Cómo ser más productivo en el trabajo sin esfuerzo
Todos queremos ser más productivos en el trabajo, pero ¿cuáles son los secretos para ser más productivos con menos esfuerzo? El desafío que tenemos como jefes de proyecto proviene de la sensación de que tenemos demasiado que hacer y no suficiente tiempo para hacerlo.
La Ley de Parkinson dice que el trabajo se expande hasta llenar el tiempo disponible para su realización. Esto significa que si nos damos una semana para completar una tarea que tomaría dos horas, entonces (psicológicamente hablando) la tarea aumenta en complejidad y se vuelve más abrumadora para así ocupar toda esa semana.
Hay muchas cosas que podemos hacer en el trabajo que parecen ser productivas, pero en realidad solo llenan el tiempo. Esto incluye cosas como revisar el correo electrónico, chatear en Slack y asistir a reuniones; todo ocupa tiempo. Puede que incluso sea importante, pero en realidad no es trabajo productivo. Aquí es donde la regla de los 2 minutos se vuelve invaluable, ya que te ayudará a bloquear tiempo para sacar las cosas rápidas del camino y aumentar tu productividad.
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Recuerdo que cuando comencé mi carrera como jefe de proyectos, confiaba en mis instintos naturales. Siempre he sido bastante optimista, así que, por naturaleza, soy del tipo "improvisador". Sin embargo, confiar solo en el instinto no funcionó. Quizás no sea sorprendente que los proyectos siempre se pasaran del presupuesto y de los plazos. Los clientes se enfadaban cuando no recibían lo que pensaban que habían pagado.
Pronto me hicieron ver que la forma en que estaba gestionando los proyectos no era realmente gestión. De hecho, simplemente estaba dejando que los proyectos ocurrieran a mi alrededor, esperando que todo se resolviera solo al final.
¿Lección aprendida? Debemos enfocarnos en realizar tareas importantes y relevantes que realmente generen los resultados que perseguimos.
Necesitamos aprender cómo ser más productivos en el trabajo. Una forma en la que logré esto fue aprovechando herramientas de software para la gestión de recursos que ayudan a priorizar y asignar recursos de manera eficiente.
Cómo ser más productivo en el trabajo sin esfuerzo
Averiguar cómo ser más productivo en el trabajo es más difícil de lo que parece... ¿o no? Siempre va a parecer que hay demasiado que hacer y poco tiempo para hacerlo, pero eso no significa que realmente estemos logrando las cosas correctas. Si hiciéramos una lista de las tareas que realizas en el trabajo y que te hacen “sentir” productivo, pero que en realidad no lo son, sería una lista larga que incluye actividades como revisar Slack, buscar entre archivos y revisar tu teléfono.
Escuchamos mucho sobre cómo ser más productivos, y hemos escrito bastante sobre trucos de productividad para jefes de proyecto. Dicho esto, los siguientes trucos de productividad no te dirán cómo aumentar la productividad centrándote en hacer más tareas en menos tiempo. En su lugar, hablaremos sobre cómo ser productivo aprendiendo a priorizar actividades que realmente son productivas.
Sigue leyendo para descubrir algunos de los mejores trucos de productividad que he aprendido para lograr más resultados positivos de ti mismo mientras gastas menos esfuerzo.
1. Domina la sobrecarga de notificaciones
Volvamos a esa bandeja de entrada de correo electrónico que revisas 18 veces al día (me atrevo a apostar que la acabas de revisar, ¿verdad?). ¿Había algo realmente importante en tu bandeja de entrada que no estuviera allí hace 10 minutos? Mi suposición es que ninguno de los nuevos elementos que han llegado a tu apreciada bandeja de entrada era realmente importante.
¿Y si, en vez de revisar tu correo electrónico cada 10 o 15 minutos y no lograr nada, lo revisaras solo unas pocas veces al día en horarios establecidos? Si quieres una mejora rápida de productividad, revisar el correo electrónico con menos frecuencia es un cambio fácil de implementar.
Apenas llegues a tu escritorio por la mañana, date diez o quince minutos para revisarlo y responder rápidamente. Luego, dale un vistazo de nuevo a media mañana (por si acaso llega algún correo importante tardío). Vuelve a revisarlo después de almorzar, y finalmente haz una última revisión alrededor de una hora antes de irte a casa.
Estoy seguro de que a estas alturas te estás preguntando cómo diablos vas a dejar de revisar tu correo varias veces al día. Los sonidos de notificación y los avisos que te alertan de emails nuevos pueden ser una fuente constante de interrupciones. Y las interrupciones, como bien sabes, reducen tu concentración y productividad. La forma más fácil y efectiva de evitar esto es cerrar completamente el programa de correo. No tener el correo abierto hará que te sea más difícil mirar constantemente y te facilitará concentrarte en una sola cosa a la vez.
2. Concéntrate y lleva las cosas hasta el final
Deja el teléfono inteligente. Aunque es muy tentador revisar tu móvil para ver mensajes de texto, FB, Twitter, SnapChat y similares, el trabajo no es realmente el momento adecuado para hacerlo. Date un pequeño descanso del mundo social cibernético durante unas horas. Aprovecha tu energía por un rato y ponla en la tarea que tienes entre manos.
Hay muchísimos programas y aplicaciones excelentes para gestionar tareas de manera eficaz. Aprovecha estas herramientas para visualizar y priorizar tus tareas fácilmente. Tal vez prefieres una lista en papel, pero elijas lo que elijas, no pierdas tiempo buscando la lista: ¡se supone que debe ayudarte a ahorrar tiempo y mantenerte concentrado!
Mi consejo es poner absolutamente todas las tareas en la lista. Esto te ayudará a agrupar tus tareas y evitar la multitarea teniendo una idea clara de en qué estás trabajando en cada momento. Aunque la multitarea en casa suele ser una necesidad—ayudas a los niños con la tarea, haces la colada, a la vez cocinas y contestas una llamada—no es ideal para el pensamiento de alto nivel. Especialmente para trabajadores del conocimiento, la multitarea en el trabajo no suele ser la mejor respuesta y puede terminar haciéndote menos productivo que si simplemente te enfocas en una tarea a la vez. ¿Significa eso que no deberías contestar el teléfono? No—pero sí significa que deberías intentar que sea breve, solo para obtener los datos necesarios. Puedes devolver la llamada y tener una conversación más relajada después de que termines tu tarea.
3. Empieza por lo Difícil
¿Pones las tareas más difíciles o intensas al principio de tu lista y tratas de completarlas por la mañana (después de al menos una taza de café, por supuesto)? Puede parecer contraproducente para quienes quieren “comenzar el día despacio”. Pero es más fácil concentrarse y terminar las tareas complicadas antes del descanso para comer, mientras tu mente está fresca. Si eres como yo, cuando llegan esas horas de la tarde, tus ojos parecen tener vida propia y lo único que quieren es cerrarse y descansar. Deja para la tarde aquellas tareas diarias que requieren menos autocontrol.
4. Tómate Pausas Mentales
Recuerda, sin embargo—solo porque estés haciendo lo difícil no significa que debas seguir hasta agotarte. Aunque no lo parezca, hacer pausas puede aumentar la calidad de tu trabajo y mejorar tu ánimo, tu resistencia y tu salud. No olvides levantarte de tu escritorio varias veces por la mañana y por la tarde para regalarte un “descanso mental”. Basta con 5 minutos para refrescar la mente y recuperar energía. Esos 5 minutos se compensarán con creces porque pensarás con mayor claridad después.
5. Usa la Regla de “Hazlo Ahora”
Si ves una tarea que puedes completar en 2 minutos o menos, hazla en ese momento. ¿Por qué 2 minutos? Porque una tarea tan breve te llevaría más tiempo apuntarla y priorizarla en la lista de tareas que simplemente hacerla de inmediato. Si logras ocuparte de las tareas pequeñas en cuanto aparecen, tu lista de pendientes estará menos saturada, al igual que tu mente.
Como gestores de proyectos, es fundamental no convertirnos en cuellos de botella para el proyecto. Por eso, a menudo tenemos un ciclo continuo de pensamientos como “Ah, tengo que recordar pasar esa hoja de cálculo a la otra carpeta”. Lamentablemente, este tipo de pensamientos molestos ocupan espacio en tu cerebro que podrías dedicar a trabajos más importantes. Para las tareas rápidas, simplemente “hazlo ahora” y celébrate por haberlo eliminado de la lista antes siquiera de apuntarlo.
6. Organiza Menos Reuniones y Que Sean Más Enfocadas
¡La temida reunión de oficina! El correo electrónico (al que ahora solo respondes 3 o 4 veces al día) llegó a tu bandeja el lunes por la tarde: “Reunión de oficina el miércoles a la 1:30pm”. Inmediatamente piensas, “Bueno, ahí se me fue toda la tarde”. Si la persona moderando la reunión no sabe dirigir bien, entonces tendrás razón.
Si eres quien organiza la reunión, considera usar una herramienta de productividad como Slack si el resultado de la conversación no requiere acción inmediata. Pero si necesitas convocar esa reunión, aquí tienes algunas ideas simples para que vaya rápido y sin problemas:
- Mantén las reuniones pequeñas y cortas—invita solo a quienes sean imprescindibles.
- Elige un solo tema para la reunión y no te desvíes.
- Considera celebrar la reunión en un espacio donde todos puedan estar de pie—esto ayudará a que sea lo más breve posible.
- Comienza y termina las reuniones en el horario previsto.
- Al finalizar la reunión, asegúrate de que haya un plan de acción para el día, la semana o incluso el mes.
Para que las reuniones sean lo más breves y productivas posible, los temas que se traten tienen que estar documentados y deben ser útiles para tu equipo. Recomiendo gestionar los plazos y tareas que surgen en las reuniones con herramientas de software de gestión de proyectos, lo cual facilita modificarlas y compartirlas.
7. Pon Límites
Si sientes que tienes demasiado trabajo y simplemente no puedes concentrarte, es hora de establecer límites con los compañeros de trabajo que son una distracción. Esto es especialmente importante cuando intentas ser productivo trabajando desde casa. Defiende tu productividad y rechaza amablemente y con firmeza colaborar con compañeros que te distraen.
Del mismo modo, no aceptes asumir tareas si, al analizarlas, sabes que no podrás aportar de manera positiva al proyecto. Como gerente, me siento más satisfecho cuando los miembros del equipo dicen: “¿Sabes qué? Siento que no seré un aporte en este proyecto y esta es la razón…” en lugar de perder el tiempo (y afectar la productividad de las personas y recursos de la empresa) por miedo a establecer límites.
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