5 resurssienhallintaohjelmiston yleistä ominaisuutta
Projektipäällikkönä tiedät, kuinka jatkuvaa kamppailua projektien resurssien hallinta, seuranta ja ennustaminen voi olla (erityisesti silloin, kun hallinnoit useita projekteja samanaikaisesti). Ilman oikeita työkaluja tästä tehtävästä voi nopeasti tulla ylivoimainen, mikä johtaa projektien viivästymiseen, budjetin ylityksiin ja tiimin uupumiseen.
Resurssienhallintaohjelmisto on suunniteltu auttamaan tässä haasteessa tarjoamalla työkaluja, jotka voivat parantaa resurssien tehokkuutta, näkyvyyttä ja hallintaa. Alla tutustut resurssienhallintaohjelmiston olennaisiin ominaisuuksiin, jotta voit tehdä tarpeisiisi sopivaa työkalua valitessasi perustellun päätöksen.
Mitkä ovat resurssienhallintaohjelmiston yleisiä ominaisuuksia?
Seuraavassa ovat useimpien resurssienhallinta-alustojen tarjoamat yleiset ominaisuudet, joiden avulla voit optimoida resurssien käyttöä, parantaa projektien suorituskykyä ja edistää organisaatiosi menestystä.
Continue Reading for Free
Create a free account to finish this article, plus get ongoing access to timely insights and practical resources.
Have an account? Log In
1. Näkyvyys
Resurssienhallintaohjelmiston käytön päätarkoitus on saada parempi käsitys siitä, mitä resursseillasi tarkalleen ottaen tapahtuu. Työkalusi pitäisi tarjota näkyvyys seuraaviin asioihin:
- Mikä on kunkin tiimin jäsenen saatavuus?
- Mitä taitoja kukin tiimin jäsen tarjoaa tai mikä on hänen tehtävänsä?
- Millainen resurssien kysyntä tulee olemaan tulevaisuudessa?
- Mistä resursseista on pulaa?
Heikko näkyvyys johtaa väistämättä projektien viivästymiseen ja jopa projektin epäonnistumiseen. Selkeät näkymät, jotka esittävät nämä tiedot, varmistavat, että sidosryhmät tietävät, mitä parhaillaan tapahtuu ja mitä on odotettavissa tulevissa tehtävissä.
2. Kapasiteettisuunnittelu
Useimmat resurssienhallintaohjelmistot antavat myös selkeän kuvan resurssien kapasiteettisuunnittelusta: mitä tehtäviä kullakin henkilöllä on ja mitkä ovat heidän prioriteettinsa. Onko työmäärä ylivoimainen? Jääkö jonkin resurssin potentiaali vajaakäyttöön?
Kun projektipäälliköt tietävät, mitä projektissa tapahtuu resurssin tehtävien tasolla, he voivat suunnitella tehokkaasti ja varmistaa, että ihmiset työskentelevät oikeiden asioiden parissa oikeaan aikaan.
Voit tutustua myös useisiin erilaisiin kapasiteettisuunnittelutyökaluihin.
3. Talous
Resurssienhallintaohjelmiston pitäisi myös auttaa sinua seuraamaan arvioituja projektikustannuksia ja todellisuudessa käytettyä rahaa. Tämä on olennainen osa projektisuunnittelua – jos projekti ylittää budjetin huomattavasti, lisärahoitusta ei ehkä ole saatavilla ja projekti voi epäonnistua.
Resurssien kustannusten ymmärtäminen auttaa myös suunnittelemaan projektin loppuosan paremmin. Resurssisuunnittelumallin tai työkalun avulla voit myös selvittää, mihin käytetään liikaa rahaa.
Voisiko esimerkiksi oikean resurssin, kuten automatisoidun tehtävienhallintatyökalun, aikatauluttaminen säästää rahaa verrattuna henkilön palkkaamiseen tehtävien suorittamista varten manuaalisesti?
Yksinkertainen tapa hallita henkilöresursseja on käyttää ajanseurantaohjelmistoa, kuten Togglia. Saat selkeän kuvan siitä, kuinka paljon aikaa tehtävään käytetään ja kuinka paljon se maksaa.
4. Yhteistyö
On välttämätöntä, että projektin jäsenet kommunikoivat keskenään tehdäkseen projektissa parhaansa. Sama pätee resurssienhallintaan. Oletetaan, että resurssien aikataulutuksessa on ongelma ja tarvitsemasi palvelu on ylibuukattu. Resurssien aikataulutusohjelmiston ja yhteistyötyökalujen avulla voitte ratkaista ongelman yhdessä nopeammin.
5. Raportointi
Raportointi ja keskeisten analytiikkatietojen saatavuus ovat elintärkeitä jokaiselle projektipäällikölle. Sinun on tiedettävä, mitä useissa projekteissa tapahtuu ja mitkä niiden tulokset ovat, jotta voit tehdä tärkeitä muutoksia ja esitellä tilanteen esimiehillesi projektien tilannekatsauksissa.
Raportointiominaisuudet auttavat seuraamaan projektin etenemistä, resurssien tehokkainta käyttöä sekä puutteita, joiden osalta prosesseja voitaisiin parantaa. Ilman raportointia projektit voivat viivästyä ja työskentely voi olla tehotonta.
Lue lisää resurssienhallintaohjelmistojen erityisistä käyttötapauksista täältä.
Muita hyödyllisiä huomioita resurssitarpeitasi varten
Jokaisella yrityksellä on erilaiset tarpeet resurssienhallintaohjelmiston suhteen. Mihin ominaisuuksiin sinun siis tulisi keskittyä valitessasi tarpeisiisi sopivaa ratkaisua? Esitä itsellesi seuraavat kysymykset:
Kuinka helposti käytettävissä se on?
Paikallisesti asennetuilla ohjelmistoilla on rajoituksensa, kuten paikallisesti tallennettujen tietojen jakamisen vaikeus ja tarve varmuuskopioida tiedot säännöllisesti.
Jos kyseessä on vain pieni tiimisi, joka työskentelee saman katon alla, tämä ei välttämättä aiheuta suurta ongelmaa. Mutta mitä tapahtuu tiimisi kasvaessa? Entä jos työskentelette eri puolilla maailmaa tai kotoa käsin? Kaikilla on oltava reaaliaikainen pääsy projektin tietoihin.
Pilvipohjaisilla alustoilla on tässä etu, sillä ne ovat usein käytettävissä eri laitteilla ja ovat siksi joustavampia.
Millaisia resursseja sinulla on?
Jos tärkein resurssisi ovat ihmiset, tiimien hallintaan suunniteltuja resurssienhallinta-alustoja on useita. Jokaisella tiimin jäsenellä voi olla oma käyttäjätilinsä, ja he voivat seurata työaikaansa työskennellessään projektin tiettyjen osa-alueiden parissa.
Jos tarvitset ohjelmiston, joka pystyy käsittelemään palveluita, laitteita ja tilaresursseja, tilanne on hieman haastavampi. Tarvitset alustan, joka huomioi inhimilliset ja aineettomat resurssit tasavertaisesti, jotta voit budjetoida, seurata ja organisoida niitä tehokkaasti samassa järjestelmässä.
Kuinka helppo se on ottaa käyttöön?
Yksinkertaisesti sanottuna ihmiset eivät käytä ohjelmistoa, jos siitä on enemmän haittaa kuin hyötyä. On tärkeää valita ohjelmisto, jonka avulla käyttäjät voivat kirjautua helposti useilla laitteilla. Gantt-kaavio, Kanban-taulu ja kaavionäkymä tarjoavat erilaisia tapoja näyttää aikajanat, tehtävät ja viestintä.
Skaalautuuko se tulevaisuuden tarpeisiin?
Ilmaisen resurssienhallintatyökalun valitseminen voi olla hyvä ajatus, jos haluat kokeilla eri vaihtoehtoja. Mutta jos yrityksesi kasvaa, sinun tulee varmistaa, että alusta sopii tarpeisiisi pitkällä aikavälillä.
Tarkista, kuinka helppoa uusien käyttäjien lisääminen on ja tukeeko alusta yrityksesi yleisiä pitkän aikavälin tavoitteita vai onko se vain nopea ratkaisu.
Näin saat kaiken hyödyn irti resurssienhallintaohjelmistosta
Resurssien suunnittelu auttaa hallitsemaan resursseja ja johtaa toivottavasti projektin parempaan onnistumiseen. Resurssien hallintaan ei ole järkeä käyttää ohjelmistoa, jos et tiedä, mitä resurssit ovat tai miten niitä käytetään.
Resurssisuunnitelman laatimisen ei tarvitse olla hankalaa tai viedä paljon arvokasta aikaa. Tässä on yleiskatsaus siihen, kuinka voit suunnitella resurssisi ennen kuin valitset resurssienhallintaohjelmistosi.
Tee luettelo kaikista resursseista
Ensimmäiseksi sinun on tiedettävä jokainen resurssi, jonka aiot ottaa mukaan projekteihisi. Näitä ovat työntekijät, ulkopuoliset alihankkijat, tilat, kuten kokoushuoneet, laitteet, kuten tietokoneet, sekä palvelut, kuten ohjelmistotilaukset.
Resurssin rooli
Seuraavaksi sinun on määriteltävä selkeästi, mitä kukin näistä resursseista tarjoaa. Harkitse projektitiimin jäsenten osalta seuraavia asioita:
- Mitkä ovat heidän taitonsa
- Erikoisosaamisalueet
- Pätevyydet
- Kokemus
Jos kyseessä ei ole ihminen, mieti seuraavia asioita:
- Missä se sijaitsee?
- Mitä toimintoa se tarjoaa?
Tämän jälkeen tiedät, kuinka luettelemasi resurssit liittyvät projektiisi.
Aikataulusuunnitelmat
Lisää nämä resurssit aikajanalle, jotta voit sovittaa ne koko projektisuunnitelmaasi:
- Mihin prosessin osiin ne liittyvät?
- Milloin niitä tarvitaan?
- Milloin ne ovat jälleen käytettävissä?
Varaaminen
Tämä yhdistää vaiheet yksi ja kolme. Kun ymmärrät, mitä resursseja on saatavilla ja milloin, voit alkaa varata niitä projektin kokonaisaikataulun mukaisesti.
Tästä eteenpäin resurssienhallinta-alusta voi jopa automatisoida osan varaamisesta ja ilmoittaa, kun resurssi ei ole käytettävissä tai se on varattu kahdesti.
