Dónde Encaja Realmente la IA en un Equipo de Proyecto

Tim Fisher: Hola y bienvenidos a El Futuro de la IA en la Gestión de Proyectos, una serie donde vamos más allá de la presentación comercial y analizamos cómo la IA está cambiando realmente la manera en que los equipos planifican, entregan y gestionan el trabajo. Hoy presentamos a Productive. Si eres una agencia, consultoría o empresa de servicios profesionales y estás tratando de averiguar dónde la IA realmente puede mejorar la entrega, la utilización, la previsión y las operaciones, y no solo generar contenido, entonces esta es la charla que te interesa.

Escucharemos cómo Productive está utilizando la IA para automatizar el trabajo tedioso que ralentiza a los equipos, descubrir riesgos antes de que se conviertan en problemas y ayudar a las empresas de servicios profesionales a tomar mejores decisiones más rápido. Mi nombre es Tim Fisher, y soy Vicepresidente de IA en The Digital Project Manager. Mi trabajo es averiguar dónde la IA realmente funciona y dónde sigue siendo solo una promesa de marketing.

Así que voy a hacer las preguntas que tu equipo haría. Hoy nos acompaña Bernie Vrbat de Productive. Durante los últimos tres años, Bernie ha trabajado de cerca con agencias, consultorías y empresas de servicios profesionales de todos los tamaños, ayudándoles a resolver desafíos operativos y obtener más valor de sus herramientas.

Hoy, su enfoque está en la transformación con IA, igual que yo, uniendo experiencia técnica y vivencia de agencia en el mundo real para ayudar a los equipos a entender no solo lo que es posible con la IA, sino lo que realmente vale la pena hacer.

Bernie, es un placer tenerte aquí.

Bernarda Vrbat: Gracias, Tim. Encantada de estar aquí.

Tim Fisher: ¿Podrías darnos la versión de 30 segundos sobre Productive para quienes no lo conocen?

¿Qué hace y para quién está pensado?

Bernarda Vrbat: Sí, por supuesto. Productive es una plataforma todo en uno diseñada específicamente para empresas de servicios profesionales. Así que si estás controlando el tiempo para un proyecto de un cliente, esta sería la plataforma perfecta para ti. Básicamente, cubre todo el flujo operativo, desde la gestión de acuerdos, proyectos, presupuestos, recursos, hasta llegar a la facturación.

Y ahora, con IA integrada, la mayor parte del trabajo operativo en todos estos pasos ocurre en segundo plano, y vamos un paso más allá con nuestras funciones agenticas, donde esto sucede automáticamente, así puedes dedicar menos tiempo a la administración y más al trabajo que realmente importa.

Tim Fisher: Es una pregunta casi tonta en 2026, pero, ¿por qué la IA es una prioridad tan grande para ustedes en este momento?

Bernarda Vrbat: No creo que sea una pregunta tonta. De hecho, ya llevamos un tiempo con nuestras propias funciones de IA. Ya teníamos cosas como el autocompletado de gastos y el uso de IA para redactar y estructurar textos en los documentos. Encontramos que estas funciones realmente eran útiles para nuestros clientes. Quisimos ver dónde la IA podía marcar una diferencia real.

Como la tecnología avanza tan rápido, la IA ahora puede colaborar en trabajos realmente complejos, así que no solo automatizamos tareas puntuales, sino que ayudamos a gestionar y analizar flujos de trabajo de negocio. Queríamos incorporar eso en lo que Productive ya hacía bien: ser una solución todo en uno para empresas de servicios profesionales.

Tim Fisher: Genial. ¿Cuál dirías que es el mayor desafío para tus clientes que crees que la IA les ayuda a resolver?

Bernarda Vrbat: En vez de resolver un solo desafío, nos gusta decir que la IA y Productive abordan muchos problemas con los que lidias a lo largo del día, como tareas bloqueadas que han sido olvidadas, cronogramas que necesitas ajustar, datos dispersos que no tienes tiempo de analizar.

Queríamos quitar toda esa carga mental de las personas para que la IA lo haga en segundo plano, y descubrimos que al hacerlo, se habilita una nueva forma de trabajar. Ya no tienes que tener en la cabeza docenas de pequeños problemas y puedes concentrarte plenamente en lo que realmente importa.

Tim Fisher: Tiene sentido.

Mira, todos están poniendo IA en todo. Hay un chatbot aquí o algo allá. ¿En qué dirías que Productive es diferente en su enfoque de la IA respecto a otros en el mercado?

Bernarda Vrbat: Yo diría que lo único en nuestro enfoque es la propia plataforma. Todos saben que las herramientas de IA necesitan extraer datos de algún sitio, así que terminas conectando cuatro o cinco herramientas distintas y aún así puede que no sea exactamente lo que necesitas.

Con Productive, tienes todos esos datos integrados. Productive es una plataforma especializada que cubre desde ventas hasta facturación, así que sabe cómo está asignado tu equipo, cómo rinden tus proyectos y cómo van tus relaciones con clientes. Esa combinación de datos operativos, financieros y de relaciones es muy poderosa para la IA, y diría que eso es muy particular de Productive.

Tim Fisher: Sé que veremos la IA en varias formas; por ejemplo, conversación, habilidades y agentes. ¿Puedes hablar un poco sobre la diferencia entre habilidades y agentes? No estoy seguro de que todos entiendan bien esa diferencia.

Bernarda Vrbat: Sí, tienes razón. Es una pregunta importante. Está el chatbot, por supuesto.

Todos estamos familiarizados con eso; es el tipo de IA al que la gente ya está muy acostumbrada. Básicamente, le preguntas algo y recibes una respuesta. Con habilidades y agentes, aún son cosas nuevas, así que vale la pena entrar un poco más en detalle sobre qué son. Las habilidades son fáciles de entender y seguro las han visto en herramientas como Claude o ChatGPT, ¿verdad?

Las habilidades son básicamente conocimiento estructurado que le das a la IA. Le enseñas cómo ejecutar tareas para que respondan exactamente a tus necesidades. Ahora, si pasamos a los agentes, si comparamos con habilidades, si las habilidades tratan sobre enseñar a tu IA a hacer algo, los agentes consisten en dejar que vayan y lo hagan.

Un agente no solo responde una pregunta o sigue una instrucción, es completamente autónomo. Puede avanzar por varios pasos, tomar decisiones en el camino, usar distintas herramientas, y no necesitas estar involucrado en cada fase. Ahí es cuando la complejidad realmente crece. Con el chatbot, le hablas a la IA y haces que haga cosas.

Con habilidades, das forma a su comportamiento. Y con agentes, no solo formas el comportamiento, sino que delegas flujos de trabajo verdaderamente complejos. Tú le planteas un objetivo y el agente decide cómo alcanzarlo.

Tim Fisher: Muy buena descripción, por cierto. Es muy similar a como yo lo explico también. Pensando en todo esto, ¿cómo ves que evoluciona el rol de gestor de proyecto a medida que la IA se vuelve parte del trabajo diario?

Bernarda Vrbat: Creo que los mejores gestores de proyecto siempre han sido quienes ven el panorama completo, y la IA hace que eso sea más fácil. Al quitar todo el trabajo repetitivo que hace el gestor de proyecto, se libera su tiempo para hacer más de lo que mejor saben hacer: tomar decisiones que tienen gran impacto en el avance y éxito de los proyectos.

Creo que veremos algo interesante aquí. Al liberar tiempo y energía mental, las personas naturalmente crecen. Así que los gestores de proyecto podrán involucrarse más en el proceso de diseño o acercarse al código. Veo al gestor de proyecto volviéndose más como un todoterreno, alguien que no solo gestiona el trabajo, sino que realmente lo entiende desde todos los ángulos.

Tim Fisher: Tienes toda la razón. Especialmente roles como gestores de proyecto, que se han transformado en algo para lo que originalmente no estaban pensados, con tantas tareas bajo su responsabilidad. Este tipo de tecnología es, como dijiste, justo lo necesario. Esperemos que permita que las personas puedan dedicarse a aquello que realmente quieren hacer y de verdad impulsar el negocio hacia adelante. Genial. Estuve investigando y recientemente publicaron una investigación sobre cómo los equipos están usando IA y los tipos de trabajo que están cómodos en delegar. ¿Qué fue lo que más te sorprendió y cómo ha influido eso en cómo Productive piensa en desarrollar con IA?

Bernarda Vrbat: Veo que investigaste a fondo lo que hicimos en Productive. Antes de implementar nuestros agentes y funciones avanzadas de IA, hicimos una encuesta a nuestros usuarios para ver realmente qué piensan y sienten sobre la IA. Descubrimos que lo que la gente busca que los agentes manejen es algo muy específico. Las tareas que se repiten tienen un perfil común: programación de tareas, control de tiempo que abordamos con nuestro asistente de IA, planificación de proyectos, estimación de proyectos. Son todas tareas repetitivas y que consumen mucho tiempo. Por ejemplo, la comunicación con clientes fue la tarea que menos querían delegar a la IA, lo cual tiene mucho sentido y hemos tomado esto como nuestro principio rector.

En vez de perseguir la versión más amplia posible de la IA, creamos funciones que ayudan a los equipos a ocuparse de su trabajo tedioso.

Tim Fisher: Creo que tiene sentido. Tanto en la investigación como en las demostraciones de hoy, se nota que la IA es más útil eliminando fricción operativa que reemplazando el juicio humano.

¿Crees que ahí es donde las organizaciones deberían centrar sus esfuerzos con la IA?

Bernarda Vrbat: Sinceramente sí, y creo que es el punto de partida más honesto. El trabajo tedioso es donde la IA aporta valor sin introducir riesgos reales. No le pides a la IA que tome decisiones complejas. Le pides que maneje trabajos repetitivos con resultados esperados.

Tim Fisher: Su investigación también muestra una industria que claramente sigue experimentando. Las agencias ya están viendo beneficios, pero muchos aún intentan descubrir los precios, el ROI, los modelos operativos y todo eso. ¿Qué pregunta deberían estarse haciendo los líderes de agencias sobre la IA que no están haciendo lo suficiente?

Bernarda Vrbat: Creo que la pregunta que la mayoría de los líderes no se hace es: "¿Qué quiero que haga mi equipo con el tiempo que libera la IA?" Porque la IA ya está encargándose de una buena parte del trabajo actual, y lo hará cada vez más, y encontrar la forma más productiva de usar ese tiempo extra, las iniciativas que generan más valor, eso es lo que marcará la mayor diferencia.

Y también está el lado humano. Para muchos, su puesto cambiará un poco o mucho; no importa. Pero apoyar a tu talento durante esa transición es tan importante como asegurarte de aprovechar la IA al máximo.

Tim Fisher: Dijiste algo sumamente inteligente.

De hecho, no suele salir tanto en la conversación qué harán las personas con el tiempo que ahora tienen disponible. Me alegra que lo estén pensando desde el principio. Otra pregunta: al ver esto, es evidente que están pensando en los agentes casi como empleados, asignando humanos responsables de sus acciones y todo lo demás.

En un mundo donde esto sea más común, ¿cómo cambia el rol del gestor de proyectos de hacer el trabajo a gestionar los agentes que lo hacen? Es un cambio fundamental.

Bernarda Vrbat: Creo que los gestores de proyecto comenzarán a delegar a los agentes, habilidades y la IA todo el trabajo repetitivo, y se involucrarán mucho más en las relaciones con el cliente.

Como mencioné, esa parte no la delegarán en la IA. Construirán relaciones, entregarán mejores proyectos. Los clientes estarán más satisfechos con el trabajo realizado. Ahí será donde la IA tendrá mayor impacto para el gestor de proyecto.

Tim Fisher: Hagamos un ejercicio de bola de cristal. Proyectemos tres o cinco años. ¿Cuál será el mayor cambio que esperas que la IA traiga a la forma en que trabajan los equipos?

Bernarda Vrbat: Uf, creo que tres a cinco años es un horizonte muy largo para hablar con confianza-

Tim Fisher: Lo es.

Bernarda Vrbat: Dado el ritmo de desarrollo que estamos viviendo. Pero, en un panorama más corto, podemos ver que la IA está asumiendo cada vez más la capa de ejecución en áreas como programación y redacción, y pienso que el trabajo operativo será lo siguiente.

La gestión de proyectos probablemente será donde primero se note: gestión de tareas, cronogramas, partes de trabajo, toda esa carga de coordinación que asumen los gestores de proyecto. Y de cara al futuro, el cambio fundamental será la forma en que los equipos se estructuran en torno a la IA. En vez de usar la IA como una herramienta que coges y dejas, las personas probablemente gestionarán un conjunto de agentes, configurándolos y gestionando sus resultados. Como he repetido en esta charla contigo, el papel humano será menos hacer el trabajo y más tomar decisiones de valor.

Decidir qué es importante, qué hay que priorizar, a qué debe parecerse la calidad.

Tim Fisher: Así que dejar lo de la IA a la IA y lo humano a las personas. Sí. Para terminar, sin revelar secretos, me gustaría que nos adelantaras un poco qué viene en la hoja de ruta de la IA de Productive.

Bernarda Vrbat: No revelaremos demasiado, pero puedo compartir lo próximo.

Hemos lanzado recientemente artefactos, que permiten convertir instrucciones en salidas visuales. Por ejemplo, pides datos y te puede generar un panel completo, descargarlo en PDF o HTML. Eso será muy interesante. Del lado de los agentes, estamos trabajando en agentes activados por eventos, para que se inicien automáticamente cuando algo cambie.

Por ejemplo, si gestionas un presupuesto y algo cambia, eso puede ser el disparador que detecta un agente y actúa. También estamos construyendo agentes más proactivos, que te avisarán cuando encuentran un obstáculo para que puedas intervenir y mantener todo en marcha.

Tim Fisher: Fantástico. Tiene todo el sentido del mundo. Ha sido una gran conversación y una mirada al futuro. Muchas gracias. Para terminar, Bernie, si la gente quiere saber más sobre Productive, ¿qué debe hacer ahora?

Bernarda Vrbat: Primero, gracias a ti, Tim, por la excelente conversación. Si alguien quiere profundizar, el mejor sitio para empezar es nuestra página de Productive 5.0.

Allí tienen la visión completa de todo lo que hemos construido en torno a la IA y de qué va todo este lanzamiento. Y de ahí, recomendaría nuestras páginas de hoja de ruta y actualizaciones de producto, donde vamos contando qué viene y te mantenemos al tanto de las novedades. Vamos rápido, así que siempre hay algo nuevo que merece la pena seguir.

Tim Fisher: Genial. Muy bien. Eso es todo por hoy. Bernie, muchas gracias por acompañarnos.

Bernarda Vrbat: Gracias, Tim.