Galen Low conversa con Kim Essendrup—CEO y cofundador de RAIDLOG.com—sobre los RAID logs y cómo integrarlos en tu flujo de trabajo de proyectos moderno.
Puntos Destacados de la Entrevista
- Cómo comenzó el podcast PM Happy Hour [1:35]
- Kim había hecho mucho coaching para gestores de proyectos. Daba los mismos consejos una y otra vez y los publicó en su blog, pero la gente no quería leer tanto contenido. Alguien le recomendó que hiciera un pódcast. Pensó que podría hacer que algunas de las entradas del blog fueran más interesantes convirtiéndolas en pódcast.
- ¿Qué es un RAID log? [3:25]
- RAID significa Riesgos, Acciones, Incidencias y Decisiones. Es una herramienta operativa fundamental que ayuda a los gestores de proyectos a llevar sus proyectos.
- Algunas personas dicen Supuestos/Dependencias en lugar de Acciones/Decisiones
- Cómo ayuda el RAID log a minimizar o prevenir catástrofes [6:58]
- El RAID log es el plan de cómo se ejecuta correctamente el proyecto.
- Los proyectos salen mal cuando no prestas atención a lo básico. Y el RAID log ayuda a gestionar lo fundamental.
Cuando no piensas en el riesgo, no estás planificando ni consiguiendo que se tomen y formalicen decisiones. Es entonces cuando el plan empieza a desmoronarse.
Kim Essendrup
- Historias de la experiencia de Kim donde haber tenido un RAID log efectivo habría llevado a un resultado diferente y más deseable en el proyecto [9:09]
- Kim tuvo una experiencia con un cliente donde el proyecto fue tan mal que el cliente quería cancelar el proyecto y hacer que les pagaran por los problemas.
- Kim y su equipo volaron al Reino Unido inmediatamente para reunirse con ellos.
- Había frustración en ambos lados y resultó que no había un RAID log.
- Kim trabajó con su equipo y su cliente para rellenar un RAID log.
- Luego pudieron abordar los problemas juntos en lugar de enfocarse en las deficiencias de cada parte.
Un RAID log es una excelente plataforma para lograr alineación y asegurarse de que todos se entiendan, y así crear una fuente común de problemas en la que unirse y trabajar conjuntamente para resolverlos.
Kim Essendrup
- Cómo garantiza Kim que el RAID sigue siendo la fuente de la verdad [15:20]
- El gestor de proyectos tiene que vivirlo.
- Hay mucho seguimiento que el gestor de proyectos tiene que hacer.
- De los proyectos fallidos que Kim ha tenido que ir a salvar, cuando pide ver su RAID log, no tienen uno.
- Los problemas suceden, las cosas se posponen, así que si sabes que es probable que surjan problemas, entonces debes usar tu arma secreta (RAID log) para mantener tu proyecto en marcha.
- Herramientas disponibles para ayudar a los líderes de proyecto a crear y gestionar un RAID log [18:29]
- Han implementado herramientas en más de 60 organizaciones.
- Descubrieron que las herramientas disponibles no trabajan bien con los RAID logs o simplemente no lo hacen.
- Las herramientas están hechas o bien para la perspectiva ejecutiva del negocio, o bien en el extremo opuesto: son muy simples y orientadas al usuario. Estos dos extremos dejan fuera al gestor de proyectos.
- Kim y su equipo crearon un software de RAID log – raidlog.com
- La interfaz es una hoja de cálculo plug and play con componentes visuales que te permite mostrarlo en conversaciones de negocios con tus interesados.
- ¿Un RAID log es solo para gestores de proyectos? [26:58]
- Puedes usarlo como producto siendo dueño de producto trabajando en un entorno ágil.
- Como scrum master, el RAID log no trata tanto sobre el producto sino sobre el equipo: ¿cómo apoyo al equipo y les ayudo a tener éxito?
- Desde la perspectiva del gestor de proyectos: tienes que gestionar hacia arriba. ¿Cuáles son las cosas que necesitas encargar a otras personas y hacerlas trabajar en ellas?
- Es terrible tener problemas, pero es aún peor tener los mismos problemas una y otra vez.
El RAID log no trata tanto del producto, sino del equipo.
Kim Essendrup
Conoce a Nuestro Invitado
La experiencia y conocimientos de Kim Essendrup provienen de más de 20 años gestionando iniciativas de proyectos críticos y equipos de entrega. Es el CEO y cofundador de RAIDLOG.com, fundador de la consultora de gestión de proyectos The Kolme Group y coanfitrión del pódcast Project Management Happy Hour. También publicó recientemente su segundo libro, “La guía definitiva del RAID Log.” El enfoque profesional de Kim está puesto en asesorar y guiar a nuevos líderes para que logren llevar a cabo iniciativas desafiantes y de alto valor con éxito. No solo disfruta el reto de entregar proyectos, sino también el desafío de los deportes de resistencia, habiendo completado varias triatlones Ironman y ultramaratones

Nuestra visión es que queremos hacer que el RAID log basado en hojas de cálculo quede obsoleto, porque queremos tener una mejor solución que todos puedan usar.
Kim Essendrup
Recursos de este episodio:
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- Descubre el Pódcast PM Happy Hour
- Mira el libro de Kim: La Guía Definitiva del RAID Log: La única herramienta que necesitas para gestionar cualquier proyecto
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Lee la transcripción:
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Galen Low: Estás buscando frenéticamente en tu bandeja de entrada otra vez. Esta vez buscas ese correo de tu jefe confirmando una decisión sobre tu proyecto. ¿Cómo se llamaba? ¿Cuál era la decisión? Todo está en pausa hasta que lo encuentres, así que preparas café y sigues buscando. Va a ser una noche larga.
Vamos a explorar la practicidad de los RAID logs y cómo integrarlos en tu flujo de trabajo para que puedas impulsar conversaciones con los interesados, comunicar fácilmente el estado de tu proyecto y no volver jamás a perder horas buscando ese correo de tu jefe.
Hola a todos, gracias por sintonizarnos. Mi nombre es Galen Low, de The Digital Project Manager. Somos una comunidad de profesionales digitales con la misión de ayudarnos entre nosotros a adquirir habilidades, ganar confianza y conectarnos para amplificar el valor de la gestión de proyectos en un mundo digital. Si quieres saber más, visita thedigitalprojectmanager.com.
Bien, hoy hablamos de RAID logs y el delicado arte de rastrear riesgos, acciones, incidencias y decisiones para llevar los proyectos al éxito.
Hoy me acompaña Kim Essendrup, antes del Kolme Group, una organización empeñada en ayudar a empresas a construir procesos de toma de decisiones basadas en datos. Pero muchos de ustedes también lo conocen por ser uno de los dos coanfitriones fundadores del exitosísimo podcast PM Happy Hour.
¡Bienvenido, Kim!
Kim Essendrup: ¡Hola, Galen! Gracias por invitarme.
Galen Low: Gracias por estar en el programa. Vaya, esto es como un momento de celebridad para mí. PM Happy Hour es muy divertido. Cada episodio que escuché ha sido genial.
De todos modos, siento celos de tu podcast. Me parece genial. Para quienes no lo conozcan, vayan a escucharlo. Tiene una dinámica muy buena. De hecho, me preguntaba si podría empezar con una pregunta de fan: ¿qué te llevó a crear el podcast PM Happy Hour en primer lugar?
Kim Essendrup: Primero debo decir que también soy muy fan tuyo, así que la admiración es mutua. Pero sí, he hecho mucho coaching de gestores de proyectos. Descubrí que muchas veces daba los mismos consejos y pensé: lo pondré en el blog y la gente lo leerá, y será genial. Pero descubrí que realmente no les gusta leer publicaciones de 10,000 palabras sobre gestión de proyectos.
No es muy divertido. Además, tenía otro pequeño emprendimiento, sobre otro tema, y un consultor me dijo: deberías hacer un podcast. Así que me lancé a todo ese proceso, compré un micrófono. Lo hice para ese otro emprendimiento, que no funcionó, pero me introdujo al mundo del podcast.
Así que tomé impulso. Aprendí cómo hacerlo. Pensé, ¿por qué no tomar algunos de esos artículos del blog y hacerlos realmente interesantes? Y pensé, ¿quién sería la única persona que podría hacer conmigo un podcast aún más interesante sobre gestión de proyectos?
Y la respuesta fue sin duda Kate. Así que contacté a Kate y le dije: ¿Quieres hacer esta locura? Y Kate aceptó de inmediato. Desde entonces, ha sido cada vez más divertido.
Galen Low: Me encanta. Tienen una química buenísima. Casi siento que escucho un programa de radio matutino, pero muy gracioso y además sobre proyectos.
Esto es mi estilo. En serio, soy fan total. Si aún no lo han escuchado, búsquenlo. PM Happy Hour o Project Management Happy Hour, disponible en casi todas las apps de podcast.
Kim Essendrup: En todas las que encontrábamos.
Galen Low: ¡Eso es! Perfecto. Muy bien, vamos al grano.
Hoy nos toca nerd-ear sobre los RAID logs. Para poner en contexto a los oyentes, ¿puedes definir qué es un RAID log para ti y por qué es importante?
Kim Essendrup: Sí. RAID es un acrónimo en inglés de Riesgos (Risks), Acciones (Actions), Incidencias (Issues) y Decisiones (Decisions). Algunas organizaciones prefieren Asunciones y Dependencias en vez de Acciones y Decisiones, pero podemos hablar de ello más adelante.
La idea principal es que es un registro: de riesgos, registro de acciones, todas esas bases que te enseñan, especialmente si sigues una metodología como la del PMI. El seguimiento de estos elementos solía hacerse, históricamente, en una sola hoja de cálculo. Era lo clásico cuando empecé en gestión de proyectos, hace décadas.
Ha existido siempre y es una herramienta operativa indispensable para ayudar a los gestores de proyectos a dirigir los suyos. Según nuestras encuestas, alrededor de la mitad o dos tercios de los gestores de proyectos lo usan o lo conocen, y es una herramienta realmente crítica. Así que ahora estamos evangelizando sobre esto.
Galen Low: Muy interesante. Yo fui de los que, sin darme cuenta, ya usaba uno. En una sesión hablando de nuestro RAID log, yo usaba el modelo de riesgos, asunciones, incidencias y dependencias. Alguien preguntó, ¿estás seguro de que no es así? ¿Cuál prefieres y por qué?
Kim Essendrup: A mí me gustan acciones y decisiones, porque si piensas en una asunción, es una hipótesis de planificación: "Voy a hacer este proyecto. ¿Cuáles son las asunciones en torno al alcance o en nuestra planificación?" Así, una asunción se vuelve un riesgo si es inválida. Para mí, las asunciones caen en la "R" de riesgos. Las dependencias igual. Si tienes una dependencia en tu proyecto, sobre todo externa, es un riesgo o también pertenece a la planificación por su aspecto temporal, como predecesoras o sucesoras.
Así que suelen ir en uno de esos dos lugares. A veces las dependencias externas son tan críticas que quizás merecen pestaña propia en el log; en cuyo caso, sería RAIDD. Pero si pones el enfoque en acciones y decisiones, son cosas operativas. Aquello en lo que necesitas hacer seguimiento activo para llevar el proyecto hasta la entrega y mantener tu RAID log como herramienta de gestión diaria para mantenerte organizado.
Galen Low: Me gusta ese enfoque de impulso y coincido contigo. Muchas veces, todas mis asunciones y dependencias eran en realidad riesgos. Siempre los veía como riesgos dentro de mis proyectos y dudaba si lo estaba haciendo bien.
Kim Essendrup: Sí. Quizá lo mejor para iniciar tu log de riesgos sea comenzar con todas tus asunciones y dependencias, en torno a las que descansa todo tu plan.
Galen Low: Sí. Y si después validas o invalidas alguna, la puedes sacar del log. Me gusta. Hablamos de lo importante que es el RAID log y reconozco, en especial por el lado de las decisiones.
Tenerlo todo junto, especialmente en un solo registro, es mejor que tener ocho documentos diferentes que la gente debe revisar y mantener actualizados, cosa que francamente no ocurre en los proyectos.
Kim Essendrup: O tienes que buscar uno a uno en tu Outlook, "ay, ¿dónde está ese correo? Sé que estaba aquí."
Galen Low: Soy el rey de buscar en Outlook porque no organizo nada mi bandeja de entrada. Pero sí, tiene sentido. Y también, hablamos antes de que, sí, se trata de riesgos, pero realmente sirve para que tu proyecto no acabe muy mal. No quiero sonar fatalista, pero realmente ayuda a que todo siga por el buen camino. ¿Puedes contarnos cómo utilizas funcionalmente un RAID log para lograrlo?
Kim Essendrup: Me gusta pensar que sirve para la operación o el rescate de cualquier proyecto. La parte operativa es clave, porque si no la usas, probablemente acabarás teniendo que rescatar tu propio proyecto.
Si piensas en las herramientas que usas para gestionar tus proyectos, está el plan o backlog: las tareas que contribuyen directamente a los entregables, y eso está bien. Ahí están las cosas que hacer. Pero el RAID log interviene para asegurarte de que esas cosas se hagan correctamente.
El RAID log no es el plan, es la manera en que te aseguras de que el plan se ejecute. Inevitablemente, ¿quién tiene un proyecto perfecto? Y si lo tienes, eres muy afortunado. Siempre hay problemas, desafíos, cosas que salen mal.
¿Y con qué lo gestionas? No usas el cronograma, usas el RAID log para identificar dónde están los riesgos, qué acciones debes seguir para no retrasarte tú ni tu equipo, qué incidencias han surgido y cómo resolverlas rápido y mantenerte en camino, y qué decisiones debes prever, planificar o exigir.
Cuando no haces esto, cuando no gestionas riesgos ni dejas constancia de las decisiones, es cuando el plan se desmorona. Se trata de gestionar los básicos, y cuando descuidamos lo esencial, ahí es donde los proyectos se tuercen. Para mí, la magia del RAID log es esa: es muy simple, pero ayuda muchísimo a mantener los básicos bajo control.
Galen Low: Mencionaste tu experiencia como coach. ¿Tienes alguna historia de cuando todo se complicó y un RAID log básico ayudó a resolverlo?
Kim Essendrup: Definitivamente. Hace años asumí la dirección de una PMO en Europa, lo cual fue genial por los viajes pagados, aunque vivía en Phoenix; iba una vez al mes. La organización era fantástica.
Pero al tomar el rol de gerente de PMO, también te conviertes en el apagafuegos principal. Era viernes, y sabes que si te llaman un viernes por un proyecto, nunca es para algo bueno. Mediodía para mí, tarde en el Reino Unido.
Dijeron: “Este proyecto está tan mal que el cliente amenaza con cobrarnos por los problemas y cancelar el contrato”. El lunes ya estaba en el centro de Inglaterra. El cliente estaba indignado.
Nos reunimos todos y expusieron todos los problemas, y cada uno era legítimo. Pensé, yo también estaría molesto. Escuché todos sus desafíos y luego miré a mi equipo: "¿Alguien tiene algún problema?" Y la avalancha llegó: "El cliente no nos dio esto, no nos entregaron aquello, no pudimos tener éxito por falta de la información necesaria". Y el cliente: "¡Nunca me avisaron!".
Esperé a que hubiera silencio y pregunté: "¿Pueden mostrarme su RAID log?" Silencio total. No sé si no sabían qué era un RAID log o si se dieron cuenta de que no tenían uno y les dio vergüenza.
Así que lo sacamos ahí mismo, abrí el portátil con un RAID log listo. Empecé a escribir todos sus problemas, dejar que todos se desahogaran y lo proyecté en pantalla, lo que les permitió ver que cada preocupación era registrada realmente. Después hice lo mismo con mi equipo.
Luego noté que muchas eran dependencias: "Tú esperabas esto y yo no lo sabía". Así que, aunque generalmente no recomiendo poner dependencias, aquí merecían su espacio. Documentamos todas esas dependencias y lo genial fue que, durante la tarde, en vez de estar enfrentados, giramos las sillas y acabamos todos mirando la pantalla, luchando juntos contra los problemas, no entre nosotros.
Moral de la historia: usar un RAID log sencillo es una gran base para alinear y asegurar que todos se entiendan, crear una fuente común de problemas para trabajar juntos y resolverlos. Puede cambiar el rumbo de un proyecto o al menos ayudarte a controlarlo.
Galen Low: Me encanta la anécdota y el lenguaje corporal: dejan de estar enfrentados para pasar a la colaboración, ¿no?
Porque muchas veces subestimamos que todas estas técnicas y procesos de gestión de proyectos se crean para facilitar la comunicación. Lo que dices de las dependencias: a veces se ven como obstáculos, pero muchas veces es simplemente que necesitas que alguien haga algo para continuar. Sin visibilidad, no se entiende el porqué ni la urgencia. Y nadie dice nada hasta que el proyecto se desvía.
Y se trata de tener traza sobre todo lo que hay que vigilar. Sé que parece mucha documentación, pero no es vergonzoso no poder acordarse de las cientos de cosas que hay monitorizar durante un proyecto.
Claro, "¿recuerdas esta decisión?" En medio de cientos por semana, es imposible tenerlo todo en la cabeza.
Kim Essendrup: Totalmente. Una cosa es discutir en una reunión, pero cuando lo dejas documentado, especialmente si lo compartes en Zoom o proyector y pones el nombre de la persona, entonces lo sienten realmente. Y es una gran herramienta de comunicación y de rendición de cuentas.
Cuando doy coaching y mentoring a gestores de proyectos, y tenemos una comunidad, siempre insisto: si llegas a un nuevo entorno o asumes un proyecto, consigue un RAID log si no hay uno.
Porque así empiezas a entender cómo vas a gestionar el plan. Y, sobre todo en proyectos gubernamentales, siempre digo: "Trata tu RAID log como si pudiera ser requerido por un tribunal, porque algún día podría serlo". Puede que algún día agradezcas tenerlo actualizado.
Galen Low: ¡Cien por cien! Yo estuve en un par de proyectos auditados. Y sí, no tener la documentación adecuada lista, aunque esté en algún sitio, tener que rebuscarla ya es otro proyecto. Pero si tienes una traza clara de lo que pasó, los riesgos, cómo los tratamos, ayuda mucho.
Kim Essendrup: Seguro que esa auditoría te puso en guardia ese día.
Galen Low: ¡Madre mía! Abran el registro de horas, todos.
Y haces bien al mencionar lo práctico de usar el RAID log. Hay gente que lo ve como demasiado trabajo. Ya sé que lo pusiste en pantalla y lograste alinear a dos equipos, pero ¿cómo mantenerlo como fuente de verdad más allá de ese momento de alineamiento?
Kim Essendrup: Creo que el gerente de proyecto tiene que asumirlo de lleno. Y sí, puede parecer más seguimiento y gestión.
Y la verdad es que sí. Podrías no hacer RAID log y esperar tener suerte, igual que quien cruza un semáforo en amarillo cerrando los ojos. Muchas veces sale bien, pero, cuando he ido a rescatar proyectos problemáticos, la respuesta a: "¿Me enseñas tu RAID log?" siempre es negativa.
A mí personalmente, cuando mis proyectos van mal empiezo a pensar: "ups, esto se va a la cuneta" y entonces caigo en que no he actualizado mi RAID log, o ni siquiera lo he hecho.
Por tanto, después de haber pasado por ese dolor varias veces, entiendes que hay que hacerlo. Si nos abstraemos y miramos el panorama, hay muchos analistas que revisan la tasa de éxito y fracaso de los proyectos.
Los datos varían por año y estudio, pero suelen decir que entre un 70% y 80% de los proyectos no logran sus objetivos clave. Y casi un 20% fracasan por completo. Los gestores de proyectos conocemos esto. Sabemos que ocurren problemas, se alargan los tiempos, los costes aumentan más de lo planeado. Así que, si sabes que hay probabilidades de que surjan problemas en tu proyecto, ¿no deberías dedicar tiempo a evitarlos?
Ese es nuestro trabajo. Somos gestores de proyectos. Somos los héroes que sacamos adelante esto. El RAID log es nuestra herramienta súper poderosa para mantener los proyectos en orden.
Galen Low: Los datos también dan que pensar, ¿no? Porque a veces alimentan la negación: "Uno de cada tres..." y piensas "No me va a tocar". Y cuando te pasa, dices: "Era inevitable". Pero muchas veces eso nos lleva a no afrontarlo proactivamente.
Como dices, podemos cerrar los ojos ante el semáforo en ámbar. O podemos quedarnos paralizados: "Probablemente fracasaré según los datos". Pero lo que antes describías es como tomar el control.
Tienes el plan, vale, es como un mapa, pero el RAID log es el volante con el que diriges activamente el proyecto para que no se salga del camino. Es consolidado, claro.
El equipo puede verlo y colaborar con él en la sala. Pero pensaba en algo que dijiste antes: para ti y para mí, el RAID log siempre ha sido una hoja de cálculo. Y hay quien piensa: "no necesito otra hoja más".
¿Qué herramientas existen para gestionar un RAID log que no sean Excel o Google Sheets?
Kim Essendrup: Es curioso. Hay muchas herramientas de gestión de proyectos en el mercado. Kolme Group, mi consultora, ha implementado herramientas de gestión en más de 650 organizaciones.
Es un logro poder llevar soluciones así a empresas de diferentes sectores y tamaños. Pero es curioso que, tras implementar muchas herramientas, la mayoría no cubren bien los RAID log.
Muchas ni lo intentan, lo cual está bien si son para gestión de tareas o predicción de recursos, que también es valioso para las empresas.
Lo que hemos visto es que las herramientas o bien van dirigidas a la alta dirección, ayudando en planificación a nivel empresa o portafolio, o se vuelven muy simples, muy orientadas al equipo, no requieren mucha configuración. Paneles Kanban, tareas, velocidad scrum, etc. Herramientas pensadas para el equipo o el Scrum Master. Pero, en ese empuje hacia arriba o hacia abajo, el gestor de proyectos queda fuera.
¿Qué herramientas están específicamente pensadas para facilitar el día a día del manager? Pocas. En las implementaciones encontramos que algunas te dejan montar algo parecido a un RAID log, quizás tienes algo de riesgos o incidencias, o puedes improvisar un tablero Kanban con riesgos e incidencias. Pero se pierde mucha simplicidad y parte del valor que ofrece un RAID log básico.
Pedimos a varios partners de software incluir un RAID log y todos nos dijeron: "Kim, el RAID log no está en el cuadrante mágico de Gartner, así que no lo haremos". Así que decidimos hacerlo nosotros porque estábamos hartos de usar hojas de cálculo.
Las hojas funcionan, pero son limitadas para compartir, llevar control de versiones, colaborar o seguir la historia de un riesgo. Todo queda mezclado en una celda, es difícil de gestionar y no obtienes todo el valor que deberías.
Por eso creamos un RAID log SaaS: raidlog.com. Es fácil de recordar. Estamos en la primera etapa, pero nuestra misión es crear la herramienta definitiva que permita a los gestores de proyectos ser exitosos.
Ellos son los superhéroes, los responsables de $1.7 billones de gasto de capital al año solo en EE.UU. Así que queremos empoderar a esas personas.
Galen Low: Me encanta. Es fascinante eso que dijiste: el software está yendo en dos direcciones, ¿no?
La vista empresarial y la simplista para equipos. En el fondo, todo vino de conceptos como Microsoft Project. Y aún así, los PMs quedan fuera. Algunas herramientas son mejores que otras, claro.
Uso algunas en las que pienso: "fueron diseñadas como pienso yo", actualizaciones de estado, recordatorios... Pero nunca he visto un módulo RAID en ellas, así que me interesa saber más.
¿Puedes contarnos cómo funciona? ¿Se integra con otros programas? ¿O es una aplicación independiente?
Kim Essendrup: Es una aplicación independiente con interfaz tipo hoja de cálculo: rápida, eficiente, no complica nada si ya sabes usar RAID logs. También tenemos una interfaz más visual, intuitiva para quienes son nuevos o quieran mostrar una incidencia crítica ante un ejecutivo. El componente visual permite abrir y detallar una incidencia y presentarla de tal forma que se pueda dialogar con los interesados o patrocinadores.
Estamos añadiendo funciones más amigables, como guías por procesos. Por ejemplo, si sabes qué es una T-chart para decisiones (beneficios frente a inconvenientes), la hemos incorporado a nuestro módulo de decisiones. En Excel sería complicado. Vamos a incluir mapas de calor y otras cosas que los PMs deberían probar, pero difícilmente harían en solitario, como análisis Monte Carlo o análisis avanzados.
Más adelante incluiremos analítica avanzada y funciones de IA. Todo será independiente, aunque el RAID log no es la única herramienta; estamos añadiendo integraciones: ya la tenemos con Planview adaptive work, la haremos con Jira y tantas como podamos.
Estamos conectados con Zapier, que a la vez se conecta con casi todo. Nuestra visión es hacer obsoleto el RAID log en hojas de cálculo con una solución mejor y una versión gratuita potente para quien solo quiera un RAID log simple, y funciones avanzadas para los power users.
Galen Low: Lo que más me gusta es que para mí era solo llevar registro, una simple nota, pero aquí vais mucho más allá: puedes analizar, usar T-charts...
¡Es gestión RAID más que un simple log!
Kim Essendrup: Incluso más. Lo llamamos raidlog.com porque es la herramienta operativa principal, pero los RAID log han evolucionado poco por las limitaciones de las hojas de cálculo. Nuestra visión es ayudar a los gestores con herramientas definitivas para administrar un proyecto. Planeamos incluir lecciones aprendidas o actas de reunión, para que puedas documentar ambas cosas simultáneamente y ahorrarte muchas horas semanales.
Queremos ser la herramienta a la que recurras; luego puedes conectar lo que uses de programación o backlog, como complemento. Queremos quitar el dolor de la gestión de proyectos.
Galen Low: Me encanta que se integre con otras soluciones y sea abierto.
Ya estáis con Zapier; puedes mover datos, analizar riesgos, decisiones... Al final es esa capa de colaboración que muchas veces falta a nivel empresa o en el equipo de campo.
Kim Essendrup: Queremos ir más allá: no quiero solo decir, "Aquí tienes la herramienta, úsala como puedas". Queremos que incluya conocimiento y formación. Si accedes y eres nuevo en gestión de riesgos, que encuentres tutoriales y ayudas en contexto: ¿qué es probabilidad e impacto? Ayudas para funciones avanzadas también, como análisis Monte Carlo, valor monetario esperado y otros cálculos que has escuchado pero nunca usado por la dificultad de hacerlos en Excel. Nosotros te lo damos todo hecho: introduces los datos y, con un clic, tienes lo que necesitas.
Galen Low: Me encanta, porque he creado varios registros de riesgos desde cero y son puro fórmulas. Ojalá no tuviera que hacerlo.
Kim Essendrup: Sí. Llega un punto en que dices: "Esto es suficiente; tengo que seguir con mi trabajo. No puedo perder más tiempo con esto".
Galen Low: "Añade un 15% de contingencia y ya". Vamos.
Última pregunta: mencionaste que algunas herramientas no cubren lo del gestor de proyectos. Pero, ¿el RAID log es solo para jefes de proyecto?
¿O puede usarlo cualquiera para fomentar la cultura de equipo, la rendición de cuentas sobre riesgos, acciones, incidencias y dependencias, y convertirlo en un deporte de equipo?
Kim Essendrup: Es excelente pregunta. El RAID log nació como una herramienta esotérica usada por los PMs veteranos, y lo conociste así... pero en realidad sirve para sacar adelante el plan y no tiene por qué ser en sentido clásico de proyectos en cascada. Puede servir para productos, si eres product owner en agile, llevar el seguimiento de riesgos, decisiones, dejar constancia para futuras referencias, etcétera. Si eres scrum master, es útil para apoyar a tu equipo y ayudarle a ser más efectivo.
En el fondo, el RAID log no es sobre el producto, sino sobre el equipo: cómo hacer que sean exitosos y apoyarles. Si eres gestor de una PMO, puedes mentorizar a tus PMs con un simple: "Muéstrame tu RAID log. Veamos cómo gestionas tus proyectos y te doy recomendación".
Desde arriba, si necesitas reunirte con tu jefe de PMO o un patrocinador, filtra el RAID log a los 3-4 puntos críticos para ellos y enmárcalo en una conversación. Así les implicas y demuestras control.
El RAID log va más allá de una herramienta operativa: es una forma de trabajo, de colaboración, no solo para organizarse uno mismo sino para organizar y motivar al equipo, para comunicar y colaborar.
Galen Low: Todos los puntos me parecen excelentes. Hay poca gente que no tenga que gestionar riesgos, acciones, incidencias o decisiones en su día a día.
Puede ser una herramienta de colaboración para cualquiera. Me alegra lo del filtrado, porque los PM adquirimos una gran capacidad para lidiar con mucha información y al final mostramos nuestros Gantt Charts y el resto sale corriendo.
Hay que condensar. Los RAID logs, como decías, hay que prepararlos en un formato apto para conversar con stakeholders, no presentar la lista entera. Sirve tanto para gestionar equipos de PMs, como expectativas con la dirección. Es una especie de mensaje en la botella, aunque más bien es una fuente de verdad. Si eres disciplinado, puede ayudar a que todo vaya más fluido.
Kim Essendrup: Así es. Y como dije antes, RAID es solo el principio. A veces se añade lecciones aprendidas. Tener incidencias es malo, pero repetir la misma es peor. Así que añade lecciones aprendidas para abordar esas situaciones y hacer tu vida más fácil la próxima vez.
Galen Low: ¡Me encanta! Además, me interesa mucho lo de la IA.
Me parece fascinante. ¿Dónde puede la gente saber más de RAID log?
Kim Essendrup: En raidlog.com. Dominio fácil de recordar. Nos encantaría que pruebes el producto y, sobre todo, recibir tu feedback para hacer una gran herramienta para gestores de proyectos.
Puedes contactarme por LinkedIn. Me encanta conversar, recibir comentarios sobre el producto, el podcast o si solo deseas hablar sobre gestión de proyectos. Si eres nuevo en RAID logs y piensas "¿de qué va esto?" escribí un libro, porque curiosamente no había ninguno sobre RAID logs. Así que en Amazon, si buscas "Ultimate Guide to RAID Log" encuentras mi libro, creo que es el único.
Galen Low: Increíble, no tenía idea. Eso está genial. Pondré todos los enlaces en las notas del episodio para los oyentes. Y yo mismo voy a echarle un vistazo porque nunca pensé más allá de la hoja de cálculo clásica, así que tengo curiosidad.
Kim Essendrup: Perfecto.
Galen Low: Kim, muchísimas gracias por estar hoy aquí. Aprecio mucho tus ideas. Siempre disfruto "frikear" sobre gestión de proyectos y más sobre estos temas clásicos: RAID logs, registros de riesgos y todos esos conceptos que tienen fama de intimidantes, pero que una vez los entiendes son herramientas esenciales y lógicas.
Así que gracias de verdad por tu visión. ¡Ha sido fantástico!
Kim Essendrup: Muchas gracias por invitarme, Galen.
Galen Low: Ya lo saben: si quieres unirte a la conversación con más de mil expertos en gestión de proyectos, ven a nuestra comunidad. Ve a thedigitalprojectmanager.com/membership para saber más.
Y si te ha gustado este episodio, suscríbete y sigue en contacto en thedigitalprojectmanager.com. Hasta la próxima. ¡Gracias por escuchar!
