Galen Low está acompañado por Shashwati Roy, gestora de proyectos de profesión. Completó su maestría en Estadística y desde entonces ha trabajado en la industria de TI. Cuenta con una amplia experiencia en las áreas de Calidad, Liberación y Gestión de Proyectos. Escucha para aprender cómo hablar sobre el riesgo y lograr que todos te escuchen.
Aspectos Destacados de la Entrevista:
- Shashwati Roy tiene una maestría en Estadística y más de 18 años de experiencia en gestión técnica de proyectos en la industria del sector público. También fue presidenta del Capítulo Sacramento Valley del PMI, así como una respetada docente y mentora enfocada en gestión de adquisiciones y gestión de riesgos. [1:39]
- Fuera de la gestión de proyectos, a Shash le encanta cocinar, leer libros, organizar fiestas y hacer ejercicio. [1:57]
- Shash comenzó su trayectoria buscando la certificación PMP en 2005 y al mismo tiempo se involucró con el PMI – Capítulo Sacramento Valley. Ocupó cargos iniciando en la rama educativa, organizando talleres, y luego se convirtió en presidenta del capítulo de 2010 a 2013. Para ella, eso fue una verdadera prueba de gestión de proyectos porque debía dirigir un capítulo con participación voluntaria, pero aún así ser responsable ante los miembros y la dirección de PMI. [8:39]
- En 2009, la directiva de HP le pidió a Shash que asumiera uno de estos dos puestos: establecer una PMO y liderar QA. Eligió el equipo que estaba creando una PMO en HP. Fue una enorme prueba de conocimientos en todas las áreas de la gestión de proyectos. Además de establecer procesos, también había que idear formas de comunicar el mensaje a otros PM y opciones que se adaptaran al cliente. Su trayectoria incluye gestión de proyectos, gestión de liberaciones, portafolio y gestión de programas. [11:55]
- Los tipos de proyectos en los que Shash ha trabajado a lo largo de los años fueron principalmente proyectos de TI, funcionalmente en la industria de bienestar y salud. Disfrutó el proceso de asegurar que las leyes estatales relacionadas con el bienestar se integraran en las piezas funcionales del proyecto y también tuvo la oportunidad de trabajar en proyectos enfocados en hardware e infraestructura. [14:27]
- A Shash realmente le encanta ser mentora y enseñar porque es una experiencia de aprendizaje. Cuanto más enseñas, más aprendes. Cuando imparte sus cursos en UCD, es lo que más felicidad le da. También ha conocido a una gran variedad de estudiantes con experiencia en TI. [17:56]
La razón por la que amo enseñar y ser mentora es porque cuanto más enseño, cuanto más guío, más aprendo.
Shashwati Roy
- En septiembre de 2019, Shash participó en una caminata de 5k para el cáncer pediátrico de UC Davis. Lo trató como un proyecto. Organizaban reuniones semanales de estado y reunía a todos sus voluntarios en una llamada de Zoom. Y cada semana revisaban una lista de tareas y les pedía que elaboraran un poco de mitigación de riesgos. [21:24]
El riesgo es prever una posible situación que se enfrentará en el futuro.
Shashwati Roy
- Para Shash, la conciencia y poder prever una situación potencial es inteligencia. Estar consciente y entender la situación demuestra un fuerte control sobre ella. [22:55]
- Cuando se enfrenta a un riesgo, Shash toma los siguientes pasos: identificar el riesgo, comunicar el riesgo y maneras de mitigarlo. Definir responsables y funciones para la gestión de riesgos. Priorizar los riesgos, lo cual debe hacerse con el cliente y el equipo. Después de priorizar, debes ser consciente del impacto y la gravedad. Discutir el registro de riesgos en cada reunión de estado. [28:05]
Identifica el riesgo, comunica sobre el riesgo y habla sobre diferentes planes de mitigación.
Shashwati Roy
- No sobrecargues un riesgo hablando de él constantemente. Las reuniones de estado, sean internas o externas, son modos preferidos para discutir los riesgos. [35:56]
Nunca termines una reunión de estado sin hablar del riesgo.
Shashwati Roy
- Cuando Shash estaba guiando a otros gestores de proyectos, su cosa favorita era, al terminar la reunión de estado, repasar todos los puntos y marcar con una ‘R’ o una ‘I’ — ¿es un riesgo o un incidente? Luego debatirlo en la próxima reunión de estado. [37:32]
- Es muy difícil para las personas hablar sobre riesgo porque lo ven con una connotación negativa o con miedo. [40:32]
Debemos guiar a las personas y hacerles entender que el riesgo es un tema muy cómodo.
Shashwati Roy
Biografía del Invitado:
Shashwati (Shash Roy) es gestora de proyectos profesional. Completó su maestría en Estadística y ha trabajado en la industria de TI desde entonces. Posee amplia experiencia en las áreas de Calidad, Liberación y Gestión de Proyectos.
Durante 18 años, trabajó en EDS/HP en el Proyecto CalWIN y actualmente trabaja en PCG (Public Consulting Group) como Consultora Senior desde febrero de 2018.
También ha estado vinculada al Capítulo del Valle de Sacramento de PMI por más de una década, sirviendo como presidenta del capítulo desde octubre de 2010 hasta diciembre de 2013 y permaneciendo como voluntaria activa tanto del capítulo como de PMI global.
Además de la gestión de proyectos, a Shash le encanta cocinar, leer libros y hacer ejercicio.

Cuanto más consciente seas del riesgo, más confianza tendrás a la hora de gestionarlos y te sentirás más seguro respecto a tu proyecto.
Shashwati Roy
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- Envíale un correo a Shashwati shashroy21@gmail.com
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Lee la Transcripción:
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Galen Low: Llegas a la parte de la agenda sobre riesgos y la gente comienza a abandonar la llamada. Incluso quienes se quedan parecen un poco desconectados. Recibes un mensaje privado de un colega diciendo que la gente piensa que los riesgos son un poco deprimentes. Quiero decir, aún es temprano en el proyecto y la gente quiere seguir optimista hasta que tengan motivos para no estarlo.
Quizás tengan razón. Incluso tú has tenido momentos en los que cada riesgo en tu registro de riesgos parece un insulto a tus habilidades como gestor de proyectos. Hay días en los que tampoco quieres hablar de riesgos.
¿Por qué es tan difícil tener conversaciones sobre el riesgo?
Si has luchado por lograr que tus equipos y partes interesadas se sientan cómodos hablando sobre riesgos de proyectos, sigue escuchando. Compartiremos algunos consejos internos sobre cómo crear una cultura de gestión de riesgos que genere confianza, fortalezca la comunicación en el proyecto y facilite la toma de decisiones inteligentes para que todos desempeñen un papel en la navegación del proyecto hacia el éxito.
Gracias por sintonizarnos, mi nombre es Galen Low con The Digital Project Manager. Somos una comunidad de profesionales digitales con la misión de ayudarnos a desarrollar habilidades, ganar confianza y conectarnos, para que podamos liderar nuestros proyectos con propósito e impacto. Si quieres saber más sobre esto, entra a thedigitalprojectmanager.com.
¡Hola a todos! Gracias por acompañarnos en el pódcast de DPM. Hoy vamos a sumergirnos en un área fundamental que no solo temen los DPM, sino que también es mal entendida por un gran número de equipos digitales. Exacto, hablamos del riesgo.
Es una de las áreas más difíciles y más descuidadas de la gestión de proyectos. Y, sin embargo, gestionarla es posiblemente la herramienta más proactiva y transferible que tienes a tu disposición.
Entonces, ¿cómo podemos reconocer el riesgo, aceptarlo e incluso lograr que nuestros equipos disfruten hablar de él?
Para adentrarnos en este tema, hoy tengo una invitada muy especial.
No solo tiene una Maestría en Estadística y más de 18 años de experiencia en gestión técnica de proyectos en el sector público, sino que también fue presidenta del PMI Sacramento Valley Chapter, así como una respetada profesora y mentora especializada en gestión de adquisiciones y riesgos.
Fuera del ámbito de la gestión de proyectos, le encanta cocinar, leer libros, organizar fiestas y hacer ejercicio.
Amigos, les presento a Shashwati Roy. ¡Hola, Shash!
Shashwati Roy: ¡Hola a todos! Realmente estoy esperando disfrutar de esta sesión.
Galen Low: Es un placer tenerte aquí. Tienes una gran riqueza de conocimientos y, como mencioné, el riesgo es solo una de esas áreas de las que todos podemos aprender un poco más.
Pero antes de entrar de lleno en el tema, solo quería saber qué sucede actualmente en tu vida. ¿Qué te inspira últimamente?
Shashwati Roy: Ok. Muy buena pregunta. Difícil, Galen. Confinamiento, sin viajes. Por eso, explorando áreas de audiolibros, pódcast, etcétera. Estoy leyendo constantemente porque camino constantemente. No, no voy al gimnasio.
Esto de verdad me hace muy feliz. Escuchar libros, escuchar pódcast, grabar pódcast, hablar de gestión de proyectos, etc. Todo eso me inspira mucho.
Galen Low: Bien por ti, a) por mantenerte caminando y haciendo ejercicio, y b) por encontrar la oportunidad de escuchar audiolibros y pódcast para poder hacer ambas cosas a la vez.
Sé que muchos de nuestros oyentes escuchan el pódcast camino al trabajo. Y cuando eso no pasaba, quizá lo escuchaban paseando a su perro. Y si tampoco era el caso, tal vez simplemente lo escuchaban en casa. Pero bien por ti por tomar el compromiso de seguir cuidando tu salud y seguir aprendiendo. Me encanta eso.
Muy bien. Vamos a ello.
Hablemos de cómo hablar sobre riesgo de manera cercana. Creo que el objetivo de hoy es conseguir que nuestros oyentes se sientan lo suficientemente cómodos para comunicar eficazmente con patrocinadores, partes interesadas, miembros del equipo del proyecto y equipos directivos, de manera que se fomente una cultura de gestión de riesgos donde todos participen en la gestión proactiva del riesgo.
Pero primero, me gustaría si pudieras contarnos un poco de tu versión profesional. ¿Cómo has llegado hasta aquí? ¿Cómo te iniciaste en la gestión de proyectos?
Shashwati Roy: ¿Cómo llegué a ser gestora de proyectos? Bueno, ha sido un viaje largo. Estudié para la certificación PMP en 2005 y uno de mis colegas me dijo: Oye, existe algo llamado “Project Management Institute Sacramento Valley Chapter”. ¿Quieres ir?
Pero yo, mientras hacía el PMP, me propuse obtenerlo porque sabía que quería entrar al mundo de la gestión de proyectos y el dinero era muy justo en aquellos días. Así que lo que hizo EDS HP en aquellos días fue decir “pagaremos tu tasa de examen”. En aquel entonces eran como $400 y los libros, dijeron que los pagarían si aprobaba a la primera.
Como el dinero era justo, tenía esa presión extra de aprobar a la primera. Así que trabajé mucho, lo logré y luego me involucré con el Sacramento Valley Chapter en 2005. Todavía no había comenzado en gestión de proyectos profesionalmente porque hacía mucho trabajo de calidad y tengo experiencia en CMM nivel 3, nivel 4 certificado, ISO certificado.
Así que trabajaba mucho en el área de calidad. Ocupé posiciones en el capítulo del PMI, desde el área educativa hasta estrategia de marketing. Diferentes roles que me ayudaron a convertirme en presidenta de 2010 a 2013, porque tenía una muy buena idea de cómo funcionaban las diferentes ramas.
Esto fue una verdadera prueba de gestión de proyectos. Tuve que dirigir un capítulo, una junta con miembros voluntarios, pero aún así ser responsable. En aquellos años, el Sacramento Valley Chapter tenía apenas alrededor de miembros residentes. Yo debía ser responsable, no solo ante los miembros, porque pagan la membresía y todos están atentos a cómo se utiliza el dinero.
Tienes que mostrarles un ROI positivo: “mira, aquí va tu dinero”, pero también rendir cuentas ante el PMI central generando presupuestos, facturas, reportes de estado, etcétera. Fue un gran desafío porque todo era a través de miembros voluntarios.
Así que no podía decirles “tenemos que hacerlo” y ya. No, ¿cómo lo logramos? Eso fue un gran reto. Doy clases activamente desde 2010. No puedo decirte cuánto me aporta. Es una verdadera gestión de riesgos, enseñar y mentorear, porque no sabes quién será tu cliente. ¿Quién es tu cliente?
Son tus estudiantes, y no sabes de dónde vienen. Así comenzó todo en 2005 y luego en 2009, HP sabía que hacía aseguramiento de calidad, pero me ofrecieron dos posiciones: formar un equipo que creara un PMO formal o ser líder de aseguramiento de calidad (QA Lead). La posición de QA Lead era mejor, pero opté por crear el PMO porque ya había decidido que ese era el camino profesional que quería seguir.
¿Por qué fue tan desafiante para mí? Porque lo más fácil es escribir los procesos. Eso es quizá lo más sencillo, pero convencer a las partes interesadas, cuando hablo de ellos, me refiero realmente al liderazgo interno, tus clientes y, sobre todo, tus compañeros de equipo y colegas.
Así que supongo que ese ha sido mi viaje. Después de eso, he hecho cosas excelentes como trabajar en gestión de proyectos, gestión de cambios, releases, solicitudes de cambio, gestión de portafolios y programas.
Galen Low: Genial. ¡Qué buena inversión para HP! Y hablamos de Hewlett Packard, ¿verdad?
Shashwati Roy: Ni me hagas hablar de eso, Galen. Ha cambiado mucho. Empecé en EDS, luego HP, después HP enterprise, luego DXC y cuando renuncié era Gainwell.
Galen Low: Estoy desactualizado, aún los conocía como DXC.
Shashwati Roy: Sí, ahora son Gainwell.
Galen Low: Pero qué buena inversión al decir: te financiamos, pero tienes que aprobarlo a la primera.
Y luego ofrecerte ser líder de QA o construir un PMO. Y tú elegiste PMO. Eso parece haber dado frutos para ti y para ellos.
Shashwati Roy: Sí, creo que sí. Eso espero.
Galen Low: Yo también lo creo.
Shashwati Roy: Gracias. Muy amable.
Galen Low: También mencionaste un par de tipos de proyectos o el tipo de proyectos.
¿Podrías contarnos un poco más sobre los tipos de proyectos en los que has trabajado a lo largo de los años?
Shashwati Roy: Han sido principalmente proyectos de TI, proyectos funcionales, especialmente enfocados al sector de bienestar y salud desde la perspectiva de HP, como calcular elegibilidad y pagos para cupones de alimentos, beneficios, tu tarjeta médica EBD. Básicamente calcular elegibilidad, pero también he hecho actualizaciones de software, hardware, proyectos de infraestructura. Ahora mismo estoy en consultoría.
En consultoría haces de todo. Tienes el título de consultor senior y asesoras en todas las áreas. Pero en esa misma línea, dirigir un capítulo era como gestionar un programa completo: ejecutando diferentes departamentos.
Recuerda que cada departamento tenía su propia jerarquía: VP, director, enlace líder. Cada uno funcionaba como subproyecto y, al agruparlos todos, me gusta llamarlo programa. También quiero compartiros, en HP fui gerente de programas en inteligencia de negocio (BI).
Así que hice muchos proyectos de informes y reporte. ¿Qué quiere el cliente? Y, claro, también organizo muchos eventos benéficos que administro como proyectos. Porque hago mucho trabajo de caridad, trato de enfocarme en cáncer infantil.
No por algún motivo personal, gracias a Dios, pero organizo eventos benéficos como proyectos. Me centro en cáncer pediátrico y colaboro con St. Jude’s y UC Davis. Así que hasta dirigir una casa es un proyecto típico.
Galen Low: Debes llevar todo muy organizado…
No, me gusta mucho. Me gusta la idea de que participar como voluntario en un capítulo local de PMI es la mejor exposición a diferentes tipos de gestión, equipos y proyectos. Como mencionaste, todo se gestiona como un programa.
Tienes mucha experiencia ahí, mucha con HP, mucha en eventos benéficos y también, como dijiste, gestionando un hogar. Me encanta. Tomaste la decisión entre líder de QA y crear un PMO, ¿alguna vez te arrepientes de esa decisión? ¿Qué es lo que más te gusta de la gestión de proyectos?
Shashwati Roy: Si intento resumir la multitud de cosas que hago, diría que disfruto mucho ser mentora y profesora. La razón es que cuanto más enseño y mentoreo, más aprendo.
Y quiero compartir un ejemplo rápido: como organizo eventos benéficos, siempre los trato como proyectos. En septiembre de 2019, porque es el mes del cáncer pediátrico, organicé una caminata 5k para UC Davis.
Lo traté como un proyecto. Teníamos reuniones semanales de seguimiento. Reunía a los voluntarios en Zoom. Cada semana revisábamos una lista de tareas y les pedí que hiciéramos mitigación de riesgos. ¿Y si llueve ese día? En septiembre en Sacramento hay pocas posibilidades, pero aún así hicimos mitigación de riesgos.
Y te sorprendería la variedad de respuestas: compramos paraguas, la caminata es dentro, reprogramar la fecha. Los voluntarios eran estudiantes de secundaria. Por eso vuelvo a lo de antes: mentorear, enseñar.
Eso es lo que más me apasiona.
Galen Low: Me encanta. Y de hecho es buen ejemplo de riesgos. Ya va siendo hora de hablar de definiciones. Para situar a la audiencia, definamos qué es el riesgo. ¿Qué significa el riesgo para ti?
¿Cuál es tu definición de riesgo?
Shashwati Roy: El riesgo es prever una situación potencial, una situación que puede encontrarse en el futuro. Siempre digo que es sencillo: el riesgo es algo que prevés, que crees que podría suceder. Un problema (issue) es algo que ya ha ocurrido. Ambos requieren mitigación pero uno es “pre” y el otro “post”. Así de simple.
La razón más simple es estar alerta de una situación y considerarla potencialmente posible. Eso lo llamo inteligencia y también confianza. Debo ser segura sobre el hecho de que algo puede suceder en el futuro. Debo ser muy confiada en eso. ¿Puedo compartir un ejemplo personal?
Galen Low: Claro, adelante.
Shashwati Roy: Hace unas semanas, tuvimos el arroz ceremonial de mi nieto, un ritual indio. Decidimos realizar el evento al aire libre por la tarde con amigos cercanos, en era COVID. Organizábamos todo en el jardín, mesas y sillas afuera.
El evento era el sábado 19 de junio. El martes revisé el clima y vi que harían 40°C (104°F). Inmediatamente cambié el menú porque la gente tendría que estar adentro. Eliminé cualquier frito típico indio y organicé todo para que 25 personas pudieran estar adentro.
Además de cuidar el calor, informé a los asistentes. Al final, son mis stakeholders. Tenía que avisarles que habría cambio de planes, por el calor. Seguía el COVID y muchos seguían vacunándose, así que esas fueron las medidas de mitigación porque podía prever que haría calor y el riesgo era que alguien se sintiera mal afuera.
Otra cosa: para mí, riesgo es parecido a procrastinar. De manera extraña, hoy en día el riesgo siempre se asocia a lo negativo. Se considera algo malo, un fracaso. Pero enseño que cuanto más conoces el riesgo, más seguro estarás de gestionarlo y del proyecto. Espero haber respondido bien.
Galen Low: Sí, creo que sí. De hecho, conozco a alguien que fue despedida por hablar demasiado de riesgos y molestaba a los demás. No encajaba.
Y ella decía: ¡Estoy identificando el riesgo! Tengo otro conocido con quien hablamos de que la gestión de riesgos es simplemente estar preparado. Como en tu ejemplo: estar preparados. Si se plantea así, todos quieren estar preparados, pero identificar riesgos tiene mala reputación.
La gente lo ve como algo negativo. Muchos piensan que si hay riesgos en el registro es porque fallan, pero no es así. Solo se trata de estar preparado.
Es ser proactivo. Es prever lo que podría pasar.
¿Y qué se hace? En un proyecto, sé que tratas todo como proyecto. Hablaste de comida y ya me dio hambre, pero sí, hacer una fiesta, organizar una maratón o un proyecto TI de infraestructura, todo necesita gestión de riesgos.
Entonces, ¿qué haces cuando te enfrentas al riesgo? ¿Cuáles son los pasos?
Shashwati Roy: Sí. Identifica el riesgo. Siempre vemos, en libros o seminarios de gestión de proyectos, lo primero: identifica el riesgo. Pero ¿cómo? Mi lema y lo que enseño es que la gestión de riesgos y la de comunicación van de la mano. Siempre debes involucrar a todos, para que haya inclusión. Como buen gestor de proyectos, identificarás algunos riesgos, pero luego comunicas y con eso involucras a los stakeholders y tu equipo.
Eso lo aparcamos un momento pero siempre verás que identificar el riesgo es el primer paso. Identifica el riesgo. Luego lo comunicas y hablas de planes de mitigación. Más adelante veremos los foros, cómo comunicar y cómo manejar la mitigación. Definir responsables y propietarios de riesgos también es clave. Y priorizar los riesgos. Esto es algo que siempre he usado en HP. La priorización de riesgos junto con el equipo y el cliente.
Es muy importante porque quizás para el cliente un riesgo es la prioridad máxima, pero el desarrollador dice: No, eso tomará 200 horas y tendrá remanentes en la agenda. Pero así puedes comunicar que esto llevará tiempo.
Los pasos básicos: identificar, comunicar, definir responsables, priorizar. El gestor mantiene el registro, pero cada riesgo puede tener diferente dueño. Priorizas cuál es máxima prioridad y cuál puede esperar.
Es clave conocer el impacto: ¿es bajo, medio, alto? Y algo muy importante es discutir el registro de riesgos en cada reunión de estado, cada punto.
Muchas veces es preferible implementar con un riesgo conocido que con uno desconocido. Por ejemplo, cuando compramos un condominio al lado de la presa de Folsom, la aseguradora nos sugirió seguro contra inundaciones. Era mucho dinero mensual, pero vi el riesgo desde la perspectiva del gestor de proyectos. Así que, lo contratamos por si acaso. Aceptamos el riesgo, pero teníamos plan de mitigación (el seguro).
Así que, al enfrentar un riesgo, haz todo esto: identifica, comunica, prioriza, analiza el impacto.
En cada caso: ¿qué significa para mí como cliente, para la dirección... ? Puede implicar retraso de pagos, o cambios de agenda.
Si enfrentas un riesgo lo primero es comunicar, comunicar, comunicar mediante cualquier canal.
Galen Low: Me gustó lo que dijiste sobre la estrecha relación entre gestión de riesgos y de comunicación.
Shashwati Roy: Van de la mano.
Galen Low: Cierto, porque una vez identificado hay que hablarlo, y en todos los pasos hace falta comunicar. Y cuando priorizas o evalúas el impacto, encuentras el vocabulario para describirlo: si hacemos esto, el pago se retrasa; si hacemos esto, podrías tener daños por inundación. El riesgo no siempre desaparece. No es frenar todo: es avanzar inteligentemente.
Es encontrar el camino más sensato. Como en el apartamento, existe el riesgo pero tienes el seguro. No detiene la inundación, pero cubre los daños por la póliza.
Ese ejemplo normaliza el riesgo, lo hace menos temido y quita carga al gestor de proyectos. Hay que planear, gestionarlo, pero ¿controlas si la presa cede? No realmente. Me gusta eso.
¿Hablemos un poco de la frecuencia? ¿Cada cuánto se debe hablar de riesgos? ¿Hay que identificarlos constantemente o...?
Shashwati Roy: Muy buen punto porque aquí entra el factor humano. Lo que mencionaste hace un rato, de alguien despedido por insistir con el riesgo... Si insistes demasiado puedes molestar. Siempre aconsejo no exagerar hablando del riesgo.
Según mi experiencia, los riesgos deben discutirse en las reuniones de estado, nada más.
No los sobrecargues hablándolos constantemente. Nunca termines una reunión de estado sin hablar de riesgos. Eso es como la cita de Shash del día. Siempre suma, y termina generando impacto. También aconsejo poner una R de riesgo o I de issue junto a cada punto en tus notas, estés en el rol que estés. Y así tienes ya tu registro de riesgos y de problemas.
Al ir a la siguiente reunión, puedes decir “estas son las áreas de riesgos e issues de la reunión pasada”, y así incluyes a todos y lo gestionas desde el lado humano, y además analizas más los riesgos, generas confianza y tienes claro qué se hablará.
A veces el cliente opina sobre algún punto y pregunta si es un riesgo. Siempre promuevo la inclusividad: puedes decir “Lo consultaré con el equipo y te informo”.
Galen Low: Me gusta mucho. Es buen paso para lo jugoso: la comunicación sobre riesgos.
Pero para muchos es complicado hablar de riesgos. En tu opinión, ¿por qué es difícil para la gente?
Shashwati Roy: Porque, antes yo era de esos gestores. Sentía que el riesgo era responsabilidad mía, solo mía. Pero aprendí que puedo ser responsable del registro, pero los riesgos pueden asignarse a diferentes personas del equipo o stakeholders. Así el riesgo se vuelve asunto de todos. Empoderas y das responsabilidad a los demás. El registro lo lleva el gestor, pero los propietarios pueden variar.
Galen Low: Dijiste que al inicio de tu carrera, el riesgo era difícil para ti. Hablamos sobre la carga personal. ¿Cómo sentiste eso y qué te ayudó a salir de esa mentalidad?
Shashwati Roy: Porque el riesgo siempre tiene una connotación negativa. Da miedo. Pero hay que separar el aspecto personal. El gestor siente que es fallo suyo si identifica un riesgo. Al separar el riesgo del yo, se automatiza el proceso. Se discute en reuniones, desde el Kick off. Hay que mentorizar y hacer ver que el riesgo es tema cómodo, y recordar: esto no cambia de la noche a la mañana.
Un ejemplo: Cristóbal Colón sabía del riesgo, pero como la reina de España financió, se lanzó a buscar la India ¡y halló América! Así que, otra vez: hay que disociar el riesgo de la carga personal, no llevarlo en los hombros.
Cuanto más se habla, más confianza se genera, se involucran todos. Así funciona.
Galen Low: Me gusta esa idea, gotas en el océano, que cada vez que hablas de riesgo generas confianza, y al comienzo de un proyecto hay optimismo y no quieren oír de riesgos. Pero ¿cómo lidias con partes interesadas o equipo que simplemente no quieren hablar de riesgos, aunque avances el proyecto? Quienes creen que es perder el tiempo, que nunca pasará, y no quieren verlo. ¿Cómo lo gestionas?
Shashwati Roy: Me ha pasado mucho, y por eso insisto en no exagerar ni molestar con el tema. Lo importante es incluir el riesgo como sección en la reunión de estado o check-in, sin que sea una reunión de riesgos. Así la gente acaba participando naturalmente.
Puede que algunos piensen que es tarea del gestor, pero el enfoque de comunicación incluye mentoreo, y enseña que la gestión de riesgos es colectiva. Esa es la clave: cuando logras que otros asuman el riesgo como colectivo, ganas la mitad de la batalla.
Galen Low: Y me gusta que lo hagas parte del sistema. Está en la agenda.
Shashwati Roy: Está en la agenda, en las reuniones de estado. Pero no hagas reuniones solo de riesgos. Porque la gente se aburre, no va, procrastina. Pero al tenerlo como sección en la reunión habitual, ya lo tratas y contribuyes a la inclusión. Y cuanto más lo mencionas como colectivo, más se va disipando la connotación negativa. No ocurre de un día para otro. Así que hay que socializar la inclusividad y la resolución colaborativa de riesgos.
Galen Low: ¿Y lo contrario? ¿Qué pasa con quienes son demasiado entusiastas identificando riesgos y pueden llenar un registro enorme? ¿Cómo evitar pasar días y días catalogando y planeando cada riesgo?
Shashwati Roy: Para mí, ningún riesgo es demasiado grande ni pequeño. Si existe, se registra. Pero debes tener una columna de estado: riesgo aceptado. Por ejemplo, “el dique puede romperse, acepto ese riesgo”. Si sabes que el estado es “aceptado”, no te detienes en él reunión tras reunión. Así generas una atmósfera positiva.
Puede parecer teórico, pero en 10–15 años de práctica puedo asegurar que si no insistes en riesgos aceptados y si priorizas, la conversación es contenida, positiva, inclusiva.
Galen Low: Y me gusta eso, la priorización no es solo categorizar riesgos, es cómo hablas de ellos. Puedes despriorizar algunos y no insistir todo el tiempo. Está registrado. Podemos planearlo, pero tratamos los prioritarios.
Shashwati Roy: De acuerdo. Todos enfrentamos ahora un gran riesgo, Galen. Es momento de tu quiz. ¿Qué crees que es el riesgo que todos enfrentamos?
Galen Low: ¿El riesgo de que la vacuna no funcione como pensamos?
Shashwati Roy: Que la pandemia nunca acabe, quizás.
Galen Low: ¿Estrategias de mitigación, Shash?
Shashwati Roy: Vacunación, ¿no? O crear inmunidad de grupo. Y ni los mejores expertos tienen una buena estrategia, cambian todo el tiempo: mascarilla sí, luego no, etc.
Galen Low: Y lo que dijiste: a veces hay mejores estrategias que otras.
Me gusta recomendar la mejor estrategia porque hace de esto una conversación y no solo una lista de malas noticias, sino que también planteas soluciones. La guía puede cambiar, así como la información, y la manera de mitigar ese riesgo variará.
Shashwati Roy: En EE.UU. hay una gran estrategia de mitigación de riesgos en marcha. Por ejemplo, ahora la variante Delta arrasa entre no vacunados, pero la directora del CDC dijo ayer que ya piensan cómo afrontar la variante Lambda.
Eso es mitigación de riesgos. Ya piensan en la Lambda porque la Delta ya es un issue, está pasando. Así que piensan cómo manejar la futura. Eso es mitigación.
Galen Low: Exacto. Y un buen ejemplo de gestión de riesgos bien hecha: hablemos desde temprano, antes de que pase, preparémonos. Así podemos evitar daños grandes en salud, calidad de vida y sistema sanitario.
Así que gestionar bien el riesgo puede ayudar al éxito del proyecto.
Escucha Shash, tus reflexiones son super valiosas. La idea de las gotas en el océano me resuena mucho: cada vez que hablas de riesgo, refuerzas la confianza de tu equipo y stakeholders para enfrentarlo.
No se trata de insistir, pero sí de poner el enfoque en planear, estar listos, identificar el riesgo, y sentir confianza de que, llegado el caso, sabemos cómo actuar. Eso normaliza y le quita la connotación negativa.
Shashwati Roy: Y, para resumirlo, Galen. Y digo que esto no es de la noche a la mañana. Cuando los gestores quitan el peso del riesgo solo de sus hombros y lo comparten en el equipo, se vuelve más sencillo el tema.
Galen Low: Totalmente de acuerdo.
Me encanta. Shash, muchas gracias por acompañarnos hoy. He disfrutado mucho esta conversación. Me gusta mucho hablar —aunque suene nerd— de riesgo y gestión de riesgos, y creo que es un tema fundamental. Gracias por compartir tus conocimientos. Lo aprecio mucho.
Shashwati Roy: Muchas gracias. Para mí ha sido un honor y aprendí mucho solo conversando. Gracias, fue una experiencia excelente.
Galen Low: Genial. Gracias, Shash.
¿Y tú qué opinas? ¿Hablas de riesgo con tu equipo o es tema tabú?
Cuéntanos una historia. ¿Cuál es el mayor fallo que has tenido por no hablar abiertamente de riesgos? ¿Cuáles son tus principales consejos para lograr que otros se involucren y entiendan la gestión de riesgos? Y si quieres potenciar tus habilidades como líder estratégico de proyectos, únete a nuestra tribu.
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Hasta la próxima. Gracias por escucharnos.
