¿Qué es la Gestión Empresarial de Portafolios de Proyectos (EPPM)?

EPPM ofrece a las organizaciones una visión de alto nivel de todos los proyectos, permitiendo a la dirección priorizar iniciativas en función de su valor, riesgo y alineación con los objetivos empresariales. Mejora la visibilidad, estandariza procesos y permite una asignación más inteligente de los recursos en los diferentes departamentos. Con herramientas para la previsión, planificación de capacidad y evaluación de factores ambientales empresariales, EPPM ayuda a evitar conflictos, gestionar el desempeño y apoyar la toma de decisiones más acertada.

¿En qué se diferencia el PPM empresarial del PPM tradicional?

La gestión tradicional de carteras de proyectos implica la gestión centralizada de un grupo de proyectos empresariales relacionados entre sí (con el objetivo de alcanzar los objetivos estratégicos de una organización), pero en el PPM empresarial, los proyectos que se seleccionan, priorizan y gestionan residen a nivel ejecutivo, no a nivel de unidad de negocio.

Estos son proyectos empresariales a nivel de dirección, proyectos empresariales que abarcan múltiples líneas de negocio—emprendimientos como la transformación organizacional, la preparación para nuevos mercados o la modernización financiera.

Como ya puedes notar, esto requiere un nivel de especialización que, a veces, solo se puede lograr a través de una certificación en gestión de carteras.

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¿Qué es una Oficina de Gestión de Proyectos Empresariales?

Una oficina de gestión de proyectos empresariales (EPMO) es una oficina centralizada que ayuda a gestionar una cartera de proyectos de nivel empresarial de manera coordinada. 

En lugar de gestionar una cartera de proyectos críticos para el negocio entre un equipo de ejecutivos demasiado ocupados para atenderlos—solo para no alcanzar los objetivos una y otra vez—una EPMO puede actuar como un único responsable para impulsar la alineación estratégica, la rendición de cuentas y la ejecución en múltiples funciones del negocio.

Una EPMO ofrece varios beneficios:

• Identifica posibles áreas de redundancia entre las unidades de negocio
• Crea un mecanismo claro para la selección y priorización de proyectos
• Mejora la asignación y gestión de recursos
• Utiliza datos de desempeño y de proyectos para recopilar lecciones aprendidas y mejorar la ejecución de los proyectos

Señales de que tu organización está lista para EPPM

Adoptar EPPM suena bien en teoría. Pero, ¿cómo saber si tu organización está lista para implementar EPPM y/o una EPMO? Hazte las siguientes preguntas:

Selección de proyectos

• ¿Los miembros del equipo son capaces de articular la estrategia empresarial de forma coherente, sin importar su posición en la organización? 
• ¿Pueden los miembros del equipo explicar cómo su trabajo diario se alinea con la estrategia general?

Priorización de proyectos

• ¿Dedicas el 50% de tu tiempo o más a avanzar en los objetivos previamente establecidos, o la mayor parte del tiempo se va en “apagar incendios”?
• ¿Tu organización tiene un historial de altas tasas de finalización de proyectos?

Ejecución de proyectos

• ¿Está trabajando en algún proyecto que abarque varias unidades de negocio?
• Como líder, ¿tiene visibilidad en tiempo real sobre la ejecución de los proyectos a lo largo del ciclo de vida del proyecto?
• ¿Cuenta con un software de gestión de tareas empresarial para coordinar y hacer seguimiento de la ejecución entre equipos?
• ¿Puede avanzar de manera efectiva en proyectos críticos para el negocio que lo preparen para la próxima etapa de crecimiento?

Si respondió “no” a dos o más de las preguntas anteriores, su organización puede estar lista para EPPM.

Cómo Implementar EPPM

A continuación se presenta un plan de cinco pasos para implementar exitosamente EPPM en su organización. Considere también cómo podría usar la IA en la gestión de portafolio de proyectos junto con estos pasos.

1. Haga un inventario de los proyectos en curso a nivel de unidad de negocio para comprender el estado actual.
2. Establezca objetivos y resultados clave (OKR) o indicadores clave de desempeño (KPI), así como las métricas para medirlos, a nivel empresarial.
   1. ¿Qué quiere lograr en el próximo año? ¿Cómo lo va a conseguir?

3. Compare la lista de proyectos actuales con los OKR o KPI de su empresa.
   1. Realice las actualizaciones necesarias para alinear su lista de proyectos con su listado de OKR. Esto puede implicar tomar decisiones difíciles como cancelar o posponer proyectos que no correspondan con sus prioridades organizacionales más importantes.
   2. Reduzca la lista de proyectos. Es poco realista intentar realizar 15 proyectos en un trimestre, incluso si están perfectamente alineados con sus OKR. Incluso si tuviera la capacidad de personal, nadie va a prestar atención a tantos objetivos. Priorice sin piedad para optimizar el rendimiento en sus iniciativas más críticas.
4. Cree un sistema de reportes para que los equipos registren el avance de los proyectos, usando herramientas como software de seguimiento del tiempo empresarial, que se alimenten a nivel de portafolio y seguimiento de OKR para los líderes. Aunque puede llevar tiempo crearlo, este sistema debe ser fácil de usar y sencillo de mantener para fomentar su uso continuado.
5. Monitoree y controle.
   1. Diseñe un flujo de trabajo para actualizar los OKR con una cadencia específica (trimestral o anual) que sea relativamente sencillo y fácil de mantener (por ejemplo, no debería tomar más de un mes elaborar los OKR para el próximo trimestre).
   2. Además del seguimiento del avance de los proyectos, documente las lecciones aprendidas junto con un registro que explique el proceso de toma de decisiones detrás de la despriorización de ciertos proyectos. Así, no perderá tiempo revisando conversaciones pasadas.

Software Para la Gestión de Portafolio Empresarial

El software de PPM es su aliado para llevar a cabo correctamente EPPM. Como gestor de proyectos, su objetivo es:

• Minimizar el tiempo que los integrantes del equipo dedican a la elaboración de reportes (o tareas relacionadas con el trabajo)
• Maximizar el tiempo y la energía que los miembros destinan a la ejecución de los proyectos
• Brindar a la dirección y demás interesados la información que necesitan ver, de un vistazo, sin obligarlos a filtrar detalles innecesarios.

Aquí tiene nuestras recomendaciones para los mejores sistemas de gestión de portafolio empresarial existentes en el mercado que lo ayudarán a entregar su portafolio de proyectos de manera exitosa.

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1. 1. Scoro — Ideal para la visibilidad del portafolio de proyectos
2. 2. Celoxis — Mejor solución empresarial con opciones de implementación en las instalaciones
3. 3. Planisware — Ideal para la toma de decisiones de cartera a escala con IA
4. 4. Bubble PPM — Mejor herramienta empresarial de PPM para NPD e innovación
5. 5. Wrike — El mejor software de gestión de portafolios empresarial con IA y aprendizaje automático que te ayuda a enfocarte en las tareas importantes
6. 6. Smartsheet — El mejor constructor de aplicaciones sin código y una gobernanza y administración de TI mejoradas
7. 7. monday.com — La mejor PPM empresarial por sus miles de integraciones y capacidad de crecer junto con tu empresa
8. 8. Zoho Projects — Mejor software PPM empresarial con funcionalidad CRM
9. 9. OnePlan — Mejor para planificación de escenarios y financiera
10. 10. Kantata — Ideal para la prestación de servicios durante todo el ciclo de vida

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