Guía del acta de constitución del proyecto: plantilla, ejemplos y cómo crearla

Las actas de constitución del proyecto dan luz verde para que comience un proyecto. Autorizan la existencia de un proyecto y facultan al director del proyecto para ejecutar el trabajo y utilizar el presupuesto del proyecto. Si se aprueba el acta, el proyecto pasa a la fase de planificación. También puedes ver que un acta recibe el nombre de resumen o documento de inicio del proyecto (PID).

Acta de constitución del proyecto frente a declaración de trabajo (SoW) y plan del proyecto

Una declaración de trabajo, un acta de constitución del proyecto y un plan del proyecto tienen objetivos distintos, pero funcionan conjuntamente para definir, autorizar y orientar un proyecto. La SoW establece el alcance y los entregables previstos, el acta de constitución del proyecto autoriza formalmente el proyecto y el plan del proyecto describe cómo se ejecutará y gestionará el trabajo.

	Declaración de trabajo	Acta de constitución del proyecto	Plan del proyecto
Propósito	Define el trabajo que se realizará, sus límites y los resultados esperados	Autoriza formalmente el proyecto y otorga al director del proyecto la autoridad para dirigirlo	Explica cómo se ejecutará, supervisará y controlará el proyecto
Enfoque principal	Qué trabajo está incluido, qué no lo está y qué debe entregarse	Por qué existe el proyecto, qué pretende lograr y quién es responsable	Cómo y cuándo se completará el trabajo
Contenidos principales	Necesidades empresariales, alcance del proyecto, entregables, supuestos, exclusiones y criterios de aceptación	Justificación empresarial, objetivos, alcance de alto nivel, partes interesadas, funciones, presupuesto, cronograma y criterios de éxito	Cronograma, fases del proyecto, entregables, dependencias de tareas, hitos, recursos, riesgos y planes de comunicación
Nivel de detalle	Descripción detallada del trabajo y los entregables acordados	Descripción general de alto nivel del proyecto y sus requisitos	Desglose detallado de las actividades del proyecto y los procesos de gestión
Cuándo se crea	Durante el inicio del proyecto o la contratación, a menudo antes del acta de constitución	Durante el inicio del proyecto, antes de comenzar la planificación detallada	Durante la planificación del proyecto, después de aprobar el acta de constitución
Quién lo utiliza	Clientes, proveedores, directores de proyecto y partes interesadas	Patrocinadores del proyecto, directores de proyecto y partes interesadas clave	Directores de proyecto, equipos del proyecto y partes interesadas
Aprobación y autoridad	Establece las obligaciones de trabajo acordadas cuando se incorpora a un acuerdo aprobado	Proporciona autorización formal para proceder y permite al director del proyecto utilizar los recursos de la organización	Establece un enfoque aprobado y una línea base para gestionar la ejecución del proyecto
Relación con otros documentos	A menudo sirve como aportación para el acta de constitución del proyecto	Se basa en la SoW o en la justificación empresarial y orienta el desarrollo del plan del proyecto	Se basa en el acta de constitución y traduce sus objetivos en trabajo práctico

¿Por qué es tan importante el acta de constitución del proyecto?

El documento del acta de constitución del proyecto es importante porque consigue que las partes interesadas se pongan de acuerdo sobre por qué se realiza el proyecto, qué está incluido en el alcance (a alto nivel) y quién hace qué. Algunas organizaciones exigen un acta de constitución del proyecto firmada antes de asignar recursos, incluida la financiación, al proyecto.

Analicemos los beneficios con más detalle, desde la perspectiva de cada parte involucrada.

Beneficios para los directores de proyecto y los equipos

• Articula la propuesta de valor del proyecto: Te ayuda a determinar si merece la pena llevar a cabo el proyecto.
• Ahorra tiempo más adelante: El tiempo que dedicas a aclarar los objetivos al comienzo de un proyecto es tiempo que no tendrás que dedicar posteriormente a resolver problemas y negociar durante el ciclo de vida del proyecto.
• Aclara el presupuesto: Un acta de constitución del proyecto garantiza que la financiación esté disponible y se libere a tiempo. Resolver la autoridad de gasto y los presupuestos ahorra tiempo antes de iniciar el proyecto.
• Establece directrices claras para el equipo del proyecto: Definir los criterios de éxito resulta inestimable para orientar al equipo al comenzar a presentar el proyecto.
• Mejora la moral del equipo: Un equipo que trabaja con un acta de constitución deficiente se encontrará continuamente confundido, y su esfuerzo se desperdiciará o se dirigirá en la dirección equivocada. Un acta bien redactada proporciona métricas para un proyecto exitoso, hacia las que el equipo puede trabajar con motivación y confianza.

El acta de constitución del proyecto se ha vuelto algo automático, ¿verdad? La gente olvida de qué se trata todo esto. Es un documento excelente; es el documento de ventas que tienes para entusiasmar a la gente con lo que estamos haciendo. También indica quién es el director del proyecto. Cuando no existe esa formalización, entras en una sala y la gente dice: «¿quién te ha nombrado dios o diosa de la gestión de proyectos?». Tienes este documento para decirlo, justo aquí. Cuenta con la aprobación y firma del responsable ejecutivo. Así que también es un documento de respaldo.

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Crystal Richards

Consultora educativa de gestión de proyectosOpens new window

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Beneficios para los clientes y otras partes interesadas

• Crea una comprensión compartida: El acta de constitución del proyecto permite a las partes interesadas saber qué esperar y a qué limitaciones de recursos se enfrenta el proyecto.
• Sirve como herramienta de marketing: El acta de constitución del proyecto puede funcionar como un documento de ventas para justificar inversiones nuevas o existentes.

Qué incluir en un acta de constitución del proyecto

Esto es lo que debes incluir en el acta de constitución de tu proyecto:

1. Introducción: Esta sección explica el propósito del acta y proporciona el nombre del proyecto.
2. Justificación empresarial y declaración del alcance: Esta sección explica el propósito del proyecto (incluidos los impulsores empresariales y cualquier proyecto relacionado), define las actividades de alto nivel que forman parte del alcance del proyecto (para evitar la ampliación descontrolada del alcance más adelante) y aborda el retorno esperado de la inversión.
3. Criterios de éxito: Esta sección define cómo será el éxito y cómo medirá el equipo dicho éxito.
4. Requisitos principales o entregables: Esta sección resume los requisitos de alto nivel o los entregables clave.
5. Presupuesto: Esta sección estima los costes del proyecto, idealmente por fase del proyecto, y define las fuentes de financiación del proyecto.
6. Calendario de hitos: Esta sección estima la duración del proyecto y resume cada parte principal del proyecto y todos los hitos.
7. Supuestos y limitaciones: Esta sección identifica los parámetros conocidos y desconocidos al inicio del proyecto.
8. Riesgos del proyecto: Esta sección resume las principales amenazas u oportunidades conocidas que pueden afectar al éxito del proyecto.
9. Equipo y organización: Esta sección define las funciones y responsabilidades del proyecto.
10. Aprobaciones: Esta sección incluye un espacio para que las partes interesadas registren su aprobación (o desaprobación) del acta.

Además de estas secciones del acta de constitución del proyecto, también puedes incluir un apéndice con documentos como los siguientes:

• Lista de entregables: Si los entregables ya están definidos, esta lista contiene información sobre cada entregable: qué es y los criterios de aceptación asociados (como los criterios de aceptación dado-cuando-entonces).
• Documentos de planificación: Esto puede incluir el cronograma del proyecto, el calendario u otros documentos que ordenen las actividades del proyecto e incluyan información sobre cada hito o fase del proyecto.
• Plan de comunicación: Incluye información sobre cómo se mantendrá informada a cada persona involucrada acerca del progreso, los cambios en el alcance, etc.

¿Cuándo debo crear el acta de constitución del proyecto?

El director del proyecto debe crear el acta de constitución del proyecto durante la fase de inicio del proyecto. Documentar el propósito del proyecto, qué actividades formarán parte de la ejecución y quién es responsable de realizar cada actividad es fundamental para alinear a las partes interesadas clave antes del inicio oficial del proyecto.

Cómo crear un acta de constitución del proyecto

Este es un proceso básico que puedes seguir al crear un acta de constitución del proyecto:

1. Debate con las partes interesadas y el equipo

Recopila información sobre el proyecto reuniéndote con las partes interesadas clave, incluidos el director del proyecto, los patrocinadores del proyecto, los clientes y representantes del equipo del proyecto.

No olvides que las partes interesadas también pueden incluir a otros equipos que proporcionen asistencia especializada, como expertos en capacidad de red y seguridad.

2. Toma y organiza notas

Durante tus conversaciones, haz preguntas y toma notas que te ayuden a completar cada una de las secciones del acta. Utiliza tu tiempo de forma inteligente para recopilar la información más relevante; siempre puedes completar los detalles complementarios más adelante.

3. Utiliza una plantilla

Aprovecha la gran variedad de plantillas de actas de constitución de proyectos disponibles en Internet para crear el formato que mejor se adapte a las necesidades de tu proyecto.

Los miembros de DPM pueden utilizar nuestra plantilla de acta de constitución prediseñada, junto con muchos otros recursos que ahorran tiempo. También puedes utilizar una de las actas de constitución de proyectos de ejemplo de esta publicación como punto de partida.

4. Incluye información específica

Empecemos con un mal ejemplo. Para un cliente del sector bancario, un director de proyectos escribe en el acta de constitución el objetivo del proyecto como «mejorar los canales de comunicación». Sí, una buena comunicación es un objetivo valioso, pero la forma en que está redactado deja mucho a la imaginación:

• ¿Qué canales de comunicación se mejorarán? ¿Los de los clientes? ¿Los del personal interno?
• ¿Cuántas necesidades de usuarios intentamos atender?
• ¿Actualizaremos un sistema existente o construiremos uno completamente nuevo?
• ¿Cuándo se completará?
• ¿El alcance incluye la formación sobre la nueva herramienta de comunicación?
• ¿El contrato incluirá algún tipo de soporte continuo para el sistema?

Un acta de constitución completa proporciona información clara y específica sobre estas preguntas para que el lector pueda comprender el propósito del proyecto. Aquí tienes un mejor ejemplo de una declaración del alcance del proyecto (una parte clave de tu acta de constitución):

«Crear un nuevo sistema de comunicación para sustituir el sistema ABC antes de diciembre de 2026, de modo que los clientes puedan chatear con sus responsables de producto a través de las aplicaciones móviles propias del banco XYZ. Formar a 400 empleados para mantener y dar soporte al sistema internamente.»

Aplica una lógica similar para redactar las demás secciones del acta de constitución. El objetivo de este ejercicio es que el patrocinador del proyecto disponga de información suficiente para poder aprobarlo.

5. Revisa con los representantes del equipo

Después de redactar un acta de constitución del proyecto, pero antes de revisarla con un cliente, reserva tiempo para revisarla con los miembros clave de tu equipo a fin de evaluar su precisión y exhaustividad.

6. Preséntala para su aprobación

Observa que este paso no consiste en «enviarla para su aprobación». El acta de constitución del proyecto es la clave para obtener la aprobación necesaria para llevarlo a cabo, y es importante presentarla correctamente. Evita limitarte a adjuntar el acta en formato PDF a un correo electrónico, para que luego se ignore o se descarte sin más.

En su lugar, presenta el acta a tus patrocinadores, partes interesadas o clientes. Hazlo en una reunión o mediante una presentación de diapositivas que incluya material de apoyo. Asegúrate de dejar tiempo suficiente para preguntas y respuestas.

Ejemplos de actas de constitución de proyectos

A continuación se muestran tres ejemplos diferentes de actas de constitución de proyectos:

En este ejemplo de acta de constitución de un proyecto para un sistema de respuesta de voz interactiva, el director del proyecto ha incluido algunas notas sobre el caso de negocio, además de una descripción del proyecto y su alcance.

También ha enumerado las restricciones por orden de prioridad, lo que resulta útil para proporcionar contexto rápidamente a quien lea este documento.

Este ejemplo de acta de constitución enumera claramente los objetivos del proyecto, así como los hitos y un cronograma asociado.

Aunque todavía no necesitas necesariamente un cronograma completo (esto se definirá en el plan del proyecto), es un buen elemento que puedes incluir y actualizar después para los informes de estado del proyecto, a medida que el equipo complete el trabajo durante la fase de ejecución.

Este ejemplo es similar al anterior, ya que incluye hitos y un cronograma.

También ha expuesto claramente los objetivos y lo que queda incluido en el alcance, e incluye algunas notas sobre los procesos en los que repercutirá el proyecto, lo cual resulta útil, ya que esto está relacionado con la limitación de la actitud hacia el cambio (que aparece en la sección de limitaciones).

Consejos de expertos para crear un acta de constitución del proyecto

Al crear un acta de constitución del proyecto, sigue estas buenas prácticas para establecer expectativas claras, conseguir el apoyo de las partes interesadas y preparar el proyecto para el éxito:

• Mantenla sencilla: Redacta el acta de forma que alguien que no conozca el proyecto pueda entender su propósito, alcance y resultados esperados. Evita la jerga y las afirmaciones vagas. Si las partes interesadas necesitan que les expliques qué significa una sección, probablemente convenga reescribirla.
• Concéntrate en la visión general: Limítate a los objetivos, el alcance, los entregables y las limitaciones de alto nivel, en lugar de incluir tareas o cronogramas detallados. Recomiendo mantener los detalles de implementación en el plan del proyecto, donde pueden evolucionar sin que sea necesario modificar el acta.
• Alcanza el consenso de las partes interesadas: Involucra al patrocinador del proyecto y a las partes interesadas clave antes de finalizar el acta. Presta especial atención a las expectativas contradictorias sobre el alcance, las prioridades y los criterios de éxito. Es mucho más fácil resolver los desacuerdos durante la iniciación que después de que haya comenzado el trabajo.
• Define criterios de éxito medibles: No te conformes con objetivos generales como «mejorar la experiencia del cliente». Especifica cómo se verá el éxito (por ejemplo, reducir en un 20 % el tiempo de incorporación de clientes). Esto proporciona a tu equipo un objetivo común y ayuda a las partes interesadas a evaluar si el proyecto ha aportado el valor previsto.
• Documenta las suposiciones y limitaciones: Sé explícito sobre las condiciones de las que depende tu proyecto, incluidos los límites presupuestarios, la disponibilidad de recursos y las dependencias externas. Por ejemplo, si la entrega depende de una integración de terceros, documenta esa suposición antes de comprometer una fecha de lanzamiento.
• Aclara la autoridad para tomar decisiones: Identifica al patrocinador del proyecto, al director del proyecto y a las partes interesadas responsables de las aprobaciones importantes. Según mi experiencia, una autoridad para tomar decisiones poco clara provoca retrasos innecesarios, especialmente cuando los cambios de alcance o las prioridades contrapuestas requieren una escalación.
• Obtén la aprobación formal antes de la ejecución: Haz que el patrocinador del proyecto apruebe el acta antes de comprometer recursos importantes. La aprobación confirma el acuerdo sobre los objetivos, el alcance y la autoridad del proyecto. Mantén el acta aprobada accesible para poder consultarla cuando surjan nuevas solicitudes o desacuerdos.

Desafíos habituales del acta de constitución del proyecto y cómo superarlos

Crear un acta de constitución del proyecto puede ser complicado cuando los requisitos no están claros, las partes interesadas no están de acuerdo o no se han tomado decisiones importantes. Estos son seis desafíos habituales y formas prácticas de superarlos:

• Objetivos del proyecto poco claros: Los objetivos vagos dificultan definir el éxito y conseguir que las partes interesadas trabajen hacia el mismo resultado. Colabora con el patrocinador del proyecto para establecer objetivos específicos y medibles vinculados a las necesidades empresariales.
• Desacuerdos sobre el alcance del proyecto: Las partes interesadas pueden tener expectativas contradictorias sobre lo que está incluido, lo que puede provocar retrasos o una ampliación descontrolada del alcance. Documenta lo que está dentro y fuera del alcance y, después, resuelve los desacuerdos con las partes interesadas clave antes de solicitar la aprobación.
• Expectativas poco realistas sobre el presupuesto o el cronograma: La dirección puede proponer plazos o presupuestos sin comprender plenamente el trabajo necesario. Valida las estimaciones de alto nivel con tu equipo de entrega y presenta las compensaciones entre alcance, coste y cronograma.
• Participación limitada de las partes interesadas: Las partes interesadas ocupadas pueden retrasar sus comentarios o aprobar el acta sin revisar su contenido. Identifica pronto a las personas responsables de tomar decisiones y programa una revisión específica para resolver las cuestiones pendientes antes de la aprobación final.
• Funciones y autoridad para tomar decisiones no definidas: Sin una asignación clara de responsabilidades, las aprobaciones pueden estancarse y las decisiones importantes pueden quedar sin resolver entre los equipos. Especifica quiénes son el patrocinador del proyecto, el director del proyecto y las personas clave responsables de tomar decisiones, incluido quién puede autorizar cambios en el alcance o el presupuesto.
• Información incompleta o suposiciones no verificadas: Las estimaciones iniciales del proyecto suelen depender de requisitos técnicos desconocidos, de la disponibilidad de recursos o de dependencias externas. Documenta explícitamente las suposiciones y limitaciones, asigna responsables para validarlas y señala las incertidumbres que podrían afectar a la viabilidad del proyecto.

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