El atajo del gestor de proyectos: Herramientas que realmente eliminan el trabajo inútil
Notas automáticas con IA: Herramientas de IA como Fathom y Read AI mejoran la concentración durante las reuniones al automatizar la toma de notas.
Programación eficiente: Herramientas de programación de eventos como WhenAvailable agilizan el proceso de reserva, minimizando el tiempo invertido en intercambios de correos.
Creación de procedimientos: Con Loom, los miembros del equipo pueden documentar verbalmente los procesos, haciendo que la creación de SOP sea más sencilla y eficiente.
Recuperación de datos: Glean simplifica la recuperación de información para iniciar proyectos proporcionando acceso rápido a la información requerida.
Base de conocimiento de clientes: Notebook LLM centraliza la información de los clientes, permitiendo acceder más rápido a los detalles importantes y reduciendo el tiempo de búsqueda.
Los gestores de proyectos conocen bien la carga del trabajo administrativo: horas tomando notas, persiguiendo confirmaciones de horarios, construyendo listas de tareas manualmente y buscando información que debería estar a un clic de distancia. El trabajo real de gestionar un proyecto —estrategia, comunicación, resolución de problemas— a menudo queda sepultado bajo una montaña de tareas de poco valor y mucho volumen.
Pero un número creciente de gestores de proyectos descubre que las herramientas de gestión de proyectos adecuadas, incluidas algunas inesperadas, reducen significativamente esa carga. Así es como las están utilizando realmente.
Notas de reuniones con IA: Estar presente sin perder los detalles
Una de las fuentes más persistentes de trabajo repetitivo para los gestores de proyectos es la propia reunión, o más precisamente, todo lo que hay que hacer durante y después de ella. Tomar notas, registrar tareas de seguimiento y crear un resumen realmente útil requiere tiempo y atención mental reales. Las herramientas de reuniones impulsadas por IA han empezado a cambiar esta ecuación de manera significativa.
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Megan Cotterman, Gestora de Proyectos Fraccional y Consultora de Operaciones, ha incorporado Fathom a su flujo de trabajo precisamente por esta razón. "Una de mis herramientas favoritas es Fathom", cuenta. "Para la generación de notas de reuniones con IA, simplemente la posibilidad de estar presente en una reunión y no tener que preocuparte por tomar notas frenéticamente, combinada con la función de IA que te permite hacerle preguntas después, ha sido un gran cambio para mí el año pasado, sin duda." Poder estar realmente presente en una conversación —en vez de dividir la atención entre escuchar y teclear— es un cambio que se multiplica en cada reunión de la agenda de cualquier gestor de proyectos.
Una de mis herramientas favoritas es Fathom para la generación de notas de reuniones con IA.
Ryan Gilbreath, Gestor de Proyectos Técnicos en RTS Labs, confía en Read AI por la misma razón, pero con la presión añadida de gestionar un elevado volumen de trabajo simultáneo. "Read AI, mi tomador de notas con IA", comenta, "se ha convertido realmente en mi segundo cerebro. Es como mi asistente personal de gestión de proyectos que me ayuda a documentar los próximos pasos y los puntos clave de las reuniones." Gilbreath dirige entre nueve y diez proyectos a la vez y describe la herramienta como lo que le ayuda a mantenerse al día con todo.
Agendar sin el interminable ida y vuelta
La programación —especialmente para plantilla, contratación o coordinación de grandes grupos— es una de esas tareas que parecen simples pero terminan consumiendo enormes cantidades de tiempo. Los correos de ida y vuelta, las respuestas perdidas, los conflictos de disponibilidad: todo se acumula. Alexandria O'Bannon, responsable de selección de personal en JUMP! Foundation, encontró una solución fuera del conjunto tradicional de herramientas tecnológicas de gestión en una herramienta de programación de eventos llamada WhenAvailable.
"Una herramienta nueva que he estado utilizando no es una herramienta de gestión de proyectos, pero yo la he adaptado para ese uso", explica O'Bannon. "WhenAvailable es básicamente una herramienta de calendario para confirmar la asistencia – reduce la cantidad de correos de ida y vuelta. Envío un solo email, las personas con las que reservo chequean su disponibilidad y luego recibo una lista de fechas que funcionan para todos. Así me ahorro dos días de correos electrónicos." Es un recordatorio de que reducir el trabajo repetitivo no siempre requiere una solución creada específicamente para gestión de proyectos; a veces, una herramienta sencilla y bien aplicada cumple mejor su función.
Una herramienta nueva que he estado utilizando no es una herramienta de gestión de proyectos, pero la he adaptado para ese uso. Se llama WhenAvailable.
Crear procedimientos operativos sin escribirlos manualmente
Los procedimientos operativos estándar son valiosos, pero lograr que el equipo los elabore es otra historia. El proceso de documentar resulta pesado, y pedir a la gente que escriba sus procesos mientras realiza su trabajo es una forma segura de encontrar resistencia. Derek Fredrickson, fundador y CEO de The COO Solution, encontró una manera de evitar por completo esa resistencia.
"Cuando presento la idea de los procedimientos operativos estándar (SOPs) a los miembros del equipo o clientes, para ellos parece que quiero que documenten lo que están haciendo mientras lo hacen, lo cual parece difícil", dice Fredrickson. "Entonces, en su lugar, les dije, ¿por qué no usan una herramienta como Loom y simplemente explican cómo están haciendo lo que están haciendo? Luego, pueden obtener la transcripción de Loom. Pones eso en la IA y generará un SOP, en lugar de escribir todo el SOP desde cero." El resultado es documentación que realmente se crea, sin el esfuerzo manual que normalmente frena el proceso antes de que comience.
Utiliza Loom y explica cómo estás haciendo lo que haces. Luego, puedes obtener la transcripción de Loom. Pones eso en la IA y generará un SOP.
Eliminando la Sobrecarga de Datos Empresariales
Para los PMs que trabajan en grandes organizaciones con extensos ecosistemas tecnológicos, una parte significativa del día puede perderse simplemente buscando información. Hacer clic por los sistemas, navegar por pestañas, cruzar registros: es una fricción que se acumula. Yonelly Gutierrez, Senior Program Manager en Palo Alto Networks, utiliza Glean para reducirla.
"Uso Glean para ahorrar tiempo mientras avanzamos en los pasos de iniciación del proyecto", explica Gutierrez. "Antes teníamos que ingresar manualmente a Salesforce y luego revisar todas estas pestañas por separado para encontrar la información que necesitábamos. En cambio, usando Glean, solo tienes que ponerle una instrucción y simplemente te da la respuesta ahí mismo." Eliminar ese tiempo de búsqueda solo durante la iniciación del proyecto representa una reducción significativa de trabajo de bajo valor en una de las fases más críticas de un proyecto.
Uso Glean para ahorrar tiempo mientras avanzamos en los pasos de iniciación del proyecto,
Construyendo una Base de Conocimiento de Clientes Más Inteligente
Hacer un seguimiento de lo que los clientes han dicho, decidido o informado a lo largo de meses de trabajo es un reto para cualquier PM — y buscar entre antiguas notas e informes para encontrar un dato específico es justamente el tipo de tarea que retrasa todo. Jennifer Goebel, Coordinadora de Proyectos en Baker Marketing Laboratory, utiliza Notebook LLM para hacer que este conocimiento institucional sea instantáneamente accesible.
"Notebook LLM es algo que definitivamente he utilizado mucho. Mi equipo pone ahí los informes mensuales de los clientes y cualquier información nueva sobre ellos", dice Goebel, agregando que "luego, si alguien está escribiendo un blog o necesita consultar, por ejemplo, lo que un cliente dijo en una reunión el mes pasado, podría encontrarlo en lugar de tener que buscar notas. Eso lo ha hecho mucho más rápido, sin duda." Al centralizar la información del cliente en una herramienta que se puede consultar directamente, su equipo ha transformado un proceso de búsqueda que consume tiempo en una consulta casi instantánea.
Notebook LLM es algo que definitivamente he utilizado mucho. Mi equipo pone ahí los informes mensuales de los clientes y cualquier información nueva sobre ellos.
Resolviendo el Problema Correcto
Lo que conecta todas estas herramientas no es una categoría ni un rango de precios; es el problema que resuelven. Cada una se enfoca en un tipo específico de trabajo de bajo valor y alto volumen que, de manera silenciosa, reduce la capacidad de los PM: tomar notas, programar, ingresar tareas, documentar, recuperar datos.
Los PM que están obteniendo los mayores beneficios no necesariamente usan las plataformas más sofisticadas ni automatizan los flujos de trabajo más complicados. Son aquellos que han analizado de manera honesta a dónde va realmente su tiempo y han encontrado herramientas que eliminan los cuellos de botella. Vale la pena hacer ese análisis.
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