Kuka vastaa projektien resurssienhallinnasta?
Oletko projektipäällikkönä koskaan saanut tehtäväksesi auttaa projektin toteuttamiseen tarvittavien työntekijöiden, henkilöstön tai muiden resurssien palkkaamisessa, hankkimisessa tai hallinnassa?
Tämä on melko tyypillistä joissakin toimistoissa tai projektinhallintaorganisaatioissa (PMO), kun taas toisissa saatat tuntea olevasi hieman kuin kala kuivalla maalla. Joskus projektipäällikkönä et voi hallita käytettävissä olevia resursseja. Toisinaan sinulla saattaa olla hieman enemmän vaikutusvaltaa.
Tarkastellaan siis, ketkä voivat osallistua projektiesi resurssienhallintaan ja miten voit projektipäällikkönä hyödyntää vaikutusvaltaasi saadaksesi tarvitsemasi resurssit.
Mitä resurssienhallinta on?
Resurssienhallinta varmistaa, että sinulla on käytettävissä oikeat tiimin jäsenet, tarvikkeet ja budjetti sinulle annetun projektin toteuttamiseen.
Continue Reading for Free
Create a free account to finish this article, plus get ongoing access to timely insights and practical resources.
Have an account? Log In
Oppikirjamaisen resurssienhallinnan prosessi alkaa usein budjetista, sillä raha määrittää usein sen, kuinka monta henkilöä ja kuinka paljon laitteita (tai minkä tyyppisiä laitteita) sinulla voi olla käytettävissä.
On tärkeää laatia tarkat arviot toivotuista tiimin jäsenistä, tarvikkeista ja mahdollisesti jopa aikataulusta. On loogista, että työskentely on nopeampaa, kun projektissa työskentelee samanaikaisesti enemmän ihmisiä. (Katso myös: Projektin arvioinnin tiede (& taide) + 6 parasta tekniikkaa.)
Ennen aloitusta ja projektin suunnittelun aikana sinun on määritettävä, ketkä kuuluvat projektitiimiin ja mitä työkaluja tai ohjelmistolisenssejä he saattavat tarvita.
Projektin aikana resurssienhallinta voi tarkoittaa koordinointia tiimin jäsenten tai muiden projektipäälliköiden kanssa, jotta aikatauluristiriitoja ei syntyisi ja jotta kaikki tietäisivät selkeästi, mitä työtä tehdään ja milloin. On myös tärkeää määrittää, ovatko tietyt projektit etusijalla muihin nähden ja miten tämä voisi vaikuttaa aikatauluihisi tai resursseihisi. Resurssien ajoitusohjelmisto voi olla erittäin hyödyllinen koko tämän prosessin ajan.
Kun työskentelet projektissa organisaation sisäisenä resurssipäällikkönä tai sinulle on annettu sisäinen projekti, jossa et laskuta asiakkaita, tilanne saattaa näyttää hieman erilaiselta kuin silloin, kun työskentelet toimiston projektin resursoinnin parissa ja asiakkaan maksut kattavat kulut.
Tässä tapauksessa resurssipäällikkö tai jopa projektipäällikkö saattaa aloittaa kokoamalla nimetyn projektitiimin yhteen selvittääkseen, mitä kukin henkilö tekee, miten hän tekee sen ja tarvitseeko tiimi muita työkaluja tai resursseja projektin toteuttamiseen vaaditussa ajassa.
Miten projektinhallinta ja resurssienhallinta liittyvät toisiinsa?
Projektinhallinta ja resurssienhallinta liittyvät läheisesti toisiinsa projektin suunnittelussa. Joissakin tapauksissa projektin suunnittelu ja resurssienhallinnan suunnittelu voivat tapahtua samanaikaisesti.
Valmis resurssien kohdentaminen voi auttaa sinua projektipäällikkönä laatimaan projektisuunnitelmasi ja aikataulusi. Tiedät myös, rajoittavatko tiimin jäsenten käytettävissä oleva aika tai projektin aikana hankittavat asiat (ohjelmistolisenssit, laitteistot jne.) toimintaasi.
Jotkin projektinhallinta- tai resurssienhallintaohjelmistot saattavat mahdollistaa budjetin kulumista kuvaavien kaavioiden luomisen, jotta voidaan ennustaa, miten budjetti (tai tiimin työpanos) tulisi jakaa projektin elinkaaren aikana.
Kuka vastaa projektin resurssienhallinnasta?
Vastaus tähän kysymykseen riippuu pääasiassa organisaatiostasi. Seuraavat henkilöt tai roolit saattavat vastata resurssienhallinnasta riippuen sen organisaation koosta ja tyypistä, jossa työskentelet:
- Projektipäällikkö eli sinä (tämä ei varmaankaan tullut yllätyksenä)
- Operatiivinen päällikkö
- Resurssipäällikkö
- Toimiston omistaja
- Operatiivinen johtaja tai operatiivisen toiminnan varatoimitusjohtaja
- Osaston- tai linjajohtaja
- PMO:n johtaja
- Markkinoinnin resurssipäällikkö
Vastaus tähän kysymykseen voi myös muuttua sen mukaan, missä vaiheessa projekti on. Esimerkiksi resurssipäällikkö tai operatiivisen toiminnan edustaja saattaa vastata projektitiimin jäsenten ja muiden resurssien nimeämisestä ennen projektin aloitusta. Projektipäälliköllä, osastonjohtajalla tai jollakin muulla tiimin johtajalla voi kuitenkin olla joitakin resurssienhallintaan liittyviä vastuita projektin käynnistyttyä, kun asioita on tarpeen muuttaa.
Mikä on resurssipäällikkö?
Kuten edellä totesimme, joillakin organisaatioilla on oma resurssipäällikkö. Mitä tämä siis tarkoittaa, ja mitä tämä henkilö tekee koko päivän?
Resurssipäällikkö vastaa yrityksen kaikkien resurssien päivittäisestä hallinnasta. Tämä voi tarkoittaa yksilöiden kapasiteetin ja saatavuuden seuraamista, tietokoneiden ja muiden laitteiden jakamista sekä ohjelmistolisenssien hallintaa koko yrityksen laajuudelta. Hän ilmoittaa myös projektipäälliköille tai muille yrityksen johtajille saatavilla olevien resurssien puutteista ja resurssivajeista.
Tämä henkilö neuvoo, miten (ja milloin) uudet projektit voidaan aloittaa tiimin jäsenten saatavuuden perusteella, mikä tarkoittaa, että hän toimii usein yhteistyössä yrityksen johdon tai organisaation myyntitiimin kanssa luotettuna neuvonantajana.
Resurssipäällikkö ja projektipäällikkö
Jotkin resurssipäällikön tehtävistä kuulostavat hyvin samanlaisilta kuin projektipäällikön tehtävät, mutta keskeinen ero on toiminnan laajuudessa. Resurssipäällikkö vastaa koko organisaatiosta kokonaisuutena. Projektipäällikkö puolestaan saattaa työskennellä vain tietyn projektijoukon parissa (tai vain yhden projektin parissa projektin koosta ja laajuudesta riippuen).
Poikkeuksena voi olla pieni organisaatio, jossa on vain yksi projektipäällikkö. Kun kuitenkin puhutaan suurista yrityksistä tai toimistoista, joissa on useita projektipäälliköitä tai projektinhallintatoimisto, resurssipäällikkö tarkastelee kaikkia projektipäällikön resursseja sekä sitä, milloin ne ovat käytettävissä ja milloin eivät muiden hankkeiden tai uusien projektien tarpeisiin.
Resurssipäällikön keskeiset vastuualueet
Kapasiteetin suunnittelu
Yksi resurssipäällikön tärkeistä tehtävistä on valvoa kapasiteetin suunnittelua. Tämä tarkoittaa sen varmistamista, että hän tietää, mitä resursseja on varattu projekteihin tulevaisuudessa.
Hänen pitäisi esimerkiksi pystyä näkemään, että kehittäjä työskentelee projektissa täysipäiväisesti seuraavat kahdeksan viikkoa ja sen jälkeen puolipäiväisesti vielä neljän viikon ajan projektin saattamiseksi päätökseen.
Tämä tarkoittaa, että kehittäjä voisi aloittaa työskentelyn toisessa projektissa kahdeksan viikon kuluttua, jos häntä tarvitaan uudessa projektissa aluksi vain puolipäiväisesti. Vaikka tämä vaikuttaa melko suoraviivaiselta vain yhtä esimerkkiä tarkasteltaessa, resurssipäällikkö saattaa koordinoida huomattavasti suurempien tiimien aikatauluja, joten tehtävä voi olla aikaa vievä.
Resurssipäällikön on ehkä myös raportoitava kapasiteetista projektipäälliköille, yrityksen johdolle ja muille keskeisille sidosryhmille, jotka käyttävät tai hallinnoivat projektien resursseja. Raportointi voi tapahtua säännöllisesti tai reaaliaikaisesti tulevia projekteja ja uusia mahdollisuuksia arvioitaessa.
Resurssien kohdentaminen
Kapasiteetin ja resurssien käyttöasteiden ymmärtämisen lisäksi resurssipäällikkö valvoo resurssien kohdentamisessa käytettäviä menetelmiä. Tämä voi tarkoittaa tiimin jäsenten osoittamista projekteihin tai tarvittavien laitteiden jakamista.
Resurssipäällikkö voi myös hallinnoida laitteita tai sopimuksia niiden elinkaaren ajan, valvoa korvaavien laitteiden tilaamista ennen vanhojen laitteiden rikkoutumista, hallinnoida sopimusten päättymisiä sekä peruuttaa tai uusia tarvittavia lisenssejä.
Tämä tehtävän osa-alue voi myös edellyttää tiivistä yhteistyötä henkilöstöhallinnon kanssa työlainsäädännön noudattamisen varmistamiseksi. Yhdysvalloissa ja monissa muualla maailmassa on lakeja työaikojen rajoituksista, pakollisista tauoista ja siitä, milloin yritysten on maksettava ylityökorvauksia.
Resurssipäällikön on varmistettava, että tiimin jäsenet aikataulutetaan heidän luokitustensa mukaisesti. Tämä on erityisen tärkeää osa-aikaisten tai sopimussuhteisten tiimin jäsenten kohdalla.
Resurssiristiriitojen hallinta
Resurssipäällikkö voi myös auttaa hallitsemaan resurssiristiriitoja. Tähän on kaksi pääsyytä. Ensinnäkin tämä henkilö saattaa pystyä ennakoimaan ristiriidan ennen projektipäällikköä tai asianosaista.
Tämä tarkoittaa, että hän voi ennakoivasti ideoida ratkaisuja mahdolliseen ristiriitaan. Toiseksi hän pystyy kapasiteetista muodostamansa kokonaiskuvan ansiosta tunnistamaan muita käytettävissä olevia resursseja tai henkilöitä, joilla on vastaavanlaiset taidot, lievittääkseen ristiriitoja tai ylivarausta.
Laitteisiin tai lisensseihin liittyvissä ristiriidoissa resurssipäällikkö voi auttaa aikatauluttamaan resurssit niin, että kaikilla on tarvitsemansa käytettävissään oikeaan aikaan. Jos tämä ei ole mahdollista, resurssipäällikkö voi selvittää, voidaanko lisätalousarviota kohdentaa uusien laitteiden tai muiden välineiden hankintaan.
Resurssienhallintatyökalujen ja raportoinnin päivittäminen
Yksi resurssipäällikön tehtävistä voi olla myös tarjota tietoa resurssien käytöstä pitämällä resurssienhallintatyökalun ajan tasalla. Tämän työkalun avulla kaikki organisaatiossa voivat nähdä, onko resursseja varattu tai saatavilla tai tarvitaanko lisäresursseja tiettynä ajanjaksona.
Resurssipäällikkö voi myös tarkastella organisaation työajanseurantajärjestelmän tietoja ymmärtääkseen, miten arvioidut projektitarpeet vastaavat todellisuutta. Tämä voi olla erityisen hyödyllistä organisaatioissa, joissa tiimin jäsenet työskentelevät samanaikaisesti eri projekteissa.
Lue lisää: Ota henkilöstöresurssien käyttö ja aikataulutus haltuun asiantuntijoidemme koosteen avulla: parhaat henkilöstöresurssien hallintatyökalut.
Yhteistyö projektipäälliköiden ja yrityksen johtajien kanssa
Resurssipäällikkö saattaa käyttää paljon aikaa Excel-taulukoiden tai resurssienhallintaohjelmiston parissa, mutta työ ei rajoitu siihen. Hänen on tehtävä tiivistä yhteistyötä projektipäälliköiden ja organisaation muiden johtajien kanssa.
Tämä tarkoittaa, että hänellä on oltava erinomaiset viestintätaidot ja kyky selittää päätöksentekoprosessinsa resurssien kohdentamista tarkasteltaessa. Aiemman kokemuksensa ansiosta hänellä saattaa olla vahva näkemys eteen tulevista tilanteista, ja hänen on pystyttävä selittämään se myös muille, jotka eivät tunne resurssienhallintaprosessia yhtä hyvin.
Organisaatiossa on monia rooleja, jotka ovat riippuvaisia resurssipäälliköstä. Esimerkiksi henkilöstöpäällikkö saattaa tehdä yhteistyötä resurssipäällikön kanssa uusia työntekijöitä palkattaessa ja perehdytyksen aikatauluja laadittaessa.
Tehokkuuden maksimointi organisaatiossa
Tehokkaan resurssienhallinnan avulla voidaan parantaa organisaation tehokkuutta.
Sen varmistaminen, että projektit aikataulutetaan niin, että niillä kaikilla on oikeat resurssit ja että ne toteutuvat arvioidun projektibudjetin puitteissa tai sen alle, voi parantaa tehokkuutta. Työvoima on yleensä yksi projektityön suurimmista kustannuksista, joten hyvät resurssienhallintatekniikat ovat ratkaisevan tärkeitä työvoimakustannusten nousun välttämiseksi.
Resurssipäällikkö voi auttaa aikatauluttamaan resurssit niin, että jokainen resurssi on mahdollisimman tehokkaassa käytössä. Maksimointiin liittyy kuitenkin varoitus: jokaisen työntekijän aikatauluttaminen 100-prosenttiseen käyttöasteeseen tai sen yli voi johtaa loppuunpalamiseen.
On tärkeää varmistaa, että projektityön ulkopuolelle jää aikaa tauoille, oppimismahdollisuuksille ja jopa välttämättömille hallinnollisille tehtäville.
Lisähenkilöstön tarpeen määrittäminen
Koska resurssipäällikkö tuntee yrityksen resurssien käyttöasteen hyvin, hänellä on ainutlaatuiset edellytykset kertoa, milloin lisähenkilöstöä tarvitaan. Myös henkilöstövuokrausyritysten ohjelmistosta voi olla tässä hyötyä.
Hän voi ilmoittaa henkilöstöhallinnosta vastaavalle henkilölle, millaista työntekijää organisaation tulisi etsiä. Kyseessä voi olla uusi kokoaikainen tehtävä, tai jos tarve on tilapäinen, hän voi suositella sopimussuhteisia työntekijöitä tai freelancereita paikkaamaan vajetta tai täyttämään tietyn tarpeen.
Hyvien resurssienhallintataitojen kehittäminen
Projektipäällikköinä voimme oppia paljon resurssienhallinnan alalta. Näistä taidoista voi olla hyötyä, kun hallitsemme omien projektiemme päivittäistä työtä tai autamme kollegoitamme ja organisaatioitamme arvioimaan, mitä resursseja meillä on ja mitä tarvitsemme menestyäksemme.
Resurssipäälliköillä voi olla ainutlaatuista tietoa siitä, miten projektitiimit kannattaa muodostaa ja miten yksilöiden vahvuuksia voidaan hyödyntää. Näistä taidoista voimme kaikki hyötyä.
Jos haluat syventää resurssienhallintataitojasi tai tehtäväksesi on annettu resurssien hallinta ilman kokeneen resurssipäällikön apua, meillä on lisää artikkeleita oppimisesi ja kehittymisesi tueksi. Tutustu aloittamisen helpottamiseksi parhaiden maksuttomien resurssienhallintaohjelmistojen luetteloomme.
Haluatko lisää vinkkejä, niksejä ja parhaita käytäntöjä suoraan sähköpostiisi? Tilaa uutiskirjeemme täällä!
