¿Estás pensando en cambiar hacia la gestión de proyectos pero te sientes perdido en un mar de siglas y consejos contradictorios? No eres el único. El camino para convertirse en PM puede parecer poco claro, con requisitos de habilidades vagos y descripciones de puestos engañosas que lo hacen aún más difícil de abordar.
El anfitrión Galen Low conversa con Barbara Kephart, fundadora de Projects Pivot, para despejar la confusión. Profundizan en lo que realmente se necesita para hacer la transición a la gestión de proyectos, cómo descifrar la jerga de la industria y por qué el apoyo comunitario es clave para navegar este cambio profesional tan gratificante.
Aspectos Destacados de la Entrevista
- Desafíos para Entrar en la Gestión de Proyectos [02:47]
- La gestión de proyectos suele hacerse más compleja de lo necesario.
- El enfoque «PM geeky»: resolver problemas sin ser insistente, enfocándose en los detalles.
- Muchos títulos de trabajo incluyen responsabilidades de gestión de proyectos sin mencionarlo explícitamente.
- Ejemplos: líder de equipo, gerente de programa, gerente de implementación, analista, líder de flujos de trabajo.
- Los roles administrativos suelen implicar gestión de proyectos y pueden ser un punto de entrada.
- A veces los roles de proyectos surgen de manera natural dentro de una empresa, incluso sin un título oficial.
- Un mito común es que la gente cree que no tiene experiencia en gestión de proyectos.
- Muchos han gestionado proyectos sin darse cuenta, como planificar eventos familiares u organizar espacios.
- Las habilidades de gestión de proyectos suelen venir de manera natural en quienes tienen la aptitud adecuada.
- Especialistas en transición de carrera pueden ayudar a clarificar y mostrar la experiencia en gestión de proyectos.
- La mentoría y los recursos de aprendizaje, como currículums de PM y preparación para entrevistas, pueden apoyar los cambios de carrera.
Los roles administrativos suelen estar llenos de responsabilidades de gestión de proyectos, y una vez que entras en un puesto administrativo, puedes abrirte camino dentro de la organización y avanzar con el tiempo.
Barbara Kephart
- PMs Mandones vs. PMs Geeky: Desmitificando Mitos [07:20]
- No siempre es necesario contar de inmediato con una certificación PMP; la experiencia puede ser lo primero.
- Muchos profesionales gestionan proyectos sin tener el título formal de gerente de proyectos.
- Las descripciones de trabajo suelen incluir PMP como requisito, pero otros puestos también involucran gestión de proyectos.
- Pasar a una PMO puede tener restricciones que no se ajustan al estilo de todos los profesionales.
- Los «PMs mandones» pueden acceder al puesto, pero quizás tengan dificultades cuando los proyectos se complican.
- El equilibrio es clave: saber cuándo ser asertivo y cuándo mantener la calma es una habilidad vital para el PM.
Los PMs mandones no funcionan bien cuando un proyecto se desvía de lo planeado. De hecho, pueden generar más conflictos de los necesarios. En cambio, lo mejor es un enfoque equilibrado: saber cuándo ser asertivo y cuándo mantener la calma. Todo en la vida es cuestión de equilibrio, y tener la capacidad de saber cuándo quedarse en silencio y cuándo hablar es un activo crucial para un gerente de proyectos.
Barbara Kephart
- Evaluar la aptitud para la gestión de proyectos [11:19]
- Sesicn Seatbelt: Un proceso para evaluar las prácticas de gestión de proyectos dentro de una empresa.
- Trabaja con el liderazgo y los gestores de proyectos, sean internos o contrataciones fraccionales.
- Evaluación de brechas en conocimientos de gestión de proyectos: Evalúa las habilidades de los individuos en gestión de proyectos.
- Una versión reducida estará disponible en projectspractice.com para autoevaluación.
- Se enfatiza la aptitud para la gestión de proyectos—algunos rasgos son naturales, como características innatas.
- El Project Management Institute (PMI) realiza evaluaciones similares.
- Algunas personas aprueban exámenes de gestión de proyectos rápidamente debido a un fuerte pensamiento lógico.
- El examen ha pasado a enfocarse más en preguntas basadas en lógica con el tiempo.
- Los gestores de proyectos poseen de forma natural cualidades como el pensamiento crítico, la previsión y la planificación.
- Algunas personas tienen dificultad para pensar más allá de la próxima tarea, lo cual representa un reto en GP.
- Las habilidades de gestión de proyectos pueden aprenderse, pero gestionar el caos es un reto diferente.
- Algunas personas sobresalen hasta que los proyectos se vuelven caóticos, entonces les cuesta adaptarse.
- Los GP naturalmente prefieren el orden y se les puede enseñar a mantenerlo.
- La flexibilidad en situaciones caóticas es crucial, pero puede que no sea completamente enseñable.
- Habilidades reales y aprendizaje de la adversidad [14:59]
- Reflexiona sobre desafíos pasados para entender cuán bien los gestionaste.
- Las experiencias difíciles enseñan técnicas valiosas para manejar el caos.
- Manejar el caos puede aprenderse con suficiente exposición a situaciones difíciles.
- Las experiencias personales y profesionales, como la atención médica de emergencia, pueden desarrollar habilidades para gestionar crisis.
- La adaptabilidad en situaciones caóticas mejora con la práctica y la disposición a aprender.
- Los GP que evitan los retos y se esconden tras pantallas pueden tener dificultades a largo plazo.
- El crecimiento viene de afrontar los problemas de frente en vez de retirarse.
- La gestión del riesgo es clave—anticipar y prepararse para problemas potenciales.
- Cuando surgen problemas, la comunicación proactiva con los interesados es esencial.
- Manejar proyectos complejos requiere aprendizaje continuo y adaptabilidad.
- Los desafíos personales forjan gestores de proyectos fuertes.
- Superar la adversidad, como dificultades familiares o mudanzas, fortalece la resiliencia.
- Los estudiantes internacionales experimentan la gestión de proyectos de primera mano al mudarse al extranjero.
- Las experiencias de vida pueden demostrar la eficacia enfrentando obstáculos.
- Los gestores de proyectos exitosos se destacan superando barreras.
- Presentando la Comunidad PM Coffee Spot [22:13]
- La gestión de proyectos digitales (DPM) proporciona un espacio enfocado, pero los GP de todos los sectores comparten necesidades comunes.
- Los recursos fiables y un espacio seguro para crear redes de contacto son esenciales para los GP.
- Muchos profesionales buscan foros al margen de redes sociales por privacidad y seguridad.
- La idea de un foro seguro con mentoría está inspirada en mentorías presenciales del pasado.
- El foro está evolucionando hacia una comunidad global con mentores de diferentes niveles de experiencia.
- Sirve como un «lugar de aterrizaje seguro» para hacer preguntas y aprender de otros.
- El papel de la IA generativa en la mentoría [25:04]
- Las herramientas de IA pueden extraer información pero carecen de experiencia humana, especialmente en entornos críticos como la medicina nuclear.
- Los interesados asustados o enfermos requieren una interacción humana que la IA no puede replicar.
- La mentoría es invaluable, y comunidades como PM Coffee Spot brindan conocimientos de la vida real.
- Las herramientas de IA pueden ayudar a divulgar técnicas de gestión de proyectos pero no reemplazan la toma de decisiones humanas en momentos críticos.
- La resolución de problemas del mundo real depende de la experiencia personal y el apoyo de la comunidad, aspectos que la IA aún no puede proporcionar completamente.
- Construyendo confianza en la gestión de proyectos [28:32]
- La confianza es crucial en los proyectos, especialmente al buscar consejos o información.
- La información de los motores de búsqueda proviene de fuentes desconocidas, por lo que es menos fiable.
- Los mentores y comunidades de confianza brindan ideas más confiables para la toma de decisiones.
- Las herramientas de IA y recursos en línea ofrecen información general, pero quizás no suficientemente específica o confiable para necesidades críticas de proyectos.
- Mentores con experiencia han enfrentado verdaderos retos, incluidos fracasos y contratiempos en proyectos.
- Algunas dificultades en proyectos no pueden resolverse buscando en línea o usando herramientas de IA.
- Cuando te quedas atascado, confiar en una comunidad o mentores de confianza puede dar mejor guía que buscar en lugares incorrectos.
- Mentores confiables tienen conversaciones reales en lugar de solo señalar recursos.
- Un buen mentor brinda retroalimentación honesta, incluso si la gestión de proyectos no es lo adecuado para ti.
- Busca una relación de ida y vuelta, donde los mentores guían y esperan seguimiento.
- Interactuar con su contenido (podcasts, artículos) ayuda a construir confianza y conexión.
- Los mejores mentores se preocupan genuinamente por tu recorrido y éxito.
- Pivotar hacia la gestión de proyectos [35:49]
- Para 2030, podrían necesitarse 25 millones de nuevos profesionales de proyectos debido al aumento de la complejidad.
- No busques la gestión de proyectos solo por la demanda laboral—investiga si es lo adecuado para ti.
- Decide si quieres ser un gestor de proyectos dedicado, gestionar proyectos en tu cargo actual o explorarlo poco a poco.
- Entiende cómo equilibrar la gestión de proyectos con otras responsabilidades si combinas funciones.
- Los gestores de proyectos dedicados destacan en detalles, cronogramas, dependencias y planificación anticipada.
- Los buenos candidatos piensan naturalmente varios pasos por delante en tareas cotidianas.
- El pensamiento crítico, la resolución de problemas y la alfabetización digital son habilidades esenciales para tener éxito.
- La alfabetización digital es imprescindible incluso en sectores tradicionales como la construcción.
- Los GP dedicados prosperan resolviendo problemas complejos y manejando grandes proyectos.
- Si la complejidad no es para ti, considera roles alternativos:
- La gestión de proyectos puede no ser el campo adecuado.
- Gestionar proyectos como parte de un rol más amplio (por ejemplo, un 20% de tu tiempo).
- Explorar la gestión de proyectos gradualmente antes de comprometerte por completo.
- Los que disfrutan el aumento de la complejidad de proyectos encajan mejor en el rol de GP dedicado.
- Habilidades y aprendizaje para aspirantes a gestores de proyectos [40:14]
- El aprendizaje continuo es clave—participa en seminarios web, toma cursos y explora herramientas de gestión de proyectos.
- Las entrevistas informativas (15–20 minutos) son valiosas para comprender nuevas industrias o tipos de proyectos.
- Prepara de antemano 3–4 preguntas clave para respetar el tiempo del entrevistado.
- Evalúa si un tipo de proyecto o industria específica se alinea con tus intereses.
- Explora diversos recursos de aprendizaje—algunos gratuitos, otros requieren pago o suscripción.
- Organiza tu investigación pero evita la sobrecarga de información.
- Comienza con fuentes fiables y auténticas antes de ampliar tus horizontes.
- El futuro de la gestión de proyectos [43:06]
- Mucha gente siente frustración sobre el estado actual de la gestión de proyectos en marzo de 2025.
- La relevancia de la gestión de proyectos está en aumento, pero su función está evolucionando.
- El título «Project Manager» puede cambiar, pero la necesidad de habilidades en gestión de proyectos sigue siendo fuerte.
- El futuro de la gestión de proyectos es incierto y puede beneficiarse de diferentes perspectivas.
- Industrias tradicionalmente ajenas a la gestión por proyectos ahora la están adoptando.
- La escala de la gestión de proyectos en estos sectores puede ser más pequeña que en IT.
- El papel de los gestores de proyectos en estos sectores en evolución aún es incierto.
Conoce a nuestra invitada
Barbara Kephart es la Fundadora y Directora de Proyectos de Projects Pivot, una consultoría especializada en gestión de proyectos en diversas industrias. Con más de dos décadas de experiencia, ha liderado proyectos en tecnología de la información, fusiones y adquisiciones, investigación médica y más. Barbara posee la credencial Project Management Professional (PMP) del Project Management Institute y un Certificado en Gestión de Proyectos de UC Berkeley. Su liderazgo enfatiza la colaboración y la resolución innovadora de problemas para transformar objetivos a largo plazo en realidades tangibles.

No te lances solo porque pienses que habrá muchas oportunidades, que el dinero es bueno o por cualquier otra razón. Tómate el tiempo para decidir qué aspecto de la gestión de proyectos te interesa más y comprométete plenamente con ello.
Barbara Kephart
Recursos de este episodio:
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- Principales cualidades de los gestores de proyectos de alto rendimiento y cómo cultivarlas
- 12 estrategias reales de gestión de riesgos que no encontrarás en un libro de texto
Lee la transcripción:
Estamos probando la transcripción de nuestros podcasts usando un programa de software. Por favor, perdona cualquier error tipográfico ya que el bot no es 100% preciso.
Galen Low: Has leído ese artículo de “cómo convertirse en gestor de proyectos” unas 15 veces ya, y ahora estás seguro, absolutamente seguro de que había demasiadas consonantes y no suficientes vocales en todo el texto.
Pero de alguna manera, no estás más cerca de entender cómo hacer un cambio hacia la gestión de proyectos.
PMP, CAPM, RACI, Gantt, Monte Carlo...
¿Es esta la primera prueba para filtrar a los poco decididos que quieren entrar en el sector?
Si te interesa cambiar el rumbo de tu carrera hacia la gestión de proyectos, pero no has conseguido una respuesta clara en Google, ChatGPT o Perplexity, sigue escuchando.
Vamos a hacer una exploración práctica y directa de lo que realmente implica averiguar si cambiarse a la gestión de proyectos es la decisión correcta para ti.
Hola a todos, gracias por acompañarnos. Mi nombre es Galen Low de Digital Project Manager. Somos una comunidad de profesionales digitales en misión de ayudarnos mutuamente a adquirir habilidades, ganar confianza y conectar, para amplificar el valor de la gestión de proyectos en el mundo digital. Si quieres saber más, visita thedpm.com/membership.
Y si te interesan conversaciones con visión de futuro y consejos prácticos sobre liderazgo en proyectos digitales, considera suscribirte al programa para episodios semanales.
Bien, hoy hablamos de cómo hacer la transición a la gestión de proyectos, y el papel que juega la comunidad para descifrar las siglas opacas, los vagos requisitos de habilidades y las descripciones engañosas del puesto que a menudo impiden que los profesionales se animen a liderar proyectos.
Hoy me acompaña Barbara Kephart, fundadora y Directora Principal de Proyectos en Projects Pivot — que ofrece una combinación única de gestores de proyectos dedicados, orientación estratégica de portafolio y formación práctica en gestión de proyectos, creando la fórmula perfecta para el éxito de los proyectos.
Barb también es mi socia dirigiendo nuestra comunidad para nuevos y futuros gestores de proyectos, The PM Coffee Spot.
Barb, gracias por estar conmigo hoy.
Barbara Kephart: Gracias, Galen. Siempre es bueno pasar el rato contigo.
Galen Low: Sé que esto es como quedar normalmente, pero ahora lo grabamos y lo compartimos. Es curioso, porque me dicen que mi introducción suena a locutor, pero en cuanto empiezo el episodio, hablo como siempre. Así que este es uno de esos casos.
Barbara Kephart: ¿Lo haces normal siempre?
Galen Low: Sí. Si eres nuevo aquí, grabo mi intro cada vez, y a veces tengo amigos geniales en el programa como Barb.
Barbara Kephart: Yo no tengo voz de radio, así que me das envidia.
Galen Low: No sé… Con gran poder viene gran responsabilidad, ya sabes. Nosotros llevamos mucho tiempo ayudando a la gente a entrar en la gestión de proyectos, tener éxito, aprender, y construir una carrera en torno a ello. Sabemos que no es fácil. Hay mucha gente tratando de averiguar si es para ellos, sin perder demasiado tiempo.
Pensé que quizá empezaría con una pregunta que todos quieren saber: ¿por qué la gestión de proyectos es una carrera tan difícil para empezar y cuál es el mayor mito o idea errónea que impide a la gente comenzar en este campo?
Barbara Kephart: Sí, es una excelente manera de empezar hablando de gestión de proyectos. Creo que lo hacemos más difícil de lo que debería ser, porque a quienes nos encanta ser gestores de proyectos, tendemos a complicar muchas cosas más de la cuenta. Incluso cuando gestionamos un proyecto, lo hacemos más complejo de lo necesario. Además, no siempre nos sabemos vender de la mejor manera.
Últimamente me llamo la PM friki. Esa que resuelve todos los problemas de la empresa sin ser pesada o mandona. Recuerdo que una vez me dijeron que allí no quieren PMs mandonas, y pensé que lo de PM friki viene porque nos gustan los detalles, nos encanta meternos en todo… Y no a todos les gusta eso.
Y eso es un alivio para las empresas, así que siéntete libre de usar el término PM friki en entrevistas. Creo que eso es lo que quieren, y cuando lo escuchan, no es tan difícil entrar, porque muchos nos estamos vendiendo para estos roles.
Pero para quienes contratan, es difícil saber quién realmente puede hacerlo. Eso es lo que deben entender. También nos lo ponemos difícil a nosotros mismos por los títulos de los cargos. Pensamos que debe decir “project” en el título, ya sea al postular o al avanzar en la organización.
Muchos puestos ya incluyen tareas de gestión de proyectos: líder de equipo, gestor de programas, gestor de implementación, analista, encargada de flujos de trabajo… Recientemente conocí a una workflow lead en un despacho contable. Ella gestionaba proyectos, aunque no lo ponía en ningún lado, y le dije: gestionas proyectos, aunque tu cargo diga otra cosa.
Y lo mejor, si cuesta entrar en el área, es mirar los puestos administrativos. Los roles administrativos están llenos de tareas de gestión de proyectos, y una vez dentro, puedes ir avanzando en la organización.
A veces esos puestos simplemente llegan a ti. Quizás seas la persona que lleva los proyectos, aunque no lo diga tu cargo formalmente. Si identificas esto, verlo desde otra perspectiva puede ayudarte a entrar.
Galen Low: Me encanta esa idea.
Barbara Kephart: Sí. Lo otro que comentabas, el mito o idea errónea, es que la gente cree que no tiene experiencia suficiente. Y tú y yo hemos hablado mucho de esto: la gente piensa que no tiene suficiente experiencia gestionando proyectos.
Muchos de los que amamos este trabajo, llevamos mucho tiempo haciéndolo. Somos quienes organizamos las fiestas de cumpleaños. ¿Cuál fue el primer proyecto que tuviste? Muchos dicen que fue algo para sus hijos o su familia. Recuerdo que antes de ser PM oficialmente,
tenía un trabajo normal como proveedora de salud, estaba de baja por maternidad con mi segunda hija y ayudando en su preescolar. A la semana, como me sentía mejor y no quería volver al trabajo aún, ya había organizado el armario de arte y creado nuevos procesos para los niños. ¡Eso también es un proyecto! Así que la gente cree que no tiene suficiente experiencia y que no sabría cómo gestionarlo. Si tienes aptitud, sale de manera natural.
Todo esto lo hablé también con mi colega Laura Hartner. Hay especialistas de transición laboral que pueden ayudarte a plasmar todo esto para que, frente a la competencia, el reclutador lo entienda. Ella y yo creamos unos cursos online llamados “Consigue un puesto de PM” o “Aprueba tu entrevista de PM”. Esas son mis ideas principales sobre si es difícil o no.
Galen Low: ¿Esos cursos ya están disponibles?
Barbara Kephart: Sí, estoy trabajando para lanzarlos. Nuestra plataforma se llama projectspractice.com.
Galen Low: Vaya, ok…
Hay mucho aquí para profundizar, porque además tocaste otro mito: que un PM mandón es un buen PM. Y mucha gente no lo ve como el PM friki, que le gustan los detalles y resolver la complejidad, disfruta destrabando el lío.
He visto personas que piensan “soy mandón, seré buen PM”, o lo contrario: “no mando, seguro no sirvo”. Y de hecho, la persona menos mandona, que tiene síndrome del impostor o que debe aprender cosas nuevas, muchas veces encaja mejor que aquel que sólo quiere mandar, relajarse y culpar a otros cuando algo sale mal. Al final, esos suelen ser los peores PMs o quienes descubren que esto no es lo suyo.
Se enfrentan con el liderazgo de servicio y dicen “yo no me apunté a eso”. Ahí está la barrera. Y lo de la experiencia, lo mismo: cuando hice mi PMP en 2014, ya llevaba 15 años en gestión de proyectos, y desde entonces existe la pregunta: ¿Tengo suficiente experiencia? ¿Qué es un proyecto? ¿Puedo ponerlo en el CV y contarlo en la entrevista aunque no fuera mi cargo? Y esto lleva décadas así.
Barbara Kephart: Sí. Vamos a hablar de si es necesario tener un PMP. Yo obtuve el mío en 2016, después de llevar 25 años gestionando proyectos en salud como parte de mi trabajo; nunca me dio por ello, porque no estaba en una PMO. Usualmente en la PMO sí piden el PMP y fuera de ahí, no tanto.
No fue prioridad hasta que tuve acceso educativo para obtener el certificado y luego el PMP. También se cree que se necesita una certificación para conseguir el empleo, motivado porque muchos puestos lo piden.
A veces te fijas tanto en el puesto de gestor de proyectos que olvidas que en otros roles también puedes aplicar esas habilidades aunque no tengan ese nombre. Quizá con el tiempo sí consigas el cargo oficial de project manager.
Durante años no tuve ese título, aunque lo deseaba. Pero eso implicaba entrar en la PMO, y preferimos seguir gestionando con autonomía, sabiendo que lo hacíamos bien; en una PMO tienes limitaciones, que pueden estar bien para ciertas empresas, pero aún así son límites.
Sobre el PM mandón: sí, suelen lograr entrar, son asertivos. Pero ten cuidado, porque ahora se reconoce ese perfil. Puede servir en entrevistas por su seguridad, pero en proyectos difíciles generan problemas, y es mejor encontrar el equilibrio: ser firme cuando toca y calmado cuando se requiere. Todo en la vida es balance. Saber cuándo callar y cuándo alzar la voz es una habilidad clave.
Galen Low: Genial eso del balance.
También haces una evaluación a quienes llegan a tu programa de mentoría. Creo que la llamas sesión de cinturón de seguridad porque hay que abrocharse para lo que les puedas decir, jeje. ¿Pero es para ver si tienen ese equilibrio y si la gestión de proyectos es para ellos?
Barbara Kephart: Sí. Tenemos dos cosas: las sesiones de cinturón de seguridad, que hacemos para las empresas donde trabajamos con la dirección y sus PMs internos o externos, para evaluar lo que están haciendo y cómo aplican técnicas de gestión de proyectos. Lo llamamos sesión de cinturón de seguridad.
Para quienes llegan de fuera, llamamos a nuestra evaluación “assessment de brecha de conocimiento en gestión de proyectos”. Queremos ponerlo online en projectspractice.com, hacer una versión mini para que la gente la pruebe. Evaluamos la aptitud para la gestión de proyectos.
Aptitud es la palabra clave. Así como tengo el pelo rizado y rubio (je), creo que traemos ciertas características innatas. Los assessments como los del Project Management Institute, nuestro organismo rector, evalúan eso.
Galen Low: Ah, sí.
Barbara Kephart: Por eso hay gente que aprueba enseguida porque le sale natural, y a otros les cuesta más. No es la única causa, pero es un factor. Cuando hice mi PMP ya habían cambiado a preguntas más lógicas.
Los gestores de proyectos somos muy lógicos; eso lo traemos desde pequeños: pensar críticamente, anticipar, planificar por adelantado. Hay personas que, por lo que sea, sólo pueden pensar en la siguiente tarea, y ya les cuesta. Ese no es buen rasgo para PM.
Galen Low: ¿Pero es posible aprenderlo? Hablando de nacer con pelo rizado, quienes están escuchando y pensando: “me encantaría ser PM, creo que sería bueno. ¿Soy lógico? No lo sé. ¿Puedo aprenderlo?”
Barbara Kephart: Sí, creo que sí, con un pequeño matiz. Puedes aprenderlo, aunque todos sabemos que cuando el proyecto es grande, complicado y caótico, hay gente que lo lleva bien hasta ahí, y en cuanto hay caos, se bloquea. Aprender ese nivel puede ser difícil para quien prefiere el orden.
A los PM nos gusta el orden, y somos buenos manteniéndolo y enseñando a hacerlo. Puedes pasar de ser desordenado a alguien que disfruta tener la casa organizada; eso se puede aprender.
Pero también hay que ser flexible cuando todo se desordena. Esa parte no estoy segura de que se pueda aprender.
Galen Low: Justo, muy interesante enfoque. Porque mucha gente planifica su carrera pensando “en un día bueno, puedo hacer ese trabajo”, pero la mentalidad debería ser: “¿podría manejar el trabajo cuando todo va mal?”. Eso es válido para cualquier empleo, pero más para el PM. ¿Cómo manejo los días malos? ¿Tengo aptitud para manejar eso, sea como manejo el estrés, siendo organizado, calmado bajo presión o usando la asertividad cuando corresponde?
Me gusta el enfoque de: “Gestión de proyectos en un mal día”. Los días difíciles.
Barbara Kephart: Animo a la gente a pensar en eso. Cuando tienes un mal día, semana o año, vuelve atrás y reflexiona: ¿cómo lo manejé y qué tan bien lo hice?
Recuerda, mientras más años duros tengas, más aprendes. Así que cuanto más crisis enfrentes, mejor manejas, y quizá por eso ahora pienso que sí se puede aprender: depende de cuánto estés dispuesto a aprender de lo malo.
Yo crecí en una familia caótica irlandesa-italiana y aprendí a gestionarla, vi que era posible. Trabajé en salud, estando de guardia, debiendo funcionar rápido de madrugada en emergencias… Eso me dio técnicas que hoy uso entrenando o en empresas. Así que sí se puede aprender, si quieres.
Galen Low: Genial. Me gustó lo de que la aptitud quizá es central, que hay características con las que se nace, pero el secreto es ajustar el equilibrio de esas cualidades para encajar en la casilla correcta: “sí, mi proyecto va mal”, o “sí, hay caos”. Eso lo desbloquea, y debes prestar atención, aprender a aprovechar tus aptitudes, sea cual sea. No es una receta única, pero encontrar el balance adecuado ayuda a tener éxito.
Y una vez identificado, trabajar en sentirte cómodo, refinar y optimizar tu acercamiento a eso. No soy quien organiza cumpleaños en mi familia (no me dejen a cargo). En teoría sería un mal PM, pero fue un proceso, no me era natural, me costó mucho aprender. Ese enfoque es útil: no es que uno no pueda ser PM, sino que a algunos les costará más que a otros.
Barbara Kephart: Me encanta cómo lo explicas. Es un cambio de mentalidad, y quienes duran poco en el campo son los que, cuando hay problemas, literalmente se esconden detrás de la pantalla. Están en reuniones y parece que la tapa del portátil les tapa la cabeza, cuando justamente es momento de levantarla.
Hacerlo una vez o dos vale, pero se espera que aprendas, crezcas, te expandas: el proyecto iba bien, algo puede fallar (tema de gestión de riesgos), anticiparlo y, si pasa, estar listo, salir de tu pantalla, hablar con gente, stakeholders, averiguar qué pasó… Es incómodo, pero necesario. Todo es parte del aprendizaje trabajando con personas complejas.
Galen Low: Muy interesante lo que dices, y volviendo a algo anterior: a veces la mejor preparación para la gestión de proyectos fue tu familia o la medicina, estar de guardia, tener resiliencia ante crisis. Y dijiste que quienes no tienen experiencia formal pueden enmarcar todo esto con valor. Estamos dando una clase magistral de cómo presentar tu valor y entender cómo impactar siendo PM, aunque nunca tuvieras ese título o PMP. Esas características se pueden adquirir y probablemente ya tienes algunas, incluso si nunca has sido PM.
Barbara Kephart: Aprovecha esas experiencias. Tú y yo hablamos con alguien en PM Coffee Spot que contó cómo su infancia lo llevó a… Y otros que emigraron, estudiantes internacionales que – sólo llegar aquí ya fue un proyecto. Salir del país, matricularse en otro… Eso es un proyecto y sirve para demostrar competencias superando adversidades. Eso es lo que hacemos los PM: superar obstáculos, por eso somos buenos.
Galen Low: Yo soy así como reclutador: intento adivinar cómo es esa persona en un día malo, cómo resuelve problemas en crisis. Todos vamos a entrevistas a decir “mi proyecto terminó perfecto, a tiempo, en presupuesto”. Pero lo importante es cómo sorteaste la adversidad. Quien tiene una buena historia resolviendo problemas bajo presión tiene mucho que contar en una entrevista para PM.
Mencionaste PM Coffee Spot. Quisiera profundizar. Tú llegaste a mí el año pasado para crear una comunidad de nuevos y aspirantes a gestores de proyectos de cualquier sector. Lo llamamos PM Coffee Spot. ¿Puedes contarnos qué es y qué significa para ti, y por qué te importa tanto invertir tiempo y energía en esto?
Barbara Kephart: Te busqué en el digital project manager porque DPM está enfocado en PMs digitales, pero yo trabajo con gente de todos los sectores. Ya seas PM digital, de salud, técnico… todos tienen las mismas dudas y no saben dónde preguntar.
Buscan recursos confiables y fáciles de leer. Hay tanta información que a veces buscas o usas ChatGPT y no termina de cuadrar. Yo llevo tiempo en esto y noto que la gente quiere un lugar para hacer networking, pero seguro, fuera de las redes sociales que existen, porque no saben adónde va la información y no quieren que su empleador se entere.
Todo esto aplica a los que empiezan o quieren empezar. Por eso el concepto de foro, que ahora resurge. Al principio de internet los foros estaban de moda, y ahora vuelven. Crear un foro seguro donde explorar era justo lo que hacía falta.
Cuando comencé, tuve algo parecido en forma de un par de mentores… una especie de mini foro. Ahora, siendo globales, no tienes que ir presencialmente. Quería un lugar donde la gente se sintiera segura de compartir y tener esos mentores allí.
Así que creamos algo que evoluciona. Buscamos mentores de todos los niveles, desde principiantes que ya han logrado cosas, hasta personas avanzadas. Construimos una comunidad en torno a eso.
Creo que esa es la clave: un “lugar de aterrizaje seguro” para preguntar lo que parezca tonto. Yo pregunté muchas cosas tontas al principio y…
Galen Low: Eso es una habilidad. Me gusta cómo lo cuentas, hablar con mentores en un mundo global. Y sí, la IA generativa me impresiona (ChatGPT, Perplexity, Gemini…), pero aunque hay quien la tiene como mentor, a mí no me basta. A veces quiero saber algo que no está en internet, como historias familiares, cambios de vida, que influyen en cómo somos. No es algo que una IA pueda responder, ¿verdad? No va a conocer la historia de cómo Barb fue llamada una noche en urgencias y lo manejó…
Barbara Kephart: Sí, puede intentar buscarlo, pero siempre surgen más preguntas: “¿cómo lo hiciste con pacientes tan enfermos o asustados?” Las herramientas no pueden darte eso. El grupo de mentores… nunca tienes demasiados, y es lo que buscamos en PM Coffee Spot. Quizá en el futuro existan versiones de nosotros mediante IA, pero por ahora, la experiencia humana es imprescindible para avanzar. Los bots tienden a decir: “Esto hay que gestionarlo como proyecto”, lo que es ventajoso porque ayuda a la profesión, pero no resuelve cómo actuar si el domingo antes de ir en vivo el lunes a las 7 am, tu stakeholder clave está desaparecido. La IA dará respuestas genéricas, pero una persona valdrá oro y recurrirá a otros mentores rápidamente.
Galen Low: Tiene que ver con algo que decías: no suele haber una sola respuesta correcta, y cada profesional tiene su propio estilo. El arte consiste en sintetizar tu propia verdad a partir de la información que te brindan, no tomar la primera respuesta y decir “esa es”. Por eso es tan útil la comunidad: obtienes distintos puntos de vista, y puedes decidir qué se adapta mejor a ti. “Eso me sirve, pero cambiaré tres cosas porque no soy tan extrovertido como esa persona”. Aprendes a formular buenas preguntas, digerir buenas y malas respuestas, analizar, y convertir eso en tuyo. Eso es clave como PM: hablar con muchos, distinguir lo importante y mantener el barco en rumbo en aguas turbulentas.
Barbara Kephart: Así es. Y hablar con gente confiable. Cuando buscas en internet, la información viene de quien Google decide que es más relevante, pero viene de un grupo anónimo. Cuando proviene de mentores y comunidad confiable, tienes seguridad para avanzar. Si no funciona, puedes volver y preguntar de nuevo. Cuando buscas en la web, no sabes si realmente es fiable ni se adapta a tu caso.
Galen Low: Me gusta eso. Conocer al autor es importante para aprender y para la gestión de proyectos, en el día a día.
Barbara Kephart: Y los mentores que tú y yo conocemos han estado en las trincheras, han perdido el sueño por proyectos, a veces están en un “armario oscuro” sin salida y con el equipo dentro. Eso no lo vas a encontrar en internet o una IA. A veces buscamos porque estamos estancados y quizás deberíamos recurrir a la comunidad o a una sola persona.
Galen Low: Y para terminar, una pregunta directa: Si estás aprendiendo sobre gestión de proyectos y quieres hacer la transición, ¿cómo sabes si puedes confiar en alguien? ¿Qué debes buscar para confiar?
Barbara Kephart: Lo primero es que esa persona quiera dialogar contigo. Muchos solo te envían recursos o un artículo o te remiten a una certificación, pero si están dispuestos a conversar, conocer dónde estás y hacia dónde vas… Porque tan importante como decir “sí, eres buen PM”, es ser honesto y decir “no creo que sea para ti”. Así evitas que, tras un año, descubran que debieron ir por ventas, marketing u otra vía. A veces sólo conversando lo descubro, no hace falta ni el assessment. El diálogo es fundamental, y que te den retroalimentación y seguimiento. Y también probar el material disponible, escuchar podcasts, ver si te identificas.
Galen Low: Estoy viendo muchos vídeos sobre el test de Turing, y me gusta pensar en un “¿eres humano de fiar?”. El diálogo es fundamental, también en LinkedIn; observo cómo interactúan y su apertura de mente. Así sé si no están anclados sólo en definiciones. Esa voluntad de debatir, escuchar, o de decir algo incómodo cuando toca, es lo que genera confianza. No sólo “sí, vas a ser un gran PM” porque sí, sino “quizá no, ¿lo has pensado?” Me gusta eso.
Para quienes quieren pasar a la gestión de proyectos, aunque no estén al principio de la carrera, quizá estén ya avanzados y les parezca interesante… ¿Cuál es el primer paso para cambiarse a la gestión de proyectos?
Barbara Kephart: Ahora muchos quieren pasarse, porque leí un artículo hace poco que decía que para 2030 la economía mundial necesitará 25 millones de nuevos profesionales en gestión de proyectos. Es una cifra enorme, no sé de dónde sale, pero lo siento cierto. Ha habido un boom tecnológico, sobre todo este último año con el machine learning y demás, lo que genera proyectos más y más complejos.
Así que lo primero es investigar realmente si esto es para ti. ¿Quieres ser PM dedicado, alguien que se mantiene en su área pero gestiona más proyectos, o sólo explorarla sin lanzarte de cabeza? No entres sólo por el dinero o la demanda. Hay que definir a qué área de la gestión de proyectos quieres ir. Mucha gente se mete de lleno, pero también existe hacerlo parcialmente o como parte de tu rol principal: “voy a dedicar el 20% de mi tiempo a este proyecto”. Evalúa eso.
Cuando salí de salud, fui mitad analista de sistemas, mitad PM. Tuve que aprender a distinguir los dos modos. Así que analiza bien tu transición. No es para todo el mundo. Quienes sobresalen como PM dedicados aman los detalles, disfrutan la programación, las líneas de tiempo, organizar, prever 10 pasos por adelante. Si planeas el viaje al supermercado pensando en todas las vueltas y recados, ese es un rasgo valioso.
Capacidad crítica (otro tema para un podcast). El que resuelve problemas: algo falla y quiere descubrir por qué, sea técnico o no. Y cada vez más, ¿eres digitalmente alfabetizado? Incluso en proyectos de construcción hoy se exige. También debe gustarte lidiar con problemas grandes, complejos… Si no, quizá debas optar por gestionar proyectos sólo cierta parte del tiempo, o simplemente explorar si es para ti.
Galen Low: Me parece importante conocer todas las opciones. Cuando salía del colegio, parecía que solo había 4 o 18 empleos posibles. En la vida real hay cientos de puestos que usan nuestras habilidades… Y si alguien es bueno planificando pero quiere mejorar, ¿cómo puede prepararse para sentirse listo para postular a cargos de PM dedicado? ¿Cómo nivelarse si no es hábil digitalmente, ni gran planificador, ni comunicador?
Barbara Kephart: Aprender. Busca webinars, formaciones gratuitas o de pago. Muchas herramientas de gestión de proyectos ofrecen excelentes webinars, aunque promocionen su producto, pero los conceptos aplican a muchas áreas. Digital Project Manager, por ejemplo, sirve para mucho. Yo misma estoy desarrollando cursos y formaciones breves. Además recomiendo mucho las “entrevistas informativas”, que incluyo en nuestro curso Get a PM Job. Yo misma sigo haciéndolas cuando me interesa un área nueva, como proyectos medioambientales. Son conversaciones de 15-20 minutos para averiguar cómo gestionan proyectos en ese campo. Pueden ser con PMs o expertos de área, sólo debes preguntar bien, aprovechar el tiempo, y ver si realmente te interesa ese sector o tipo de proyecto.
Habla mucho con personas, prueba entrevistas informativas, explora recursos gratis y de pago, pero organiza bien toda la información para no saturarte. Empieza por una fuente con la que conectes, como sugeriste antes, y luego amplía tu red.
Galen Low: Ese curso Get a PM Job suena interesante, lo enlazaré en las notas. Ya avisaré cuando esté disponible.
Barbara Kephart: Gracias.
Galen Low: Tenía una gran pregunta sobre el futuro de la gestión de proyectos, pero eso merece su propio episodio. Así que lo dejamos aquí.
Barbara Kephart: Sí, porque la gente ahora —en marzo de 2025— está muy frustrada, incluso dudo si los PM seguirán siendo necesarios. Sé que daría para un panel con varias voces para imaginar el futuro, porque todo se mueve. Yo creo que la gestión de proyectos es más relevante que nunca, pero hay que entender que puede tomar nuevas formas, quizá sin el título de Project Manager.
Galen Low: Tomo nota, lo trataremos la próxima vez. Barb, ¡muchísimas gracias por acompañarme hoy! Siempre disfruto nuestras charlas.
Barbara Kephart: Gracias por invitarme, ha sido un placer.
Galen Low: Bien, eso es todo. Si quieres unirte a la conversación junto a más de mil apasionados de la gestión de proyectos, ¡únete a nuestro colectivo! Ve a thedpm.com/membership para saber más. Si te ha gustado lo que has escuchado, suscríbete y mantente en contacto en thedigitalprojectmanager.com. Hasta la próxima, gracias por escuchar.
