Software de Gestión de Proyectos: ¿Atracción Brillante o Revolucionario?

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Galen Low: Herramientas de gestión de proyectos. Todo el mundo quiere hablar de ellas. Nadie está totalmente satisfecho con la que usa actualmente. Y la búsqueda de la herramienta perfecta se ha convertido en una peregrinación global.

Pero por más que tener la herramienta adecuada pueda aumentar la eficiencia e impulsar a un equipo más rápidamente hacia sus objetivos, gran parte del tiempo y la energía que dedicamos a hablar sobre herramientas a menudo se emplea mejor en entender si realmente contamos primero con una base sólida de personas, procesos y expectativas claras.

Si eres alguien que lucha con el síndrome de adquisición compulsiva de herramientas de gestión de proyectos, sigue escuchando. Vamos a desglosar los componentes fundamentales y los elementos humanos que deben abordarse antes de obtener los beneficios del software de gestión de proyectos.

Hola a todos, gracias por sintonizar. Mi nombre es Galen Low de Digital Project Manager. Somos una comunidad de profesionales digitales con la misión de ayudarnos mutuamente a adquirir habilidades, ganar confianza y conectar para amplificar el valor de la gestión de proyectos en un mundo digital. Si quieres saber más, visita thedigitalprojectmanager.com.

Muy bien. Hoy vamos a hablar sobre el software de gestión de proyectos, sobre si lo necesitas o no. Y también sobre algunas cosas que debes evitar al intentar seleccionar la herramienta adecuada para tu equipo.

Y hoy me acompaña Gray Mackenzie, cofundador de ZenPilot. Gray, gracias por acompañarnos hoy.

Gray Mackenzie: Sí, gracias Galen, encantado de estar aquí. Tenemos muchas cosas en común entre nuestros negocios, así que debería ser una conversación divertida.

Galen Low: Sin duda, sin duda. Hemos estado hablando a fondo sobre el software de gestión de proyectos, la gestión de proyectos en general y sobre liderar una agencia rentable y en crecimiento.

Me pregunto, quizás esta sea una gran oportunidad. ¿Podrías contarnos un poco sobre ZenPilot, qué hacen, a quién ayudan y cuál es su impacto?

Gray Mackenzie: Sí. En resumen, en ZenPilot somos una empresa de consultoría y formación. Ayudamos a agencias a construir operaciones de estándar de oro para que puedan tener equipos más saludables, productivos y rentables.

Actualmente lo hacemos ayudándoles a optimizar sus operaciones utilizando una plataforma de gestión de proyectos llamada ClickUp. Nuestro trasfondo proviene primero de dirigir una agencia, luego de crear un software de gestión de proyectos y, finalmente, de resolver ese mismo problema operativo pero sobre el software de otro, y actualmente esa herramienta es ClickUp.

Galen Low: ¿Y solo trabajáis con ClickUp? ¿O buscan la mejor herramienta para cada organización?

Gray Mackenzie: Muy buena pregunta. No creo que ClickUp sea la opción adecuada para todos, pero ese es nuestro filtro de clientes: solo trabajamos con quienes estén dispuestos a usar ClickUp como vehículo para alcanzar sus objetivos.

Esa decisión, cuando pasamos de desarrollar nuestro propio software, una plataforma llamada DoInbound, lo que queríamos mantener era la capacidad de ofrecer estrategia y experiencia de operaciones para agencias a nivel alto, pero de forma táctica y ágil.

Por eso, especializarnos en una sola plataforma fue la mejor forma de aplicar toda nuestra infraestructura previa y personalizarla. Al centrarnos solo en agencias, podemos llevarte al 50 o 60% del resultado desde el primer día. Así que decidimos simplificar y hacerlo únicamente sobre ClickUp. Así sabemos con quién trabajamos y quién no encaja.

Galen Low: Lo respeto. ClickUp es una gran herramienta y también respeto esta especie de paso del testigo: tuvisteis vuestro propio software de gestión y luego decidieron adoptar ClickUp porque ya les servía y era un producto que seguía creciendo. ¿Por qué no usarlo?

Se alinea con vuestro marco y filosofía para ayudar a las agencias a crecer y ser sostenibles, y además es divertido y efectivo.

Gray Mackenzie: Sí. Trabajé con un excelente coach de ventas hace unos años que no se especializaba en una herramienta, tenía un buen marco y muchos recursos almacenados en Google Drive.

Pero nosotros manejábamos nuestro CRM interno sobre HubSpot. Muchas veces pensé que sería mucho más fácil si todo no estuviera en Google Drive, evitándonos tener que traducirlo o adaptarlo. Avanzaríamos mucho más rápido si supiéramos exactamente qué hacer y tuviéramos plantillas ya construidas para HubSpot. Eso fue clarificador para mí porque tengo amigos con agencias de ocho cifras usando Monday, Asana, Teamwork, y todas son buenas plataformas.

A veces pensaba: me gustaría prestarles servicio, pero están muy ligados a esas plataformas y no quieren cambiarlas. Ese es mi consejo: si estás contento con tu herramienta actual, ¿por qué cambiarla?

Esa experiencia me mostró el valor de contar con expertise profundo tanto a nivel estratégico como operativo.

Galen Low: Me encanta. A veces, obsesionarse con la herramienta y sus funcionalidades puede ser una distracción.

En realidad, la herramienta es solo el camino hacia tu destino. Si aplicas las buenas prácticas y eliges la herramienta que ya sabes usar y se ajusta bien, ¿por qué cambiarla? Además, si se puede estandarizar, que en muchas agencias he visto que cada proyecto usa herramientas diferentes, se pierde eficiencia y hábito. Todo se vuelve torpe e ineficiente, cuando lo importante es ejecutar.

Gray Mackenzie: Cierto. Y añadiendo sobre si solo trabajamos con ClickUp: esa decisión la tomamos buscando lo mejor tras evaluar varias opciones. ClickUp fue la mejor para la mayoría de agencias. Si algún día deja de serlo, cambiaremos. Ya vivimos la experiencia siendo “partner” exclusivo de HubSpot y acabamos sobreextendiéndonos por la expansión de sus funcionalidades. Aprendimos de ello y preferimos ser expertos en una plataforma, aunque hoy ClickUp sea la principal y tengamos el mayor equipo de implementación ahí.

El objetivo nunca es solo conocer mejor ClickUp, sino resolver mejor los problemas de operación de agencias y ClickUp es solo el vehículo.

Galen Low: Tiene mucho sentido especializarse. En el mundo digital todo cambia tan rápido y es imposible saber todo de todo. Mejor especializarse y dominar lo necesario en profundidad.

Gray Mackenzie: Claro, eso abre muchas oportunidades.

Galen Low: ¡Totalmente! Vamos a ello. Trabajas con muchos tipos de agencias. ¿Cuáles son las señales de que necesitan cambiar su software de gestión de proyectos?

Gray Mackenzie: Lo veo de forma integral. Hay tres piezas: la herramienta (que es en la que todos pensamos primero), el proceso (cómo sistematizamos lo que hacemos), y las personas (¿tienen claras las reglas y cómo usar la herramienta y procesos?) Si faltan estos tres elementos, incluso con una buena herramienta, habrá problemas.

En agencias, mucho de la eficiencia y margen proviene de procesos repetibles. Si estos no están integrados en la herramienta y no hay plantillas, será un desafío.

Finalmente, el lado de las personas: ¿has dado a tu equipo claridad de expectativas y formación? Llamamos a esto “definición de expectativas y habilitación”.

Galen Low: Me encanta porque toda organización, y más una agencia, tendrá muchas herramientas en su ecosistema. Hay que evitar la trampa de: la solución es solo otra herramienta, sin cultura de procesos ni entrenamiento.

En agencias, al incorporar o dar de baja personas en distintos proyectos, es clave tener procesos claros para garantizar previsibilidad. Y la formación es esencial, no basta una sesión breve del proveedor para dominar la herramienta. Hay que trabajar el gobierno y la cultura, definir qué se hace cuando una tarea se retrasa y cómo actuar, como un pequeño contrato de funcionamiento del equipo.

No es para castigar, sino para reaccionar a tiempo y evitar sorpresas.

Gray Mackenzie: Al final, una agencia es un modelo de servicios, básicamente un negocio de capital humano donde compramos horas de personas para venderlas en proyectos y obtener rentabilidad.

Si no tienes sistemas para medir el desempeño sobre estas bases, es un gran desafío. Normalmente, cuando una agencia quiere cambiar de herramienta es porque el equipo no está contento, pero muchas veces es por falta de claridad y de una estructura de procesos y expectativas. Los casos más complejos se dan cuando sí existe un marco propio y lo que falta es, por ejemplo, visibilidad sobre asignación de cargas de trabajo.

Aun así, el 90% de las veces no es problema de herramienta, sino de falta de procesos, formación y ritmos de rendición de cuentas.

Galen Low: ¿Esa es tu forma de desmontar la opinión de que “El problema es la herramienta” y que cambiar a ClickUp lo resolverá?

Gray Mackenzie: Sí. Aunque solo implemente sobre ClickUp, suelo ser el primero en decir que tal vez no necesitan cambiar. Sería irresponsable simplemente venderlo así, porque sería fracasar todos. Lo primero es entender dónde están y cuál es la brecha hacia una operación de agencia estándar de oro. Y eso implica herramienta, procesos y personas.

Galen Low: ¿Tienes ejemplos de equipos que, tras el análisis, decidieron seguir como estaban pero con más claridad?

Gray Mackenzie: Sí, más en otras plataformas que en Google Sheets. Por ejemplo una agencia web de 40 personas en Baltimore—tras nuestra fase de diagnóstico (Blueprint)—vimos que la migración a ClickUp sí sería beneficiosa, pero no era el momento adecuado: antes debían resolver temas de personas. Es común que la herramienta no sea el primer paso.

Galen Low: Me parece una gran idea. Me hicieron esa pregunta en otro pódcast: “¿De verdad se necesita software de gestión o basta una lista de tareas?” Si puedes realizar tu trabajo así y es suficiente, ¡adelante!

Esto vuelve al tema del síndrome de la novedad y de la adquisición desenfrenada de herramientas. Muchas veces se intenta meter una herramienta solo porque es 'cool', sin un propósito real. En realidad, un software como ClickUp no aspira a “ser el único”, sino a integrarse con el ecosistema. Muchos gestionan 12 o más herramientas al día. ¿Cómo ayudas a las agencias a decidir si una herramienta es esencial e integrable, o si es redundante y se utiliza por razones equivocadas?

Gray Mackenzie: Gran parte de nuestro valor es ayudar a elegir las herramientas realmente necesarias.

ClickUp promete hacer mucho (por ejemplo, chat para “eliminar” Slack), pero sus integraciones no igualan a las de Slack. Por eso, buscar el mínimo de herramientas de primera calidad y usarlas para su propósito, conectándolas entre sí cuando tenga sentido, es mi enfoque.

Por ejemplo, HubSpot es el mejor CRM y ClickUp para gestión de proyectos. No tiene sentido replicar funciones de CRM en ClickUp si ya tienes HubSpot, pero sí integrar flujos clave entre ambos y con otras plataformas como QuickBooks, Teams/Slack, gestión de archivos, email, etc.

No se trata de eliminar y concentrar todo en una sola herramienta, sino elegir las adecuadas y conectarlas de forma inteligente. Hay que ver el retorno de inversión de cada integración: si ahorra mucho tiempo y dinero, perfecto; si requiere grandes recursos sin ese beneficio, es mejor optar por procesos manuales pero bulletproof.

Galen Low: Importante. A veces buscamos una utopía de integración total, pero lo relevante es saber para qué sirve cada herramienta y asegurar comunicación eficaz con las demás, aunque esto incluya procesos manuales al principio. No todo es automatización mágica: la orquesta funciona así.

Gray Mackenzie: Un error que cometimos antes fue automatizar malos procesos: solo aceleras lo ineficiente. Mejor probar manualmente y luego automatizar lo que ya funciona bien. La mayoría de nuestro trabajo más tedioso es precisamente la creación y mejora de procesos antes de pasar a la automatización.

Galen Low: Tiene mucho sentido el concepto de filtro. A veces la mayor ayuda para el cliente es resolver procesos, incluso si no termina usando ClickUp. La parte de diseño de procesos es, en realidad, el salto más importante.

Gray Mackenzie: Cierto. Hay una frase clásica: “Si no puedes describir lo que haces como un proceso, entonces no lo conoces de verdad.” Muchos dueños de agencias creen tener procesos porque lo conocen, pero el equipo no lo sabe o existen ocho formas distintas de hacerlo. Documentarlo es solo el primer paso para mejorarlo.

Galen Low: Exacto, documentar el proceso no es la culminación sino el inicio del ciclo de mejora. Da miedo porque parece trabajo interminable, pero con el marco adecuado, en unos 10 semanas puedes implementar herramienta, formar al equipo y construir procesos. Los saltos de eficiencia pueden ser enormes.

Galen Low: En cuanto a gestión del cambio… Si tras documentar y cambiar procesos y herramientas notas desafíos de adopción, ¿qué haces? ¿Hay retrocesos? ¿Cómo los evitas?

Gray Mackenzie: Gran pregunta. Creo que hacemos las cosas diferente a otros: no solo implementamos la herramienta, sino que trabajamos con las expectativas claras, la motivación (“zanahoria”) y la rendición de cuentas (“palo”).

Establecer reglas, dar formación específica (ejemplo: “si no está en ClickUp, no cuenta”) y vender la visión del beneficio día a día al trabajador. Luego, implementar seguimiento diario, informes semanales y mensuales sobre cumplimiento y resultados (rentabilidad, eficiencia, etc.), y si alguien no se ajusta tras el acompañamiento y el coaching, deberá convertirse o irse.

El éxito está en el equilibrio entre formación, incentivo, coaching y, si es necesario, medidas disciplinarias. La mayor parte es acompañamiento, no castigo. La mayoría de las personas quieren hacerlo bien, solo necesitan claridad y refuerzo.

Galen Low: Lo veo mucho: muchas organizaciones usan solo el “palo”, pero la clave es combinarlo con coaching y con líderes que sean campeones del cambio y lo adopten desde la dirección.

También me gusta lo inclusivo de su enfoque: crear juntos el “blueprint”, adaptándolo a la realidad de cada agencia y escuchando. Forzar soluciones sin consultar a nadie siempre falla.

Gray Mackenzie: Exacto. Lo esencial es el cambio de comportamiento. Prefiero un equipo alineado y bien coordinado con hojas de cálculo que usar la mejor herramienta sin unidad. Por supuesto, lo ideal es tener excelentes procesos, la mejor herramienta y un equipo cohesionado. Pero la adhesión y el convencimiento del equipo es la base.

La otra idea sobre el “palo” es que 80% debe ser coaching y solo un 20% medidas estrictas: la mayoría solo necesita recordatorio y acompañamiento.

Galen Low: Lo que más admiro es la mentalidad de entrenador: buscar ayudar, no castigar. Y en caso necesario, tomar decisiones, pero eso es excepcional. ¡Me gusta mucho ese enfoque!

Galen Low: Para terminar: ya que ves tantas agencias y herramientas, ¿hay alguna característica que desearías que existiera en el software para resolver problemas comunes en las agencias?

Gray Mackenzie: Tenemos una lista interna de 10 problemas clave de agencias. Siete los tenemos bastante resueltos; pero, uno donde estamos lejos (3/10) es la previsión de pipeline y necesidades de contratación. Hemos ideado un modelo en ClickUp, pero requiere mucho trabajo manual.

Por ejemplo: para prever si deberemos contratar, hay que actualizar datos para cada oportunidad en ventas y simular escenarios. Herramientas como Parallax intentan ser ese puente, pero faltan integraciones que automaticen la implantación tras el cierre de ventas.

Esto es relevante para agencias avanzadas: con solo una hoja cálculo puedes arreglártelas, pero una previsión ágil permite escalar mucho mejor.

Otro “unicornio” es que la herramienta analice la eficiencia por persona y recomiende asignaciones en base al desempeño, para que cada uno trabaje en lo que hace mejor. Sería increíble tener esa inteligencia, pero requeriría una estructura muy rígida que pocos PM adoptan. Pero hay mucha demanda de esto.

Galen Low: Totalmente: tener una herramienta que simule escenarios de ventas, asignaciones y tiempos para tomar decisiones sobre cuándo contratar o priorizar áreas es invaluable. Muchas agencias calcularían mejor el riesgo y optimizarían la carga y la rentabilidad del equipo.

Gray Mackenzie: Exacto: el equipo 100% utilizado maximiza la recompensa pero sube el riesgo al máximo. Hay que encontrar ese equilibrio entre utilización y sostenibilidad.

Galen Low: Pues ahí lo tienen, desarrolladores de software: esa es la próxima gran idea millonaria. ¡Llámenos cuando la tengan!

Gray, ha sido una conversación muy enriquecedora y divertida. A quienes quieran saber más sobre ZenPilot, ¿a dónde deben ir?

Gray Mackenzie: Recomiendo dos cosas: visitar zenpilot.com—puedes buscar “ClickUp para agencias” y encontrarás mucho contenido nuestro, además del pódcast “Agency Journey” y otros recursos. Y también, si quieres hacer un diagnóstico de tu situación, tenemos casi 2.700 agencias clientes y en nuestro proceso “Blueprint” una evaluación de operaciones y gestión de 19 preguntas. Puedes acceder en zenpilot.com/pm-benchmark.

Puedes responder (no tienes que dejar tu correo) y obtendrás un puntaje y percentil comparativo con otras agencias.

Galen Low: Me tomó menos de cinco minutos. Dejaré el enlace abajo. Muy recomendable para quienes quieren evaluar dónde están sus equipos o su agencia en gestión de proyectos.

Gray Mackenzie: ¡Genial! Gracias por darme la oportunidad de compartir. Disponible siempre que pueda ayudaros.

Galen Low: Igualmente. Muchas gracias por compartir tu experiencia.

Gray Mackenzie: ¡Por supuesto!

Galen Low: ¿Tú qué opinas?

¿El software de gestión de proyectos es un mal necesario para escalar, o la clave para desbloquear el potencial pleno de tu agencia?

Cuéntanos tu experiencia: ¿has participado en una organización que eligió una herramienta de gestión que no funcionó? ¿Cuál fue el impacto?

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