¿Qué es un tablero Kanban? Cómo funciona y 3 ejemplos
Un tablero Kanban es un sistema visual sencillo para gestionar tareas, proyectos y flujos de trabajo. Muestra lo que debe hacerse, aquello en lo que se está trabajando y lo que ya se terminó, normalmente mediante columnas como Por hacer, En progreso y Completado.
Los tableros Kanban son especialmente útiles cuando el trabajo está repartido entre correos electrónicos, hojas de cálculo, mensajes de chat y reuniones. En lugar de tener que adivinar qué está bloqueado o quién es responsable de una tarea, los equipos pueden ver el estado del trabajo en una vista centralizada.
En esta guía aprenderás qué es un tablero Kanban, cómo funciona, verás ejemplos y conocerás sus elementos básicos. He utilizado flujos de trabajo Kanban en proyectos de sitios web, equipos de producción y procesos operativos durante más de 10 años, y desglosaré los enfoques prácticos que realmente funcionan.
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¿Qué es un tablero Kanban?
Un tablero Kanban es un sistema de gestión del flujo de trabajo que ayuda a los equipos a visualizar cómo avanza el trabajo a través de diferentes etapas de finalización. Las tareas se representan como tarjetas y se mueven entre columnas que reflejan el estado actual del trabajo, como Pendiente, En progreso, En revisión y Completado.
A diferencia de las listas de tareas estáticas, los tableros Kanban ofrecen una vista en tiempo real de la carga de trabajo, las prioridades y los bloqueos. Pueden crearse digitalmente mediante un software Kanban o físicamente, normalmente utilizando una pizarra grande y notas adhesivas, por ejemplo.
¿Qué es Kanban y para quién está pensado?
Kanban es una metodología de gestión del flujo de trabajo centrada en mejorar la forma en que el trabajo avanza a través de un proceso. Los equipos utilizan Kanban para visualizar las tareas, gestionar las cargas de trabajo, reducir los cuellos de botella y mejorar continuamente la entrega.
Kanban se basa en algunos principios fundamentales:
- Visualizar el trabajo: Hacer visibles para todo el equipo las tareas, las prioridades y el progreso
- Limitar el trabajo en curso (WIP): Reducir la multitarea controlando cuántas tareas están activas al mismo tiempo
- Enfocarse en el flujo: Mantener el trabajo avanzando de forma constante en lugar de permitir que las tareas se acumulen
- Identificar pronto los cuellos de botella: Detectar rápidamente las etapas bloqueadas o sobrecargadas del flujo de trabajo
- Mejorar continuamente: Optimizar los flujos de trabajo con el tiempo basándose en el rendimiento real del equipo
Kanban se originó en la fabricación ajustada y posteriormente fue adoptado ampliamente en los flujos de trabajo ágiles y de DevOps debido a su flexibilidad y su enfoque en la entrega continua.
Hoy en día, los tableros Kanban son extremadamente populares y se utilizan en equipos de desarrollo de software, operaciones, marketing, gestión de productos y creativos para mejorar la colaboración y la visibilidad de los proyectos.
3 ejemplos de tableros Kanban bien realizados
Ya sea que un tablero Kanban esté en una pizarra de tu dormitorio o en una herramienta de software empresarial muy compleja, Kanban puede ayudarte a ver de un vistazo qué está sucediendo ahora, qué queda por hacer y qué ya ha ocurrido.
Veamos algunos ejemplos de cómo se utilizan los tableros Kanban en la gestión del trabajo real que puedes adaptar:
1. Hoja de ruta de lanzamiento de producto para un equipo de SaaS
Los responsables de productos digitales y los equipos de desarrollo de software suelen confiar plenamente en sus tableros Kanban. A estas alturas, prácticamente todas las herramientas de desarrollo ágil cuentan con funcionalidades de tablero Kanban, y todos los equipos en los que he trabajado históricamente han utilizado un tablero Kanban.
Independientemente de la metodología con la que trabaje el equipo, un tablero Kanban puede ser útil para mantener a las personas informadas, visualizar el proceso de trabajo y, en algunos casos, incluso ayudar a mantener a las partes interesadas informadas sobre su hoja de ruta y los siguientes pasos.
Nota: En el desarrollo de productos es especialmente importante considerar detenidamente el tamaño de las tareas que se muestran en el mismo tablero. En muchos casos, puede utilizarse una jerarquía de tareas para “agrupar” elementos más detallados en unidades de trabajo más grandes y estratégicas.
En la mayoría de los casos, las tareas más pequeñas estarán en el tablero Kanban del equipo de desarrollo, mientras que los elementos más grandes y de nivel superior a los que contribuyen esas tareas pequeñas se reflejarán en un tablero separado para que la dirección y las partes interesadas lo utilicen como hoja de ruta.
2. Un rastreador detallado de campañas de marketing
Algo que he observado constantemente en los equipos de marketing es la rapidez con la que resulta difícil hacer un seguimiento del trabajo una vez que las aprobaciones, las revisiones de contenido, las fechas de lanzamiento y los comentarios de las partes interesadas comienzan a acumularse en correos electrónicos y conversaciones de chat. Los tableros Kanban ofrecen a los equipos una visión operativa mucho más clara de lo que está pendiente de comentarios, lo que está bloqueado, lo que está aprobado y lo que ya está publicado.
Esa flexibilidad es una de las principales razones por las que herramientas como Asana y monday.com han adoptado flujos de trabajo al estilo Kanban junto con calendarios, cronogramas y funciones más amplias de gestión de proyectos.
Obtén más información sobre cómo utilizar Kanban para la gestión de proyectos aquí.
3. Una cola de tickets de soporte informático
El soporte informático utiliza las columnas Por hacer, En curso, En espera del usuario y Resuelto. Los responsables de equipo priorizan rápidamente los tickets urgentes, los asignan y visualizan las acumulaciones de respuestas para mantener satisfechos a los usuarios.
Encuentra más ejemplos de Kanban aquí.
Elementos de los tableros Kanban
Los tableros Kanban son una herramienta increíblemente útil para visualizar los flujos de trabajo y gestionar las tareas de forma eficaz.
Los tableros Kanban se componen de tres elementos principales:
- Tarjetas
- Columnas
- Límites de WIP (límites del trabajo en curso)
Tarjetas
En los tableros Kanban, las tarjetas representan tareas individuales que deben completarse. Cada tarjeta representa una tarea única y específica. Las tareas pueden variar en tamaño y complejidad según el uso de los tableros Kanban.
Por ejemplo, un tablero Kanban de alto nivel podría tener una tarjeta para «lanzar un nuevo sitio web», pero el tablero que se utiliza para gestionar ese lanzamiento podría tener varias tarjetas para los distintos elementos, hasta llegar a «seleccionar los colores de marca para la página de inicio», «probar las animaciones en las páginas de productos» o «insertar el texto de marketing del producto en las nuevas páginas de productos».
Independientemente del nivel de granularidad, las tarjetas representan una parte del trabajo del proyecto o de las operaciones que debe realizarse. Las tarjetas pueden tener la forma de una tarjeta virtual en un tablero Kanban virtual o en línea, o ser algo tan sencillo como una nota adhesiva en la pared de una oficina.
Columnas
Todo tablero Kanban contiene al menos tres columnas: Por hacer, Trabajo en curso (WIP) y Completado. A partir de ahí, los equipos suelen añadir más etapas para reflejar cómo avanza realmente el trabajo a través de su proceso y dónde tiende a... retrasarse.
Algunas columnas habituales pueden ser:
- Revisión
- Pruebas
- Aprobación
- Listo para publicar
- Bloqueado
- Listo para el lanzamiento
Según mi experiencia, los tableros Kanban más útiles son aquellos que reflejan la realidad lo suficiente como para que el equipo entienda de inmediato en qué punto se encuentra el trabajo y dónde se está atascando. Por ejemplo, mi tablero personal de planificación de bodas incluía una columna de «Pago final», principalmente porque los proveedores de bodas tienen una increíble capacidad para recordar las facturas exactamente a las 8:03 de la mañana de un martes.
Límites de WIP
Los límites del trabajo en curso, o límites de WIP, son límites aplicados a los elementos que están en curso; esto significa que, si se implementa un límite de WIP, solo ese número de elementos puede considerarse en curso en un momento dado.
Los límites de WIP no son necesariamente un requisito del tablero Kanban en sí (el tablero visual), pero son un elemento esencial de la metodología Kanban. Los límites de WIP establecen límites para la cantidad de trabajo que puede estar en curso en un momento dado y animan a los equipos a trabajar juntos para terminar lo que empiezan antes de pasar a otro trabajo.
Una regla general para el límite de WIP de un equipo es: número de colaboradores + 1. Esto no incluye al personal dedicado exclusivamente a la gestión. Esto significa que solo n+1 tarjetas Kanban pueden estar en estado de trabajo en curso en cualquier momento.
Si alguien está atascado y quiere incorporar algo nuevo a la columna de trabajo en curso, primero debe ayudar a otro miembro del equipo a mover a completado aquello que ya está en curso; esto se conoce como trabajo en equipo para resolver el problema.
Beneficios de los tableros Kanban
Un tablero Kanban hace algo muy útil de inmediato:
1. Todos pueden ver el trabajo
Muestra a todos qué está sucediendo, qué está atascado, dónde pueden intervenir para ayudar y qué se ha completado.
Eso significa que todo el equipo puede ver rápidamente:
- Lo que aún debe hacerse
- En lo que se está trabajando actualmente
- Lo que está bloqueado
- Lo que ya se ha completado
Y sí, ver cómo las tareas pasan a la columna «Completado» proporciona un pequeño pero muy real impulso a la moral.
2. Los bloqueos son más difíciles de ocultar
Cuando el trabajo está repartido entre correos electrónicos, chats, documentos, reuniones y la cabeza de alguien desde el martes pasado, es fácil pasar por alto los bloqueos.
Si hay cinco tareas en «Revisión» y nada avanza, el tablero básicamente levanta la mano y dice: «Hola. Algo no va bien aquí».
Esa visibilidad ayuda a los equipos a detectar antes los retrasos, resolver más rápido los problemas y evitar descubrir incidencias solo cuando la fecha límite ya está respirándoles en la nuca a todos.
3. Métricas cuantificables
Otro beneficio de los tableros Kanban en el trabajo de operaciones es poder medir métricas como el tiempo de entrega previsto para completar una tarea. El tiempo de ciclo y el tiempo de entrega pueden calcularse si se observa un proceso coherente a lo largo del tiempo.
Tablero Kanban frente a tableros Scrum
El debate sobre Kanban frente a Scrum es antiguo y a menudo se malinterpreta. Scrum es una metodología ágil de gestión de proyectos centrada en obtener comentarios rápidos mediante iteraciones breves.
Kanban, por otro lado, es tanto una metodología como una herramienta específica. Aunque resuelven problemas distintos, en realidad pueden funcionar juntos sorprendentemente bien.
Esta es la forma más sencilla de explicarlo después de años de ver a equipos mezclar ambos conceptos:
| Kanban | Scrum |
|---|---|
| Se centra en un flujo de trabajo continuo | Se centra en sprints de duración fija |
| Prioriza el flujo y la limitación del trabajo en curso | Prioriza la planificación de sprints y los objetivos de iteración |
| El trabajo avanza continuamente | El trabajo se agrupa en ciclos limitados en el tiempo |
| Prioridades flexibles | Las prioridades se mantienen fijas durante un sprint |
| No requiere roles específicos | Incluye roles definidos, como maestro de Scrum y propietario del producto |
| Se visualiza mediante tableros Kanban | A menudo utiliza tableros Scrum durante los sprints |
Algo que confunde a los equipos es que un tablero Kanban puede existir perfectamente dentro de un flujo de trabajo Scrum. En la práctica, muchos equipos Scrum utilizan tableros al estilo Kanban para realizar un seguimiento de las tareas del sprint a medida que pasan de la lista de pendientes a en curso y, finalmente, a completadas.
La forma más sencilla de entenderlo es la siguiente:
- Scrum define cómo el equipo planifica y ejecuta el trabajo
- Los tableros Kanban visualizan el trabajo a medida que se realiza
En otras palabras, Scrum es el ritmo operativo, mientras que el tablero Kanban es la capa de visibilidad que ayuda a todos a ver qué está avanzando, qué está bloqueado y qué todavía requiere atención antes de que termine el sprint.
Kanban frente al gráfico de Gantt
Es importante entender que un tablero Kanban no sustituye a un gráfico de Gantt. En su lugar, cumple un propósito ligeramente distinto. Un tablero Kanban es mucho más específico que un gráfico de Gantt, ya que muestra las actividades concretas que los miembros del equipo realizan para completar una tarea.
Mientras que un gráfico de Gantt ofrece una visión más general del proyecto para ilustrar los plazos o las líneas de tiempo, los tableros Kanban se estructuran en torno a iteraciones o sprints específicos dentro de los proyectos.
Preguntas frecuentes sobre los tableros Kanban
Estas preguntas surgen constantemente entre los equipos que son nuevos en Kanban o que intentan sacar más provecho de un tablero que ya han configurado:
¿Puedes crear un tablero Kanban con una plantilla de Excel?
¿Hay herramientas Kanban gratuitas?
¿Cuántas columnas debe tener un tablero Kanban?
¿Cómo establezco los límites de trabajo en curso (WIP)?
¿Pueden funcionar los tableros Kanban para equipos remotos o distribuidos?
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