Resurssienhallinta: 5 ihmislähtöistä vinkkiä vuodelle 2026
Myönnetään, että kaikista projektin aikataulun aikana hallittavista resursseista ihmiset ovat luultavasti arvaamattomimpia. Ihmiset voivat heittää projektipäällikölle enemmän yllätyksiä kuin makrotaloudelliset olosuhteet, jotka aiheuttavat kaaosta budjetissasi, äärimmäiset sääolosuhteet, jotka pakottavat sinut työskentelemään työpöytäsi vieressä olevan ”hätävaralaukun” kanssa, ja ohjelmistot, jotka päättävät sekoilla juuri silloin, kun niitä eniten tarvitset. (Tekniikan parissa työskentelevät: tukekaa minua tässä. Viimeinen on virallinen termi eikä vain tekosyy kiroilulle.)
Ihmiset ovat kiistatta tärkein osa tuottavuuden edistämistä projektinhallinnassa. Silti kutsumme heitä ”resursseiksi”.
Kuunnelkaa, en tuomitse ketään. Minä teen niin. Luultavasti sinäkin teet. Se kuuluu projektinhallinnan viralliseen sanastoon, joten mitä vaihtoehtoja meillä on?
Continue Reading for Free
Create a free account to finish this article, plus get ongoing access to timely insights and practical resources.
Have an account? Log In
Entä jos voisimme muuttaa ajattelutapaamme, vaikka emme muuttaisikaan sanastoamme, ja omaksua ihmiskeskeisemmän lähestymistavan? Entä jos pieni panostus projektin resurssienhallinnan inhimilliseen puoleen lisäisi tuottavuutta? Kiinnostaisiko se sinua? Puhutaan siitä, miten siihen päästään.
Miksi tehokas resurssienhallinta on oikeastaan ihmisten johtamista
Koska näyttää siltä, että meillä on vielä ainakin muutama kuukausi aikaa ennen kuin tekoäly ottaa planeetan haltuunsa, ihmiset ovat toistaiseksi edelleen projektien liikkeellepaneva voima. Ihmiset ovat kauniin monimutkaisia, mikä voi aiheuttaa projektipäälliköille ylimääräisiä haasteita. Mutta kaikki nuo monimutkaisuudet voivat myös luoda mahdollisuuksia … taikuuteen.
Courtney Johnston on pitkän linjan projektipäällikkö ja suuri ”ihmiskeskeisen projektinhallinnan” puolestapuhuja. The DPM Podcastin tuoreessa jaksossa hän jakoi seuraavan näkemyksen:
”Hypoteesini ihmiskeskeisestä projektinhallinnasta liittyy ennen kaikkea tietoisuuteen, asioiden huomaamiseen ja parempana ihmisenä olemiseen ympärilläsi oleville ihmisille. [Siinä on kyse] siitä, että yritetään löytää vastaukset ottamalla ihmisen näkökulma ja inhimillinen kokemus mukaan prosessin jokaiseen vaiheeseen, riippumatta siitä, mitä prosessia yrität ratkaista.”
Johnston esittää myös, että tämä ihmiskeskeinen lähestymistapa tuottaa tulosta luovuuden, tuottavuuden ja sitoutumisen muodossa.
”Jos tuot iloa työpaikalle, saatko parempia tuloksia?” hän kysyy. ”Ehdottomasti. Laitan kaikki rahani likoon ja sanon kyllä. Sanon kyllä tuhatprosenttisesti. Koska ilo on yksi niistä suurista, mehukkaista ja taianomaisista inhimillisistä tunteista.
”Ja jos pystyt herättämään tiimissäsi iloa joka ikinen päivä – ehkä ei aivan joka päivä, mutta suurimman osan ajasta – he pysyvät mukana”, Johnston jatkaa. ”He tuovat ideansa esiin. He työskentelevät kovemmin ratkaistakseen jonkin asian, koska he ovat onnellisia, eikö niin?”
Miten siis voit luoda tiimiisi hieman taikaa? Tarkastellaan käytännön tapoja omaksua ihmiskeskeinen lähestymistapa tuottavuuden ja kannattavuuden parantamiseen ilman, että aikataulusi kärsivät.
5 tapaa tarkastella resurssien käyttöä ihmiskeskeisesti
Nyt mennään. Sinulla on valmis, huippuluokan projektin resurssienhallintasuunnitelma suosikkiohjelmistossasi. Hyvä sinä, projektipäällikkö! Ennen kuin lähdet liikkeelle, tarkista kuitenkin nämä resurssien käyttöstrategiat, jotta nuo hankalat, tai siis ihanat, ihmiset eivät sotke pakkaa.
1. Löydä oikea tasapaino resurssien ihmisten käytössä
Projektin tärkeimmät osa-alueet voi olla houkuttelevaa antaa parhaiden ihmistesi hoidettaviksi. Se voi kuitenkin olla kaksiteräinen miekka. Kaikki tunnustus, jota ihmiset saavat ollessaan ”parhaita”, kulkee usein käsi kädessä liiallisen työkuorman kanssa.
Kääntöpuolena heikommin suoriutuvia hyödynnetään usein liian vähän. Tiedät, keistä puhun – niistä ihmisistä, jotka tekevät juuri ja juuri tarpeeksi välttääkseen potkut, mutta eivät tarpeeksi ollakseen aidosti hyödyllisiä. Me kaikki olemme työskennelleet heidän kanssaan.
Ja jos saat yhden heistä riesaksesi (eikä sinulla ole valtuuksia antaa hänelle potkuja), voi olla houkuttelevaa antaa hänelle mahdollisimman vähän projektityötä, jotta hän ei sabotoi määräaikojasi.
Kun laadit resurssien kohdentamissuunnitelmaa, käytä aikaa selvittääksesi tarkemmin, minkä parissa kaikki työskentelevät projektisi ulkopuolella.
Jotta voit tehokkaasti hallita tiimisi työkuormaa, sinun kannattaa keskustella kahden kesken parhaiden suoriutujiesi kanssa nähdäksesi, miten projektisi sopii yhteen heidän muun työnsä kanssa. Pyydä heitä arvioimaan rehellisesti, pystyvätkö he keskittymään projektiisi täysipainoisesti. Vaikka heillä olisi paperilla riittävästi työtunteja, muista, että asiayhteydestä toiseen vaihtaminen voi heikentää tuottavuutta ja aiheuttaa työuupumusta.
Jos he epäröivät sen suhteen, kuinka paljon he voivat sitoutua, kysy heidän mielipidettään siitä, kenet he suosittelisivat. Heillä on todennäköisesti hyvä käsitys siitä, kuka heidän alallaan tekee tarvitsemaasi laadukasta työtä.
Palaamme tuohon heikommin suoriutuvaan henkilöön hetken kuluttua.
2. Tunnista pullonkaulat resurssienhallintaohjelmiston avulla
Useimmat resurssienhallintatyökalut antavat sinulle nopeasti näkymän siihen, kuka työskentelee minkäkin parissa ja missä vaiheessa tehtävät tällä hetkellä ovat. Tämän näkymän säännöllinen tarkistaminen voi auttaa havaitsemaan mahdollisuuksia edetä nopeammin. Vielä tärkeämpää on, että sen avulla voit tunnistaa projektin pullonkaulat, jotka voivat viivästyttää projektisi määräaikaa merkittävästi.
Joihinkin työkaluihin kuuluu myös toiminto, joka ilmoittaa käytettävissä olevista resursseista ja kehottaa sinua kohdentamaan ne uudelleen, jotta pysyt ennustetuissa aikatauluissa.
Muistatko sen heikommin suoriutuvan henkilön, josta puhuimme? Pullonkaulojen visuaalinen tarkastelu voi auttaa arvioimaan, hidasteleeko kyseinen tiimin jäsen vain tahallaan vai onko taustalla jotain muuta.
Ehkä hänen tehtävänsä näyttävät aina pysähtyvän samassa kohdassa projektia. Ota tämä vihjeenä ja selvitä miksi. Hän ei ehkä esimerkiksi hallitse jonkin tietyn ohjelmiston käyttöä ja hyötyisi lisäkoulutuksesta.
Ehkä hän kärsii huijarisyndroomasta (emmekö me kaikki?) ja välttelee työnsä edistämistä muiden nähtäväksi. Jos näin on, harkitse hänen yhdistämistään mentorin kanssa, joka voi auttaa häntä kehittämään taitojaan.
Tai ehkä kyseinen henkilö yksinkertaisesti jättää asiat jatkuvasti hoitamatta. Tällöin raporttien ajaminen tai kuvakaappausten ottaminen resurssienhallintaohjelmistosta voi auttaa sinua dokumentoimaan ongelman ja perustelemaan järeämpiä toimia.
Jos tarvitset edullisen vaihtoehdon alkuun pääsemiseksi, tutustu ilmaisten resurssienhallintaohjelmistojen luetteloomme. Jos taas yrität löytää tiimillesi sopivan resurssienhallintatyökalun, tutustu tähän resurssienhallintaohjelmistojen esittelyoppaaseen, joka auttaa sinua tekemään perustellun päätöksen.
3. Muista 80/20-sääntö
Kyllä, tietysti projektinhallintasuunnitelmasi jokainen osa on tärkeä!
Mutta onko se todella?
Me kaikki tunnemme 80/20-säännön, jonka mukaan 80 % vaikutuksesta syntyy 20 %:sta työstä. Se ei tarkoita, etteivätkö työn muut 80 % olisi tärkeitä, mutta se muistuttaa hyvin pitämään katseen tärkeimmässä asiassa.
Muista, että tehtäväsi ei ole toteuttaa projektia täydellisesti ja pitää kaikkia ruodussa, vaan palvella perimmäistä tavoitettasi: perustaa verkkosivusto, julkaista tuote, rakentaa bränditietoisuutta tai tehdä jotain vastaavaa. Loppujen lopuksi asiakasta ei kiinnosta, miltä projektin hallintapaneelisi näyttää, joten muista, että resurssienhallintasuunnitelmasi on ohje, ei määräys.
Tunnista projektisi perimmäinen päätavoite ja toista se jatkuvasti itsellesi ja tiimillesi. Lausu se jokaisen kokouksen alussa. Käytä sitä mantrana, kun luovan alan Joelle vaatii, ettei mainoksen kuvamaailma vastaa hänen tavoittelemaansa vuosisadan puolivälin modernia muotoilua. (Kiitä Joellea hänen tarkasta silmästään ja vakuuta hänelle, että seuraavassa projektissa hän saa yrittää uudelleen. Hän on erittäin lahjakas! Haluat hänet puolellesi!)
Kun esteitä ilmaantuu – ja niitä ilmaantuu aina – kysy itseltäsi ja ryhmältäsi: ”Kuinka paljon tämä vaikuttaa perimmäiseen tavoitteeseemme?” Jos vastaus on ”paljon”, tee pullonkaulan poistamisesta tärkein prioriteettisi. Jos vaikutus ei ole suuri, etsi kiertotapa ja jatka eteenpäin.
4. Hyödynnä automaatiota
Automaatio voi olla erinomainen tapa hoitaa ne ”80 %:n” tehtävät, jotka eivät näy toimitettavassa lopputuloksessa mutta jotka on silti tehtävä. Esimerkiksi ajanseuranta sisältää usein asetuksen, jonka avulla tiimin jäsenille voidaan lähettää push-ilmoituksia muistuttamaan heitä merkintöjensä päivittämisestä. Tai voisit käyttää ajanseurantaohjelmistoa poistamaan tämän tehtävän kokonaan ihmisten tehtävälistoilta. (Katso ajatuksemme aiheesta paras ajanseurantaohjelmisto.)
Monet automaatio-ominaisuudet auttavat ylläpitämään työnkulun sujuvuutta ja parantamaan tuottavuutta. Yksi yksinkertainen mutta tehokas keino on määrittää automaattiset muistutukset tehtävien määräajoista, jotta tärkeät asiat eivät pääse unohtumaan.
Edistyneemmässä päässä monissa resurssienhallintatyökaluissa on automaatioita, jotka voivat käynnistää muita toimintoja työnkulun sisällä, jotta arvokkaita henkilöresursseja ei kulu toistuviin tehtäviin. Onko tarpeen lisätä tarkistuslista, lähettää sähköposti tai käynnistää uusi työnkulku? Anna automaation hoitaa se.
Sen lisäksi, että opettelet määrittämään automaatioita itse, varmista, että kaikki tiimin jäsenet tietävät, miten ne toimivat. Helppo tapa jakaa tämä tieto on tehdä lyhyt video Loomilla, Zoomilla tai vastaavalla työkalulla ja käydä prosessi siinä läpi.
Muista kysyä tiimin jäseniltä lisää ajatuksia tehtävistä, joita voidaan automatisoida. Kun robotit keskittyvät toistuviin töihin ja asiantuntijat ihmisten tekemää työtä vaativiin tehtäviin, voit kohdentaa resursseja tehokkaammin.
5. Varaa projektiaikatauluihin joustoaikaa
Maratonjuoksija ei juokse koko kilpailua samalla nopeudella. Huippu-urheilijat eivät pysty työskentelemään jatkuvasti täydellä kapasiteetilla, eivätkä myöskään asiantuntijatyötä tekevät. Ihmisiä ei vain ole rakennettu toimimaan niin.
Aivan kuten lisäät aikatauluihisi joustoaikaa toimitusviiveiden tai muiden vaikutusvaltasi ulkopuolella olevien asioiden varalta, on järkevää varata aikatauluun puskuria odottamattomien ”ihmisongelmien” varalta. Lapset sairastuvat. Ihmiset menettävät perheenjäseniään. On tiistai-iltapäivä, ja Galen on hajamielinen kuppikakkujen puutteen vuoksi. Kaikenlaista tapahtuu.
Resurssisuunnittelussa on hyvä tarkastella asiaa kahdesta eri näkökulmasta:
- Aikataulu, jos kaikki sujuu hyvin
- Aikataulu, jos kaikki menee pieleen
Sitten voit tietenkin unohtaa ensimmäisen ennusteesi, koska se ei tule koskaan toteutumaan. Sen sijaan laske näiden kahden väliin sijoittuva arvio, jotta saat paremman käsityksen todellisuudesta.
Kun projektisi pääsee vauhtiin, huomaat todennäköisesti, että jotkin vaiheet valmistuvat odotettua nopeammin, kun taas toiset vievät enemmän aikaa. Projektin aikana tehtävä nopea ajankäytön tarkastus voi auttaa selvittämään miksi – ja kun aikatauluun on rakennettu hieman puskuria, sinulla on paremmat edellytykset tehdä järkeviä muutoksia projektin edetessä.
Projektinhallinta tarkoittaa ihmisistä huolehtimista
Haluatko oppia lisää ihmiskeskeisestä lähestymistavasta projektinhallintaan? Jos työskentelet luovalla alalla tai toimistossa, tutustu aiheisiin resurssien hallinta luovassa ympäristössä ja toimiston resurssienhallinta.
Jos olet valmis parantamaan projektisi resurssien hallintaa, tutustu näihin parhaisiin resurssienhallintakursseihin.
