6 razones comunes por las que fracasan los proyectos: ejemplos y lecciones aprendidas
¿Por qué fracasan tantos proyectos? Una estadística citada con frecuencia es que el 70% de los proyectos fracasan. Aunque no parece haber una fuente original para esta estadística, vale la pena preguntarse por qué fracasan los proyectos. Si podemos aprender de los fracasos de proyectos anteriores, podemos evitar cometer los mismos errores dos veces.
Cuando me convertí en gerente de proyectos por primera vez, parecía que aprendía todo sobre los fracasos en la gestión de proyectos por las malas: calculando mal las estimaciones, olvidando hacer preguntas clave y dudando en decir que no.
Aunque llevo muchos años ejerciendo como gerente de proyectos, todavía he tenido proyectos que han fracasado estrepitosamente por todo tipo de razones. En este artículo, cubriré qué convierte a un proyecto en un fracaso, por qué finalmente fallan los proyectos y consejos para evitar el fracaso.
Unlock for Free
Create a free account to finish this piece and join a community of forward-thinking leaders unlocking tools, playbooks, and insights for thriving in the age of AI.
Have an account? Log In
¿Cuándo se consideran fracasados los proyectos?
Los proyectos se consideran fracasos cuando superan el presupuesto, se entregan tarde o no se entregan con el alcance planificado. No obstante, suele haber cierto margen de maniobra. A menudo los proyectos se retrasan por motivos fuera del control del gerente de proyecto (por ejemplo, el cliente no envió el contenido de su sitio web a tiempo).
El alcance también puede cambiar a lo largo del proyecto debido a cambios en las necesidades del cliente o las partes interesadas. Aunque la ampliación del alcance puede ser una causa de fracaso del proyecto, si esto se gestiona adecuadamente (con solicitudes de cambio y la aprobación de los principales interesados), no tiene por qué terminar en un fracaso.
6 razones comunes por las que los proyectos fracasan y ejemplos
¿Entonces, por qué fracasan los proyectos? Aquí hay cinco de los mayores fracasos de gestión de proyectos que he tenido y que ilustran causas frecuentes de fracaso, y las importantes lecciones aprendidas que me ayudaron a mejorar el éxito de proyectos futuros.
1. No comunicar cuando las cosas se ponen difíciles
Es un instinto humano básico no querer llamar la atención si algo ha salido mal y nadie se ha dado cuenta. Es contrario a la propia naturaleza de la gestión de proyectos, pero la mala comunicación es muy a menudo la razón por la que los proyectos fracasan.
Lo admito, la combinación de un cliente muy difícil y un presupuesto o un plazo a punto de ser superados me ha hecho dudar demasiado en notificar al cliente sobre el estado de su proyecto.
Esto es especialmente cierto cuando el proyecto ha estado tranquilo y sin problemas durante los últimos días o semanas. Ese es también el momento más vulnerable del plazo del proyecto; es fundamental mantener y fomentar la confianza que el cliente tiene en su gerente de proyecto.
Lección aprendida:
Cada vez que estoy a punto de dudar antes de dar una mala noticia a un cliente, pienso para mí: ¿es mejor establecer sus expectativas ahora, o prefiero lidiar con esto después cuando ya sea demasiado tarde? La respuesta es SIEMPRE hacerlo ahora y ser proactivo.
Además, sentarás las bases para gestionar futuras expectativas poco realistas al trabajar con un cliente en particular.
2. No ceñirse al alcance acordado
En un proyecto especialmente detallado, un miembro del equipo que trabajaba de cerca conmigo sugirió que probáramos un nuevo plugin de "slider" para una sección de portafolio en el sitio de un cliente.
Utilizaba un framework con el que normalmente no trabajábamos, pero el slider se veía y funcionaba de forma más elegante que el que solíamos utilizar. Dudé al principio por lo ajustado de los plazos y la especial atención al diseño detallado del proyecto, pero me dejé convencer por la promesa de una mejor funcionalidad tanto para el cliente como para nuestro equipo de desarrollo.
No era algo que hubiéramos decidido actualizar dentro de nuestro set de herramientas habitual en el pasado, pero el momento parecía adecuado y era una buena oportunidad para ver el nuevo plugin en acción.
Terminó siendo una de las decisiones más costosas del proyecto, tanto en horas de trabajo como en presupuesto. El slider no llegó a soportar una función clave y tampoco era compatible con el tamaño responsivo o ciertos navegadores.
Esto no pasó por el habitual proceso de validación y toma de decisiones junto a los líderes técnicos y otros desarrolladores como una actualización planificada. Fue un error increíblemente simple que terminó costándonos a ambos mucho estrés, vergüenza y recursos desperdiciados.
Agregar entregables nuevos al proyecto o sobrecomplicar las tareas (“chapado en oro” innecesario del alcance) es otra razón frecuente por la que los proyectos fracasan.
Lección aprendida:
Apegarse a los procesos y no actualizar nada por impulso. Si tu equipo realmente necesita o se beneficia de un cambio en los procesos o herramientas (incluyendo software de gestión de proyectos u otras herramientas y tecnologías de gestión de proyectos) a mitad del proyecto, hay que pasar por todas las revisiones necesarias.
3. Volverse demasiado cercano con tu equipo y tus clientes
Existe una clara división entre las relaciones profesionales y las amistades informales, y he aprendido a mantenerlas separadas a través de la práctica cuidadosa.
Esto no significa que no puedas ser amigo de tus compañeros de equipo o clientes—solo sé consciente de cuándo debes activar o desactivar la profesionalidad en tus interacciones.
Hace años trabajé en una empresa llena de personas recién graduadas, todas con intereses similares y viviendo cerca unas de otras en la misma ciudad. Naturalmente, salíamos juntos después del trabajo y los fines de semana, formando lazos de amistad muy fuertes.
Un día tuve que pedir una entrega urgente en un proyecto que a nadie le gustaba realmente: no era bonito, ni divertido, ni algo que la mayoría de la gente apreciara o viera.
El diseñador del proyecto incumplió la fecha límite y, en su lugar, estaba trabajando en el diseño de un sitio grande y moderno que no tenía que estar listo por varias semanas. Lo enfrenté respecto a esto y él me preguntó por qué estaba siendo duro con él si éramos amigos.
La difuminación de la línea entre lo personal y lo profesional a veces es el motivo por el que los proyectos fracasan, ya que puede afectar la responsabilidad individual.
Lección aprendida:
Sé amable pero mantente profesional para poder seguir responsabilizando a las personas por sus acciones en un proyecto. Es mucho más fácil sentir que tenemos un "permiso especial" con nuestros amigos en ciertas cosas, y eso puede convertirse en una situación peligrosa (y embarazosa) cuando se mezcla con obligaciones profesionales.
4. Entrar en pánico antes de tener la oportunidad de procesar
Quizás solo sea yo, pero encuentro que es fácil reaccionar a ciertas señales de alerta o palabras clave en los proyectos.
Cosas como correos electrónicos en mayúsculas, las palabras “nueva fecha límite” o “sitio caído”, o señales más inocuas como falta de comunicación en un momento clave del proyecto, la introducción de un nuevo interesado justo antes del lanzamiento, o fallos extraños en un sitio justo antes de las demostraciones al cliente.
No hay nada que me haga sentir más desconcertado que acudir de inmediato a un gerente, desarrollador o cliente para pedir aclaraciones sobre algo que habría sido obvio (o que podría haber resuelto yo mismo) si me hubiera dado un momento para respirar, procesar y pensar en el siguiente paso.
Han sido muchas las ocasiones en que pensé que había un error grave en un sitio (cuando en realidad solo era un problema con mi propio caché o el del cliente), malinterpreté una solicitud de función que parecía mucho mayor de lo que realmente se necesitaba, o un cliente creía que su sitio o servidor estaba caído cuando en realidad no estaban conectados a internet (sí, eso pasa mucho).
Aunque este punto en sí mismo no es el fracaso de un gran proyecto, contribuye a una mala comunicación y puede provocar pánico cuando no es necesario.
Lección aprendida:
Nunca tengas miedo de apartar la vista de un correo o mensaje reactivo, hacer una pausa y tomarte un momento para investigar antes de pedir más ayuda.
5. No seguir los procesos
Ah, sí: la falacia de “este elemento puede saltarse nuestro proceso típico de desarrollo/diseño/revisión/QA porque es solo un cambio pequeño”. Esto es, a menudo, el motivo por el cual los proyectos fracasan.
He visto que esto ocurre muchas veces en los proyectos. He cometido este error con actualizaciones de mantenimiento aparentemente "fáciles", pequeñas solicitudes de funciones en proyectos grandes y cambios en el alcance del proyecto en general.
Algo como actualizar una opción en un campo de formulario puede parecer sencillo a simple vista, pero puede convertirse en un código enmarañado o en una actualización de todo el sistema una vez que el desarrollador empieza a trabajar en ello.
Del mismo modo, que un cliente pida un pequeño cambio visual en un proyecto puede trastocar el proceso de diseño y obligarte a repensar parte del flujo completo del sitio.
Lección aprendida:
Confía siempre en el proceso y sigue los pasos de descubrimiento, estimación y control de calidad según corresponda: he aprendido que nunca hay un cambio lo suficientemente pequeño como para NO afectar otra cosa en el camino.
Protege tu proceso y conviértete en un defensor de hacer las cosas bien—aunque signifique un poco más de esfuerzo. Esto también implica elegir la metodología de gestión de proyectos o flujo de trabajo adecuado, ya sea ágil, en cascada, Kanban o un híbrido.
6. No establecer objetivos claros
Desde el principio, los proyectos deben tener objetivos claros y medibles (también conocidos como objetivos SMART). ¿Cómo podemos saber si estamos trabajando en un proyecto exitoso si no tenemos algo con lo que medir el avance del proyecto?
Como parte del proceso de planificación, determinarás los hitos, los objetivos y las métricas de éxito del proyecto. Piensa en el calendario, los requisitos y el presupuesto del proyecto. Elige los KPI que tengan más sentido para tu proyecto o iniciativa.
Esta es una de las causas más comunes de fracaso. Sin esto, los miembros del equipo del proyecto (¡y tú!) no sabrán si están en camino en cuanto al cronograma, alcance y presupuesto. Acumularás plazos incumplidos y excesos de presupuesto antes de siquiera darte cuenta de que algo está mal.
Lección aprendida:
Siempre establece KPIs y métricas para tus proyectos, incluso para esos proyectos más pequeños donde esto puede parecer innecesario o como un paso extra para determinar algo que ya sabes. Podrías descubrir una discrepancia entre los objetivos de tu proyecto y los KPIs que te evitará dolores de cabeza en el futuro.
3 Pasos Para Evitar El Fracaso De Proyectos
Una estrategia para evitar el fracaso de los proyectos es realizar evaluaciones de proyecto en varios puntos a lo largo del proyecto. Aquí tienes tres pasos a tener en cuenta:
- Identifica los riesgos: Normalmente, harás esto como parte del proceso de creación del plan del proyecto. Registra los riesgos en un registro de riesgos o RAID log.
- Evalúa los riesgos: Evalúa la probabilidad e impacto de cada riesgo. Los riesgos que sean muy probables y tengan el impacto más negativo deben recibir la mayor atención.
- Crea planes de gestión de riesgos y planes de contingencia: ¿Qué harás si un riesgo específico se materializa? ¿Cómo puedes reducir las posibilidades de que ocurra ese riesgo?
Lee más sobre cómo evitar el fracaso de los proyectos aquí.
¿Qué Piensas Tú?
Estas son algunas de las razones más comunes por las que un proyecto puede fracasar, pero no son las únicas. También puedes encontrarte con falta de recursos, falta de trabajo en equipo y una variedad de otros problemas. Lo principal es mantenerte atento, mantener abiertos los canales de comunicación y asegurarte de que has cubierto los riesgos que podrían amenazar tu proyecto.
Lleva tus habilidades de gestión de proyectos al siguiente nivel con uno de estos cursos de gestión de riesgos en profundidad.
