Dónde encaja realmente la IA en un equipo de proyectos

Tim Fisher: Hola, y bienvenidos a El Futuro de la IA en la Gestión de Proyectos, una serie en la que vamos más allá del pitch comercial y profundizamos en cómo la IA está cambiando realmente la forma en que los equipos planifican, entregan y gestionan el trabajo. Hoy presentamos Productive. Si eres una agencia, consultoría o empresa de servicios profesionales y estás tratando de averiguar dónde la IA puede realmente mejorar la entrega, la utilización, la previsión y las operaciones, y no solo generar contenido, entonces esta es la conversación en la que debes estar.

Escucharemos cómo Productive está utilizando la IA para automatizar el trabajo tedioso que frena a los equipos, identificar riesgos antes de que se conviertan en problemas y ayudar a las empresas de servicios profesionales a tomar mejores decisiones más rápidamente. Me llamo Tim Fisher y soy VP de IA en The Digital Project Manager. Mi trabajo es averiguar dónde la IA realmente funciona y dónde sigue siendo solo diapositivas de marketing.

Así que voy a hacer las preguntas que haría tu equipo. Así que hoy nos acompaña Bernie Vrbat de Productive. En los últimos tres años, Bernie ha trabajado en estrecha colaboración con agencias, consultorías y empresas de servicios profesionales de todos los tamaños, ayudándoles a resolver desafíos operativos y obtener más valor de sus herramientas.

Actualmente, ella está enfocada en la transformación mediante IA, al igual que yo, reuniendo experiencia técnica y experiencia real en agencias para ayudar a los equipos a comprender no solo qué es posible con la IA, sino qué vale realmente la pena hacer.

Bernie, es un placer tenerte aquí.

Bernarda Vrbat: Gracias, Tim. Es un gusto estar aquí.

Tim Fisher: ¿Puedes darnos la versión de 30 segundos de Productive para quienes no lo conocen?

¿Qué hace y para quién está pensado?

Bernarda Vrbat: Sí, por supuesto. Productive es una plataforma todo en uno diseñada específicamente para negocios de servicios profesionales. Así que si necesitas registrar el tiempo de un proyecto para un cliente, esta sería la plataforma ideal para ti. Básicamente cubre todo el flujo operativo, desde la gestión de un trato hasta proyectos, presupuestos, asignación de recursos y luego hasta la facturación.

Y ahora, con IA incorporada, la mayoría del trabajo operativo en todos estos pasos ocurre en segundo plano, y estamos yendo un paso más allá con nuestras funciones agenticas, donde todo sucede de forma autónoma, para que puedas dedicar menos tiempo a las tareas administrativas y más al trabajo que realmente importa.

Tim Fisher: Así que una pregunta un poco tonta en 2026, pero, ¿por qué la IA es ahora un enfoque tan importante para ustedes?

Bernarda Vrbat: Sí, no creo que sea tonta para nada. De hecho, hemos tenido nuestras propias funciones de IA durante un tiempo. Tuvimos, por ejemplo, el autocompletado de gastos y el uso de IA para redactar y estructurar textos en documentos. Y descubrimos que esas funciones realmente eran útiles para nuestros clientes. Queríamos analizar dónde la IA podría marcar una diferencia real.

Debido a que la tecnología avanza tan rápido, la IA ahora puede asistir en trabajos que tienen mucha complejidad, así que no solo estamos automatizando tareas puntuales, sino ayudándote a gestionar y analizar flujos de trabajo empresariales. Queríamos llevar esto a lo que Productive ya hace bien, es decir, ser una solución integral para negocios de servicios profesionales.

Tim Fisher: Genial. ¿Cuál crees que ha sido el mayor reto para sus clientes que la IA les ayuda a resolver?

Bernarda Vrbat: Bueno, creo que en lugar de resolver un solo reto, nos gusta decir que la IA y Productive abordan muchos de los desafíos del día a día, cosas como tareas bloqueadas... que se han olvidado o cronogramas que necesitas ajustar, datos dispersos que no tienes tiempo de analizar.

Queríamos trasladar toda esa carga mental de las personas para que la IA lo haga en segundo plano, y comprobamos que cuando lo haces, se abre una nueva forma de trabajar. Ya no tienes que estar recordando docenas de pequeños problemas, y puedes concentrarte completamente en el trabajo que realmente importa.

Tim Fisher: Tiene sentido.

Mira, todo el mundo está poniendo IA en todo. Un chatbot aquí, o alguna otra herramienta allá. ¿Qué tiene de único el enfoque de Productive con respecto a la IA en comparación con otros en el mercado?

Bernarda Vrbat: Yo diría que lo único de nuestro enfoque con la IA es la propia plataforma. Todos saben que las herramientas de IA necesitan extraer datos de algún lado, así que acabas teniendo que conectarlas a cuatro o cinco herramientas diferentes, y aun así puede que no sea exactamente lo que necesitas.

Con Productive, tienes todos esos datos integrados. Es una plataforma especializada que cubre todo, como mencioné, desde ventas hasta facturación, así que conoce cómo están asignadas las personas, cómo van los proyectos y cómo evolucionan realmente las relaciones con clientes. Creo que esa combinación de datos operativos, financieros y de relaciones es increíblemente potente para la IA, y diría que eso es lo que nos distingue.

Tim Fisher: Sé que veremos la IA en varias formas, como en conversaciones, habilidades y agentes. ¿Puedes explicarnos un poco la diferencia entre habilidades y agentes? No estoy seguro de que todos lo entiendan del todo.

Bernarda Vrbat: Sí, claro. Lo comparto totalmente y creo que es importante aclararlo. Por supuesto, tienes tus chatbots.

Todos estamos familiarizados con ellos, es el tipo de IA al que ahora la gente está muy acostumbrada. Básicamente le pides algo y recibes una respuesta. Las habilidades y los agentes todavía son algo nuevo, así que vale la pena entrar en más detalle de qué son. Las habilidades creo que son bastante fáciles de entender, y seguramente las han visto en herramientas como Claude o ChatGPT.

Las habilidades son esencialmente conocimientos estructurados que das a la IA. Le enseñas cómo ejecutar tareas para que estén alineadas con lo que realmente necesitas. Ahora, cuando pasamos a agentes, si comparamos con habilidades, si las habilidades consisten en enseñar al IA cómo hacer algo, los agentes consisten en permitir que realmente lo haga.

Un agente no solo responde una pregunta o sigue instrucciones, es completamente autónomo. Puede ejecutar múltiples pasos, tomar decisiones durante el proceso, usar diferentes herramientas, y no necesitas estar involucrado en cada etapa. Aquí es donde realmente empieza la complejidad. Con un chatbot, tú chateas con la IA y le pides que haga cosas.

Con las habilidades, defines cómo se comporta. Y con los agentes, no solo defines el comportamiento, sino que delegas flujos de trabajo realmente complejos a la IA. Básicamente, defines un objetivo y el agente averigua cómo lograrlo.

Tim Fisher: Muy buena explicación, por cierto. Es muy parecido a cómo lo explico yo también. Pensando en todo esto, ¿cómo ves la evolución del rol de los gestores de proyectos conforme la IA se vuelve parte del trabajo diario?

Bernarda Vrbat: Sí, creo que los mejores jefes de proyecto siempre han sido los que ven la visión de conjunto, y lo que hace la IA es realmente facilitar esa tarea. Al quitar todo el trabajo repetitivo que hacen los jefes de proyecto, les libera el día a día para que puedan enfocarse en lo que mejor hacen, que es tomar decisiones que tienen gran impacto en el progreso y éxito de los proyectos.

Creo que aquí empezará a pasar algo interesante. Cuando liberas ese tiempo y energía mental, la gente naturalmente comienza a crecer. Así que los gestores de proyectos quizá podrán participar más en el diseño del proceso o acercarse más al código. Creo que veremos al gestor de proyectos volverse más un todoterreno, alguien que no solo gestiona el trabajo, sino que realmente lo entiende desde todos los ángulos.

Tim Fisher: Creo que tienes razón. Especialmente roles como el de gestor de proyectos, se han convertido en algo que nunca estuvieron pensados para ser, cargados de un sinfín de tareas y responsabilidades, y esta tecnología es justo lo que mencionaste. Ojalá permita que las personas se dediquen a lo que realmente quieren hacer, y que puedan impulsar realmente el negocio. Muy bien. Investigando, vi que recientemente publicaron una investigación sobre cómo los equipos usan la IA y qué tipos de trabajo se sienten cómodos delegando. ¿Qué te llamó más la atención y cómo ha influido eso en la manera en la que Productive piensa en desarrollar con IA?

Bernarda Vrbat: Vaya, has profundizado mucho en lo que hicimos en Productive. Así es. Antes de implementar nuestros agentes y funciones avanzadas de IA, realizamos una encuesta con nuestros usuarios para ver qué opinaban y sentían sobre la IA. Descubrimos que lo que realmente quieren que los agentes gestionen es algo...

Es una cuestión muy específica. Las tareas que más surgieron tienen un perfil común, como programar tareas, registrar tiempo (que abordamos en nuestro asistente de IA), planificación de proyectos, estimaciones de proyectos. Son tareas repetitivas y que consumen mucho tiempo. Por ejemplo, la comunicación con el cliente fue la tarea que las empresas menos estarían dispuestas a delegar a la IA, lo que tiene mucho sentido, y eso es exactamente lo que tomamos como principio rector.

En lugar de perseguir la versión más amplia posible de la IA, construimos funciones que ayudan a los equipos a gestionar su trabajo rutinario.

Tim Fisher: Sí. Tiene sentido. Algo que se nota tanto en la investigación como en las demos de hoy, es que la IA funciona mejor cuando elimina fricción operativa en vez de sustituir el juicio humano.

¿Crees que ahí es donde deberían centrarse los esfuerzos de IA de las organizaciones?

Bernarda Vrbat: Honestamente sí, y creo que además es el punto de partida más sincero. El trabajo rutinario es donde la IA aporta valor sin introducir un riesgo real. No le pides a la IA que tome decisiones complejas, sino que gestione tareas repetitivas con resultados esperados.

Tim Fisher: Su investigación también muestra una industria que definitivamente sigue en fase experimental. Las agencias ven beneficios, claro, pero muchas todavía están intentando resolver el modelo de precios, el ROI y la operativa. ¿Qué pregunta deberían hacerse los directivos sobre IA que no se están haciendo lo suficiente?

Bernarda Vrbat: Creo que la pregunta que menos se hacen los líderes es: "¿Qué quiero que haga mi equipo con todo el tiempo que la IA les libera?" Porque ya hay una gran parte del trabajo diario gestionada por la IA, y va a ser cada vez más, y encontrar la forma más productiva (sin doble sentido) de usar ese tiempo extra, las iniciativas que crean más valor, creo que es ahí donde está la diferencia.

Y también hay un lado humano en esto. Para muchas personas, sus descripciones de puesto evolucionarán, algo o mucho, pero acompañar a tu talento en esa transición es igual de importante para asegurarte de sacar el máximo partido de la IA.

Tim Fisher: Has dicho algo increíblemente inteligente.

Pocas veces surge la conversación sobre qué hará la gente con el tiempo ahora que lo tiene libre. Me alegra que lo piensen desde el inicio en todo lo que hacéis. Otra cuestión: viendo todo esto, está claro que consideráis a los agentes casi como empleados, con humanos responsables de sus acciones.

En un mundo donde esto sea más común, ¿cómo cambia el rol del jefe de proyectos al pasar de hacer el trabajo a gestionar agentes que lo hacen? Eso es fundamental.

Bernarda Vrbat: Bueno, creo que los jefes de proyectos realmente van a empezar a delegar todo el trabajo repetitivo a agentes, habilidades, a la propia IA, y se centrarán más en las relaciones con los clientes.

Como decía antes, esa parte no la van a delegar en la IA. Construirán relaciones, entregarán mejores proyectos, los clientes estarán más satisfechos con lo realizado. Ese será el mayor impacto que la IA tendrá en el gestor de proyectos.

Tim Fisher: Hagamos un ejercicio de bola de cristal. Si adelantamos tres o cinco años, ¿cuál es el mayor cambio que esperas que provoque la IA en la forma en que trabajan los equipos?

Bernarda Vrbat: Uf. Creo que tres a cinco años es un horizonte larguísimo para hablar con seguridad.

Tim Fisher: Lo es.

Bernarda Vrbat: Con el ritmo actual de desarrollo... Pero si miramos al corto plazo, vemos que la IA está asumiendo más de las capas de ejecución en áreas como la programación o la redacción, y creo que el trabajo operativo será lo siguiente.

La gestión de proyectos será probablemente el área donde más se note primero: gestionar tareas, cronogramas, hojas de tiempo, toda esa coordinación que supone una carga para los jefes de proyecto. Y mirando aún más lejos, el cambio fundamental será que los equipos estarán estructurados en torno a la IA. En vez de usar la IA como una herramienta más, la gente gestionará un conjunto de agentes, configurándolos y supervisando resultados. Como he dicho durante esta charla, el papel humano será menos hacer el trabajo y más tomar decisiones de valor.

Qué es importante, qué priorizar, cómo debe ser la calidad.

Tim Fisher: Que la IA haga lo suyo y los humanos lo nuestro. Sí. Y por último, sin revelar ningún secreto, ¿puedes darnos una pincelada de lo que viene en el roadmap de IA de Productive?

Bernarda Vrbat: No revelaremos mucho, pero puedo compartir lo próximo.

Hemos lanzado recientemente "artifacts", que te permite transformar prompts en resultados visuales. Por ejemplo, pidiendo datos, puedes solicitar un dashboard completo o incluso pedir que se descargue en PDF o HTML. Eso será genial de ver. En cuanto a los agentes, estamos trabajando en agentes que se activan por eventos, así se ponen en marcha automáticamente cuando algo cambia.

Por ejemplo, si gestionas un presupuesto y algo cambia, eso puede ser un disparador que un agente espera para actuar. Y estamos construyendo agentes cada vez más proactivos, que te avisen cuando encuentren un obstáculo para que puedas intervenir y mantener el ritmo.

Tim Fisher: Fantástico. Tiene todo el sentido. Ha sido una conversación genial y un vistazo al futuro. Muchas gracias. Para terminar, Bernie, si la gente quiere saber más sobre Productive, ¿qué deben hacer?

Bernarda Vrbat: Antes que nada, gracias a ti Tim por la gran conversación. Si alguien quiere profundizar, lo mejor es empezar en nuestra página de Productive 5.0.

Allí puedes ver todo lo que hemos construido alrededor de la IA y lo que supone este lanzamiento. Desde ahí, te recomendaría mirar nuestras páginas de roadmap y actualizaciones de producto, donde compartimos qué viene a continuación y te mantenemos al tanto de lo que lanzamos. Nos movemos rápido, así que siempre hay algo nuevo que vale la pena seguir.

Tim Fisher: Genial. Muy bien. Eso es todo por hoy. Bernie, mil gracias por acompañarnos.

Bernarda Vrbat: Gracias a ti, Tim.