¿Qué es la gestión empresarial de carteras de proyectos (EPPM)?
Manténgase centrado en sus objetivos: La gestión empresarial de carteras de proyectos garantiza que los equipos alineen sus esfuerzos con los objetivos estratégicos de la organización, para que pueda fomentar un entorno empresarial saludable y próspero.
Software: su mejor aliado para la EPPM: La implementación de un software específico de EPPM simplificará la gestión de proyectos y ayudará a su organización a ejecutar y supervisar eficazmente las iniciativas a medida que avanzan hacia los objetivos estratégicos.
¿Está preparado para la EPPM?: Evaluar la preparación de su organización para la EPPM implica plantearse preguntas clave sobre la selección de proyectos y la alineación del equipo con la estrategia empresarial general.
Proyectos de mayor nivel y éxito: A diferencia de la gestión de proyectos tradicional, la PPM empresarial se centra en proyectos de la alta dirección que abarcan varias áreas de su empresa y se enfocan en transformaciones organizativas importantes y objetivos estratégicos.
Cuanto más grande se vuelve tu organización, mayor es el riesgo de que pierdas de vista lo necesario para seguir cultivando un negocio saludable. La gestión empresarial de carteras de proyectos (EPPM) te ayuda a determinar los objetivos estratégicos que deberías establecer, garantizar que los equipos trabajen en proyectos que contribuyan al cumplimiento de esos objetivos y medir el progreso de manera eficaz.
La forma más sencilla de implementar EPPM es mediante un software empresarial de gestión de carteras de proyectos. Explicaré cómo puede ayudar el software, así como las señales de que tu organización está preparada para EPPM y cómo configurarlo.
¿Qué es la gestión empresarial de carteras de proyectos?
La gestión empresarial de carteras de proyectos (EPPM) es la supervisión y coordinación centralizadas de los proyectos y programas de una organización para garantizar que estén alineados con los objetivos estratégicos y que los recursos se utilicen de manera óptima.
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La EPPM ofrece a las organizaciones una visión general de todos los proyectos, lo que permite a la dirección priorizar las iniciativas en función del valor, el riesgo y la alineación con los objetivos empresariales. Mejora la visibilidad, estandariza los procesos y permite una asignación más inteligente de los recursos entre departamentos. Con herramientas para la elaboración de previsiones, la planificación de la capacidad y la evaluación de los factores ambientales de la empresa, la EPPM ayuda a evitar conflictos, gestionar el rendimiento y respaldar una mejor toma de decisiones.
¿Qué diferencia a la PPM empresarial de la PPM tradicional?
La gestión tradicional de carteras de proyectos consiste en gestionar de forma centralizada un grupo de proyectos empresariales interrelacionados (con el objetivo de alcanzar los objetivos estratégicos de una organización), pero en la PPM empresarial, los proyectos que seleccionas, priorizas y gestionas se sitúan en el nivel ejecutivo, en lugar de en el nivel de la unidad de negocio.
Se trata de proyectos de la alta dirección, proyectos empresariales que abarcan varias líneas de negocio: iniciativas como la transformación organizativa, la preparación para el mercado o la modernización financiera.
Como ya puedes deducir, esto requiere un nivel de especialización que a veces solo puede lograrse mediante una certificación en gestión de carteras.
¿Qué es una oficina empresarial de gestión de proyectos?
Una oficina empresarial de gestión de proyectos (EPMO) es una oficina centralizada que ayuda a gestionar de forma coordinada una cartera de proyectos de nivel empresarial.
En lugar de hacer malabarismos con una cartera de proyectos críticos para el negocio entre un equipo de ejecutivos demasiado ocupado para ocuparse de ellos, solo para no alcanzar los objetivos trimestre tras trimestre, una EPMO puede actuar como responsable único para impulsar la alineación estratégica, la rendición de cuentas y la ejecución en múltiples funciones empresariales.
Una EPMO ofrece varias ventajas:
- Identifica posibles áreas de duplicación entre las unidades de negocio
- Crea un mecanismo claro para la selección y priorización de proyectos
- Mejora la asignación de recursos y la gestión de recursos
- Utiliza datos de rendimiento y de los proyectos para recopilar las lecciones aprendidas y mejorar la ejecución de los proyectos
Señales de que tu organización está preparada para la EPPM
Adoptar la EPPM suena bien en teoría. Pero ¿cómo saber si tu organización está preparada para implementar la EPPM o una EPMO? Hazte las siguientes preguntas:
Selección de proyectos
- ¿Pueden los miembros del equipo explicar de forma coherente la estrategia empresarial, independientemente del lugar que ocupen dentro de la organización?
- ¿Pueden los miembros del equipo explicar cómo se alinea su trabajo diario con la estrategia general?
Priorización de proyectos
- ¿Dedicas el 50 % de tu tiempo o más a avanzar en objetivos definidos previamente, o pasas la mayor parte del tiempo “apagando incendios”?
- ¿Tiene tu organización un historial de altas tasas de finalización de proyectos?
Ejecución de proyectos
- ¿Estás trabajando en algún proyecto que abarque varias unidades de negocio?
- Como líder, ¿tienes visibilidad en tiempo real de la ejecución de los proyectos durante todo su ciclo de vida?
- ¿Cuentas con software empresarial de gestión de tareas para coordinar y hacer seguimiento de la ejecución entre equipos?
- ¿Puedes avanzar eficazmente en proyectos críticos para el negocio y prepararte para la siguiente etapa de crecimiento?
Si respondiste «no» a dos o más de las preguntas anteriores, es posible que tu organización esté preparada para la GPP empresarial.
Cómo configurar la GPP empresarial
A continuación, presentamos un plan de cinco pasos para implementar correctamente la GPP empresarial en tu organización. Considera también cómo podrías utilizar la IA en la gestión de carteras de proyectos junto con estos pasos.
- Haz un inventario de los proyectos en curso a nivel de unidad de negocio para comprender la situación actual.
- Crea y establece objetivos y resultados clave (OKRs) o indicadores clave de rendimiento (KPIs), así como métricas para medirlos, a nivel empresarial.
- ¿Qué quieres lograr durante el próximo año? ¿Cómo lo conseguirás?
- Compara la lista de proyectos en curso con los OKRs o KPIs de tu empresa.
- Realiza las actualizaciones necesarias para alinear tu lista de proyectos con tu lista de OKRs. Esto puede implicar tomar decisiones difíciles para cancelar o posponer proyectos que no coincidan con las principales prioridades de tu organización.
- Ajusta el tamaño de la lista de proyectos. No es realista completar 15 proyectos en un trimestre, aunque se alineen perfectamente con tus OKRs. Incluso si tuvieras la capacidad de personal necesaria, nadie prestará atención a tantos objetivos. Establece prioridades de forma rigurosa para optimizar el rendimiento en tus iniciativas más críticas.
- Crea un sistema de informes para que los equipos registren el progreso de los proyectos, utilizando herramientas como el software empresarial de control del tiempo, que alimente el seguimiento de la cartera y de los OKRs a nivel directivo. Aunque su creación puede llevar algún tiempo, este sistema debe ser fácil de usar y de mantener para fomentar su uso continuo.
- Supervisa y controla.
- Diseña un flujo de trabajo para revisar los OKRs con una periodicidad determinada (trimestral o anual) que sea relativamente sencillo y fácil de mantener (por ejemplo, no debería llevar más de un mes elaborar los OKRs del trimestre siguiente).
- Además de hacer un seguimiento del progreso de los proyectos, documenta las lecciones aprendidas junto con algún tipo de registro sobre el proceso de toma de decisiones que explique por qué la organización restó prioridad a determinados proyectos. De este modo, no perderás tiempo volviendo a tratar conversaciones anteriores.
Software para la gestión empresarial de carteras
El software de GPP es tu aliado para gestionar correctamente la GPP empresarial. Como gestor de proyectos, tu objetivo es:
- Minimizar el tiempo que los miembros del equipo del proyecto dedican a los informes (o al trabajo relacionado con el trabajo)
- Maximizar el tiempo y la energía que los miembros del equipo dedican a la ejecución de los proyectos
- Proporcionar a la dirección y a otras partes interesadas la información que necesitan consultar de un vistazo, sin obligarlas a revisar detalles innecesarios.
Estas son nuestras selecciones de los mejores sistemas empresariales de gestión de carteras disponibles en el mercado, que pueden ayudarte a gestionar correctamente tu cartera empresarial de proyectos.
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