Cómo convertirse en consultor independiente de gestión de proyectos
Cuando se trata de desarrollar una carrera en la gestión de proyectos, las oportunidades son infinitas. Los gestores de proyectos trabajan prácticamente en todos los ámbitos de cualquier sector.
Hay gestores de proyectos que supervisan proyectos creativos, como campañas de marketing o eventos de moda, y también hay gestores de proyectos más técnicos que dirigen proyectos para crear o implementar sistemas de software, a veces en grandes hospitales u organizaciones como Comcast o Meta.
Independientemente de tu sector o tus intereses, hay muchas formas de desarrollar una carrera en la gestión de proyectos.
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Una oportunidad profesional que quizá te interese explorar es ayudar a organizaciones, oficinas de gestión de proyectos (PMO) o incluso a otros gestores de proyectos como consultor independiente de gestión de proyectos.
Si alguna vez te has preguntado si esta podría ser tu trayectoria profesional, sigue leyendo para descubrir cómo podrías iniciar tu propio negocio y convertirte en tu propio jefe.
¿Qué son los consultores de gestión de proyectos?
Los consultores de gestión de proyectos pueden trabajar en distintas funciones. Pueden incorporarse a organizaciones y ayudar a asesorar a las empresas sobre las mejores prácticas relacionadas con las herramientas o metodologías de gestión de proyectos.
También pueden ayudar a las empresas a crear los equipos de proyecto necesarios para completar un proyecto específico o un tipo de proyecto determinado.
Otra forma en la que los consultores de gestión de proyectos pueden aportar valor es actuando como gestores de proyectos para un proyecto o conjunto de proyectos dentro de la organización; por definición, esto también podría considerarse gestión de proyectos como profesional independiente en lugar de consultoría independiente, pero yo (junto con varios consultores de gestión de proyectos que conozco) sigo ofreciendo este servicio a mis clientes.
Por último, algunos consultores de gestión de proyectos ofrecen formación o asesoramiento a gestores de proyectos con menos experiencia que quieren crecer, mejorar sus competencias y asegurarse de que saben cómo llevar a cabo un proyecto con éxito.
¿Qué hacen los consultores de gestión de proyectos?
Los consultores de gestión de proyectos hacen muchas cosas. Sinceramente, una de las mejores partes de trabajar por cuenta propia es elegir el trabajo que mejor se adapta a tus intereses y competencias. ¿Te encanta ayudar a la gente a elegir herramientas y definir procesos, pero la idea de crear un presupuesto de proyecto te hace querer salir corriendo despavorido?
Como consultor independiente, puedes especializarte en un nicho y ayudar a tus clientes a elegir o configurar su software de gestión de proyectos u otro software de gestión de proyectos para consultores (y quizá no tengas que volver a ver una hoja de cálculo de seguimiento del presupuesto).
Cómo convertirse en consultor independiente de gestión de proyectos
La barrera de entrada es bastante baja al establecerte como consultor independiente de gestión de proyectos.
El término no está regulado legalmente, por lo que contar con un tipo específico de titulación universitaria (grado universitario), un título avanzado o certificaciones específicas de gestión de proyectos, como la certificación Profesional en Gestión de Proyectos (PMP) o una certificación ágil, puede ser útil. Sin embargo, no existen requisitos educativos específicos.
Los requisitos legales para establecerte variarán de un país a otro, así que asegúrate de tener en cuenta las necesidades de tu negocio en estos pasos. Aquí hablaremos de ello a grandes rasgos, pero si estás considerando esta trayectoria, es muy recomendable consultar a un contable certificado y a un abogado antes de poner oficialmente en marcha tu negocio.
1. Decide qué servicios te gustaría ofrecer
Antes de poner oficialmente en marcha un negocio, deberías tener una buena idea de los servicios que quieres ofrecer. Piensa en tus competencias, intereses y en el tipo de servicios para los que crees que existe demanda.
Haz una lluvia de ideas con una lista de los productos (formación en gestión de proyectos, plantillas, etc.) que quieres crear y ofrecer, así como de los servicios que puedes vender. Estos pueden incluir consultoría sobre software de gestión de proyectos, incluido el software de gestión de proyectos económico si trabajas con pymes, talleres prácticos de gestión de proyectos, prevención de la deriva del alcance, análisis presupuestario, etc.
2. Confirma que existe una necesidad o un mercado para estos servicios
En esta primera etapa, querrás hablar con algunos clientes potenciales para comprender para qué tipo de servicios podrían contratar a un consultor de gestión de proyectos y cuánto pagarían por ellos.
Esto te ayudará a entender de forma realista qué puedes esperar durante los primeros meses de tu negocio. Y aunque algunas de estas personas no te contraten cuando estés listo para empezar, podrían ser buenas fuentes de referencias para otras empresas en el futuro.
En definitiva, antes de apostar por completo por tu nuevo proyecto empresarial, debes asegurarte de que existe suficiente demanda de tus servicios (o productos) para poder mantenerte a largo plazo.
Aunque puede haber periodos menos rentables que otros, debes tener la confianza de que tu negocio sobrevivirá o podrá reorientarse y atender a clientes de una forma que siga proporcionándote satisfacción (y seguridad económica).
Si optas por trabajar por cuenta propia en lugar de unirte a una consultora ya establecida, este es un paso muy importante, ya que no podrás depender de que nadie te proporcione oportunidades de negocio fiables.
3. Determina cuánto cobrarás por tu trabajo
Fijar los precios de tus servicios y gestionar tus finanzas puede ser una nueva habilidad que debas desarrollar al comenzar tu negocio de consultoría independiente. Al igual que ocurre con los salarios de los puestos de gestión de proyectos, existe una gran variedad de precios en el ámbito de la consultoría.
De hecho, podría escribir otro artículo completo sobre este tema. Algunos consultores facturan su trabajo por horas, mientras que otros cobran una tarifa fija por proyecto.
Independientemente de cómo decidas facturar, determinar cuánto cobrar es tanto un arte como una ciencia, al igual que estimar y delimitar el alcance de un proyecto. Tus precios pueden depender de:
- Años de experiencia
- Tipos de servicios de consultoría en gestión de proyectos que ofreces
- Tu formación académica
- Certificaciones
- Sector al que prestas servicio o nicho
- Demanda que existe de tus servicios
Como norma general, tus precios deberían aumentar cuanto mayor sea tu experiencia y más ocupado estés. Esto no significa que tengas que reducir tus tarifas a niveles irrisorios cuando haya menos trabajo, pero sí que quizá te interese ser un poco flexible.
4. Constituye legalmente tu empresa
Antes de empezar a prestar servicio a clientes, es importante asegurarte de que estás legalmente preparado para operar. En Estados Unidos, esto podría implicar constituir una sociedad de responsabilidad limitada o una S-Corp y asegurarte de que sabes calcular y pagar tus impuestos de acuerdo con las leyes federales, estatales y municipales.
Además, puede que también quieras consultar a un abogado para que te ayude a redactar los contratos o acuerdos marco de servicios (MSA) que firmarán tus clientes. Esto ayudará a que todas las partes cumplan con sus responsabilidades y garantizará que tus contratos estén correctamente redactados y sean jurídicamente vinculantes en caso de que surja una disputa o tengas que reclamar a un cliente que no está pagando las facturas a tiempo.
Por último, conviene plantearse contratar un seguro de responsabilidad civil profesional, a veces denominado póliza de errores y omisiones, para contar con protección si acabas inmerso en una disputa legal con un cliente.
A medida que desarrolles tu negocio, algunos clientes pueden exigirte que dispongas de un determinado nivel de cobertura y que aparezcan como asegurados adicionales en un certificado. Tu compañía de seguros puede explicarte los detalles de la contratación de este tipo de póliza.
5. Crea o actualiza tu sitio web, LinkedIn y redes sociales
Ahora que ya te has establecido legalmente, tienes una idea del tipo de servicios que ofreces y de cuánto cobrarás. Es hora de empezar a crear tu presencia en internet. Al principio, no te compliques demasiado.
Para empezar, bastará con un sitio web sencillo creado con una solución sin código como Softer, Caard o algo similar. Lo único que necesitas hacer aquí es mostrar a los posibles clientes que eres un negocio viable y profesional, y darles una idea de cómo sería trabajar contigo.
A medida que desarrolles tu negocio, puede que quieras un sitio web más completo donde incluir testimonios, casos prácticos e incluso un blog o una biblioteca de vídeos.
En cuanto a las redes sociales, al principio también puede ser mejor tener menos presencia. No necesitas elaborar un plan completo para cada canal de redes sociales. Puede ser suficiente con actualizar tu perfil de LinkedIn y compartir tus novedades con tu red de contactos.
También puedes añadir tu nuevo puesto e información sobre cómo ponerse en contacto contigo en cualquiera de tus otros perfiles sociales. Incluye un enlace a tu página de reservas o programación si tienes una. De este modo, los posibles clientes podrán concertar fácilmente una reunión contigo para determinar si tus servicios se ajustan a sus necesidades.
6. Empieza a promocionar tus servicios
Una vez que hayas actualizado tu sitio web y tus perfiles sociales, es hora de empezar a promocionar tus servicios. Dependiendo de cuántos clientes necesites al principio, quizá quieras aumentar tus esfuerzos de promoción poco a poco.
Considera empezar con algunas publicaciones de LinkedIn (u otras redes sociales) en las que expliques qué haces y a quién ayudas. Intenta empezar a mostrar este contenido a clientes potenciales y a las partes interesadas de esas organizaciones que pueden contratarte. Como ya has configurado tu sitio web y todos tus perfiles, debería ser fácil para los clientes potenciales empezar a reservar tus servicios.
7. Consigue tus primeros clientes
Ahora llega la parte emocionante: esos primeros síes. Cuando empieces a conversar con clientes potenciales, fíjate en cómo va la conversación. ¿La gente parece interesada cuando empiezas a hablar de tus servicios y tiende a desanimarse cuando mencionas el precio? ¿O descubres que recibes muchas preguntas que no puedes responder?
Se necesitarán paciencia, perseverancia y muchas conversaciones antes de que esos primeros clientes empiecen a firmar. Si estás perdiendo la paciencia, intenta centrarte en las preguntas que te hacen y trabaja en las respuestas. Este proceso será más fácil cuanto más tiempo lleves en el negocio.
Cuando un posible cliente diga que sí y esté listo para trabajar contigo, asegúrate de tener un contrato firmado con una descripción detallada del trabajo, para que tanto tú como tu posible cliente tengáis claro en qué consiste vuestra colaboración y cuál es el alcance del proyecto.
8. Obtén comentarios y repite el proceso
Cuantos más clientes tengas y más proyectos realices, más fácil te resultará explicar lo que haces y tu propuesta de valor única.
No tengas miedo de preguntar a los clientes qué les gusta de trabajar contigo y en qué aspectos tienes margen de mejora. Esto puede resultar aterrador cuando acabas de empezar, pero obtener comentarios y aplicar aquellos que sean pertinentes puede ayudar a que tu negocio crezca más rápido y sea más rentable.
¿Es rentable la consultoría de gestión de proyectos?
Al igual que cualquier otro trabajo, la consultoría de gestión de proyectos puede ser muy rentable si dedicas el tiempo y el esfuerzo necesarios a seguir desarrollando tus habilidades e invirtiendo en tu propia evolución profesional.
Suponiendo que un gestor de proyectos con experiencia gane de media alrededor de $100,000, los consultores de gestión de proyectos pueden esperar ingresar de media entre $150,000 y $200,000. El salario de un consultor de gestión de proyectos dependerá de su experiencia, del tipo de consultoría que realice, de los sectores en los que trabaje y de cuánto trabaje.
Personalmente, tengo tarifas diferentes para distintos tipos de proyectos. Las colaboraciones de consultoría con empresas y con el sector farmacéutico se encuentran en el extremo superior de mi rango de tarifas. En el extremo inferior están las organizaciones sin ánimo de lucro y las organizaciones del ámbito de la justicia social (más información sobre la gestión de proyectos para organizaciones sin ánimo de lucro aquí).
Para que sea rentable, debes entender cuánto necesitas cobrar por proyecto o por hora en función de cuánto dinero quieres ganar. Este es un ejemplo (excesivamente simplificado) de cómo calcular tu tarifa por hora para que puedas entender cuánto necesitas vender de tus servicios. Utilizar un software de gestión de proyectos para autónomos o un software de control del tiempo para consultores también puede ayudar a agilizar tus operaciones al centralizar la comunicación con los clientes, el seguimiento de tareas, la facturación y el registro del tiempo, ahorrándote valiosas horas facturables.
Salario objetivo: $150,000/año de ingresos netos
Impuestos (añade un 30%): $45,000
Software, seguros, licencias: $3,500
Cuotas y membresías: $1,000
Gastos de contabilidad y asesoría legal: $1,000
Material de oficina: $1,000
Marketing: $1,000
Conferencias y desarrollo profesional: $2,000
Primas del seguro médico: $3,900
Aportación para la jubilación: $5,000
Facturación total necesaria: $213,400
Por tanto, si quieres ingresar $150,000 al año y necesitas facturar $213,400 para conseguirlo, debes saber cuántas horas trabajarás al año.
Si trabajaras una jornada estándar de 8 horas, cinco días a la semana, tendrías 2.080 horas. Sin embargo, no podrás facturar 8 horas todos los días. Debes tener en cuenta los festivos, las vacaciones, las bajas por enfermedad y cualquier otro día en el que necesites ausentarte del trabajo.
Siendo prudentes, digamos que tienes previsto trabajar 49 de las 52 semanas del año. Eso te deja 1.960 horas facturables. Ahora también debes recordar todas las demás actividades que necesitas realizar para gestionar tu negocio. Esto incluye el desarrollo empresarial y el marketing, la contabilidad, la investigación sobre seguros, etc.
Por tanto, para ir sobre seguro, planifica facturar unas 35 horas semanales. Eso te deja 1.715 horas facturables. Así que, para facturar todo el dinero necesario para alcanzar tu objetivo y gestionar tu negocio, tendrías que cobrar al menos $125/hora.
Lee más sobre los salarios de los gestores de proyectos aquí.
3 beneficios de ser consultor independiente de gestión de proyectos
Aunque hay muchas formas de desarrollar una carrera en gestión de proyectos, trabajar por cuenta propia ofrece varios beneficios. Estos beneficios también pueden conseguirse siguiendo otras trayectorias profesionales, por lo que es importante evaluar si realmente quieres o necesitas trabajar por cuenta propia para alcanzar estos objetivos.
1. Variedad
Una de las partes más divertidas de ser consultor independiente de gestión de proyectos es la variedad de proyectos y experiencias que tendrás.
En solo cinco años, he trabajado en proyectos de mejora de procesos y proyectos con una empresa de joyería fina de lujo, una empresa de gestión de instalaciones y software, diecisiete agencias digitales, un departamento de marketing de comercio electrónico, una empresa de software para ensayos clínicos, tres instituciones de educación superior y muchas otras organizaciones.
Si te gusta pensar de forma creativa y trabajar con una gran variedad de clientes con un conjunto de necesidades aún más diverso, la opción independiente podría ser la elección profesional adecuada para ti. Dicho esto, trabajar en una agencia digital más grande es otra forma de trabajar en una amplia variedad de proyectos sin asumir los riesgos asociados al emprendimiento en solitario.
2. Control de tu horario y tus ingresos
Cuando trabajas por cuenta propia, puedes establecer tu propio horario y decidir cuánto cobras. ¿No eres una persona madrugadora? Reúnete con los clientes por la tarde o por la noche. ¿Estás ahorrando para un viaje importante u otro objetivo relevante? Trabaja más horas o aumenta tus tarifas.
Algunos consultores independientes planifican su año de modo que puedan tomarse periodos prolongados de descanso o trabajar a distancia mientras viajan. Todas estas son opciones disponibles si eliges este camino. Podrías tomarte unas vacaciones largas durante las fiestas para disfrutar de un clima cálido en otra parte del mundo o incluso tomarte un año sabático para aprender una nueva habilidad o pasar tiempo con familiares o amigos.
En cuanto a la remuneración, es posible que tengas que ajustarte a lo que el mercado te permita cobrar, pero seguirás teniendo el control de tus tarifas y podrás concederte un aumento cuando lo consideres oportuno; ya no estarás limitado por las políticas de remuneración ni por las bandas salariales de una empresa.
3. Capacidad para pensar de forma más estratégica sobre la gestión de proyectos como profesión
Aunque los puestos sénior, como responsable de la PMO o director de gestión de proyectos, permiten a los gestores de proyectos avanzar hacia puestos de liderazgo más sénior y estratégicos, convertirse en consultor independiente de gestión de proyectos ofrece otro beneficio.
Los consultores ayudan a resolver problemas relacionados con los procesos, las herramientas, los informes y la planificación a un nivel más elevado dentro de una empresa que el de simplemente gestionar un proyecto o un subconjunto más pequeño de proyectos para una organización.
Si buscas nuevos desafíos profesionales, esta es una forma sencilla de encontrarlos de manera constante.
Lee más sobre los beneficios laborales de desarrollar una carrera en gestión de proyectos en términos generales aquí.
¿Qué cualificaciones y habilidades necesitan los consultores de gestión de proyectos?
Como ya hemos comentado, no existe ninguna cualificación legal, educativa ni de otro tipo establecida para convertirse en consultor. Cualquier persona que tenga el derecho legal de operar un negocio puede llamarse consultor de gestión de proyectos.
La palabra consultor (al igual que la palabra coach) no tiene ningún peso a la hora de acreditar la experiencia de una persona. Dicho esto, los clientes siguen buscando cualificaciones y habilidades específicas al contratar consultores de gestión de proyectos.
Cualificaciones
Experiencia en gestión de proyectos y liderazgo
Para convertirte en un consultor de gestión de proyectos de éxito, debes contar con cierta experiencia en liderazgo de proyectos. Los clientes potenciales querrán saber qué tipos de proyectos has dirigido y qué resultados has conseguido.
Por ejemplo, cuando me reúno con agencias digitales para hablar de mi trabajo, hablo mucho de colaboraciones anteriores y de los resultados que obtuvieron mis clientes al trabajar conmigo. Me aseguro de tener permiso para compartir esta información cuando mantengo estas conversaciones y evito revelar cualquier información confidencial que mis clientes hayan compartido conmigo para que pudiera realizar mi trabajo.
Entonces, ¿cómo demuestras tu experiencia si no puedes compartir los nombres de las empresas ni detalles de tu trabajo? A veces, los clientes satisfechos estarán encantados de actuar como referencias y podrán hablar con posibles clientes sobre cómo es trabajar contigo y qué pueden esperar. Al final de cada colaboración, pregunta a tu cliente si está dispuesto a actuar como referencia y hablar sobre tu experiencia y tus cualificaciones.
Certificaciones en gestión de proyectos o un título avanzado (MBA o máster en gestión de proyectos)
Al igual que la experiencia en liderazgo de proyectos, los clientes potenciales buscarán credenciales que demuestren tanto tu formación como tu compromiso con la profesión. Sin embargo, no existe un único título o certificación adecuado que pueda cualificar a un consultor.
Una combinación de estudios superiores, como un máster en gestión de proyectos o administración de empresas, y certificaciones como la PMP del Project Management Institute (PMI) o la certificación CSM de Scrum Alliance puede ser suficiente.
Otra razón para mantener las certificaciones del sector es que requieren horas de formación continua. Estas horas pueden ayudarte a mantenerte al día de los últimos avances del sector y a conservar tus conocimientos actualizados, además de permitir que tus clientes estén a la vanguardia en la aplicación de las mejores prácticas de gestión de proyectos.
Habilidades
Para tener éxito como consultor de gestión de proyectos, necesitarás la combinación adecuada de habilidades. Aunque no tengas el mismo nivel de dominio en todas estas áreas, debes contar al menos con conocimientos básicos en todas las siguientes:
- Excelentes habilidades de gestión de proyectos: Para liderar a las organizaciones en procesos de transformación digital o resolver desafíos de gestión de proyectos, necesitas contar con habilidades de gestión de proyectos excelentes y completas.
- Habilidades avanzadas de comunicación: Como consultor de gestión de proyectos, tendrás que comunicarte con muchas partes interesadas diferentes de las organizaciones de tus clientes. Esto incluye desde altos directivos hasta otros gestores de proyectos, algunos de los cuales quizá no estén encantados de que estés allí.
- Resolución de problemas: Las empresas y los líderes empresariales contratan consultores independientes para ayudarles a resolver los desafíos organizativos más complejos. Por lo tanto, no debería sorprenderte que se espere de ti que ayudes a encontrar soluciones para problemas realmente difíciles. Esto requerirá excelentes habilidades de resolución de problemas y la capacidad de ayudar también a otras personas a resolver desafíos organizativos.
- Gestión de riesgos: Por tu experiencia dirigiendo proyectos, sabes que todos los proyectos tienen cierto nivel de riesgo. Por eso, al planificar tus servicios de consultoría, querrás actuar de forma proactiva para mitigar y minimizar los riesgos.
- Ventas y marketing: Para impulsar el crecimiento de tu negocio de consultoría, tendrás que perfeccionar tus habilidades de ventas y marketing. Puede que esta sea un área nueva para ti, pero la gestión de proyectos debería haberte preparado bien. Como gestor de proyectos, probablemente hayas definido el alcance y calculado el trabajo nuevo, compartido resultados con las partes interesadas y tenido que persuadir a otras personas para iniciar un proyecto o realizar un cambio en un proyecto ya en curso. Estas habilidades son similares a las de ventas y marketing y pueden ayudarte a empezar.
- Habilidades operativas empresariales: Aunque trabajes por tu cuenta, seguirás gestionando un negocio. Presentar declaraciones de impuestos, comprar equipos y realizar previsiones financieras pasarán a formar parte de tus responsabilidades.
- Habilidades interpersonales: Crear rápidamente una buena relación y establecerte como profesional será fundamental para tener éxito como consultor independiente. Será importante mantener tus habilidades interpersonales en buen estado y aprender a conectar con una gran variedad de personas que desempeñan una gran variedad de funciones.
- Gestión del tiempo: Coordinar múltiples clientes y proyectos, y reservar tiempo para trabajar en tu negocio y hacerlo crecer significa que necesitarás habilidades de gestión del tiempo muy avanzadas. Como propietario de un negocio, todo esto puede convertirse en una dedicación superior a una jornada completa si lo permites, así que asegúrate de reservar tiempo para descansar, recargar energías y dedicarte a otros intereses y aficiones.
La consultoría independiente es desafiante, pero gratificante
Si has estado leyendo esto con ilusión por emprender tu propio camino, espero que este artículo te haya ayudado a sentirte más preparado para dar el siguiente paso en tu carrera de gestión de proyectos y poner en marcha tu práctica de consultoría.
Podrás ayudar a otras personas a crecer como gestores de proyectos y ayudar a las empresas a crecer y ser más rentables. Es un honor y un privilegio servir a los demás de esta manera, pero también puede ser difícil para un gestor de proyectos experimentado. Las habilidades necesarias para dirigir un negocio completo pueden ser nuevas para ti, por lo que tendrás que desarrollar algunas competencias.
Y, por último, ser independiente significa que tendrás que conseguir tus propios clientes. Puede haber momentos en los que tengas demasiado trabajo y otros en los que te preocupes por cómo pagarás las facturas.
Para que esta parte resulte menos estresante, crea un fondo de emergencia o una red de seguridad que te garantice disponer de algo de dinero extra durante los periodos de menor actividad. También puedes aprovechar este tiempo de inactividad para invertir en tu formación y aprender nuevas habilidades, metodologías y técnicas que te ayuden a atender mejor a tus clientes.
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