Inteligencia Artificial y El Futuro de la Gestión de Proyectos (con Dennis Kayser de Forecast)
¿Serán nuestros empleos como gestores de proyectos reemplazados por bots de gestión de proyectos con inteligencia artificial? Descúbrelo en este pódcast con Dennis Kayser de Forecast.it y conoce cómo están utilizando la inteligencia artificial y el aprendizaje automático para ayudar a los gestores de proyectos a tomar mejores decisiones y automatizar tareas repetitivas de gestión de proyectos.
Lee la transcripción:
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Ben Aston: Gracias por escucharnos. Soy Ben Aston y este es el pódcast de Gestión de Proyectos Digitales de thedigitalprojectmanager.com.
Hoy me acompaña Dennis Kayser y vamos a hablar sobre inteligencia artificial en la gestión de proyectos. ¿Van a ser nuestros trabajos como gestores de proyectos reemplazados por bots de gestión? Lo descubriremos, así que sigue con nosotros.
Dennis, cuéntame un poco sobre ti para empezar. ¿Dónde estás y a qué te dedicas?
Dennis Kayser:
Hola. Gracias por invitarme, Ben. Somos una startup con sede en Copenhague, Dinamarca. Somos una empresa financiada por Venture Capital. Trabajamos en varias cosas diferentes. Solo esta mañana tuvimos una gran reunión con 80 personas escuchando lo que teníamos que decir sobre el futuro de la gestión de proyectos y la IA, y cómo eso influirá en toda la profesión de la gestión de proyectos como la vemos al menos nosotros. Eso es una de las cosas.
Ben Aston:
Genial. ¿Ayudas a organizar el meetup de PM?
Dennis Kayser:
Sí. De hecho, estoy organizando algunos meetups. Como empresa, organizamos varios meetups como una forma de devolver algo a la comunidad y compartir ideas entre otros PMs en otras empresas, compartir ideas, buenas prácticas y el rumbo hacia donde creemos que va la profesión.
Ben Aston:
Qué bien. Sé que obviamente gestionas Forecast It, pero aparte de Forecast It y los meetups, ¿haces alguna otra cosa?
Dennis Kayser:
Este trabajo ocupa la mayor parte de mi tiempo, obviamente. Intento esquiar tanto como puedo. Corro siempre que puedo y también hago ciclocross. Intento mantenerme activo.
Ben Aston:
Bien. Cuéntanos un poco sobre tu papel dirigiendo Forecast It y vamos a hablar de eso primero. ¿Cómo llegaste a liderar esta startup financiada para crear software de gestión de proyectos? ¿Cómo sucedió eso?
Dennis Kayser:
Trabajé para IBM, así que vi muchos proyectos grandes y pequeños, algunos bien y otros saliendo mal por diversas razones, normalmente no porque la gente no hiciera bien su trabajo o no fuera inteligente, sino porque todo se vuelve muy complejo rápidamente, especialmente en digital, y eso es lo que lo hace difícil de gestionar a diario. Aprendiendo de eso y viendo los productos del mercado, no encontraba nada lo suficientemente simple que realmente tuviera sentido. Seguía habiendo sistemas con demasiado ingreso de datos. Realmente intentamos reducir eso, quitar lo aburrido de ser PM para que puedan centrarse en lo creativo e innovador.
Al principio muchos decían que era una mala idea, pero demostramos que estaban equivocados y hoy tenemos un impacto real en el sector, creo.
Ben Aston:
Cuéntame sobre el proceso de desarrollo del producto. ¿Comenzó como esperabas? ¿Han sido todo éxitos desde el inicio?
Dennis Kayser:
Empezamos hace tres años desarrollando un producto muy orientado a empresas, similar a lo ya existente, y nos dimos cuenta de que no era buena idea. Venimos de ciencia de la computación, así que pensamos que podríamos hacerlo de forma más inteligente. La inteligencia artificial es perfecta para esto; hay tantas cosas que se pueden automatizar con IA especialmente en este campo, y nos preguntábamos por qué nadie lo hacía.
Reiniciamos la empresa el año pasado con un producto nuevo, levantamos financiación y ahora tenemos clientes globalmente.
Ben Aston:
Muy bien. Cuéntanos ahora sobre Forecast. ¿Cuál es tu pitch para quienes no lo han visto?
Dennis Kayser:
Claro. Forecast es una solución de gestión de recursos y proyectos impulsada por IA. Intentamos mantenerlo todo muy simple. Queremos automatizar todo lo aburrido y permitir integrarlo con tus herramientas favoritas. Obtienes una solución totalmente sincronizada, integrando cosas como facturación, Slack, Google Drive, lo que quieras conectar. Así tienes una visión global de lo que pasa.
Ben Aston:
Bien. Hablemos de IA entonces. Para quien no sabe, ¿qué es la IA?
Dennis Kayser:
La IA es muy amplia. En nuestro caso, aprende de todo lo que ocurre. Aprende si las cosas suelen tomar más o menos para cierto cliente, si los presupuestos están desviados, y con el tiempo detecta tendencias. También puede aprender qué personas son más rápidas o lentas en ciertas tareas y ayudar a priorizar tu trabajo, así ya no tienes que mover todo manualmente.
Ben Aston:
Entonces el sistema va ajustando automáticamente las asignaciones y buscando optimizar recursos, ¿pero cómo define prioridades: maximizar ingresos, horas facturables, etc.? ¿Cómo sabe el sistema qué es prioritario?
Dennis Kayser:
No hacemos nada automático por completo porque a veces puede confundir más que ayudar. En cambio, damos recomendaciones para mejorar tu plan. Nuestro público principal son agencias y consultoras, que buscan alta utilización y asegurarse de que trabajan en los proyectos más rentables. Te sorprendería cuántas agencias web pierden dinero porque no controlan lo que se está haciendo ni los entregables.
Ben Aston:
Así que no toma decisiones por ti sino que sugiere opciones. ¿Compara estimaciones frente a reales para asignaciones concretas? ¿Necesitas ser muy granular en la asignación de recursos?
Dennis Kayser:
Puedes usarlo tan detallado como quieras, pero muchas empresas no quieren tanta granularidad. Aprende de distintos aspectos: qué clientes son mejores, quién es más eficiente en qué tareas, cómo hacer agendas óptimas para que nadie esté ni sobrecargado ni demasiado desocupado, evitando así el estrés laboral.
Ben Aston:
Interesante. Al crear la IA, ¿os basasteis en proyectos internos o cómo desarrollasteis los algoritmos?
Dennis Kayser:
Desarrollamos todo desde cero. Tenemos expertos en machine learning, IA y computación. Conseguimos grandes bases de datos de distintos proyectos y entrenamos la máquina con eso. Cuando creas una cuenta nueva en Forecast, empiezas con una base de datos de más de 5,000 o 6,000 proyectos y más de 3 millones de horas de trabajo. Es un conjunto robusto de datos.
A medida que lo usas, el sistema aprende y se ajusta a tu empresa. Cuanto más lo uses, mejor funcionará para ti.
Ben Aston:
¿Hacia dónde va esto? Ahora usáis IA para estimaciones, presupuestos, planificación y recursos. ¿El objetivo final es prescindir de la gestión de proyectos? ¿Cómo encaja la inteligencia artificial con el rol de PM?
Dennis Kayser:
No creo que el PM deje de existir. Es una ayuda para quitar el trabajo aburrido; así puedes invertir el tiempo en hablar con clientes o desarrollar el proyecto, más en lo creativo y humano. Queremos eliminar lo tedioso y hacer el trabajo más divertido.
De cara al futuro, estamos trabajando en lo que llamamos un asistente de IA, que podrás preguntarle sobre tus proyectos o pedirle que haga tareas. Sería como tener un asistente de proyectos real pero mucho más potente por conocer todos los datos: clientes, proyectos, personal.
Ben Aston:
Genial. Leí un artículo donde decían que los PMs gastan mucho tiempo respondiendo preguntas básicas. Por ejemplo: ¿qué número de proyecto es este? ¿Dónde registro mis horas? ¿Cuánto gastamos en esa campaña? Poder tener…
Dennis Kayser:
Totalmente. Imagina preguntar: ¿cuáles son hoy mis cinco proyectos de mayor riesgo? y que el asistente te lo diga al instante. Sería una gran ayuda, evitando rastrear interminables listas. Solo preguntas a la IA y obtienes la respuesta al momento.
Ben Aston:
¿Lo integrarás con Slack? El ejemplo que vi era una integración con Slack para preguntar directamente. ¿Planeas que funcione dentro del sistema o con otras herramientas?
Dennis Kayser:
Lo integramos también con otras herramientas. Se puede usar Slack si se quiere, solo hay que conectarlo como interfaz y ya está. Pero también ofrecemos nuestra propia interfaz en la aplicación para escribirle preguntas. El bot de Slack solo consulta nuestro servicio. Por eso puedes hacer muchas preguntas complejas que normalmente haría una persona experta.
Ben Aston:
Así se mejora la vida del gestor de recursos que normalmente responde preguntas tontas, o como PM si sigues moviendo recursos y en realidad no hace falta un humano cuando la IA puede hacerlo. Por ejemplo: "Mi proyecto se retrasa una semana, mueve los recursos", sin tener que pasar por el gestor. Evitamos procesos manuales, creación de números de proyecto, informes de estado semanales. Si pudieras escribir un comando y obtenerlo hecho, sería increíble.
Dennis Kayser:
Totalmente de acuerdo y eso es lo que queremos lograr: automatizar lo aburrido para que puedas concentrarte en tareas más interesantes. Una clienta me decía justo ayer que le ahorramos dos o tres horas al día solo al redistribuir recursos, lo cual es la mejor prueba: ahora usa ese tiempo en algo mucho más interesante que mover personas en una línea de tiempo.
Ben Aston:
¿Has recibido otros comentarios sobre Forecast It que no esperabas?
Dennis Kayser:
La verdad es que intentamos no sorprendernos demasiado porque mantenemos mucha interacción con nuestros clientes, asegurándonos de crear soluciones que realmente les ayuden. Nuestra UXer tiene de 5 a 10 sesiones a la semana con clientes para recoger ideas sobre la usabilidad y posibles mejoras.
Ben Aston:
Interesante. Además del asistente de PM, ¿qué más hay en el futuro para Forecast It? ¿Dónde lo ves en cinco años?
Dennis Kayser:
Para nosotros es clave no diversificarnos demasiado. No queremos convertirnos en una plataforma enorme y complicada; buscamos mantenerlo simple y fácil de adoptar. Nos concentramos en un IA realmente potente. No es fácil, pero queremos conectar con el mayor número de sistemas posible y ofrecerte más insights automáticos para que mejores tu negocio de forma más inteligente.
Ben Aston:
Fuera de Forecast It, me interesa saber qué herramientas más usas para el desarrollo de productos y gestión de proyectos.
Dennis Kayser:
Usamos nuestra propia herramienta para desarrollar el producto (“comemos nuestra propia comida”). Si desarrollas un producto que ni tú usas, algo falla. Usamos también las herramientas de Google y Slack, pero en realidad limitamos el stack de herramientas a lo mínimo posible en la gestión de proyectos.
Ben Aston:
¿No usáis Gera ni Trello para la gestión de tareas?
Dennis Kayser:
No, usamos nuestro propio sistema, es totalmente suficiente. De hecho, la semana pasada un cliente nos eligió en lugar de Gera. Los productos muy complejos se usan menos; la gente no los usa por dificultad. Queremos evitar eso.
Ben Aston:
Sí. Uno de los retos es permitir hacer el mejor trabajo sin limitar la creatividad. Gera es estándar para desarrolladores, es robusto y granular, pero salvo los desarrolladores, todos los demás lo odian.
Dennis Kayser:
Exacto.
Ben Aston:
Hay un equilibrio entre usar Trello al principio y luego cambiar a Gera según la fase, pero lo ideal es tener un sistema que guste a todos y cubra las necesidades.
Dennis Kayser:
Ese es nuestro objetivo.
Ben Aston:
Sí. Yo puedo alternar entre Kanban y Scrum-
Dennis Kayser:
Mostrar al cliente el diagrama de Gantt si lo necesita, pero que no sea complicado. Un amigo me contaba que su esposa empezó como PM digital y se puso a aprender Gera. No era nada divertido y necesitaba mucha ginebra. Esa era su conclusión.
Ben Aston:
Sí, puede ser complicado. Bien, Dennis, muchísimas gracias por acompañarnos. Ha sido un placer tenerte aquí.
Dennis Kayser:
Gracias a ti. Siempre es un placer hablar de lo que nos apasiona.
Ben Aston:
Perfecto. Si quieres contribuir a la conversación sobre gestión de proyectos con inteligencia artificial, lee el artículo en thedigitalprojectmanager.com y únete a Slack también. Tenemos una comunidad de gestores digitales hablando de todo tipo de temas interesantes de gestión de proyectos. Ve a la sección de comunidad en thedigitalprojectmanager.com y únete a la conversación allí. Hasta la próxima, gracias por escucharnos.
