Mikä on digitaalinen projekti? 4 ulottuvuutta, tyypit ja esimerkit
“Projektit ovat kuolleet.”
Eräs suuresti arvostamani projektipäällikköystäväni sanoi sen minulle hieman leikillisesti – mutta jokin siinä tuntui riittävän todenmukaiselta, että asiaa kannatti pohtia.
“Tietenkään projektit eivät ole kuolleet,” hän tarkoitti. Katsokaa esimerkiksi James Webb -avaruusteleskooppia ja eri maiden rokotteiden käyttöönottoa COVID-19-pandemian aikana.
Continue Reading for Free
Create a free account to finish this article, plus get ongoing access to timely insights and practical resources.
Have an account? Log In
Mutta digitaalisessa maailmassa – jatkuvan integraation, tiheiden käyttöönottojen ja jatkuvasti kehittyvien tuotteiden maailmassa – projektin määritelmä on epäilemättä muuttumassa.
Lähdetään siis pienelle matkalle, sopiiko?
Tässä artikkelissa tarkastelen digitaalisen projektin määritelmää, sitä, miten voimme odottaa määritelmän muuttuvan ja muotoutuvan tulevina vuosina, sekä sitä, mitä tämä tarkoittaa projektinhallinnan tulevaisuudelle digitaalisessa maailmassa.
Mikä on digitaalinen projekti?
Projekti määritellään Project Management Instituten (PMI) Project Management Body of Knowledgessa (PMBOK) seuraavasti: ”ainutlaatuisen tuotteen, palvelun tai tuloksen luomiseksi toteutettava väliaikainen hanke”.
Tähän liittyy kolme keskeistä osa-aluetta, jotka kaikki ovat digitaalisessa maailmassa hieman kyseenalaisia:
- Se on väliaikainen: projektilla on selkeä alku ja loppu.
- Se on hanke: projekti on yritys tehdä jotain, jonka lopputulokseen liittyy jonkin verran epävarmuutta.
- Se luo jotain ainutlaatuista: projektin tuotoksena syntyy jotain erilaista ja uutta.
”Tavallisia” esimerkkejä projekteista
Yksi yleisimmistä ja selkeimmistä ”oppikirjaesimerkeistä” projektista on pilvenpiirtäjän rakentaminen. Se on väliaikainen siinä mielessä, että on päivä, jolloin maanrakennustyöt aloitetaan (selkeä alku), ja päivä, jolloin suuri nauha leikataan (selkeä loppu). Se on myös hanke, sillä siihen liittyy ponnisteluja eikä onnistumisesta ole varmuutta. Yleisesti ottaen täsmälleen samassa paikassa ei myöskään ole toista aivan samanlaista pilvenpiirtäjää – ainakaan tässä ulottuvuudessa.
PS: Tämän tyyppinen projekti tunnetaan myös pääomaprojektina. Lue lisää aiheesta pääomaprojekteista ja muista kuin pääomaprojekteista täältä.
Samalla määritelmällä uuden hoitomuodon kehittäminen harvinaiseen sairauteen on projekti. Sellaisen raketin suunnittelu, joka palaa laskeutumisalustalle uudelleenkäyttöä varten, on projekti. 5G-verkon rakentaminen Manner-Yhdysvaltojen alueelle on projekti.
Digitaalisuus mutkistaa käsitystämme ”tyypillisestä projektista”.
Mikä tekee digitaalisesta projektista erilaisen kuin tavallinen projekti?
Mikä siis erottaa digitaalisen projektin ei-digitaalisesta projektista? Eikö se ole vain projekti, jonka keskeinen toimitettava tuotos on digitaalinen? No, kyllä ja ei.
Mitä tarkoitamme puhuessamme ”digitaalisesta”?
Ensinnäkin meidän on määriteltävä, mitä tarkoitamme digitaalisella. Meidän maailmassamme digitaalisuus sijoittuu teknologisten liiketoimintaratkaisujen ja tarkoituksellisesti käyttäjäkeskeisten kokemusten risteykseen.
Se on ykkösiä ja nollia siinä mielessä, että nämä kokemukset toimitetaan ohjelmistojen kautta, mutta samalla digitaaliset kokemukset ovat myös osa monia fyysisiä tuotteita. Nykyaikainen auto, kaupallinen lentokone, henkilökohtainen aktiivisuusmittari, kaivostoiminnan ohjauskeskus (jossa saatat käyttää kaivostoiminnan projektinhallintaohjelmistoa) – kaikissa näissä on digitaalisia komponentteja.
Digitaalisen projektin neljä ulottuvuutta
Digitaalisen projektin määrittelemiseen liittyy neljä pääulottuvuutta, jotka kietoutuvat toisiinsa:
- Sen luoman tuotteen digitaalinen luonne
- Projektinhallintamenetelmien strateginen käyttö digitaalisessa kontekstissa
- Digitaalisen teknologian avulla arvon luomiseen tarvittavien alojen yhdistelmä
- Projektin tavoitteiden saavuttamiseen käytettävät digitaaliset työkalut
Huomautus: On syytä todeta, ettei kaikkien näiden neljän ulottuvuuden tarvitse täyttyä, jotta projekti olisi digitaalinen projekti.
Tarkastellaan nyt kutakin ulottuvuutta.
1. Sen luoman tuotteen digitaalinen luonne
Voimme aloittaa käsittelemällä sitä, minkä ihmiset saattavat ajatella olevan digitaalisen projektin yleisimmin hyväksytty ominaispiirre: digitaaliset projektit ovat projekteja, joissa luodaan digitaalinen tuote.
2000-luvun alkupuolella tyypillisimpiä esimerkkejä digitaalisista tuotteista olivat esimerkiksi verkkosivustot, sovellukset, digitaalisen markkinoinnin aineistot ja intranet-toteutukset. Toimistomaailmassa nämä tuotteet edellyttivät erilaista lähestymistapaa ja teknisempiä tiimejä, mikä puolestaan loi eroja mainostoimistojen ja digitoimistojen välille.
Nykyään digitaalisen tuotteen määritelmä on laajentunut merkittävästi. Se kattaa kaiken lisätyn todellisuuden kokemuksista, tekoäly- ja koneoppimismoottoreista sekä monikanavaista personointia ohjaavista yritysten CRM-järjestelmistä aina suoraviivaiseen digitaaliseen transformaatioon asti.
Jos projektissasi siis toteutetaan verkkopohjaista kansalaispalvelua, luodaan sisältöä Metaversumiin, integroidaan reaaliaikaista ERP-dataa tehtaan tuotantotilan päätelaitteisiin, kehitetään huivi, joka lähettää ruumiinlämpötietoja älypuhelimeesi, tai käytetään ohjelmistoa jonkinlaisen kokemuksen tuottamiseen jollakin tavalla, saatat jo työskennellä digitaalisen projektin parissa.
2. Digitaalisten tuotosten tuottamiseen tarvittavien osaamisalojen yhdistelmä
Tämä johdattaa meidät itse tiimeihin. Digitaalisen projektitiimin kokoonpano on harvoin pysyvä ja muuttuu jatkuvasti.
Yksinkertaisimmillaan tarvitset digitaalista osaamista omaavan tiimin digitaalisten tuotteiden toimittamiseen. Kun omaksumme aiemman määritelmämme digitaalisuudesta teknologisten ratkaisujen ja suunniteltujen käyttäjäkokemusten yhdistelmänä, joka luo arvoa, tämä tarkoittaa yleensä kokoonpanoa, jossa on lahjakkaita ihmisiä kattamassa teknisiä, luovia ja liiketoiminnallisia näkökulmia.
Joskus tiimi koostuu vain kehittäjästä, suunnittelijasta ja liiketoiminta-analyytikosta. Joskus siihen kuuluu data-asiantuntija, tietoarkkitehti ja liiketoimintaprosessien suunnittelija. Toisinaan tiimi on suurempi ja sen jäsenten erikoistumisalueet ovat monimuotoisempia.
Jos projektiisi siis osallistuu digitaalisen alan osaajia, kuten kehittäjiä, UX/UI-suunnittelijoita, data-asiantuntijoita ja laadunvarmistusanalyytikkoja, tai jos kokoat tiimiisi asiantuntijoita, jotka erikoistuvat uusiin, vähän tunnettuihin tai nouseviin teknologioihin, työskentelet todennäköisesti digitaalisen projektin parissa.
3. Projektinhallintamenetelmien strateginen käyttö digitaalisessa kontekstissa
Seuraavaksi tarkastellaan, miten digitaalista osaamista omaavat tiimimme toimittavat digitaalisia tuotteita nykyaikaisten projektinhallintamenetelmien avulla. Vaihtoehtoja on paljon: vesiputousmalli, Scrum, Kanban, Lean XP, kriittinen ketju ja hybridimenetelmät. Tosiasia on, että useimmissa digitaalisissa projekteissa voidaan käyttää mitä tahansa niistä.
Digitaalisessa kontekstissa voit rakentaa nopeasti iteraatioiden ja vaiheittaisten lisäysten avulla sekä tehdä yhteistyötä reaaliajassa, kunnes saavutat mahdollisesti julkaistavan tuotteen.
Esimerkiksi vesiputousmallia käyttävät voivat jakaa projektin toiminnallisten komponenttien tuotantolinjaksi, jolloin keskeisten ominaisuuksien käyttäjähyväksyntätestaus voidaan aloittaa ennen koko ratkaisun valmistumista.
Scrum-ketterää lähestymistapaa käyttävät voivat puolestaan pystyä luomaan ja julkaisemaan sprintti toisensa jälkeen kokonaisvaltaisen toiminnallisuuden lisäyksen aloittaen vähimmäiskelpoisesta kokemuksesta ja lisäämällä siihen kerroksia, kunnes se täyttää tuotteen omistajan asettamat kaikki vaatimukset.
Jos projektissasi siis hyödynnetään esimerkiksi komponentointia, nopeita kokonaisvaltaisia iteraatioita, mahdollisesti julkaistavia tuotelisäyksiä tai yksinkertaisesti reaaliaikaista yhteistyötä, hyödyt vähintäänkin digitaalisen projektin ajattelutavasta.
4. Digitaalisten työkalujen käyttö projektin tavoitteiden saavuttamiseen
Tämä johdattaa meidät neljänteen ja viimeiseen ulottuvuuteen: digitaalisten projektinhallintatyökalujen käyttöön.
Digitaalisten työkalujen erityinen hyöty on niiden kyky mahdollistaa reaaliaikainen yhteistyö. SaaS-pohjaisten projektinhallintatyökalujen, tehtävienhallintatyökalujen, viestintätyökalujen ja yhteistyötyökalujen myötä on jäänyt historiaan aika, jolloin projektin etenemisen hahmottamiseksi tiedot koottiin manuaalisesti. Sen sijaan näissä työkaluissa työ tehdään, ja niin kauan kuin tiimi päivittää tehtävänsä ja tuotoksensa, projektin tiedot voidaan päivittää välittömästi.
Erityisesti markkinointitiimeille työkalut, kuten digitaalisen markkinoinnin projektinhallintaohjelmisto, tarjoavat räätälöityjä työnkulkuja sekä näkyvyyttä kampanjakohtaiseen edistymiseen ja suorituskykyyn.
Tämän ei kuitenkaan tarvitse tarkoittaa koko yrityksen laajuisen projektinhallinta-alustan käyttöönottoa. Se voi olla niinkin yksinkertaista kuin jaettu tehtävälista, jonka avulla pienen tiimin tehtävät järjestetään ja hallitaan.
Sen ei myöskään tarvitse tarkoittaa projektinhallintatyökalun käyttöä lainkaan. Joissakin tapauksissa digitaalinen projekti voi hyötyä tiimin asiantuntemuksesta ja jakaa sitä visuaalisten yhteistyötyökalujen, kuten miellekarttaohjelmiston, avulla esimerkiksi työn osituksen luomisessa tai ratkaisun toiminnallisten komponenttien tai projektin laajuuden määrittelyssä.
Jos siis käytät pilvipohjaisten työkalujen kokonaisuutta yhteistyöhön tiimisi ja sidosryhmiesi kanssa reaaliajassa, saatat työskennellä digitaalisen projektin parissa.
Digitaalisten projektien tyypit ja esimerkkejä
Millaisia esimerkkejä erityyppisistä digitaalisista projekteista sitten on? Kuten mainitsin, mikä tahansa digitaalisen projektin neljän ulottuvuuden yhdistelmä voi olla läsnä ja antaa projektille digitaalisia piirteitä. Tässä on muutamia yleisiä ja joitakin harvinaisempia esimerkkejä digitaalisista projekteista.
Digitaalisia tuotteita luovat projektit
Yleisimpiä esimerkkejä digitaalisista projekteista ovat projektit, joissa luodaan digitaalisia tuotteita tai kokemuksia. Näihin voivat kuulua:
- Verkkosivustojen tai verkkosovellusten suunnittelu- ja toteutusprojektit
- Sisällöntuotantoprojektit, mukaan lukien blogit, SEO-hankkeet, sosiaalisen median kampanjat ja digitaalinen multimedia
- Mobiilisovellusten suunnittelu- ja kehitysprojektit
- Ohjelmistokehitysprojektit
- Digitaalisen markkinoinnin kampanjat
Hybridituotteita luovat projektit
Projektit, joissa fyysiseen tuotteeseen tai kokemukseen kuuluu digitaalinen elementti, voidaan myös katsoa digitaalisiksi projekteiksi, sillä ne sijoittuvat fyysisen ja digitaalisen maailman rajapinnalle. Näihin voivat kuulua:
- Hybridi-laitteisto- ja ohjelmistotuotteiden kehitysprojektit, kuten henkilökohtaisen terveydenseurantalaitteen luominen niin, että se yhdistyy sovellukseen
- Kokemussuunnitteluprojektit, kuten lennon lähtöselvityskokemuksen uudistaminen
- Laitteistokäyttöliittymien projektit, kuten uuden digitaalisen käyttöliittymän luominen miehittämättömän maanalaisen porauslaitteen käyttöä varten
Kehittyvää teknologiaa hyödyntävät projektit
Lisäksi useimmat projektit, joissa hyödynnetään uusia ja kehittyviä digitaaliteknologioita, ovat luonnostaan digitaalisia projekteja. Esimerkkejä näistä voivat olla:
- Laajennetun todellisuuden kokemuksiin liittyvät projektit, kuten metaversumipelien tai Oculus-sovellusten kehittäminen
- Tekoäly- ja koneoppimisprojektit, kuten virtuaalisen taloussuunnittelualustan luominen
- Lohkoketjuprojektit, kuten sovelluksen luominen, jolla varmistetaan merkkivaatteen tai rajoitetun painoksen keräilyesineen aitous
Digitaaliseen transformaatioon kuuluvat projektit
Kun tarkastellaan laajemmin nykyaikaista tietotekniikan alaa, laajemman, koko yrityksen kattavan digitaaliseen innovaatioon suuntautuvan muutoksen osana toteutettavat projektit ovat esimerkkejä laajamittaisista digitaalisista projekteista. Tällaisia ovat esimerkiksi:
- Asiakkuudenhallintajärjestelmän (CRM) käyttöönottoprojektit, kuten siirtyminen Salesforceen
- Oppimisen hallintajärjestelmän (LMS) käyttöönottoprojektit, kuten uuden työntekijöiden koulutusportaalin kehittäminen
- Toiminnanohjausjärjestelmän (ERP) käyttöönottoprojektit, joissa ohjelmiston avulla integroidaan liiketoimintaprosesseja, kuten valmistusta ja toimitusketjun hallintaa
- Yrityksen teknologisen infrastruktuurin siirtäminen pilveen
Projektit, joissa digitaalisten keinojen avulla saavutetaan ei-digitaalinen tavoite
Se, ettei projektisi tuota digitaalista lopputulosta, ei kuitenkaan tarkoita, ettei se olisi digitaalinen projekti. Monilla toimialoilla projektit käyttävät digitaalisia työkaluja yhteistyön koordinointiin ja projektin tavoitteiden edistymisen seurantaan. Tässä muutamia esimerkkejä pohdittavaksi:
- Rakennusalan pääomahankkeet, joissa seurataan hankkeen resurssienhallintaa ja edistymistä projektisuunnitelmaan nähden SaaS-projektinhallintatyökalun avulla. Jopa logistiikkaprojektipäälliköt käyttävät digitaalisia työkaluja, kuten GPS-seurantaa, kuljetustenhallintajärjestelmiä ja varastojen automaatioalustoja.
- Terveydenhuollon muutoshankkeet, joissa digitaalisten palvelupolkujen avulla luodaan yhtenäinen painopiste potilaskokemukseen
- Tutkimushankkeet, joissa käytetään digitaalisia tiedonkeruu- ja tiedonsynteesiohjelmistoja
- Muutosjohtamisen hankkeet, joissa koulutusta tarjotaan digitaalisten kanavien, kuten muutosjohtamisen työkalujen, kautta
Yhteenvetona voidaan todeta, että kaikki digitaalista teknologiaa hyödyntävät hankkeet edellyttävät tietynlaista ajattelutapaa ja halukkuutta perehtyä tekniseen monimutkaisuuteen. Minkä tahansa toimialan projektipäälliköiden olisi viisasta syventää ymmärrystään digitaalisesta maailmasta, jotta he voisivat johtaa kyseistä hanketta pätevästi.
Vaikka et tällä hetkellä olisikaan nimenomaan digitaalisten hankkeiden parissa työskentelevä projektipäällikkö, on erittäin todennäköistä, että digitaaliset työkalut ja teknologia tulevat ennemmin tai myöhemmin osaksi hankkeitasi!
Missä digitaaliset hankkeet muuttuvat monimutkaisiksi
Olemme siis käsitelleet projektin määritelmää ja määritelleet joitakin tekijöitä, jotka erottavat digitaalisen projektin muista projekteista, mutta todella kiinnostava asia on tämä: kun yhdistämme nämä kaksi asiaa, projektin muuten selkeät rajaukset alkavat hämärtyä ja herää kysymys: estääkö projektin määritelmämme meitä etenemästä?
Projektin määritelmän haastaminen
Jos projekti määritellään tilapäiseksi hankkeeksi, jonka tarkoituksena on luoda jotain ainutlaatuista ja muista erottuvaa, digitaalinen ajattelutapamme projektinhallintamenetelmien suhteen avaa muutamia mahdollisuuksia jatkumon molemmissa päissä.
Jatkumon toisessa päässä ketterän projektinhallinnan lähestymistavat, kuten scrum, ovat pilkkoneet ja osittaneet projektin määritelmän sprinteiksi. Monissa tapauksissa ketterä ohjelmistokehitysprojekti voi luoda uuden tuotteen, palvelun tai tuloksen muutaman viikon välein. Esimerkiksi DPM-asiantuntija Bill Moroz kertoi minulle kerran johtamastaan televiestintäprojektista, jossa täysin toimivia palveluita vietiin markkinoille sprintti toisensa jälkeen.
Jatkumon toisessa päässä digitaalisen tuotteen luontainen muokattavuus laajentaa projektin määritelmän kattamaan koko tuotteen elinkaaren. Digitaalisella tuote-etenemissuunnitelmalla on edelleen selkeä alku ja loppu, vaikka koko prosessi kestäisi useita vuosia. Tarkastellaan vaikka Fitbitin tai Ouran kaltaisia laitteita, jotka saavat uusia ominaisuuksia laiteohjelmisto- ja sovelluspäivitysten kautta aina siihen asti, kun tuote poistetaan käytöstä.
Onko sprintti siis projekti? Onko koko tuotteen elinkaari projekti? Se riippuu siitä, mihin suuntaan haluamme viedä projektinhallinnan ammattia.
Mitä tapahtuu, kun määrittelemme projektin uudelleen?
PM POV -podcastin jaksossa toinen juontaja Mike Hannan määritteli projektin uudelleen ponnistelujen ja resurssien investoinniksi, joka huipentuu arvon tuottamisen hetkiin.
Mike esittää, että rakennusalalla silta ei ole silta ennen hetkeä, jolloin se yhdistää yhden puolen toiseen. Silloin se tuottaa arvonsa: sillä hetkellä se on ehdottomasti silta, vaikka siihen ei olisi vielä maalattu kaistoja merkitseviä viivoja, mutta ennen tuota hetkeä se on vain kaksi metallirakennetta riippumassa maantieteellisen muodostuman yllä kohdassa, jossa joki kapenee.
Digitaalisessa maailmassa tämän käsitteen mittakaava on kuitenkin paljon joustavampi. Pienessä mittakaavassa arvon tuottamisen hetki voi olla joukkoliikennesovelluksen päivitys, joka mahdollistaa matkojen maksamisen pankkikorteilla sähköisesti. Yhtä hyvin se voi olla mobiililaitteen käyttöjärjestelmän päivitys, joka mahdollistaa kasvojentunnistuksen käytön todentamiseen myös silloin, kun käyttäjällä on maski.
Suuressa mittakaavassa arvon tuottamisen hetki voi olla se, kun alueellisen hallinnon digitaalinen identiteetti-infrastruktuuri on riittävän kattava, jotta asukkaat voivat ajaa autoa, käydä lääkärissä ja ylittää rajan ilman lompakkoa. Tai se voi olla hetki, jolloin useita kymmeniä blade-palvelimia voidaan sammuttaa ja poistaa käytöstä, koska siirtyminen pilveen on saatu päätökseen.
Tiedän, mitä ajattelet: varmasti hankkeet, joilla on projektipäällikkö, ovat projekteja, kaikki suurempi on ohjelma ja kaikki pienempi on vain projektin osavaihe, eikö niin? Ja kyllä, silloin hyväksyisit ”tavalliset” määritelmät. Mielestäni projektin käsitteen ja sen uudelleen tarkastelulla, miten organisoimme ihmiset projektien ympärille, on kuitenkin paljon kauaskantoisempia vaikutuksia.
Tulevaisuuden vaikutukset
Jos viemme tätä ajatusta eteenpäin, sillä on muutamia valtavia vaikutuksia tulevaisuuden projektinhallinnan trendeihin. Tässä ovat neljä vaikutusta, joilla uskon olevan suurin merkitys.
1. Projektipäälliköistä tulee toimintojen johtajia
Projektipäälliköillä on perinteisesti ollut vain väliaikainen toimivalta väliaikaisessa tiimissä, ja tämä toimivalta on perustunut niinkin abstraktiin asiaan kuin projektikuvaukseen tai pelkkään sähköpostiin. Siksi olemme yleensä joutuneet johtamaan epäsuorasti vaikutusvallan avulla.
Kun organisaatiot kuitenkin alkavat rakentaa toimintamalliaan digitaalisten tuotteiden ympärille ja kun tuotteiden elinkaaret alkavat yhä enemmän muistuttaa peräkkäisten projektien ketjuja, projektitiimin yhteiseen tietämykseen rakentamisesta on hyötyä.
On siis mahdollista, että projektipäälliköt työskentelevät samoissa projektitiimeissä useissa projekteissa pitkän ajan kuluessa. Tämä tarkoittaa myös sitä, että projektipäälliköistä voi tulla muodollisia henkilöstöjohtajia, joiden suoria alaisia heidän projektitiiminsä ovat.
PS: tätä tapahtuu jo edistyksellisissä digitaalisissa toimistoissa omistettujen projektiryhmien tai projektitiimien muodossa.
2. Useat projektipäälliköt työskentelevät yhdessä
Toiseen suuntaan siirryttäessä on myös mahdollista, että useat projektipäälliköt työskentelevät yhdessä yhden projektin parissa.
Tyypillisesti projektitiimissä on vain yksi projektipäällikkö. Mutta jos sprinttiä aletaan tarkastella omana projektinaan ja jos hyväksytään, että digitaalinen toimintaympäristö laajenee sellaisella vauhdilla, ettei yhdellä henkilöllä voi olla syvällistä ymmärrystä siitä, mitä digitaalisen tuotteen tai kokemuksen luominen vaatii, herää kysymys: entä jos jokaisella sprintillä olisi oma projektipäällikkönsä?
Entä jos vahvuutesi ovat esimerkiksi projektin suunnitteluvaiheissa, mutta työparisi on parempi teknisen arkkitehtuurin ja syvien integraatioiden hallinnassa? Voisiko projektin elinkaaren jokaisessa vaiheessa tai sprintissä olla eri projektipäällikkö ilman, että siitä syntyisi tehottomuutta tai tietokatkoksia?
Jos projektipäälliköt voivat työskennellä yhdessä tuottaakseen enemmän arvoa, projektinhallinnasta pareittain tai ryhmissä voi tulla arkipäivää nopeammin kuin uskotkaan.
3. Pian kaikesta tulee digitaalista
Tämä saattaa olla ristiriidassa sen keskeisen lähtökohtani kanssa, että digitaaliset projektit eroavat monin tavoin muista projekteista, mutta kun tarkastelet projektien toteuttamista ja horisontissa häämöttävien ihmisten yhteistoimintaan perustuvien hankkeiden monimutkaisuutta, on vaikea kiistää sitä, etteivätkö digitaaliset työkalut, digitaaliset kokemukset ja digitaaliset ajattelutavat olisi pian osa jokaista projektia.
Riittävän pitkällä aikavälillä jonkun työasemalle paikallisesti tallennettu taulukkolaskentatiedosto ei riitä projektin yhteistyön organisointiin, hallintaan ja seurantaan. Riittävän pitkällä aikavälillä jokainen fyysinen tuote hyötyy ohjelmisto- tai laiteohjelmistokomponentista, joka mahdollistaa yhteentoimivuuden ja digitaalisesti mahdollistetut tuotepäivitykset. Riittävän pitkällä aikavälillä jokaisen projektin on pohdittava, tehostaisiko nopea, vaiheittainen ja iteratiivinen lähestymistapa, johon kuuluu reaaliaikainen yhteistyö, toimintaa.
Riittävän pitkällä aikavälillä kaikesta tulee ”digitaalista”. Ja etenemme jatkuvasti kohti todellisuutta, jota digitaalinen teknologia hallitsee.
4. Digitaaliset työkalut määrittelevät roolisi uudelleen puolestasi
Pidit siitä tai et, roolisi projektipäällikkönä tulee muuttumaan. Yksi syy tähän ovat käyttämämme työkalut ja teknologia sekä niiden vaikutus projektinhallintamenetelmiin.
Ensinnäkin projektinhallintatyökalut, jotka tarjoavat näkyvyyttä projektinhallintaprosessiin ja projektin tehtäviin, lisäävät hienovaraisesti tiimisi projektinhallinnan ymmärrystä. Tiimin jäsenet näkevät, miten projekti muuttuu, jos he myöhästyvät kriittisellä polulla olevasta tehtävästä. He voivat liittyä tehtävänäkymissä käytäviin keskusteluihin tukeakseen päätöksentekoprosessia reaaliajassa tai tarjotakseen sidosryhmille päivityksiä ilman, että sinun tarvitsee toimia välikätenä. He voivat ottaa enemmän vastuuta.
Lisäksi yhteistyöhön tarkoitetut projektinhallintaohjelmistot ovat kehittyneet riittävän älykkäiksi kokoamaan tietoja puolestasi ja yhdistämään palapelin palaset, joten sinun ei tarvitse huolehtia niistä manuaalisista hallinnollisista tehtävistä, jotka perinteisesti liittyvät projektinhallintaan. Tilannepäivityksesi saattavat jo täyttyä automaattisesti. ”Jankuttavat” tehtävien seurantaviestisi saattavat jo olla automatisoituja. Projektisuunnitelmasi saattaa jo olla ajan tasalla.
Olet ehkä toivonut voivasi käyttää vähemmän aikaa yksityiskohtiin, jotta voisit keskittyä enemmän strategiseen työhön. Ole siis valmis arvioimaan uudelleen, miten tuot projektiisi lisäarvoa, jotta et joudu vanhentumaan tarpeettomaksi.
Digitaalisten projektipäälliköiden keskeiset kehitettävät taidot
Jos siis olet hyväksynyt näiden vaikutusten olevan toteutettavissa, seuraava kysymys kuuluu: miten sinä projektipäällikkönä voit valmistautua projektinhallinnan tulevaisuuteen? Tässä on näkemykseni siitä, mitä projektinhallintataitojen seuraava sukupolvi tulee sisältämään:
Kehitä ihmisten johtamisen taitojasi
Jonkun suora esihenkilö oleminen ei ole sama asia kuin jonkun projektipäällikkönä toimiminen. Jos projektisi alkavat painottua enemmän siihen, että projektiryhmäsi jäsenet ovat suoria alaisiasi, sinun kannattaa alkaa laajentaa ymmärrystäsi johtamisen parhaista käytännöistä – kuten tavoitteiden ja odotusten asettamisesta, tehtävien delegoinnista, yksilöiden suoritusten mittaamisesta, koulutusmahdollisuuksien tarjoamisesta, palkoista ja palkankorotuksista neuvottelemisesta sekä hyvän työntekijäkokemuksen tarjoamisesta.
Jos etsit aloituspaikkaa, tutustu sisarsivustoomme People Managing People -sivustoon, jolla on erinomaisia resursseja uusille ihmisten johtajille.
Kehitä yhteistyötaitojasi
Jos olet minun kaltaiseni, olet todennäköisesti viettänyt suurimman osan urastasi yksinäisenä susena omalla projektinhallintasaarekkeellasi. Jos olet minun kaltaiseni, arvostat kanssasi työskenteleviä projektipäälliköitä, mutta olet myös salaa kiivaassa kilpailussa heidän kanssaan. Nyt on aika muuttaa ajattelutapaasi.
Maailmassa, jossa saatat johtaa projekteja pareittain varmistaaksesi riittävän kattavuuden monimutkaisilla digitaalisilla aloilla ja hankkeissa, sinun on oltava valmis näyttämään korttisi ja viestimään toimintatavoistasi avoimesti.
Tämä tarkoittaa, että sinun on terävöitettävä taitojasi dokumentoida asioita, joita sinun ei aiemmin ole tarvinnut jakaa oman mielesi ulkopuolelle. Se tarkoittaa viestintätaitojesi ja tunneälysi kehittämistä. Se tarkoittaa riittävää nöyryyttä ymmärtää sekä vahvuutesi että heikkoutesi.
Kehitä digitaalista osaamistasi
Ehkä olet vastustanut sinnikkäästi digitaalista vallankumousta tai ehkä pidät itseäsi kiistattomana digitaalisen alan asiantuntijana. Kummassakin tapauksessa sinun kannattaa säilyttää ainakin utelias suhtautuminen digitaaliseen maailmaan, jos haluat projektisi saavuttavan sille asetetun tavoitteen.
Kun projektit ja niiden digitaaliset ulottuvuudet muuttuvat yhä monimutkaisemmiksi, projektinhallinnan tarkistuslistan ylläpitäminen ei enää riitä projektipäällikölle. Ja heti kun tunnet tietäväsi kaiken tarvittavan jostakin digitaalisen maailman osa-alueesta, tietosi alkavat vanhentua.
Rakentaaksesi digitaalista osaamistasi ja pitääksesi sen ajan tasalla harkitse liittymistä yhteisöihin, kuten The Bureau of Digital ja omaan DPM-jäsenyhteisöömme.
Kehitä työkalujen käyttötaitojasi
Oletpa ollut vuosikymmeniä uskollinen yhdelle projektinhallintaohjelmistolle tai käyttänyt urasi aikana monipuolista työkalujen valikoimaa, kannattaa perehtyä perusteellisesti ominaisuuksien ja toiminnallisuuksien uusimpiin suuntauksiin. Näin varmistat, ettet ole lyhytnäköisesti liian riippuvainen vain osasta sitä, mihin nykyaikainen projektinhallintaohjelmisto pystyy.
Gantt-kaaviot ovat hyödyllisiä, mutta useimmissa työkaluissa on nykyään runsaasti vaihtoehtoja työnkulkujen rakentamiseen, virstanpylväiden asettamiseen ja riippuvuuksien analysointiin. Ne voivat sisältää myös muiden käyttäjien laatimia mallipohjia, joiden avulla voit hyödyntää alan parhaiden käytäntöjen käänteistä suunnittelua ja kehittää toimintaasi.
Kun kerran perehdyt asiaan, ota selvää myös hinnoittelusta ja ohjelmistojen hankintaprosessista työpaikallasi. Jossain vaiheessa sinua saatetaan pyytää johtamaan ohjelmiston valintaprosessia.
Digitaalisten projektien tulevaisuus
No niin, matka oli melkoinen, mutta mielestäni lopputulos on tämä: digitaalisen ja ei-digitaalisen projektin erottavat ominaisuudet voivat vaihdella, mutta soveltamalla digitaalista ajattelutapaa mihin tahansa projektiin avautuu näkymä projektinhallinnan hyvin erilaiseen tulevaisuuteen – tulevaisuuteen, jota useimmat ihmiset eivät ole vielä täysin pohtineet.
Jos tämä tulevaisuudenkuva vaikuttaa sinusta kiinnostavalta, nyt on hyvä aika alkaa kehittää osaamistasi ihmisten johtamisen, vertaisyhteistyön ja digitaalisen teknologian alueilla.
Tarvitsetko lisää näkemyksiä digitaalisten projektien johtamiseen? Tutustu artikkeliimme, jossa käsitellään tapoja parantaa digitaalisen projektinhallinnan prosesseja.
