Haz que tus informes de estado sean útiles (con Robyn Reynolds)
Si alguna vez te has metido en un lío en tus proyectos porque no tenías pruebas escritas de tus conversaciones con los clientes, ¡entonces este episodio es para ti! Ben Aston conversa con Robyn Reynolds sobre el informe de estado, a menudo olvidado, y cómo pueden salvarte el pellejo. Descubre qué deberías incluir en él, cómo puedes hacer que sea menos tedioso crearlo y hacerlo útil para ti, el cliente y tu equipo de proyecto.
Este pódcast forma parte de un artículo publicado en The Digital Project Manager.
Puedes leer el artículo aquí.
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Ben Aston:
Gracias por sintonizar. Soy Ben Aston y esto es el Podcast del Gestor de Proyectos Digitales. Este podcast es presentado por Clarizen, el líder en software de gestión de proyectos y carteras empresariales. Visita Clarizen.com para saber más. Hoy me acompaña Robin Reynolds, una de nuestras expertas residentes en DPM, en The Digital Project Manager, y la 'tía de los consejos' en Dear DPM, nuestro “pregunta lo que quieras” de PM digital. Robyn, muchísimas gracias por venir al programa, otra vez.
Robin Reynolds:
Hola Ben. Estoy muy contenta de volver. Siempre disfruto charlando contigo.
Ben Aston:
Genial. Me pregunto si alguna vez te has visto en aprietos porque estabas segura de que hacías un muy buen trabajo manteniendo al cliente al tanto de todo en el proyecto, pero de repente ocurre un desastre y todos esos correos, mensajes y textos que creías haber enviado al cliente sobre el proyecto simplemente han desaparecido mágicamente. Eso, amigos míos, es por lo que necesitas un informe de estado. Así que hoy hablamos sobre esos temidos informes de estado. ¿De verdad son necesarios? Y si lo son, ¿qué deberíamos incluir en ellos? ¿Cómo hacerlos menos molestos y cómo hacer que sean realmente útiles?
Pero si todavía no conoces a Robin, déjame presentarla como se debe. Robin vive cerca de mi casa o, mejor dicho, eso me gusta pensar, vive en Portland y le gustan los emojis, las listas y los cachorros. Hablaremos más de eso en un minuto, pero solo decir que como una de nuestras expertas en DPM, Robin también participará en nuestro próximo curso que se llama Dominando la Gestión de Proyectos Digitales. Si no sabes de qué estoy hablando, y necesitas formación en gestión de proyectos, échale un vistazo.
Es un curso intensivo de siete semanas que incluye sesiones de vídeo interactivas, lecciones semanales, tareas, discusiones grupales, y además existe la opción de tener sesiones de coaching. Así que entra en digitalprojectmanagerschool.com y regístrate. Nos quedan pocas plazas.
Pero Robin, recientemente cambiaste de trabajo. Cuéntame de tu nuevo puesto.
Robin Reynolds:
Sí, estoy terminando mis primeras semanas en el, entre comillas, nuevo trabajo y ha sido absolutamente fantástico. Ahora trabajo para 10Up y básicamente lo que hacemos es ayudar a mejorar la web creando sitios y herramientas para generadores de contenido.
Lo divertido de 10Up es que todos trabajamos de forma remota: el 100% del equipo. Y trabajamos con empresas como AMC, NBC Universal, Time Inc., etc.
Ben Aston:
Genial, así que si todos están trabajando de forma remota, ¿en qué huso horario trabajas? ¿Solo norteamérica o hay más países?
Robin Reynolds:
Por suerte tenemos organización en grupos o pods. Yo estoy en un grupo que es todo zona horaria de la Costa Pacífica. Luego hay otro grupo europeo y así sucesivamente.
Algunos días tengo reuniones antes de lo que me gustaría, pero son los menos.
Ben Aston:
Genial. ¿Y puedes cambiarte de pod si quisieras, como “oye, me quiero ir a Europa este verano”? ¿Se puede intercambiar pod?
Robin Reynolds:
Pues es gracioso porque una líder de equipo lo acaba de hacer. Ahora está en Europa, viajando y gestionando a su equipo.
Ben Aston:
Eso suena bastante bien. ¿Qué tipo de desafíos hay? Ya gestionaste proyectos en remoto antes, pero ¿habías estado en un entorno donde todo el mundo trabaja remoto todo el tiempo? ¿Es diferente?
Robin Reynolds:
Sí, ya había trabajado en remoto antes, pero lo fabuloso de 10Up es que realmente nos animan a trabajar desde nuestro propio huso horario y somos grandes defensores de usar Zoom como herramienta de vídeo. Eso es muy útil para trabajar con clientes y conectar con tu equipo, porque se espera utilizar el vídeo, no solo el teléfono.
Ben Aston:
No es solo un extra opcional.
Robin Reynolds:
Exactamente.
Ben Aston:
¿Y la gente lo hace? ¿Funciona realmente?
Robin Reynolds:
Por ahora, sí. Pero también, acabo de empezar y todavía soy la nueva. Así que ahora mismo solo intento reconocer lo que no sé, aprender y conocer a mis equipos y a los clientes y crear relaciones.
Ben Aston:
Sí, ¿hay algo que al cambiar de rol digas “tengo que mejorar en esto”?
Robin Reynolds:
Creo que reconocer que llevas tiempo haciendo este trabajo, pero siempre que empiezas algo nuevo está ese síndrome del impostor: “¿He hecho esto antes?” Y sí, solo que es un entorno diferente. Así que intento tener más confianza y asumir mis proyectos.
Ben Aston:
Sí, creo que al empezar en un sitio nuevo sientes como, “¡no sé hacer nada aquí!”
Robin Reynolds:
Sí, te sientes la persona más tonta, jajaja.
Ben Aston:
No sé cómo conseguir recursos para mi proyecto. Eso es interesante. ¿Cómo se gestionan los recursos y qué herramientas usáis?
Robin Reynolds:
Usamos una combinación de 10 Thousand Feet y una herramienta de planificación propia. Así que entre ambas todo va bien y suelo conseguir los recursos que necesito. Además planificamos con meses de antelación para evitar conflictos.
Ben Aston:
Eso suena muy profesional. ¿Y qué tipo de proyectos gestionas?
Robin Reynolds:
No puedo nombrar los clientes, pero es una mezcla entre mantenimiento web y rediseño completo con WordPress.
Ben Aston:
Genial, ¿es duro? Lo has resumido bien: cosas de WordPress. Bueno, hablemos de informes de estado. ¿Ya hiciste tu primer informe en 10Up?
Robin Reynolds:
Sí, claro. Tenemos nuestro propio formato y método, como cada agencia o persona que lo hace de manera diferente.
Ben Aston:
¿Cuál es tu opinión? Sabemos que has escrito un artículo sobre este tema, pero, ¿por qué deberíamos hacer informes de estado?
Robin Reynolds:
Seamos sinceros, a nadie le gustan los informes de estado ni hacerlos. Es la peor parte del trabajo, no es nada glamuroso. Muchas veces se piensa, “tengo que hacerlo pero nadie lo leerá”.
Pero son importantísimos. Los mejores informes generan responsabilidad y compromiso en tu equipo. Permiten superar problemas, mitigar riesgos y, sobre todo, aseguran que estés en rumbo hacia tus objetivos de proyecto.
No solo internamente sino, sobre todo, para los clientes, aportan valor. Dan confianza a tu cliente de que su dinero está dando frutos y pueden reenviarlo a otros interesados.
Finalmente, los informes pueden literalmente salvarte el trasero, ya que tienes pruebas escritas si algo se desvía. Puedes decir, “Sí, te avisamos de este riesgo, esto hicimos para mitigarlo.” Y así no ocurre que un problema viene gestándose hace tiempo y nunca se mencionó.
Ben Aston:
Sí, creo que muchas veces cuando hacemos informes de estado la tentación es dejarlo pasar una semana porque piensas que el cliente ni los lee. Por ejemplo, una vez puse un “huevo de pascua” diciendo que íbamos a sobrepasar presupuesto, nadie comentó nada, así que la semana siguiente no lo actualicé.
Robin Reynolds:
Exacto. “Ya lo dije y listo”.
Ben Aston:
Sí.
Robin Reynolds:
Y de verdad es gestionar expectativas continuamente.
Ben Aston:
Entonces, ¿cuáles son lo esencial en un informe de estado? Yo pienso, “hagámoslo lo más simple posible” porque no quiero pasar dos horas editándolo cada semana.
Robin Reynolds:
Totalmente de acuerdo. Lo más simple, mejor. Puedes gastar mucho tiempo y terminar haciendo planes de proyecto o versiones de tu project plan, pero yo no lo recomiendo. Los puntos esenciales son: nombre del proyecto, nombre del cliente, visión o resumen del proyecto en una sola frase, salud del proyecto (esto es clave), puedes enfocarlo de varias maneras pero debe incluir horas o seguimiento de presupuesto y tiempo.
Incluye también lo que se ha completado recientemente (enlazando a las tareas realizadas y, si es posible, a la herramienta de gestión de proyectos si el cliente la tiene).
Después, qué se planea completar a continuación, ya sea la semana o el mes siguiente. Así el cliente puede priorizar o proponer cambios.
Finalmente, debes incluir problemas y bloqueos, donde planteas los riesgos potenciales e intentas buscar soluciones junto con el cliente.
Ben Aston:
Genial. Pero aunque sean pocos puntos, sigue pareciendo mucho.
Todo es importante, claro. Pero ¿cuánto detalle pones para que sea útil sin que tardes horas en hacerlo?
Robin Reynolds:
Yo procuro que nunca me tome más de 20 minutos. La primera vez puede llevar más, pero además aprovecho el proceso para meditar sobre el proyecto y entender cómo está todo.
Muchas veces empiezo un borrador pronto en la mañana, anoto ideas y luego acorto todo lo innecesario para que quede conciso.
¿Puedes decirlo más simple? ¿Solo enlazar la tarea? Así lo hablas en la reunión. Identifica los problemas pero no intentes resolver todo en el informe.
Ben Aston:
Buena idea, porque también sirve para nosotros como PMs. Es el momento de hacer un repaso profundo del proyecto y adelantarse a problemas.
Si no, el proyecto puede ir avanzando sin mirar el panorama general. ¿Te pasa a ti también?
Robin Reynolds:
Totalmente. Y pensando en RACI, los PM son responsables de crear el informe, pero el equipo y clientes son los responsables de hacerlo circular, leerlo y pedir aclaraciones.
Ben Aston:
Sí. ¿Y qué metodología usan en 10Up? ¿Más tradicional o ágil?
Robin Reynolds:
Combinamos ambas. Depende del proyecto, no seguimos una única metodología.
Ben Aston:
Creo que en proyectos ágiles, con sprints, la tentación es pensar “ya sabemos cómo va todo, para qué el informe”.
Pero una cosa es saber el día a día y otra ver cuánto presupuesto queda o lo que falta. El scrum te da visión general, pero ponerlo todo en un informe es útil incluso en proyectos ágiles.
Robin Reynolds:
Sin duda. Además el cliente puede compartirlo con su jefe o directivos, generando incluso nuevas oportunidades.
Ben Aston:
Siempre útil. ¡Haz tus informes!
¿Y después de hacer el informe? ¿Solo lo mandas por email? La tentación es hacerlo un viernes a las 4:00 y enviarlo sin más.
¿Tú qué haces con ellos?
Robin Reynolds:
Evito enviarlos los viernes porque nadie los lee. No me emociona recibir un mail importante el viernes y el lunes ya se me ha olvidado.
Prefiero entregarlos a mitad de semana. Tengo reunión interna los martes, preparo la versión para el cliente y la mando el miércoles, normalmente en una reunión de estado.
A veces lo envío antes, o durante la reunión por pantalla compartida, y luego mando un resumen con acciones.
No se trata de leérselo al cliente, es un marco para el diálogo: “Esto hemos hecho, esto haremos, este es el estado.” Y discutirlo.
Ben Aston:
¿Te ha pasado eso de ir adelantado?
Robin Reynolds:
Bueno, teóricamente sí.
Ben Aston:
Buenos consejos. Me gusta lo del screen share y así focalizas la atención del cliente.
Yo gestiono menos remoto y para mí, la reunión de estado es para crear vínculo con el cliente. No solo para compartir información, sino establecer confianza, para que, cuando toque dar malas noticias, haya una relación sólida.
Eso es más difícil en remoto, ¿cómo generas tú vínculo?
Robin Reynolds:
Con la cámara encendida ves gestos y se habla de lo habitual, el fin de semana, etc.
Creo que es igual de efectivo. Antes hacía reuniones internas y les imprimía los informes, ¡que ahora veo exagerado!
Pero lo hacía porque era la única manera de que los leyeran: poniéndolos frente a ellos y repasándolos juntos.
Ben Aston:
Sí.
Robin Reynolds:
Así que no hay una forma perfecta, pero sí pueden hacerse mal. Lo importante es saber qué le gusta al cliente y adaptarse, igual que con el equipo.
Ben Aston:
¿Tienes algún truco para que tu cliente lea los informes? ¿Algo que funcione?
Robin Reynolds:
La llamada de estado, sin duda. Y nunca saltes un informe. Porque eso es como una mala reseña en un restaurante: basta con una para que te lo recuerden, y necesitarás siete buenas para compensar. Nunca lo olvidarán.
Ben Aston:
Sí.
Robin Reynolds:
Asegúrate de ser puntual, estar preparada y que el informe aporte. Que esté sin errores y que no señales a nadie por mal trabajo.
Ben Aston:
Lo de adaptarlo al cliente… a veces piden demasiado detalle, especialmente con contratos de tiempo y materiales.
Quieren saber cada hora y cada tarea, y es un dolor recopilar y editar todo. ¿Tú cómo equilibras eso?
Robin Reynolds:
Lo importante es confiar en tu intuición. Si es un contrato pequeño y no compensa ese nivel de detalle, explica al cliente el porqué. Si de verdad lo necesita, puede que debáis aumentar la financiación, o bien habrá que hacer menos tareas porque se invierte más tiempo en el informe.
Ben Aston:
Buen consejo. Hacer el informe es trabajo y, si el cliente quiere mucho detalle, hay que dejar claro que debería ser una petición de cambio o tirar algo fuera de alcance.
Si no, el presupuesto se acaba antes de tiempo. Pero…
Robin Reynolds:
Totalmente. Y siempre pide feedback al cliente y al equipo sobre el formato. A veces creo que tiene sentido y mis ingenieros dicen “¿por qué has puesto esto?” O “¿puedes poner esto otro?” Así que hay que adaptar, pero sin perder eficiencia. Confía en tu instinto.
Ben Aston:
Genial, muy útil. Gracias, Robin. En el post de Robin en thedigitalprojectmanager.com tienes un ejemplo de informe de estado para un cliente ficticio, Killikum Bucher (gran nombre, por si alguien quiere ese dominio).
Hay un ejemplo descargable de informe que puedes usar como plantilla. Así que entra y empieza a hacer informes de estado.
Así que ya lo tenemos cubierto. Antes de terminar, Robin, quería hablarte rápidamente de nuestra sección Dear DPM, que llevamos ya casi
Robin Reynolds:
Unos meses.
Ben Aston:
Casi seis meses.
Robin Reynolds:
¿Tanto ya?
Ben Aston:
Casi sí, y justo publicamos una nueva pregunta. Robin, le dijiste a alguien que dejara su trabajo. ¿Fue sabio?
Robin Reynolds:
Sí, suena dramático así, pero esa persona estaba en una situación delicada, sin el apoyo, la dirección o el mentoring necesario.
Quien lea la pregunta verá que es obvio que debe buscar otra oportunidad. Pero claro, tampoco puedes dejar el trabajo sin más, menos si tienes familia. Le di algunos consejos sobre cómo manejar la situación mientras tanto: canalizar la energía, hacer deporte, no intentar cambiar a quien no coopera, y registrar los incidentes en caso de tener que recurrir a RRHH.
Ben Aston:
Cosas serias. ¿No eras tú quien preguntaba, Robin?
Robin Reynolds:
No.
Ben Aston:
Has cambiado de trabajo hace poco, es sospechoso.
Robin Reynolds:
No, pero me identifico con cada pregunta que llega.
Ben Aston:
Perdón.
Robin Reynolds:
Soy yo en todas.
Ben Aston:
Si tienes una pregunta que quieres hacer de forma anónima, entra en la sección de recursos del Digital Project Manager y encontrarás un apartado llamado Dear DPM. Allí puedes preguntar lo que quieras y quizás seleccionemos tu pregunta para responderla. Cuéntanos con qué tienes dificultades o en qué necesitas ayuda y nos encantará aconsejarte. Robin es estupenda para esto.
Robin, muchas gracias por acompañarnos, ha sido un placer.
Robin Reynolds:
Gracias Ben. Ha sido divertido.
Ben Aston:
Si quieres sumarte a la conversación sobre informes de estado, o hacer una pregunta en Dear DPM, entra en thedigitalprojectmanager.com y únete a nuestro equipo de Slack. Entra a la sección de recursos y encontrarás a más de 1.000 PMs hablando de esto mismo. Hay muchas conversaciones interesantes en las que puedes participar.
Ben Aston:
Hasta la próxima, gracias por escuchar.
