Cómo Catapultar Tu Carrera Haciendo Tu Puesto Redundante

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Galen Low: Hola a todos, gracias por sintonizar. Mi nombre es Galen Low con The Digital Project Manager. Somos una comunidad de profesionales digitales en una misión para ayudarnos a adquirir habilidades, ganar confianza y conectar para así amplificar el valor de la gestión de proyectos en un mundo digital. Si quieres saber más, dirígete a thedigitalprojectmanager.com.

Bien, hoy vamos a hablar sobre cómo hacerse redundante y por qué eso podría ser lo mejor que puedes hacer por tu carrera profesional. En el camino vamos a nerdizar sobre procesos, hablar de delegación y sobre cómo encontrar paz en la búsqueda de una vida equilibrada.

Así que vuelve conmigo hoy la única e inigualable Alyson Caffrey, propietaria y operadora de una consultora increíble llamada Operations Agency y autora del libro más vendido, The Sabbatical Method.

Alyson, muchísimas gracias por regresar al programa.

Alyson Caffrey: Galen, estoy muy entusiasmada de estar aquí. Gracias por invitarme de nuevo.

Galen Low: Yo también estoy encantado de tenerte de vuelta. Una de mis invitadas favoritas; la última vez estaba tan envidioso. Creo que estabas en tu patio en un día soleado. Pensé, así es como se hace un pódcast.

Alyson Caffrey: Lo recuerdo. Fue un gran día.

Galen Low: Sí. La última vez profundizamos en operaciones y esta vez volvemos con un tema un poco distinto, que sé puede parecer contradictorio.

Mientras me escuchaba dando la introducción al episodio, pensé: suena raro, pero lo explicaremos. Entonces sí, claramente Alyson ya ha estado en el programa antes, así que algunos de ustedes seguro la conocen, o quizás la conocen por todo lo que está haciendo por ahí. Pero Alyson, quizás por beneficio de todos, ¿puedes darnos un resumen rápido de quién eres y qué haces en Operations Agency?

Alyson Caffrey: Claro. Como dijo Galen, soy Alyson Caffrey, estratega de operaciones de profesión y fundadora de Operations Agency. Ayudamos a las empresas a reducir el estrés detrás de las cámaras mediante la implementación de estructuras operativas simples. No hacemos grandes revisiones, ni implementamos EOS o métodos de Scale Up. Nos centramos en cosas sencillas que apoyen al fundador y al equipo a largo plazo.

Así es como nos asociamos con los negocios. De hecho, estoy celebrando el sexto aniversario de Operations Agency este año, lo cual es surrealista. Y realmente nuestra brújula guía para los próximos seis años consiste en trabajar junto a los fundadores para entender que las operaciones son parte de hacer negocios.

Y creo que al final del día, mientras apoyamos a nuestros equipos y crecemos, podemos ignorar o poner excusas y decir, "no soy una persona de sistemas" o "no soy de operaciones" e intentar subcontratarlo, pero al final, somos responsables del negocio y del trabajo dentro del negocio. Pienso que todos necesitan tener una mentalidad operativa de alguna manera para contribuir a este colectivo que hemos creado. Así que crear cultura de procesos internamente está en el centro de nuestro corazón.

Galen Low: Me encanta. Y me encanta lo directo que lo dices. Tienes razón. Incluso la gestión de proyectos peca un poco de esto. Las palabras "gestión de proyectos" y "operaciones" suenan opacas e intimidan, y parecen mecánicas o aburridas. Pero si lo resumimos, es trabajar juntos, ¿verdad?

La gestión de proyectos es colaborar en algo con inicio y fin; y operaciones es trabajar juntos, haciendo funcionar la empresa, crecer juntos. Y lo que más me resonó de lo que acabas de decir es que ayudan a reducir el estrés.

¡Oh, sí! Porque puedes hablar horas sobre marcos, diseño de procesos y buenas prácticas. Tener millones de diagramas de flujo. ¿Pero para qué? El resultado real es la reducción de estrés porque, admitámoslo, administrar un negocio es difícil. Estar en una empresa es difícil.

Justo antes, hablando en la sala verde, te decía: no creo que haya mucha gente diciendo que trabajar es fácil hoy en día. Todos buscamos mejoras que faciliten la vida. Y sí, puede ser procesos y cultura de procesos, pero no de modo aburrido. Es hacer las cosas mejor para no arrancarnos los cabellos.

Me encanta. Súper interesante.

Alyson Caffrey: Sí, incluso trabajando juntos es más sencillo si hay transparencia, sentiremos que entendemos mejor lo que cada uno logra. Es absolutamente crítico.

Galen Low: Me encanta eso. Y la colaboración mediante la transparencia, que no somos engranajes.

Suena a engranajes, pero no lo somos. También tengo que mencionar que además de la Operations Agency—felicidades por los seis años, ¡genial!—también publicaste un libro recientemente.

Alyson Caffrey: Sí, es el primero.

Galen Low: El libro se llama The Sabbatical Method. Desde mi punto de vista, es una guía para dueños de negocios sobre cómo quitarse del camino y ayudar a sus empresas a escalar. ¿Puedes contarnos cómo surge el nombre del libro?

Alyson Caffrey: Remontémonos a cuando nació mi primer hijo, Frank, que cumplirá tres este verano. Cuando lo tuve, nos mudamos al cuarto permanente para pasar la noche. Hay una hermosa foto de mí con mi hijo en la cama del hospital, sonriendo de oreja a oreja, feliz porque el parto terminó. Pero lo que la foto no muestra es que luego revisé el móvil, Slack, correos, respondí a clientes y al equipo.

Hay momentos en la vida o la carrera donde te das cuenta plenamente de cuáles son tus prioridades, y no puedes ignorarlo. Literalmente pensé, dejo a mi bebé para tomar mi negocio.

Inicialmente lo pensé como una medalla de honor: mira cuán comprometida estoy con mi trabajo. Pero después, reconciliando cuántas horas dedicaba al negocio y a los clientes, pensé: no puedo sostener esto. Como experta en operaciones, necesitaba clarificar y estandarizar mi operación. Por eso el libro se llama The Sabbatical Method. Nació de esa experiencia: necesitaba alejarme un poco del negocio para ver las cosas con claridad y considerar cómo quiero interactuar. Cuando me aparto, ¿qué se desmorona? ¿Qué cosas críticas deben avanzar? ¿Qué puede postergarse o eliminarse completamente?

Podemos usar estas metodologías y el descanso para cambiar nuestra perspectiva y reconstruir la empresa. Al investigar para el libro, encontré una historia de Ian Taylor, alpinista del Everest, que decía que el principal motivo por el que los escaladores no llegan a la cima es por no descansar suficiente en los campamentos base para aclimatarse a la altitud.

Así, un simple resfriado puede tumbarlos porque no descansaron lo suficiente. Lo aplico a equipos pequeños de alto rendimiento: si sólo corremos de un proyecto a otro rompiendo cosas y sin parar, nunca vamos a llegar lejos. El Sabbatical Method, dicho coloquialmente, es una manera de descansar para reconstruir y avanzar al siguiente nivel.

Galen Low: Me encanta, y también la idea de aclimatarse al cambio. Muchas organizaciones crecen rápido y se auto-disrumpen, y ese cambio es como la altitud. Si miras el crecimiento en vertical, necesitas pasar tiempo y no ir implacablemente hacia tu Norte, porque si no descansas, puede que nunca llegues a la cima.

Alyson Caffrey: Te puede derribar. Incluso leí en redes sociales el otro día: todos necesitamos descansar, y si lo ignoras, llegará el descanso en el peor momento. Y pensé: ¡es cierto!

Galen Low: Trabajé en cine por un tiempo y lo llamábamos "el cono de inmunidad". Directores y asistentes principales aguantaban la respuesta inmune durante las grabaciones y luego colapsaban. Después de rodar, por fin se enfermaban. Eso refleja mucho el método actual de negocios: no es realista ni confiable, pero lo vemos en dueños y operadores como tú, que crean un negocio en torno a sí mismos y sienten que el valor que entregan es su toque personal, estar en Slack, dirigir todo, construir relaciones con clientes que piden por ti. Pero la semilla de crecimiento está en: ¿cómo darte ese descanso y crear procesos para ello? a) por tu salud, y b) porque creará una estructura escalable.

El hecho de construir una empresa entorno al descanso es fenomenal. Pregunto, ¿esto permea a todos? ¿Está hecho para que todos descansen, no sólo dueños o líderes?

Alyson Caffrey: Totalmente. El objetivo fundamental del Sabbatical Method es que el negocio funcione independientemente de cualquier persona.

Curiosamente, se nos enseña que para ser exitosos debemos ser irreemplazables. Pero en pequeños negocios, lo que queremos es precisamente lo contrario: debemos ser reemplazables para poder crecer y tener flexibilidad ante oportunidades nuevas. Si el fundador se toma un descanso y otros pueden tomar sus tareas, tu valor es más alto para la empresa, puedes liderar equipos, ganar experiencia, impulsar crecimiento o ingresos. Yo hice este acuerdo con mi mano derecha, Lauren.

Le dije: cuando esté ausente y cosas lleguen a ti, dime qué estructurar para ayudarte y qué te gusta o no. Para ella fue evolucionar a project manager interno y jefa de equipo. Si no hubiera tomado el Sabbatical Method, nunca habría ascendido a ese rol. Ahora incluso tenemos una regla con Lauren: cada vez que tomes un día libre, debes reservar el próximo antes de terminar ese día, para siempre tener algo que esperar.

Es importante inculcar esto en el equipo porque se involucran mucho, y no queremos que se pierdan en la rutina. Queremos que reflexionen cómo hacer las cosas de forma más eficiente, aportando más valor para clientes, productos o servicios. Es súper valioso.

Galen Low: Estoy pensando en que, entonces de hecho te tomaste un sabático para escribir The Sabbatical Method. ¿Cómo fue soltar el control para ti y para Lauren emocionalmente? ¿Fue intimidante? ¿Estaban listas o fue algo construido con el tiempo?

Alyson Caffrey: Me encantaría preguntárselo a Lauren; ella es muy tranquila, mientras que yo soy emocionada y a veces dura con los fracasos. Ella digiere las cosas y empieza a ejecutar, cualidad perfecta para una número dos y project manager.

Recuerdo el momento de hablarlo con ella, antes siquiera de empezar a escribir el libro. Le dije que necesitaba tiempo para dos proyectos: el libro y el rebranding. Y ella se lo tomó bien. Sabía que era lo correcto y que sería desafiante. Los primeros días todo funcionaba muy bien, después surgieron complicaciones.

Aprendimos que era bueno crear un canal de retroalimentación para poder ayudar con problemas y luego regresar a mi proyecto. Eso lo añadí al Sabbatical Method, porque muchos fundadores tienen dificultades para soltar. Es un músculo a ejercitar consistentemente, de lo contrario todos sentirán el dolor cuando alguien se ausente.

Galen Low: He visto organizaciones donde las vacaciones o beneficios se convierten en un problema: cuando alguien se va, la carga aumenta en los demás o el negocio se detiene. Las empresas saben que deben ofrecerlo, pero todo el sistema lo sufre. Lo que aprecio de tu modelo es la intención de crear una empresa alrededor del descanso. Muchos lo dicen, pocos lo aplican. En agencias, siempre hay la tentación de maximizar la carga, y al llegar nuevos proyectos, todos se sobrecargan y el sistema colapsa por las oportunidades de crecimiento.

Lo que me gustó de tu enfoque es que fue iterativo. No importa cuán buena sea la transferencia, la documentación o la bola de cristal, surgirán imprevistos. Pero, parece que fue un proceso de colaboración: transformar el negocio requiere trabajo de todos. Este cambio requiere adaptación y eso es genial.

No quiero revelar todos los secretos del libro, pero veo por qué es un éxito. Justamente necesitamos metodologías humanas para estos cambios.

Alyson Caffrey: Creo que es una forma fácil de identificar cuellos de botella, puntos críticos, etc. ¿Qué es esencial y qué nos contiene? Es elegante, simple y atemporal. Lo digo mucho en el libro: la elegancia es simplicidad y permanencia.

Entender que el descanso es un elemento crítico en cualquier plan de alto desempeño. Y como dueños, miembros, humanos, debemos asumirlo así. Si no duermo por seis días, mi cuerpo colapsa. Así que, crear estructuras simples puede ser tan sencillo como programar tiempo para obtener perspectiva: descansar, soñar, observar el panorama y regresar renovado. Si ignoras esto mucho tiempo, sabemos qué pasa. No quiero ser fatalista, pero si cuidas tu cuerpo y mente, puedes afrontar todo. Así es el descanso dentro del negocio.

Muchas empresas lo pierden, sobre todo en la gestión de equipos y proyectos. Veo agendas de sprint donde los equipos no descansan jamás. Y digo, ¡vamos chicos!

Galen Low: Solo ese marco ya muestra lo insostenible que puede ser, como si agregáramos otro día laboral al final de nuestra jornada. Creo que esto es un buen punto para hablar de cómo lograrlo. Muchos oyentes pensarán: “En mi trabajo necesitamos esto. ¿Cuáles son los secretos?” Una frase tuya que me encantó fue "liberarte de tu negocio". Y la imagen de dejar a tu bebé recién nacido por contestar mensajes. Creo que mucha gente se identifica con ese "siempre conectado" a Slack, email y trabajo. ¿Crees que tu Sabbatical Method sirve para cualquier profesional o es solo para dueños de negocios?

Alyson Caffrey: Es para cualquiera, sinceramente. Lo he hablado con madres, por ejemplo, para encontrar un tiempo para alejarse, valorar, entender tu propósito general de servir a esos pequeños. Ha sido fundamental para mí y para toda la gente que lo ha experimentado. Ya sea que tienes un negocio, trabajas en uno o lideras una familia, el tiempo fuera solidifica y reconecta con tu porqué.

Eso ayuda a tomar decisiones, ser el doble de eficaz y enfocar la dirección tras el descanso. Diría que es el hack de productividad más elegante. Puede comenzar de forma muy simple: por ejemplo, algo tan sencillo como bloquear la hora de comida y dejar tus dispositivos. Yo era muy culpable de esto.

Durante dos años nunca tenía hora fija para comer y comía cuando podía, hasta que un día frustrada con mi equipo me di cuenta que eran las 2:30 de la tarde y no había probado bocado. Pensé: Esto no es bueno. Nadie gana con que yo no bloquee mi comida.

Depende de mi ser consciente, poner límites y poder desconectarme. Bloquea la comida, bloquea periodos cortos de descanso por la mañana y tarde para reconectar. Sal a tomar el sol, descalza en el césped; eso me ha energizado y hecho menos adicta al café, y regreso al trabajo más tranquila e intencional.

Desde operaciones, hay tres personalidades de sabático para canalizar, lo que me encanta. Porque muchas personas, sean empleados o dueños, dicen que nunca pueden tomarse un sabático. Siempre hay preconceptos sobre cómo serán esas vacaciones y suelen esperar el momento perfecto que nunca llega.

Así que las tres personalidades para ejercitar esto son: el asistente, el entrenador y el miembro del consejo. La asistente es vital, como en el baloncesto: reconoces quién puede anotar y ayudas. Empieza grabando tu pantalla mientras haces tareas para armar la base de conocimiento. Eso ayuda mucho a la transparencia y agiliza traspasos.

La segunda personalidad es el entrenador. Yo crecí con series de ejercicios como Insanity y aprendí mucho sobre estructura y resultados. Esto implica diseñar la estructura clara de proyectos, entender cómo iniciar, mantener y archivar proyectos. Qué hace a un proyecto exitoso y cómo mejorar los que no lo son. Como gerente, das la estrategia y dejas que tu equipo la rellene.

La tercera es el miembro del consejo, como Warren Buffett, que da la estrategia general y deja que los líderes ejecuten. Son grandes categorías y aplican a empleados, dueños o padres. Suelo decirle a mis amigas mamás y dueñas: decimos que el negocio es nuestro bebé, pero ¿cuándo se convierte en adolescente o adulto funcional? Hay que soltar para permitir su maduración y autonomía. Después de la fase inicial, tendemos a agarrarnos a ese ritmo intenso cuando en realidad deberíamos estabilizar y permitir a otros departamentos crear su propia administración.

Muchos piensan "no puedo tomar tres meses" o "no puedo delegar", pero empieza grabando pantalla y deja que otros te ayuden poco a poco.

Galen Low: Ahora estamos en modo a toda velocidad, haciendo sprints sin descansar. ¿Cómo pasas de ese ritmo a uno más sostenible? Todas esas personalidades implican ir más despacio. ¿Cómo reconciliar esa transición y cómo lo lograste tú?

Alyson Caffrey: La del asistente la puedes empezar desde hoy: graba pantalla de las tareas que vas haciendo. Recomiendo a los emprendedores con equipa pequeña que empiecen a compilar conocimientos antes de contratar a nadie, porque así cuando contraten, ya tendrán todo. No hace falta grabar sólo lo administrativo; graba todo lo que haces.

James Clear lo dice en Atomic Habits: “Estandariza antes de optimizar”. Muchas veces buscamos la estructura perfecta, pero ¿pasa así en la realidad? No. Así que se trata de ser honestos y admitir si, por ejemplo, la mayoría de proyectos se retrasan 30 días, hay que bloquear ese tiempo extra. Pregúntate dónde estás realmente y mejora 1% cada vez. Así, aunque vayas a mil por hora, puedes empezar grabando. Cuando tengas tiempo para una pausa de 20 minutos o la comida, revisa los videos y piensa cuáles son tareas delegables y cómo presentarlo al liderazgo.

Si te pagan 50 u 80 euros la hora para gestionar proyectos, puedes sugerir delegar ciertas tareas administrativas a alguien por menos. Así se demuestra valor. Y si eres fundador y tu aporte vale 150 euros la hora, no deberías estar gestionando onboarding de clientes. Si lo haces, pronto dejarás de ser competitivo.

Galen Low: Me encanta la metáfora de subirte a la báscula y ser honesto en dónde estás. A veces se tiende a pensar que buscar sistematizar o delegar es por querer trabajar menos, lo que suena a pereza. Pero en realidad, el valor que se crea es mucho mayor. Así es como crecen los negocios. La mentalidad empresarial puede no ser natural para todos, pero es la base y por eso funciona tan bien.

Otro aspecto emocional es el desapego. A veces estamos siempre conectados no por obligación, sino porque disfrutamos. Puede que te guste mucho algo—como el onboarding de clientes—pero no tenga sentido económico. ¿Cómo afrontas ese duelo de dejar lo que te gusta hacer? ¿Cómo maneja tu método ese desapego?

Alyson Caffrey: Lo he experimentado especialmente en las diferentes etapas del negocio. Adoro servir a mis clientes y siempre busco espacio para eso. El primer consejo es tal vez puedas hacerlo, pero en otro nivel. Si se trata de onboarding para contratos anuales de alto valor, entonces puedo considerarlo.

En segundo lugar, nuestra empresa o "bebé" necesita cosas diferentes según la etapa. Si extrañas cambiar pañales, pero tienes un adolescente aún en pañales porque no quieres soltar, entonces hay un problema y estás frenando el crecimiento. A veces dejar ir nos permite impactar más vidas y que el negocio prospere.

Sé que a los fundadores y equipos nos cuesta soltar lo que disfrutamos, pero la pregunta es: ¿cómo hacerlo desde otro rango para generar más valor? Quizá puedes liderar o refinar procesos para que más gente logre resultados como tú. Hasta dar el salto no comprendes lo gratificante que es ver el crecimiento del equipo y del negocio.

Recuerdo el entrenamiento de esfínteres de mi hijo: fue duro y desordenado, pero tras la experiencia nuestra relación se fortaleció porque él supo que yo confiaba en que podía hacerlo solo. Eso no lo esperas al principio.

Galen Low: Me gusta la verdad de esa imagen de un niño grande en pañales. No importa cuánto disfrutes ciertas tareas, tienes que avanzar. Gran manera de enfocar la mentalidad. Una última pregunta: Para escribir el libro tuviste que aplicar el mismo método. Viendo el pasado, ¿qué consejo te darías a ti misma?

Alyson Caffrey: Saltar a solucionar todo yo sola. Pero si confías en tu equipo y les das tiempo al principio, construirán confianza en sí y en que tú confías en ellas. Así el proceso se enriquece y se vuelve más colaborativo. Si restringimos todo a lo que sólo nosotros alimentamos, terminaremos agotados y el negocio será codependiente de nosotros. Lo que queremos es una comunidad, una colaboración entre miembros, para garantizar la autosuficiencia.

Galen Low: Gran respuesta. Creo que ahí falla mucho la gente: "Va más lento de lo que quiero, mejor lo hago yo", y así boicotean la confianza que han construido y la relación con quienes hacen el trabajo a su manera.

Alyson, muchas gracias por venir de nuevo al programa. Le dije a tu productor Christian que aunque quisiera hablar de cómo se fabrica el cartón corrugado, te invitaría igual. Gracias de corazón. Si alguien quiere aprender más sobre The Sabbatical Method o comprar el libro, ¿dónde puede ir?

Alyson Caffrey: El libro está en operationsagency.com y de ahí pueden ir a Amazon. También publiqué un kit adicional porque soy muy práctica. Así que si quieres el libro, viene con un kit de herramientas para poner en práctica las acciones clave.

Como dije, soy de las que quieren herramientas útiles, así que era lo ideal para que la gente consiga resultados reales.

Galen Low: Por supuesto que tienes un kit. ¡Eso es muy tú! Genial. Gracias de nuevo, Alyson.

Alyson Caffrey: Gracias, Galen.

Galen Low: Pues ahí lo tienen. Si quieres unirte a la conversación con más de mil campeones de gestión de proyectos, ¡únete a nuestro colectivo!

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Hasta la próxima, ¡gracias por escucharnos!