Resurssikuormitus: olennaiset vinkit projektipäälliköille
Resurssien kuormitus tarkoittaa projektin suorittamiseen tarvittavien työtuntien jakamista projektitiimisi käytettävissä olevilla työtunneilla.
Helppo juttu, eikö?
Kuten kaikissa resurssisuunnitteluun ja resurssien kohdentamiseen liittyvissä asioissa, resurssien kuormituksessa on paljon enemmän huomioitavaa kuin ensi silmäyksellä näyttää. Perehdytään yksityiskohtiin, jotta ymmärrät, miten resurssien kuormitusta käytetään tehokkaasti. Kannattaa harkita resurssienhallintaohjelmistoa, josta on suuri apu resurssien optimaaliseen kuormittamiseen.
Mitä resurssien kuormitus tarkoittaa?
Resurssien kuormituksessa lasketaan projektitehtävien suorittamiseen kuluva aika resurssien saatavuuden eli sen työmäärän perusteella, jonka projektitiimisi on suunniteltu ottamaan hoitaakseen.
Resurssienhallinta- tai projektiaikataulutusohjelmisto voi auttaa yhtälön muodostamisessa, mutta on hyvä ymmärtää kaavan taustalla oleva logiikka. Onneksi kyse on melko helposti ymmärrettävästä käsitteestä.
Matemaattisena tehtävänä se näyttäisi tältä:
Continue Reading for Free
Create a free account to finish this article, plus get ongoing access to timely insights and practical resources.
Have an account? Log In
Projektin valmistumiseen tarvittavat työtunnit
————————————————————
Työn suorittamiseen käytettävissä olevat tunnit
Ensimmäinen vaihe on tietenkin lukujen syöttäminen. Saat arvion osoittajan arvosta tutustumalla DPM:n oppaaseen, joka käsittelee projektin resurssienhallintaprosessia.
Tässä laskemme nimittäjän eli resurssien saatavuuden.
Väärä tapa tehdä se
Jos oletetaan, että tiimin jäsenet ovat 100-prosenttisesti käytettävissä projektiin ja normaali työviikko on 40 tuntia, kerrot yksinkertaisesti 40 tuntia käytettävissä olevien resurssien määrällä ja sitten viikkojen määrällä.
Mikä tässä laskutoimituksessa on pielessä? Puhumme ihmisistä, emme roboteista. Milloin viimeksi sait aikaan kahdeksan tuntia keskeytymätöntä työtä? Entä kokoukset? Kahvitauot? WC-tauot? Puhumattakaan palkallisista vapaista ja sairauslomista.
Oikea tapa tehdä se
Toisin kuin entinen pomosi ehkä ajattelee, resurssien käyttöasteen ei pitäisi olla 100 %.
Jos kahdeksan tuntia päivässä ei ole realistinen arvio resurssien käyttöasteesta projektisuunnittelussa, mikä luku olisi kohtuullinen?
Sidosryhmät tuskin vastustavat 5–6 tunnin päivittäistä lähtökohtaa, kun huomioon otetaan WC-tauot, siirtyminen projektitehtävästä toiseen ja väistämättömät kiireelliset hälytystilanteet.
Resurssien kuormituksen ymmärtäminen on olennaista kehitettäessä useiden projektien hallintastrategioita, jotta ylikohdentaminen voidaan estää ja projektin onnistuminen varmistaa.
Resurssien kuormitus ja resurssien tasaaminen
Nyt kun olen käsitellyt resurssien kuormitusta, saatat pohtia toista yleisesti käytettyä resurssienhallinnan tekniikkaa eli resurssien tasaamista. Alla oleva taulukko tiivistää resurssien kuormituksen ja resurssien tasaamisen keskeiset erot.
| Projektin osa-alue | Resurssien kuormitus | Resurssien tasaaminen |
|---|---|---|
| Tiimin jäsenten odotetun työmäärän laskeminen heidän käytettävissä olevan kapasiteettinsa eli resurssien käyttöasteen perusteella | Kyllä | Ei |
| Resurssien kohdentamisen mitoittaminen oikein prioriteetin, projektin aikajanan, virstanpylväiden ja budjetin perusteella | Ei | Kyllä |
| Projektin aloitus- ja päättymispäivä | Kiinteä | Voidaan mukauttaa resurssiristiriitojen ratkaisemiseksi |
Lue lisää tutustumalla tähän resurssien tasaamisen tekniikoita käsittelevään artikkeliin.
Milloin resurssikuormitus määritetään
Resurssikuormitus kannattaa määrittää projektin suunnitteluvaiheen aikana, jotta saadaan lähtökohta sille, kuinka paljon ihmisillä on aikaa omistautua projektille. Kyse ei kuitenkaan ole toiminnosta, jonka voi vain ”asettaa ja unohtaa”.
Resurssikuormitus kannattaa arvioida uudelleen projektin seuranta- ja ohjausvaiheessa, sillä monet tekijät voivat vaikuttaa resurssien saatavuuteen:
- Uusia projekteja käynnistyy ja ne vievät aikaa kriittisiltä resursseilta
- Projektin vaatimukset muuttuvat, mikä vaikuttaa projektin kestoon ja/tai tarvittaviin taitoihin
- Tiimi on tehostanut työnkulkuaan ja pystyy suorittamaan projektin tehtävät lyhyemmässä ajassa.
Resurssikuormituskaavion luominen
Resurssikuormituskaaviot osoittavat, miten työ jakautuu tiimin kesken. Parasta on se, että resurssikuormituskaavion ei tarvitse olla paljon laskentataulukkoa hienostuneempi (vaikka resurssien aikataulutusohjelmisto voi sujuvoittaa prosessia). Luo resurssikuormituskaavion mallipohja seuraavien ohjeiden mukaisesti:
- Luo matriisi, jossa tiimin jäsenet yhdistetään projektin tehtäviin
- Laske projektin tehtäviin käytettyjen tuntien määrä
- Vertaa todellista tuntimäärää tavoiteltuun käyttöasteeseen.
1. Luo matriisi, jossa tiimin jäsenet yhdistetään projektin tehtäviin
Luettele projektiasi tukevat tiimin jäsenet Y-akselille. Luettele projektin valmistumiseen tarvittavat tehtävät X-akselille.
2. Laske projektin tehtäviin käytettyjen tuntien määrä
Selvitä tiimin jäseniltä, kuinka monta tuntia he käyttävät projektin tehtäviin viikoittain. Tässä esimerkissä oletan tavanomaisen 40 tunnin työviikon.
3. Vertaa todellista tuntimäärää tavoiteltuun käyttöasteeseen
Nyt kun ymmärrät resurssien aikataulutuksen, vertaa sitä tavoiteltuun käyttöasteeseen. Tässä esimerkissä olen päättänyt, että tiimin jäsenten tulisi pyrkiä käyttämään 6 tuntia päivässä projektin tehtäviin. Määritä ehdollinen muotoilu ilmoittamaan, jos joku ylittää tavoitellun käyttöasteensa.
Koska projektin aloitus- ja päättymispäivä on kiinteä, joudut tekemään kompromisseja. Rajaa joitakin tehtäviä pois tai tunnista prosessien parantamismahdollisuuksia, jos haluat vähentää Bertramin ja Lisan projektin tehtäviin käyttämää aikaa.
Miksi resurssikuormitus on tärkeää projektinhallinnassa?
Resurssikuormitus on tärkeä osa resurssien hallintaa. Se hyödyttää sidosryhmiäsi, tiimin jäseniäsi ja sinua! Oikein toteutettuna resurssikuormitus:
- Pidät sidosryhmät tyytyväisinä asettamalla realistiset odotukset projektin onnistumiselle. Vankka resurssikalenteri ja resurssirajoitteiden huomioiminen lisäävät todennäköisyyttä, että ylität odotukset sen sijaan, että lupaisit liikaa ja saavuttaisit liian vähän.
- Vähennät työuupumuksen riskiä varmistamalla, ettet kuormita tiimiäsi liikaa.
- Helpotat työtäsi projektipäällikkönä ennustamalla resurssit tarkasti sekä arvioimalla, mitä työtehtäviä tiimisi pystyy suorittamaan.
Lue lisää resurssienhallinnan tärkeydestä.
Mitä seuraavaksi?
Haluatko perehtyä resurssikuormituksen yksityiskohtiin? Tutustu asiantuntijoiden laatimaan koulutukseen DPM Schoolissa.
