Qué es un registro RAID (y cómo integrarlo en el flujo de trabajo de tu proyecto)

Lee la transcripción:

Estamos probando la transcripción de nuestros pódcast mediante un programa de software. Perdona cualquier error tipográfico, ya que el bot no acierta el 100 % de las veces.

Galen Low: Estás buscando frenéticamente en tu bandeja de entrada otra vez. Esta vez buscas ese correo de tu jefe que confirma una decisión sobre tu proyecto. ¿Cómo se llamaba? ¿Cuál fue la decisión? Todo está paralizado hasta que lo encuentres, así que preparas una cafetera y sigues buscando. Esta va a ser una noche larga.

Hoy vamos a explorar los aspectos prácticos de los registros RAID y cómo integrarlos en el flujo de trabajo de tu proyecto para que puedas impulsar conversaciones con tus partes interesadas, comunicar fácilmente el estado de tu proyecto y no tengas que pasar horas buscando ese correo de tu jefe nunca más.

Hola a todos, gracias por escucharnos. Me llamo Galen Low y trabajo con The Digital Project Manager. Somos una comunidad de profesionales digitales con la misión de ayudarnos mutuamente a adquirir habilidades, confianza y conexiones para amplificar el valor de la gestión de proyectos en un mundo digital. Si quieres saber más, visita thedigitalprojectmanager.com.

Bien, hoy hablamos de los registros RAID y del delicado arte de hacer seguimiento de los riesgos, acciones, problemas y decisiones de un proyecto para conducirlo al éxito.

Hoy me acompaña Kim Essendrup, antiguo miembro de Kolme Group, una organización decidida a ayudar a las empresas a integrar la toma de decisiones basada en datos en sus procesos. Aunque muchos probablemente lo conozcáis como uno de los dos presentadores fundadores del popularísimo pódcast PM Happy Hour.

¡Bienvenido, Kim!

Kim Essendrup: ¡Hola, Galen! Gracias por invitarme.

Galen Low: Gracias por estar en el programa. ¡Dios mío, este es un momento de celebridad para mí! PM Happy Hour es muy divertido. Todos los episodios que he escuchado han sido desternillantes.

En fin, tengo envidia de tu pódcast. Creo que es estupendo. Para quienes nos escuchan y no lo conocen, id a echarle un vistazo. Tiene una dinámica muy buena. De hecho, quería empezar con una pregunta de fan total: ¿qué hizo que empezaras el pódcast PM Happy Hour?

Kim Essendrup: Primero tengo que decir que yo también soy un gran admirador tuyo, así que somos admiradores mutuos. Durante mucho tiempo asesoré a directores de proyectos. Me di cuenta de que repetía los mismos consejos una y otra vez y pensé: «¿Sabes qué? Lo publicaré en el blog y la gente lo leerá; será estupendo». Después descubrí que a la gente no le gusta demasiado leer entradas de 10 000 palabras sobre gestión de proyectos.

No es muy divertido. Además, estaba trabajando en otro pequeño negocio emergente sobre un tema diferente y el consultor me dijo: «¿Sabes qué? Deberías hacer un pódcast». Así que atravesé todo el proceso para averiguar cómo hacerlo, conseguir un micrófono y ponerlo en marcha. Lo hice para aquella otra empresa emergente, que no llegó muy lejos, salvo que me introdujo en el mundo de los pódcast.

Aprendí cómo funcionaba todo. Pensé: «Quizá podría coger algunas de esas entradas del blog y hacerlas realmente interesantes». Y me pregunté quién sería la única persona a la que podría invitar a un pódcast conmigo y que lograra hacer interesante la gestión de proyectos.

Y esa persona era Kate, sin duda. Me puse en contacto con ella y le dije: «Oye, ¿te apetece hacer esta locura?». Kate aceptó encantada. Desde entonces cada vez ha sido más divertido.

Galen Low: Me encanta. La dinámica es muy buena. Casi siento que estoy escuchando la radio matinal, una radio matinal realmente buena. Hay bromas hilarantes, pero también se habla de proyectos.

Pienso: «Sí, esto es lo mío». En fin, soy un gran admirador. Así que, si no lo habéis escuchado, PM Happy Hour o Project Management Happy Hour está disponible en prácticamente todas las aplicaciones de pódcast.

Kim Essendrup: En todas las que pudimos encontrar.

Galen Low: Ahí lo tienes. Estupendo. Muy bien, vamos a entrar en materia.

Hoy nos vamos a poner técnicos con los registros RAID. Para situar a nuestros oyentes, ¿podrías definir qué es para ti un registro RAID y por qué es importante?

Kim Essendrup: Sí. Para decirlo de la forma más sencilla posible, RAID es un acrónimo de riesgos, acciones, problemas y decisiones. Algunas organizaciones prefieren utilizar supuestos y dependencias en lugar de acciones y decisiones, pero podemos hablar de eso después.

La idea principal es que se trata del registro de riesgos y acciones, de todos esos registros que te enseñan a crear, especialmente si sigues alguna metodología del PMI. Hacer seguimiento de estos elementos y registrarlos todos en la misma hoja de cálculo es la forma en que históricamente lo hemos hecho. Ya era algo antiguo cuando empecé en la gestión de proyectos, hace décadas.

Por tanto, lleva existiendo muchísimo tiempo y es una herramienta operativa indispensable para ayudar a los directores de proyectos a gestionar sus proyectos. Según nuestras encuestas, aproximadamente la mitad o entre la mitad y dos tercios de los directores de proyectos la han utilizado o saben de ella. Es una herramienta realmente importante y por eso estamos promoviendo su uso.

Galen Low: Muy interesante. Yo era una de esas personas que no se había dado cuenta, pero estaba en una sesión hablando con gente sobre nuestro registro RAID. A mí me enseñaron el modelo de riesgos, supuestos, problemas y dependencias. Entonces alguien levantó la mano y preguntó: «¿Seguro que no es este otro?». Y nosotros dijimos: «¿Cuál prefieres y por qué?»

Kim Essendrup: A mí me gustan las acciones y las decisiones porque, si piensas en un supuesto, es un supuesto de planificación. Voy a realizar este proyecto. ¿Qué supuestos tenemos sobre el alcance o qué supuestos tenemos al desarrollar nuestro plan? Un supuesto es algo que sirve como entrada al principio.

Así que, para mí, un supuesto se convierte en un riesgo porque, si no es válido, presenta un riesgo. Por eso los supuestos encajan naturalmente en la R de riesgo. Las dependencias también. Si tienes una dependencia en tu proyecto, una dependencia externa, eso es un riesgo o quizá pertenece al propio cronograma del proyecto porque tiene asociada una fecha, con predecesoras y sucesoras.

Normalmente acaba en uno de esos dos lugares. A veces las dependencias externas dan tanto miedo que merecen una pestaña especial; en ese caso supongo que sería RAIDD. Pero creo que, si mantienes el foco en los elementos de acción y en las decisiones, son cuestiones más operativas. Son las cosas que necesitas controlar durante la ejecución del proyecto, y eso hace que utilices tu registro RAID desde una perspectiva operativa, en el día a día, para gestionarte y mantenerte organizado.

Galen Low: Me gusta. Me gusta ese impulso hacia delante y estoy totalmente de acuerdo contigo. Siempre tropezaba con la idea de que todos mis supuestos y dependencias eran en realidad riesgos. En mis proyectos todos estaban planteados como riesgos y yo pensaba: «No sé si lo estoy haciendo bien».

Kim Essendrup: Sí. Quizá la mejor manera de empezar tu registro de riesgos sea comenzar con todos los supuestos y dependencias sobre los que se basa tu plan.

Galen Low: Y cuando invalidas o validas algunos de esos supuestos, puedes eliminarlos. Me gusta. Hemos hablado de lo importante que es un registro RAID y valoro especialmente el aspecto de las decisiones.

Tenerlo todo junto, especialmente en un único registro, en lugar de disponer de ocho documentos diferentes que la gente tenga que revisar y mantener actualizados, y que en realidad nadie consulte durante el proyecto.

Kim Essendrup: Si no, tienes que buscar en Outlook: «Dios mío, ¿dónde está ese correo? Sé que estaba por aquí».

Galen Low: Soy el rey de las búsquedas en Outlook porque también soy el rey de no organizar mi bandeja de entrada. Pero sí, tiene todo el sentido. Una de las cosas de las que hablábamos antes es que, evidentemente, se trata de los riesgos, pero también puede evitar que tu proyecto caiga en escenarios catastróficos. No quiero que suene demasiado aterrador, pero realmente ayuda a mantener las cosas encarriladas. ¿Puedes explicarme cómo utilizarías funcionalmente un registro RAID para conseguirlo?

Kim Essendrup: Me gusta pensar que sirve para ejecutar o rescatar cualquier proyecto. La parte de ejecutar es muy importante porque, si no lo haces, probablemente acabarás teniendo que rescatar tu propio proyecto.

Si piensas en las herramientas que utilizas para gestionar tus proyectos, tienes tu plan o tu cartera de trabajo, todas las cosas que haces y todos los elementos que contribuyen directamente a tus entregables o los crean. Y eso está muy bien; eso es lo que hacemos. Pero el registro RAID interviene en cómo te aseguras de que esas cosas se hagan correctamente.

El registro RAID no es el plan, sino la manera de asegurarte de que el plan se ejecuta. E inevitablemente, ¿quién tiene un proyecto que salga perfecto? Si es tu caso, eres una persona con mucha suerte. Tendrás problemas y desafíos. Las cosas pueden salir mal y, de hecho, salen mal.

¿Qué utilizas para gestionarlo? No utilizas el cronograma, utilizas el registro RAID para identificar qué cosas pueden salir mal, cuáles son todas las pequeñas acciones que tienes que controlar para asegurarte de que no te retrasas y de que tu equipo tampoco. Qué problemas han aparecido y cómo resolverlos lo más rápidamente posible para mantener el proyecto lo más encaminado posible.

También están las decisiones que debes anticipar y planificar, implementar y responder, o conseguir que se tomen, aunque no las hubieras previsto al principio del proyecto. Todas esas son las cosas que debemos hacer y utilizar para mantener nuestros planes de proyecto encarrilados y entregarlos correctamente.

Cuando no haces esas cosas, cuando no piensas en los riesgos, no planificas ni consigues que las decisiones se tomen y queden documentadas, es cuando el plan empieza a desmoronarse. En realidad se trata de gestionar lo básico. Los proyectos salen mal cuando no prestas atención a lo básico ni lo controlas. Para mí, esa es la magia de un registro RAID: es increíblemente sencillo, pero muy importante para ayudarnos a controlar los aspectos fundamentales.

Galen Low: Has mencionado tu experiencia como asesor. ¿Tienes alguna historia en la que todo se estuviera yendo de las manos y pensaras: «Esto se puede resolver con algo tan básico como un registro RAID»?

Kim Essendrup: Sí. Hace algunos años me hice cargo de una PMO con sede en Europa, lo que estuvo muy bien porque podía viajar allí con los gastos pagados por la empresa. Yo seguía viviendo en la zona de Phoenix, así que iba una vez al mes aproximadamente. Era una organización muy interesante.

Pero cuando asumes el cargo de director de una PMO, también pasas a estar a cargo de todos los incendios. Era viernes y, cuando recibes una llamada sobre un proyecto un viernes, nunca es una buena llamada. Era mediodía en mi zona horaria y última hora de la tarde o noche en el Reino Unido.

Me dijeron que el proyecto iba tan mal que el cliente amenazaba con cobrarnos los perjuicios y cancelar el contrato. Así que el lunes por la mañana ya no estaba en Phoenix: estaba en las Midlands, en el Reino Unido. Tenía que poner el proyecto bajo control. El cliente estaba furioso.

Estaba allí con todo nuestro equipo y repasaron todos los problemas que habían tenido. Pensé: «Suena legítimo. Yo también estaría molesto». Expusieron todos sus desafíos y problemas y pensé: «Vaya». Miré al otro lado de la mesa y pregunté: «¿Tenéis algún problema?»

Se animaron inmediatamente: «El cliente no nos dio esto. Vosotros no nos disteis aquello. No podíamos tener éxito porque no nos disteis todo lo que necesitábamos». Y el cliente decía: «Eso no me lo dijisteis. Yo no lo sabía». Así que miré a todos y esperé a que se hiciera el silencio.

Entonces dije: «De acuerdo, ¿podéis enseñarme vuestro registro RAID?». Silencio. No sabía si no conocían el término y les daba vergüenza preguntar o si se habían dado cuenta de que no tenían un registro RAID y les daba vergüenza decirlo. Finalmente dije: «Bueno, vamos a crearlo». Abrí el portátil y preparé un registro RAID.

Empecé a revisar los problemas: «Vamos a registrar todos los problemas. Decidme cuáles son». Lo saqué todo y dejé que todos se desahogaran, incluidos los miembros del equipo del cliente. Proyecté el registro y escribí todo. Pude reconocer cada una de sus preocupaciones y problemas. Sintieron que por fin los escuchaban porque podían verme escribirlo.

Después miré a mi equipo y pregunté: «¿Y vosotros? ¿Cuál es vuestro problema?». Era lo mismo. Lo documenté todo y empezamos a analizarlo: «Esto parece una serie de dependencias. Vosotros esperabais esto y nosotros no sabíamos que teníamos que hacerlo».

Aquí es donde diría que las dependencias a veces tienen cabida en el registro RAID. Voy a romper mi propia regla: documentemos todas estas dependencias, aquello de lo que dependemos nosotros y aquello de lo que dependéis vosotros. Lo realmente interesante fue que, a lo largo de la tarde, en lugar de que un lado de la mesa de reuniones gritara al otro, todos fuimos girando las sillas.

Al final ya no nos enfrentábamos: mirábamos el proyector porque no estábamos luchando entre nosotros, sino contra los problemas. Es una historia larga, pero demuestra que utilizar un registro RAID para resolver un problema es una excelente forma de lograr alineación, asegurarse de que todos se entienden y crear una fuente común de problemas sobre la que el equipo pueda colaborar para encontrar soluciones. Realmente puede cambiar ese tipo de situaciones o, al menos, ayudarte a controlarlas.

Galen Low: Me encanta la historia y también me encanta el lenguaje corporal. Al dejar de estar frente a frente, de forma confrontativa, empezaron a inclinarse hacia la colaboración.

Creo que algo que siempre subestimamos en todas estas técnicas, tácticas y procesos de gestión de proyectos es que todo sirve para facilitar la comunicación y la colaboración. Me gusta lo que has dicho sobre las dependencias. Supongo que pueden funcionar en ambos sentidos.

Si no haces esto, no podemos hacer aquello. Pero también puede ser: haces esto para que nosotros podamos hacer aquello. Si la gente no tiene visibilidad sobre eso, le cuesta entender por qué tiene que hacer algo. Puede posponerlo, nadie dice nada y, de repente, el proyecto está muy lejos de donde debería.

A veces solo necesitamos dejar constancia de las cosas que tenemos que controlar. Sé que puede parecer demasiada documentación, pero al final no creo que haya nada de malo en no poder recordar los cientos de cosas que probablemente tienes que controlar durante el proyecto.

Kim Essendrup: Es verdad. Una cosa es estar en una reunión y hablar con la gente sobre una decisión, una dependencia o un riesgo, pero cuando lo pones en un documento, especialmente si es un documento compartido en Zoom o proyectado, lo escribes y todos pueden verlo, y empiezas a poner nombres junto a cada elemento, de repente se convierte en algo real.

Si mi nombre aparece allí, empiezo a prestar atención. Por eso también es una gran herramienta de comunicación y de responsabilidad. Asesoro y oriento a muchos directores de proyectos y tenemos una comunidad para nuestro pódcast. Algo que repetimos a menudo es que, si llegas a un entorno nuevo o asumes un proyecto, crea un registro RAID si no existe.

Tienes que empezar a entender cómo vas a ejecutar y gestionar el plan. Uno de mis dichos favoritos, especialmente si trabajas en un proyecto relacionado con el Gobierno, es: trata tu registro RAID como si pudiera estar sujeto a una citación judicial, porque algún día podría estarlo. Quizá desees tener el registro RAID actualizado.

Galen Low: Totalmente. He participado en un par de proyectos que fueron auditados por distintos motivos. No tener la documentación correcta disponible, aunque tengas los datos en algún sitio, significa tener que extraerlos. Eso es un proyecto en sí mismo. En cambio, disponer de un registro claro de lo sucedido, de los riesgos y de cómo hablamos de ellos puede ser tremendamente útil.

Kim Essendrup: Seguro que eso te despertó de golpe aquella mañana, cuando descubriste que tenías una auditoría ese mismo día.

Galen Low: Dios mío, sí. «Abrid todos el registro horario».

Creo que has planteado un punto muy importante sobre la practicidad de utilizar un registro RAID. Sé que mucha gente piensa que parece demasiado trabajo. Lo proyectaste y conseguiste que dos equipos hablaran entre sí, pero ¿cómo se mantiene después como fuente de verdad una vez superado ese momento de alineación?

Kim Essendrup: Creo que el director de proyectos tiene que vivirlo. Puedes mirarlo y decir: «Esto implica mucho más seguimiento y mucha más gestión». Y, sinceramente, es así. Podrías no utilizar un registro RAID y esperar que todo salga bien, igual que cuando atraviesas un semáforo en ámbar: cierras los ojos, aceleras y esperas no tener un accidente. Muchas veces puedes salirte con la tuya.

Pero, de todos los proyectos fallidos que he tenido que rescatar, siempre que pregunto «¿Podéis enseñarme vuestro registro RAID?», la respuesta es no. Y cuando personalmente he tenido proyectos que empezaban a desviarse, me daba cuenta de que no estaba actualizando el registro RAID o de que ni siquiera lo había creado.

Después de pasar por ese sufrimiento suficientes veces, te das cuenta de que tienes que hacerlo. Si nos alejamos y lo vemos desde una perspectiva general, muchos analistas han estudiado las tasas de fracaso y éxito de los proyectos.

Las estadísticas varían según el año y el estudio, pero normalmente se observa que entre el 70 % y el 80 % de los proyectos no alcanzan sus objetivos principales. Y aproximadamente entre el 19 % y el 20 % fracasan por completo. Todos lo sabemos; somos directores de proyectos.

Sabemos que aparecen problemas, que se aplazan cosas o que algo costará más de lo previsto. Si sabes que lo más probable es que aparezca un problema en tu proyecto, ¿te estás perjudicando a ti mismo y al proyecto si no dedicas un poco de tiempo a evitarlo?

Ese es nuestro trabajo. Somos directores de proyectos y héroes que consiguen sacar adelante estas cosas. El registro RAID es una especie de arma de superhéroe que debemos utilizar para mantener nuestros proyectos bajo control.

Galen Low: Las estadísticas también son curiosas porque pueden interpretarse de las dos maneras. No ocurre solo con la gestión de proyectos. Te dicen que una de cada tres personas sufrirá algo y piensas: «A mí no». Y cuando te ocurre, dices: «Era inevitable, porque le pasa a una de cada tres personas». No pensamos que eso nos da margen para no afrontarlo directamente y actuar de forma preventiva.

Podrías cerrar los ojos y atravesar rápidamente un semáforo en ámbar. Por otro lado, también podrías quedarte completamente paralizado pensando: «Según las estadísticas, mi proyecto probablemente fracasará». Pero, como decías antes, se trata de tomar las riendas.

Tienes un plan, que es como un mapa con una línea dibujada. Pero el volante que realmente utilizas para conducir el proyecto y evitar que se salga de la carretera son cosas como el registro RAID. Me encanta que esté todo consolidado y sea claro.

La gente puede verlo y colaborar en él en una sala de reuniones. Eso me lleva a algo que mencionaste antes: para ti y para mí, el registro RAID siempre ha sido una hoja de cálculo. Mucha gente dice que no necesita otra hoja de cálculo.

¿Qué herramientas existen para gestionar un registro RAID en un proyecto que no sean necesariamente Excel o Google Sheets?

Kim Essendrup: Es curioso. Por supuesto, existen muchas herramientas de gestión de proyectos en el mercado. En Kolme Group, mi consultora de gestión de carteras y proyectos, nuestro equipo ha implementado herramientas de gestión de proyectos en más de 650 organizaciones.

Es estupendo haber creado una consultora capaz de realizar un trabajo tan extraordinario en empresas de distintos tamaños e industrias. Pero lo interesante es que hemos implementado varias herramientas y hemos descubierto que las herramientas disponibles no gestionan bien los registros RAID.

Muchas no hacen nada parecido, ni siquiera lo intentan, lo cual está bien. Algunas quieren ser el mejor software de gestión de tareas. Otras se centran en la planificación de recursos empresariales, las previsiones y la gestión de recursos. Son casos de uso muy valiosos que las organizaciones necesitan para funcionar correctamente.

Pero hemos visto que las herramientas se orientan hacia la visión del ejecutivo empresarial, ayudándole a planificar a nivel corporativo o de cartera, o hacia el extremo opuesto: herramientas muy simplificadas dirigidas al equipo, impulsadas por los usuarios y con poca gestión o configuración.

Son sencillas: aquí está mi tarea, aquí están mis tableros Kanban, hago seguimiento de mi velocidad. Son cosas básicas que se hacen a nivel de equipo o que gestiona un responsable de Scrum. El problema es que, al impulsar las herramientas hacia arriba o hacia abajo, se deja fuera al director de proyectos.

¿Qué herramientas están diseñadas específicamente para facilitar la vida del director de proyectos? Hay muy pocas. En nuestras implementaciones descubrimos que existía una brecha: algunas herramientas gestionaban una pequeña parte de RAID, quizá riesgos o problemas, o permitían crear algo improvisado.

Podías crear un tablero Kanban con riesgos y problemas, pero perdías mucha de la sencillez y parte del valor de un registro RAID básico. Así que hablamos con algunos de nuestros socios de software y les dijimos: «Tenéis que crear un registro RAID». Todos respondieron: «Kim, el registro RAID no aparece en el Cuadrante Mágico de Gartner, así que no». Intentamos convencerlos, pero no funcionó.

Finalmente dijimos: «De acuerdo, lo haremos nosotros porque estamos cansados de utilizar hojas de cálculo». Las hojas de cálculo funcionan, pero siguen siendo iguales y tienen limitaciones. A veces es difícil compartirlas, controlar versiones o colaborar. Si quieres registrar todos los acontecimientos relacionados con un riesgo concreto, acabas desplazándote interminablemente por la hoja.

Por tanto, es difícil gestionarlo y no obtienes todo el valor que deberías de una herramienta así. Creamos un registro RAID basado en software como servicio: raidlog.com. Es fácil de recordar. Todavía estamos en las primeras etapas, pero nuestra misión es crear la herramienta definitiva para que los directores de proyectos tengan éxito.

Ellos son los superhéroes, los responsables de gestionar 1,7 billones de dólares en gasto de capital en Estados Unidos cada año. Debemos darles herramientas para que puedan tener éxito.

Galen Low: Me encanta. Es fascinante lo que has dicho sobre que el software está avanzando en dos direcciones: la visión empresarial y el equipo que simplemente intenta terminar su trabajo. Todo es sencillo y fácil de usar, con una curva de aprendizaje reducida. Sin embargo, el director de proyectos queda fuera.

Utilizo un par de herramientas y pienso: «Han creado este software de la forma en que funciona mi cerebro». Actualizaciones de estado, comprobaciones de tareas, recordatorios y cosas similares. Pero nunca he encontrado una función RAID en ellas, así que me interesa mucho.

¿Puedes explicarme cómo funciona? ¿Se integra con otros programas o funciona de forma independiente?

Kim Essendrup: Es un software independiente. Incluye tu registro RAID y una interfaz de usuario que se parece a una hoja de cálculo. Es rápida, sencilla y eficaz, así que si estás acostumbrado a los registros RAID no te ralentizará.

No tendrás que hacer clic, tabulador, tabulador, tabulador continuamente. También tenemos una interfaz más visual e intuitiva, especialmente útil si eres nuevo en los registros RAID o si necesitas compartir un problema crítico con un ejecutivo.

No vas a resaltar una fila de tu registro de riesgos y mostrarla; resulta más difícil explicar lo que está ocurriendo. Nuestros componentes visuales permiten abrir una vista detallada de un problema o una decisión y mostrarla de forma adecuada para mantener una conversación empresarial con tus partes interesadas o tu patrocinador.

Estamos añadiendo funciones más fáciles de usar que ayudan a guiarte por los distintos procesos. Por ejemplo, si conoces el análisis de dos columnas, cuando tomas una decisión puedes indicar los beneficios, los inconvenientes y las opciones. Hemos integrado esa función en nuestro módulo de decisiones.

También añadiremos mapas de calor y otras funciones que probablemente deberías utilizar, pero que no puedes realizar fácilmente por tu cuenta, como un análisis de Monte Carlo o análisis avanzados. Más adelante incorporaremos funciones impulsadas por inteligencia artificial.

El registro RAID será independiente, pero no es la única herramienta que utilizas para gestionar un proyecto. Por eso estamos creando integraciones. Ya tenemos una con Planview AdaptiveWork, integraremos Jira y nos conectaremos con tantas herramientas como sea posible.

También estamos integrados con Zapier, que probablemente se conecta con prácticamente todo. Nuestra visión es hacer obsoleto el registro RAID basado en hojas de cálculo ofreciendo una solución mejor. Tendremos una versión gratuita muy potente para quien solo quiera un registro RAID sencillo y fácil de usar, además de funciones avanzadas para los usuarios más exigentes.

Galen Low: Lo que más me gusta es que va mucho más allá de un registro. Para mí, un registro captura algo que ha ocurrido o podría ocurrir; es simplemente una nota. Así han sido mis registros RAID: «Tenemos que hablar de esto». Pero vosotros añadís profundidad: puedes hacer análisis y utilizar el análisis de dos columnas.

En realidad es más gestión RAID que un simple registro RAID.

Kim Essendrup: Es incluso más que eso. Lo llamamos raidlog.com porque sabemos que es una herramienta operativa fundamental. Sin embargo, los registros RAID no han evolucionado mucho en las últimas décadas porque estamos limitados por la herramienta disponible.

Nuestra visión es ayudar a los directores de proyectos y proporcionarles las herramientas definitivas que necesitan para ejecutar un proyecto. No nos detendremos en los elementos RAID. Incorporaremos lecciones aprendidas y otras funciones. También incorporaremos actas de reuniones para que puedas tomar notas y actualizar tu registro RAID al mismo tiempo, ahorrando muchas horas cada semana.

Nuestro objetivo es convertirnos en la herramienta de referencia. Se integrará con cualquier herramienta de planificación, programación o cartera de trabajo que utilices, como un complemento. Queremos eliminar el sufrimiento de la gestión de proyectos.

Galen Low: Me encanta que se integre con otras soluciones y que sea abierta. Puedes utilizar las integraciones de Zapier para introducir y extraer información. Es casi como entrar en el análisis de riesgos, la gestión de riesgos y la gestión de decisiones. En esencia, es esa capa de colaboración que a veces falta, tanto en el nivel empresarial como en el trabajo más práctico del día a día.

Kim Essendrup: Y queremos ser algo más que una herramienta. Debido a toda la formación y asesoramiento que ofrecemos, no queremos limitarnos a decir: «Aquí tienes una herramienta; diviértete». Queremos incorporar conocimiento, formación y educación.

Si eres nuevo en la gestión de riesgos, queremos que puedas entrar y entender qué hacer, qué significa la probabilidad y el impacto y cómo utilizar cada función. Tendremos ayuda contextual y funciones avanzadas.

He mencionado el análisis de Monte Carlo, pero también incorporaremos el valor monetario esperado y otras técnicas que quizá hayas oído mencionar o visto, pero nunca hayas utilizado. La herramienta hará todo el trabajo por ti. Podrás calcular una contingencia y saber para qué deberías planificar con solo introducir los datos y pulsar un botón.

Galen Low: Me encanta. He creado varios registros de riesgos desde cero y requieren muchísimas fórmulas. Ojalá no tuviera que hacerlo.

Kim Essendrup: Exacto. Llega un momento en que piensas: «Esto es suficiente. Ahora tengo que poner el proyecto en marcha. No puedo seguir jugando con esto».

Galen Low: «Pon un 15 % de contingencia y adelante».

Mi última pregunta. Antes dijiste que algunas herramientas no cubren las necesidades del director de proyectos, como los elementos RAID. Pero, por otro lado, ¿RAID es solo para directores de proyectos?

Y, si no lo es, ¿cómo puede utilizarlo cualquier persona para empezar a crear una cultura de equipo con responsabilidad sobre los riesgos, las acciones, los problemas y las dependencias, convirtiéndolo en un verdadero trabajo de equipo?

Kim Essendrup: Es una gran pregunta. El origen de RAID está en una herramienta esotérica de gestión de proyectos que utilizaban los directores de proyectos tradicionales.

En realidad, se trata de cómo conseguir que se complete el plan. Ese plan no tiene que ser necesariamente un proyecto en el sentido tradicional de enfoque en cascada. Puede aplicarse a un producto ágil. Si eres propietario de un producto, tienes que desarrollar un producto en un entorno ágil.

¿Cómo gestiono los riesgos de mi producto? ¿Qué decisiones necesito que se tomen? Cuando se toma una decisión, o alguien decide por mí, tengo que documentarla y hacerle seguimiento. También encaja en ese contexto. Si soy responsable de Scrum y dirijo un equipo ágil, ¿cómo cuido de mi equipo y me aseguro de que pueda ser eficaz?

El registro RAID no se centra tanto en el producto como en el equipo. Se trata de conseguir que el equipo tenga éxito y de ayudarlo. Si volvemos al mundo de la gestión de proyectos y soy director de una PMO que quiere orientar a sus directores de proyectos, ¿qué mejor manera hay que decir: «Enséñame tu registro RAID»?

Así puedes ver cómo gestionan sus proyectos, ofrecer sugerencias y asegurarte de que hacen algo para gestionarlos. Desde la perspectiva del director de proyectos, también sirve para gestionar hacia arriba dentro de la organización.

Si necesito reunirme con el director de mi PMO, mis patrocinadores o mis partes interesadas, llevo mi registro RAID y lo filtro. No les muestres la lista completa porque será demasiado. Filtra los tres o cuatro elementos principales que necesitas asignarles y sobre los que tienen que trabajar. Entonces puedes decir: «Hablemos de esto». Demuestra que controlas la situación y ayuda a implicar a esas personas.

Creo que es mucho más que una herramienta operativa de proyectos. Es una forma de trabajar y de colaborar. No solo sirve para mantenerme organizado, sino para mantener organizado y motivado a mi equipo, y para comunicarme y colaborar con él.

Galen Low: Me encantan todos esos puntos. Hay muy pocas personas que no tengan que lidiar con riesgos, acciones, problemas o decisiones en su trabajo.

Puede ser una herramienta de colaboración para cualquier tipo de actividad. Me alegra que hayas mencionado el filtrado porque, como directores de proyectos, desarrollamos una gran capacidad para gestionar cantidades abrumadoras de información. Después decimos: «Mirad mis diagramas de Gantt» y todos responden: «No, aleja eso de mí».

Tenemos que reducirlo. Y creo que eso es fundamental en los registros RAID. Como decías, hay que convertirlo en un formato que puedas presentar y sobre el que puedas conversar con una parte interesada del negocio, que no tiene por qué ser otro director de proyectos.

Puedes utilizarlo para gestionar un equipo de directores de proyectos o las expectativas de tus superiores. Es una fuente de verdad que, si mantienes actualizada con disciplina, puede utilizarse para muchas cosas y hacer que todo funcione con mayor fluidez.

Kim Essendrup: Exactamente. Y, como he dicho, RAID es solo el principio. A menudo lo ampliamos con lecciones aprendidas. Es terrible tener problemas, pero es aún peor tener el mismo problema una y otra vez. Puedes ampliar un poco tu registro RAID añadiendo lecciones aprendidas para abordar esos problemas y mejorar la próxima vez.

Galen Low: Me encanta y también me entusiasman las funciones de inteligencia artificial.

Todo esto me parece fascinante. ¿Dónde puede obtener más información la gente sobre RAID Log?

Kim Essendrup: En raidlog.com. Es un dominio fácil de recordar. Me encantaría que la gente probara el producto y nos diera su opinión, porque queremos convertirlo en una gran herramienta para los directores de proyectos. Queremos relacionarnos con ellos y escuchar sus comentarios. Puedes contactar conmigo en LinkedIn.

Me encanta hablar con todo el mundo. Si tienes comentarios sobre el producto o el pódcast, o simplemente quieres hablar de gestión de proyectos, estaré encantado. Y si eres completamente nuevo en los registros RAID y te preguntas de qué se trata, escribí un libro porque, curiosamente, no existía ninguno sobre registros RAID. Pensé: «Tengo que solucionarlo». Si vas a Amazon y buscas "Ultimate Guide to RAID Log", encontrarás mi libro, porque creo que es el único libro sobre registros RAID.

Galen Low: Es increíble. No tenía ni idea. Incluiré todos esos enlaces en las notas del programa para los oyentes. También voy a echarle un vistazo porque me parece fascinante. Sinceramente, nunca se me había ocurrido verlo así. Yo pensaba: «Es una hoja de cálculo». Sin duda voy a profundizar en ello.

Kim Essendrup: Estupendo.

Galen Low: Kim, muchas gracias por acompañarnos hoy. Aprecio mucho tus ideas. Siempre me encanta hablar de gestión de proyectos, especialmente de estas cosas, como los registros RAID, los registros de riesgos y todos esos conceptos que parecen casi impenetrables. Sin embargo, cuando empezamos a hablar de ellos, resultan ser cosas muy básicas, sensatas y útiles.

Aprecio mucho tu perspectiva. Ha sido fantástico.

Kim Essendrup: Muchas gracias por invitarme, Galen.

Galen Low: Muy bien, amigos, esto ha sido todo. Como siempre, si quieres unirte a la conversación con más de mil profesionales de la gestión de proyectos con ideas afines, únete a nuestro colectivo. Visita thedigitalprojectmanager.com/membership para obtener más información.

Y si te ha gustado lo que has escuchado hoy, suscríbete y mantente en contacto en thedigitalprojectmanager.com. Hasta la próxima. Gracias por escuchar.