Por Qué Los PM Necesitan Un Sistema De Organización Personal En 2026
¿Por qué hablamos de un sistema de organización personal?
Bueno, tuve la suerte de tener una mentora al principio de mi carrera que era increíblemente organizada. Siempre me preguntaba cómo recordaba los detalles más pequeños de reuniones que habían sucedido meses antes. Todos querían trabajar con ella porque sabían que podían confiar en ella.
A medida que avancé en mi carrera, supe que ese era el tipo de gestor de proyectos que quería ser. De confianza, atento a los detalles y sorprendiendo constantemente a la gente con la cantidad de información que puedo retener en mi mente.
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Resulta que el secreto es no depender de tu memoria en absoluto.
Por qué los gestores de proyectos necesitan un sistema de organización personal — y cómo crear el tuyo
Cuando tienes que gestionar varios proyectos, clientes y equipos, puedes encontrarte constantemente bombardeado con todo tipo de cosas nuevas. Esto incluye correos electrónicos, notificaciones de Slack, recordatorios de calendario o simplemente una “pregunta rápida” en el pasillo al salir de la oficina.
Estar organizado se trata de cómo gestionas todas esas tareas, solicitudes, conversaciones, alertas improvisadas (etc.) cada día, para que puedas revisar tu trabajo y saber que estás siendo estratégico en las actividades que te acerquen a tus objetivos.
¿Cómo te mantienes organizado en el trabajo? Necesitas desarrollar tu propio sistema de organización personal.
Herramientas vs. Sistemas
Pongamos esto sobre la mesa. Hay excelentes herramientas como aplicaciones de productividad y software de gestión del tiempo que pueden ayudarte a organizar tus tareas y tu tiempo, pero las herramientas no son sistemas. Google Calendar es una gran herramienta para gestionar tu agenda, pero cómo la uses determinará su eficacia. Cómo la uses es tu sistema.
Piénsalo así: aunque tengas todas las herramientas en tu cocina para organizar la cena perfecta, si no planificas estratégicamente cómo utilizar cada herramienta, tendrás invitados hambrientos.
Conclusión clave: Un sistema de organización personal es un conjunto de reglas que creas para ti mismo para gestionar los múltiples estímulos con los que tendrás que lidiar en tu vida.
Algunas herramientas útiles de organización personal
Todoist
Esta es una aplicación potente pero fácil de usar para crear listas de tareas. Puedes clasificar los elementos de las listas en proyectos, asignar niveles de prioridad y programar tareas recurrentes.
Boomerang para Gmail
Me gusta describirlo como una “herramienta de responsabilidad” porque te ayuda a hacer un seguimiento y asegurar que los demás respondan a tus correos. Puedes crear configuraciones personalizadas para cada correo que envías, de modo que si (por ejemplo) nadie responde en 2 días, el correo volverá automáticamente a la parte superior de tu bandeja de entrada.
Google Calendar
Esta herramienta no necesita presentación, pero merece la pena mencionarla porque, aunque es sencilla, cuando se utiliza bien es una de las herramientas de organización más potentes a tu disposición. Una parte importante de mi sistema de organización es decidir cómo y cuándo quiero recibir las alertas de Google Calendar.
Focus booster
Esta herramienta de organización personal está diseñada para ayudar a los usuarios a crear hábitos de trabajo productivos minimizando las distracciones y manteniendo el enfoque mediante la técnica de dividir el tiempo en bloques. Está basada en la técnica Pomodoro (una técnica de gestión del tiempo). Puedes usarla para estructurar tus ciclos de trabajo, y para seguir y analizar en qué empleas tu tiempo.
Taskful
Taskful es una herramienta de productividad similar a Todoist. Lo interesante de esta aplicación de listas de tareas es que te permite crear sub-tareas para conseguir objetivos más grandes, y tiene una simple barra de progreso que muestra cuán cerca estás de finalizar la tarea. Además, esta app cuenta con un diseño intuitivo y funciones sencillas que son realmente fáciles de usar, incluso para usuarios nuevos.
Toggl
Toggl es una herramienta de control de tiempo con un diseño realmente bonito y sencillo. Puedes usarla para registrar el tiempo que dedicas a cada tarea y categorizar ese tiempo con etiquetas y proyectos. Si no tienes claro en qué se te va el día, usar una herramienta gratuita de control de tiempo como Toggl te puede ayudar a tener una visión realista de cómo empleas tus jornadas.
IFTTT
IFTTT (“if this, then that”) es una aplicación que puedes usar para sincronizar actividades entre otras apps y en distintos dispositivos.
Incluyo esta herramienta en la lista porque puede ayudarte a automatizar muchas pequeñas tareas organizativas que quizás realizas a lo largo del día, como hacer copias de seguridad de archivos, introducir datos en hojas de cálculo y cientos de otras tareas.
Requiere un poco de tiempo averiguar la mejor forma de utilizarlo, pero una vez identificados los flujos automatizados que te funcionan, puede ahorrar mucho tiempo y liberar tu mente para ideas más importantes.
Creando tu sistema personal de organización
Me gusta abordar mi sistema personal asumiendo que voy a olvidar algo en el momento en que deje de verlo. Si alguien me dice algo importante que tendré que hacer después, tengo que anotarlo en Todoist, aunque no tenga tiempo de documentarlo bien. Por ejemplo:
A veces, cuando tienes reuniones seguidas, no tienes tiempo para convertir tus notas en acciones. Puede empezar a parecerse a la imagen clásica de Lucy y Ethel luchando por seguir el ritmo de una cinta transportadora llena de caramelos.
Excepto que, en lugar de deliciosos chocolates, te enfrentas a una cinta transportadora llena de peticiones urgentes. Cuando esto pase, toma 5 segundos para recordarte revisar tus notas más tarde. Usar estrategias efectivas de toma de notas también puede ayudarte a reducir el trabajo de repaso y organización posterior.
Esta es solo una regla que me funciona bien, pero tendrás que crear tu propio conjunto de reglas para decidir cómo y cuándo utilizas cada herramienta de tu caja de herramientas de gestión de proyectos.
Crea tu propio conjunto de reglas para la organización personal
1. Haz una lista de tus entradas.
Empieza pensando en los tipos de entradas que existen en tu vida. Algunos ejemplos son:
- Notificaciones de Slack
- Correos electrónicos de clientes
- Tareas derivadas de reuniones
- Facturas en papel en el correo (ugh)
- Conversaciones cerca de la máquina de café
- Alertas del calendario
2. Pregunta: ¿Cuánto aviso necesitas para atender cada cosa a tiempo?
Supongamos que quieres recordar enviar una actualización de presupuesto a tu cliente. Debes enviarla la mañana del miércoles, pero también necesitas al menos 30 minutos para preparar el informe de presupuesto, y debes asegurarte de que el responsable de la cuenta lo apruebe antes de enviarlo al cliente.
Poner el recordatorio para el miércoles por la mañana es simplemente muy tarde, así que necesitarás programar un recordatorio el martes por la tarde para terminar el informe y enviárselo al responsable de la cuenta. Luego necesitarás un segundo recordatorio el miércoles por la mañana para asegurarte de que fue aprobado, y entonces enviarlo.
No confíes en Google Calendar para programar recordatorios automáticamente por ti. Cuando estoy abordando un vuelo, a menudo recibo una notificación de calendario (generada automáticamente) para mi vuelo. Me parece gracioso. Si solo dependieras de Google Calendar para recordarte tu vuelo, lo perderías siempre.
3. Determina el nivel de alerta o recordatorio que necesitarás.
¿Necesitas una alarma fuerte o solo un pequeño empujón? Algunas tareas de tu lista son más urgentes que otras. El recordatorio para salir a tiempo a una reunión con un cliente debe ser mucho más disruptivo que el recordatorio para pedir permisos para el próximo mes.
Para pequeños empujones, me gusta poner recordatorios recurrentes en Todoist. Veo la tarea en mi bandeja de entrada y sé que debo hacerla en algún momento del día. Otra opción es usar Boomerang o la función "recuérdame" de Slack. Puedes seguir posponiendo el recordatorio hasta que realmente tengas tiempo para dedicarle.
Para temas realmente urgentes, querrás asegurarte de ver la alerta sin importar lo que estés haciendo. Asegúrate de recibir esos recordatorios en tu ordenador y en tu móvil. Cuando tengo algo que de verdad no me puedo perder, pongo una alarma en mi móvil como respaldo redundante a la notificación de Google Calendar.
4. Reserva un momento regular para organizarte.
La mejor manera de asegurarte de que realmente usas tu sistema de organización personal es reservar tiempo para ello. Me gusta ser de las primeras personas en llegar a la oficina. Todo está tranquilo y no hay reuniones, así que es el momento perfecto para situarme en el día.
Si esa opción no está a tu alcance, incluye el tiempo de organización en tu calendario. Resérvalo, o probablemente no lo harás. Dependiendo del sistema de calendario de tu empresa, puedes colocar ese horario como "ocupado" para que nadie intente programar algo en ese momento.
Aún mejor, etiqueta este tiempo de una manera más llamativa. Es un gran ejemplo para tu equipo al ver que tomas tiempo para poner tu vida en orden. Los PM son humanos, después de todo.
El beneficio de un sistema personal de organización = Confianza
Obviamente, muchos de nosotros queremos ser más organizados porque sabemos que puede ayudarnos a ser más productivos en el trabajo. Pero existen otros beneficios más sutiles al tener un buen sistema personal de organización: cada vez que tu sistema organizativo funciona, causas una buena impresión.
Tus compañeros, empleados, clientes y jefe están aprendiendo a confiar en ti. De la misma manera, saber que las personas con las que trabajas son organizadas te ayuda a confiar en ellas. A nadie le gusta trabajar en un entorno desorganizado o con alguien en quien no se puede confiar.
Siempre que he supervisado a un empleado de nivel inicial, he adoptado esta política: No me importa cuál sea tu sistema, mientras funcione.
Aunque no tengas personas a tu cargo, puedes tener un impacto en toda tu organización liderando con el ejemplo. La próxima vez que alguien te asigne una tarea, intenta responder con algo como: “Entendido. Me pondré un recordatorio para hacer eso el jueves por la mañana y te lo haré saber entonces.”
Al dar una respuesta detallada, demuestras que tienes un plan para gestionarlo y les informas cuándo pueden esperar noticias tuyas. No solo aumentas su confianza en ti, sino que también refuerzas tu propia confianza al cumplir sistemáticamente con tus compromisos.
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