippuvuuksien koordinointiin.

Jos osia ei lähetetä painoon ajoissa, niitä ei saada valmiiksi toimituspäivään mennessä, eikä niitä lopulta jaeta messulattialla.

6. Seuraa käyttöastetta

Vaikka olemme jo puhuneet resurssien käyttöasteesta, olisi huolimatonta olla muistuttamatta, ettei kyse ole kertaluonteisesta toimenpiteestä. Käyttöasteen säännöllinen seuranta ja tarvittavien muutosten tekeminen voivat auttaa pitämään henkilöstömäärät optimaalisina.

Jos ihmiset ovat ylikuormitettuja tai vajaakäytössä, selvitä syy. Jos esimerkiksi kehittäjä A työskentelee nopeammin kuin kehittäjä B, mutta molemmilla on sama työmäärä, kehittäjä A:lle voi syntyä joutoaikaa kehittäjä B:n kamppaillessa työkuormansa kanssa ja tehdessä ylitöitä.

7. Suunnittele varasuunnitelmat

Viimeinen sana resurssiriskien vähentämisestä koskee varautumissuunnittelua. Tunnet kaikki huonosti laadittuihin suunnitelmiin liittyvät kuluneet sanonnat – mikset siis laatisi muutamaa ylimääräistä suunnitelmaa? Näin sinulla on muutama idea sen estämiseksi, jos kohtaat riskin, joka voisi suistaa projektisi raiteiltaan. Tämä voi auttaa vähentämään kaikkien projektiin osallistuvien osapuolten (myös sinun) stressiä!

Työkalut resurssiriskien hallintaan

Resurssiriskejä ei tarvitse hallita yksin! Sen lisäksi, että työskentelet tiimisi kanssa riskien vähentämisstrategioiden parissa, useat resurssien aikataulutustyökalut voivat auttaa sinua tämän tehtävän hoitamisessa.

Resurssien aikataulutusohjelmiston tärkein hyöty on se, että sen avulla voit luoda riippuvuuskartan, joka näyttää, missä tehtävät saattavat mennä päällekkäin, tai ennustaa, miten resurssiesi käyttöaste muuttuu (tai tulee muuttumaan) ajan kuluessa.

Kun valitset projekteihisi sopivaa resurssienhallintatyökalua, tässä on joitakin parhaista vaihtoehdoista:

Clicks on the links below may earn a commission, which supports our independent testing and review of software and services. Learn more about how we stay transparent.

1. 1. Dayshape — Paras tekoälypohjainen resurssienhallinta ammattipalveluyrityksille
2. 2. Float.com — Paras resurssienhallintaan taloudellisen näkyvyyden kera
3. 3. Saviom — Paras resurssien suunnitteluun ja kapasiteetin hallintaan
4. 4. Productive — Paras resurssien suunnitteluun ja kapasiteetin ennustamiseen
5. 5. Scoro — Paras tiimin käyttöasteen ennustamiseen
6. 6. Kantata — Paras ihmiskeskeiseen resurssienhallintaan
7. 7. Runn — Paras reaaliaikaiseen tiimin kapasiteetin suunnitteluun
8. 8. Wrike — Paras skaalautuvuuteen
9. 9. Resource Guru — Paras resurssien näkyvyyteen lämpökarttojen avulla
10. 10. monday AI Workspace — Paras yksinkertaiseen työmäärän suunnitteluun

Jos toimit erikoistuneemmalla alalla, varaston resurssienhallintaohjelmisto tai asiakasresurssien hallintaohjelmisto saattaa sopia tarpeisiisi paremmin.

Liity saadaksesi lisää näkemyksiä resurssienhallinnasta

Jos kaipaat lisää tukea resurssienhallintaan ja riskienhallintaan, liity jäsenyhteisöömme. Webinaareista ja malleista päivittäisiin keskusteluihin muiden kokeneiden projektipäälliköiden kanssa – meillä on kaikki, mitä tarvitset kehittyäksesi roolissasi ja urallasi!