¿Qué es un cuadro RACI? Guía práctica, plantilla y ejemplos
Cuando varias personas participan en un proyecto, no siempre es evidente quién hace el trabajo, quién lo aprueba y quién solo necesita recibir una actualización. Así es como se pasan por alto tareas y se estancan las decisiones.
Un gráfico RACI hace explícitas esas responsabilidades. A continuación te explico cómo crear uno, cuándo merece la pena utilizarlo y cómo evitar errores comunes. También he incluido un ejemplo práctico y una plantilla descargable para que puedas empezar.
¿Qué es un gráfico RACI?
Un gráfico RACI es una herramienta de gestión de proyectos que indica quién es responsable, quién rinde cuentas, a quién se consulta y quién debe estar informado sobre cada tarea o entregable. También conocido como matriz de asignación de responsabilidades, ayuda a los equipos a aclarar la responsabilidad, la autoridad de aprobación y las expectativas de comunicación antes de que comience el trabajo.
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Puedes crear uno durante la planificación del proyecto y consultarlo durante toda la ejecución. Tenerlo en tu software de gestión de proyectos proporciona a todos una referencia común cuando cambian las responsabilidades.
Plantilla y ejemplo de matriz RACI
He desarrollado una plantilla de matriz RACI para que puedas descargarla. También encontrarás un ejemplo, una lista de comprobación y una guía rápida. La plantilla completa automáticamente los colores según tus datos. ¡No dudes en ajustar los colores a tu gusto!
Esta plantilla está disponible a través de la membresía de DPM. Hazte miembro y obtén acceso a la plantilla del gráfico RACI, además de a más de 100 plantillas, muestras y ejemplos para la documentación de proyectos.
¿Qué significa RACI?
RACI identifica cuatro tipos de participación en un proyecto:
- R = Responsable (realiza el trabajo): La persona que completa una tarea o entregable. Una tarea puede tener varios colaboradores responsables, aunque la responsabilidad debe estar clara.
- A = Responsable último (asume el resultado): La persona que responde en última instancia por la finalización y aprobación de la tarea. Asigna una sola persona responsable última por tarea para evitar decisiones contradictorias.
- C = Consultado (aporta información): Las personas cuya experiencia o comentarios se necesitan antes o durante el trabajo. La comunicación fluye en ambas direcciones.
- I = Informado (recibe actualizaciones): Las personas que necesitan conocer el progreso, las decisiones o los resultados, pero de las que no se espera que contribuyan directamente. Por lo general, la comunicación es unidireccional.
La distinción que causa más confusión es responsable frente a responsable último. Ser responsable significa realizar el trabajo. Ser responsable último significa asegurarse de que el trabajo se realice y cumpla las expectativas. Una misma persona puede desempeñar ambos roles.
¡Consulta aquí más información sobre los gráficos RACI!
Cuándo utilizar un gráfico RACI
No todos los proyectos necesitan un gráfico RACI. En un equipo pequeño con responsabilidades evidentes, puede generar más tareas administrativas que valor. Resulta especialmente útil cuando varias personas o departamentos contribuyen al mismo trabajo. Puedes consultar el marco RACI durante todo el ciclo de vida de un proyecto, ya que el RACI te indica cuándo involucrar a las personas adecuadas en el momento adecuado.
Considera utilizar uno para:
- Proyectos complejos con múltiples partes interesadas: Aclara quién aprueba los entregables, aporta información y recibe actualizaciones antes de que las decisiones se conviertan en cuellos de botella.
- Proyectos con una titularidad poco clara: Identifica las carencias, las responsabilidades superpuestas y las tareas que todos dan por hecho que otra persona está gestionando.
- Proyectos interfuncionales o muy estructurados: Coordina las responsabilidades entre departamentos, proveedores o equipos, especialmente cuando el trabajo pasa por varias fases de aprobación.
Si tu equipo ya sabe quién es responsable de cada decisión y entregable, probablemente no necesites otro diagrama.
Ejemplo de diagrama RACI: caso práctico real
Aquí tienes un ejemplo de diagrama RACI que creé para un proyecto relacionado con la puesta en marcha de un programa de fidelización para una marca de moda.
Este diagrama RACI procede de un proyecto de programa de fidelización que gestioné para una marca de moda. Dado que participaban varias partes interesadas del lado del cliente, la creación del diagrama puso de manifiesto tres cuestiones que merecía la pena abordar:
- Demasiadas partes interesadas: Centré el diagrama en las responsabilidades del lado del cliente y agrupé al pequeño equipo de la agencia en un solo rol.
- Grupos de partes interesadas poco claros: Separé a las principales partes interesadas sénior del grupo de liderazgo más amplio, en lugar de enumerar a cada persona individualmente.
- Responsabilidad concentrada: Inicialmente, demasiadas tareas dependían del responsable del producto del lado del cliente, así que analizamos cómo distribuir la responsabilidad entre los roles adecuados.
El ejercicio nos ayudó a acordar las responsabilidades antes de que esas duplicidades se convirtieran en problemas durante la entrega.
Ventajas y desventajas de los diagramas RACI
Ventajas y desventajas de los diagramas RACI
Un diagrama RACI puede hacer más claras las responsabilidades del proyecto, pero por sí solo no solucionará una comunicación deficiente ni una toma de decisiones poco clara. Estas son las situaciones en las que ayuda y aquellas en las que puede generar trabajo adicional.
| Ventajas | Desventajas |
|---|---|
| Responsabilidades más claras: Identifica quién realiza el trabajo y quién responde por el resultado. | Administración adicional: Crear y mantener el diagrama lleva tiempo, especialmente cuando las responsabilidades cambian con frecuencia. |
| Decisiones más rápidas: Hace explícitas las responsabilidades de aprobación, reduciendo los intercambios innecesarios. | Asignaciones de roles rígidas: Las responsabilidades pueden quedar desactualizadas a medida que evolucionan los proyectos. |
| Comunicación más centrada: Distingue a las personas que deben aportar información de aquellas que solo necesitan recibir actualizaciones. | Fricción entre las partes interesadas: Es posible que algunas personas no estén de acuerdo con sus asignaciones o se sientan excluidas de las decisiones. |
| Mayor visibilidad de la carga de trabajo: Pone de relieve cuándo demasiadas tareas dependen de una sola persona o equipo. | Falsa sensación de claridad: Un diagrama completado no garantiza que las personas comprendan o acepten sus responsabilidades. |
Errores comunes de los diagramas RACI y cómo evitarlos
Incluso un diagrama RACI bien diseñado puede crear problemas si las asignaciones no están claras o el equipo no está de acuerdo con ellas. Presta atención a estos errores habituales:
- Hacer responsable al director del proyecto de todo: Asigna el trabajo a las personas que realmente lo realizan, ya sean diseñadores, desarrolladores o responsables de departamento. El director del proyecto no debería asumir automáticamente la responsabilidad de cada entregable.
- Confundir responsable de la ejecución con responsable último: Comprueba que cada tarea tenga una persona asignada para completar el trabajo y una persona responsable del resultado. Pueden ser la misma persona, pero no tiene por qué ser así.
- Crear tensión entre las partes interesadas consultadas e informadas: Explica por qué algunas personas aportan información mientras que otras solo reciben actualizaciones. Estar informado no es un rol de menor importancia. Simplemente significa que sus comentarios no son necesarios para esa decisión concreta.
Revisa estas asignaciones con el equipo antes de finalizar el diagrama. Una buena gestión de las partes interesadas comienza estableciendo expectativas claras. Una breve conversación ahora puede evitar desacuerdos posteriores sobre las responsabilidades.
Cómo crear un diagrama RACI en 6 pasos
En el gráfico que aparece a continuación, he resumido los seis pasos para crear un diagrama RACI:
Repasemos los seis pasos usando un ejemplo conocido: la misión de la Comunidad de llevar el Anillo Único al Monte del Destino en El Señor de los Anillos.
La idea procede de una charla que Meghan McInerny dio en el Digital PM Summit 2017. Es un ejemplo útil de cómo se pueden distribuir las responsabilidades dentro de un equipo.
Paso 1: Identificar las funciones del proyecto
Empieza haciendo una lista de todas las personas implicadas en el proyecto en la parte superior de tu gráfico. Puedes usar cargos o nombres individuales, según la forma de trabajar de tu equipo.
- Usa funciones cuando las responsabilidades deban mantenerse constantes a pesar de los cambios de personal o cuando una persona ocupe varios puestos.
- Usa nombres cuando sea importante identificar a la persona responsable o cuando varias personas compartan el mismo cargo.
Elige el enfoque que facilite más la comprensión de las responsabilidades y utilízalo de forma coherente.
Paso 2: Identificar las tareas o entregables del proyecto
Enumera las principales tareas o entregables del proyecto en la columna de la izquierda. Usa el plan del proyecto o la lista de entregables como punto de partida.
Mantén un nivel de detalle manejable. Un gráfico RACI debe aclarar quién es responsable, no convertirse en un segundo registro de tareas. Céntrate en el trabajo que requiera coordinación, decisiones o aprobaciones.
Paso 3: Asignar la RACI a cada función y tarea
Para cada tarea, asigna las funciones de responsable de ejecución, responsable último, persona consultada y persona informada. Cada tarea debe tener al menos una persona responsable de su ejecución y exactamente una persona responsable última. Añade a las partes interesadas que deban ser consultadas o informadas solo cuando sea necesario.
En nuestro ejemplo, Frodo es responsable de llevar el Anillo al Monte del Destino. Gandalf ofrece orientación, mientras que Sam apoya activamente el trabajo de Frodo. Esta distinción también muestra dónde puede resultar útil un modelo ampliado como RASCI, que incluye una función de apoyo.
Paso 4: Acordarlo con tu equipo
Revisa las asignaciones con las personas que realizan el trabajo. Comprueba si las responsabilidades son realistas, si alguien tiene demasiadas tareas y si alguna tarea carece de una responsabilidad clara.
Haz los ajustes antes de compartir el gráfico con un público más amplio.
Paso 5: Acordarlo con las principales partes interesadas del proyecto
Comparte el borrador con las partes interesadas clave para confirmar quién tiene autoridad para aprobar, las responsabilidades de toma de decisiones y las expectativas de comunicación.
Centra la revisión en resolver carencias o desacuerdos, en lugar de invitar a todo el mundo a rediseñar el gráfico.
Paso 6: Haz que sea útil durante toda la vida del proyecto
Un gráfico RACI solo ayuda si la gente realmente lo utiliza. No dejes que desaparezca en una carpeta del proyecto después del inicio.
- Consúltalo durante la ejecución: Comprueba las asignaciones al comenzar el trabajo, solicitar aprobaciones o resolver dudas sobre la responsabilidad.
- Actualízalo cuando cambien las responsabilidades: Revisa el gráfico después de cambios en el personal, ajustes del alcance o modificaciones en la autoridad para tomar decisiones.
- Mantenlo accesible: Guárdalo en una ubicación compartida, como Confluence, Google Docs o el software de gestión de proyectos de tu equipo. Si utilizas Excel, asegúrate de que todo el mundo pueda acceder a la versión actual.
- Revísalo al cerrar el proyecto: Identifica dónde funcionó la asignación de responsabilidades, dónde se atascaron las aprobaciones y si participaron demasiadas personas.
Trata el gráfico como un documento vivo del proyecto, no como un ejercicio de planificación puntual.
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Mejores prácticas para los gráficos RACI
Antes de poner en práctica tu gráfico RACI, comprueba estas cinco cosas:
- Utilízalo donde aporte valor. Los proyectos sencillos con responsabilidades claramente definidas quizá no necesiten una matriz formal.
- Define los roles antes de asignarlos. Asegúrate de que todo el mundo entiende la diferencia entre responsable de ejecutar, responsable último, consultado e informado.
- Asigna una única persona responsable última por tarea. Varias personas responsables últimas pueden ralentizar las aprobaciones y dejar las decisiones sin resolver.
- Selecciona cuidadosamente quién necesita actualizaciones. No todas las partes interesadas deben aparecer en cada fila. Utiliza tu plan de gestión de las partes interesadas para las comunicaciones más amplias.
- Elabóralo con tu equipo. Redacta el gráfico tú mismo si te resulta más fácil, pero recaba la opinión de las personas responsables de realizar y aprobar el trabajo.
El objetivo no es rellenar todas las celdas. Es dejar las responsabilidades lo bastante claras para que el trabajo pueda avanzar sin preguntas ni aprobaciones innecesarias.
¿Cuáles son las alternativas a RACI?
RACI no es la única forma de aclarar los roles y las responsabilidades en la toma de decisiones. Varias alternativas ajustan la terminología o introducen roles adicionales para adaptarse a distintos equipos.
- RASCI (Responsable de ejecutar, responsable último, apoyo, consultado e informado): Añade un rol de apoyo para las personas que ayudan activamente a completar una tarea. Es útil cuando el trabajo implica a varios colaboradores.
- CARS (Comunicar, aprobar, responsable de ejecutar y apoyo): Se centra en la comunicación, la aprobación, la ejecución y el apoyo, en lugar de distinguir entre las partes interesadas consultadas e informadas.
- RAS (Responsable de ejecutar, aprobar y apoyar): Un modelo simplificado con tres roles. Es útil cuando un equipo necesita menos distinciones, aunque quizá no capture todos los requisitos de responsabilidad última.
- DACI (Impulsor, aprobador, colaborador e informado): Se centra más directamente en la toma de decisiones e identifica quién impulsa una decisión, quién la aprueba y quién aporta información.
- CLAM (Contribuye, lidera, aprueba y supervisa): Utiliza roles orientados a la acción para distinguir entre participación, liderazgo, aprobación y supervisión.
La mejor opción depende de lo que quieras aclarar. Utiliza RACI para la asignación de tareas y la rendición de cuentas, DACI para la toma de decisiones o RASCI cuando los colaboradores de apoyo necesiten un reconocimiento explícito.
También puedes explorar RACI 2.0 para conocer otra variante del marco.
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