Cómo Realizar una Retrospectiva de Proyecto Efectiva
Al final de un proyecto, deberás realizar tareas como archivar documentación, facturar al cliente, llevar a cabo evaluaciones de desempeño para tu equipo y, por supuesto, lo más importante: la retrospectiva del proyecto.
Las retrospectivas están pensadas para reflexionar sobre cómo fue el proyecto y qué se podría mejorar en futuros proyectos (y no son una excusa para organizar una fiesta temática de los 80, aunque así lo parezca).
¿Qué es una retrospectiva de proyecto?
La retrospectiva del proyecto es una actividad formal en la que se pide a los interesados del proyecto que miren hacia atrás sobre el proyecto terminado y reflexionen sobre lo que salió bien, lo que no salió tan bien y lo que podría mejorarse. Crearás un plan de acción para mejorar tus futuros proyectos y procesos.
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Como uno de los eventos clave de la metodología ágil, o ceremonias, los gestores de proyectos utilizan retrospectivas para evaluar cómo trabaja el equipo en conjunto y mejorar su proceso. El gestor de proyectos debe crear un espacio seguro para que se pueda compartir durante la sesión una retroalimentación abierta y honesta (y posiblemente desagradable).
¿Por qué son importantes las retrospectivas de proyecto?
Una retrospectiva exitosa mejorará tus procesos de proyecto y aumentará las probabilidades de éxito en proyectos futuros. Aquí tienes otras razones por las que las retrospectivas de proyecto son importantes:
- Mejora continua: El equipo puede reflexionar sobre lo que salió bien y lo que no. Aprender de los errores e identificar los logros que se desean replicar. A medida que realices cambios en tus procesos y flujos de trabajo en base a esto, el equipo mejorará y trabajará mejor en conjunto con el paso del tiempo.
- Mejor trabajo en equipo y creación de equipo: La retrospectiva es una oportunidad para que el equipo se una. Es un espacio seguro donde pueden dar retroalimentación constructiva y descubrir cómo colaborar mejor en el futuro. Utiliza las retrospectivas también para celebrar logros, ya que esto mejora la moral y la motivación del equipo.
- Mejor resolución de problemas: El equipo puede buscar soluciones a los retos y obstáculos que enfrentaron durante el proyecto y cómo pueden abordar desafíos similares en proyectos futuros. También pueden compartir mejores prácticas entre ellos, incrementando su conocimiento colectivo.
- Mayor responsabilidad: Reunir al equipo para discutir lo que salió mal aumenta la responsabilidad y anima a los miembros del equipo a hacerse cargo de su trabajo. No se debe asignar culpas por los errores, sino enfocarse en lo que debe cambiarse para evitar los mismos errores en el futuro.
- Mejor planificación de proyectos: Documentar riesgos, suposiciones del proyecto, obstáculos y otras cosas que salieron mal durante el proyecto garantizará que puedas tener en cuenta estos aspectos en los planes para futuros proyectos.
Cómo llevar a cabo retrospectivas de proyecto
Veamos algunos pasos prácticos y consejos sobre cómo facilitar una sesión de retrospectiva efectiva para tu proyecto.
Paso 1: Construye una cultura de confianza
Conseguir que las personas sean abiertas y den retroalimentación puede ser complicado. Es aún más difícil cuando existe desconfianza entre el equipo del proyecto y los involucrados.
- ¿En el pasado, se criticó la retroalimentación aportada?
- ¿Los miembros del equipo se sintieron intimidados al compartir ideas y comentarios?
- ¿Después de compartir comentarios, se tomaron acciones negativas que pudieran verse como un castigo (por ejemplo, la retirada de ciertos beneficios)?
- ¿Se culpó a alguien si surgieron problemas?
Si respondiste sí a alguna de estas preguntas, definitivamente son razones por las que puede haber desconfianza y una falta de disposición a ser abierto.
¿Entonces, cómo lograr que la gente sea abierta y dé retroalimentación? ¿Cómo construir una cultura de confianza y hacer sentir a las personas que están en un espacio seguro?
Puedes intentar lo siguiente:
- Fomentar la comunicación abierta y honesta: Asegúrate de que tu equipo sienta que es valorado y apreciado. Estarán más dispuestos a expresarse y compartir si saben que no serán ignorados ni marginados.
- Crear oportunidades para la colaboración: Estas pueden ser reuniones diarias de seguimiento del estado del proyecto o tareas que no estén relacionadas con un proyecto, como una actividad de integración de equipo. Si las personas tienen oportunidades de colaborar, se sentirán más cómodas comunicándose.
- Integrar la retroalimentación a la cultura del equipo: En los proyectos de desarrollo de software, es común que los miembros del equipo revisen el código de sus compañeros como parte del proceso habitual de desarrollo. Busca oportunidades para hacer algo similar en tu proyecto y que el equipo pueda dar y recibir retroalimentación positiva y negativa de manera regular.
Paso 2: Determina qué tipo de comentarios deseas recopilar
Ocurren muchas cosas durante un proyecto y, por lo tanto, hay muchas oportunidades para recopilar una amplia variedad de comentarios durante una retrospectiva. Esto es normal, pero también puede resultar abrumador.
Al planificar una retrospectiva, define el alcance de los comentarios que quieres recibir de los participantes.
Intenta definir algunos temas sobre los cuales te gustaría recopilar información, como por ejemplo:
- Rendimiento del equipo: ¿Cómo se desempeñó el equipo durante el proyecto? ¿Se cumplieron los plazos? ¿El trabajo fue de calidad?
- Comunicación y compromiso de los interesados: ¿Se compartió la información adecuada con las personas correctas, en el momento oportuno y usando las herramientas adecuadas? ¿Fue demasiada o muy poca información?
- Entregable del proyecto: ¿El entregable del proyecto cumplió con las expectativas de los interesados? ¿Por qué sí o por qué no?
- Procesos y herramientas del proyecto: ¿Algún proceso facilitó u obstaculizó el rendimiento del proyecto? ¿Hicieron falta procesos o hubo demasiados? ¿Las herramientas ágiles utilizadas en el proyecto fueron útiles o perjudiciales?
Paso 3: Reserva un tiempo dedicado para la retrospectiva del proyecto
Reserva y agenda una retrospectiva en un horario específico para la evaluación del proyecto. Si es posible, intenta programar y enviar invitaciones de calendario (o recordatorios ‘save-the-date’) con algunas semanas de antelación.
De igual forma, al programar la retrospectiva, envía también la agenda junto con la invitación (que veremos más adelante).
Además, incluye cualquier expectativa para los participantes (por ejemplo, si se requiere que completen tareas previas a la reunión, como descargar alguna herramienta de software específica) en tu invitación.
Agenda de la reunión retrospectiva del proyecto
Una retrospectiva no tiene por qué ser una actividad demasiado complicada. El propósito de una retrospectiva de proyecto es obtener comentarios sobre el proyecto para lograr mejoras continuas en tus próximos proyectos.
Por ello, aquí tienes una agenda de ejemplo que puedes usar y adaptar según la duración de la sesión:
- Bienvenida e introducción: Da la bienvenida a los participantes a la sesión, presenta al facilitador y explica el propósito y los objetivos de la sesión.
- Resumen de cómo se recopilarán los comentarios: Brinda un resumen breve de cómo se recopilará la retroalimentación durante la sesión (oral, escrita, híbrida, anónima, etc.) y qué herramientas se utilizarán (un pizarrón virtual, discusión en mesa redonda, etc.).
- Revisar las reglas de participación de la sesión: Informa a los participantes sobre las reglas básicas (por ejemplo: la retroalimentación debe ser constructiva y honesta, proporcionar tanto comentarios positivos como negativos, etc.).
- Recopilar comentarios: Recoge la retroalimentación que desees utilizando la herramienta elegida.
- Revisar los comentarios con los participantes: Revisa todos los comentarios recopilados (los buenos, los malos y los feos). Durante esta parte de la sesión, solo se deben presentar los comentarios. Las preguntas y discusiones sobre puntos específicos deben limitarse (esto es para asegurarse de revisar todos los comentarios y que el tiempo no se gaste solo en uno o dos elementos).
- Discutir los comentarios y preguntas: Recoge opiniones, pensamientos y respuestas de los participantes. ¿Están de acuerdo con los comentarios? ¿Hay más contexto o información relevante que compartir? Discútelo y anota los resultados.
- Formular acciones y próximos pasos para mejoras: A partir de los comentarios, piensa en ideas clave y acciones que el equipo del proyecto pueda implementar para mejorar. Para asuntos recurrentes o complejos, considera realizar un rápido análisis de causa raíz para indagar por qué ocurre el problema. Solicita voluntarios para responsabilizarse del seguimiento o de actividades de mejora.
- Resumir comentarios y mejoras: Antes de finalizar la sesión, haz un resumen rápido y destaca los comentarios recogidos en las notas de la reunión y los próximos pasos o acciones que se tomarán.
- Agradecimiento y cierre de la sesión: Agradece a los participantes por su tiempo y por sus comentarios. Comparte detalles sobre próximas sesiones de seguimiento, si hay alguna programada. De igual manera, proporciona información sobre dónde se almacenarán los comentarios recogidos durante la sesión y si estarán disponibles después (por ejemplo, en un Google Drive compartido).
Preguntas frecuentes sobre retrospectivas de proyectos
Aquí tienes algunas preguntas frecuentes sobre las retrospectivas de proyectos. Si buscas información más profunda sobre conceptos ágiles en general, considera realizar una certificación ágil.
¿Cuál es la diferencia entre una retrospectiva de sprint y una de proyecto?
Una retrospectiva de sprint es un evento dentro de un flujo de trabajo ágil que se lleva a cabo al final de un sprint o iteración. El propósito de la retrospectiva de sprint es examinar qué mejoras se pueden implementar en los procesos para los próximos sprints y los siguientes.
Como los sprints son eventos acotados en el tiempo (pueden durar desde 2 semanas hasta un mes), una retrospectiva de sprint generará retroalimentación y mejoras sobre un período corto dentro de la línea temporal del proyecto, mientras que una retrospectiva de proyecto revisa todo el proyecto: qué salió bien, qué no salió bien y qué mejoras se pueden aplicar en proyectos futuros.
¿Deberías incluir al cliente?
Depende del tipo de retroalimentación que quieras recopilar durante la retrospectiva del proyecto. Si buscas comentarios sobre las comunicaciones del proyecto, la interacción con los interesados y los entregables, entonces sí. Si se trata del desempeño del equipo de proyecto—quizá, pero probablemente no. Esto queda a discreción del gerente del proyecto y del equipo.
¿Quién debería dirigir una retrospectiva de proyecto?
El gerente del proyecto o Scrum master generalmente facilita la sesión de retrospectiva, pero cualquier miembro del equipo que desee puede encargarse de la facilitación. Si crees que es probable que surjan opiniones negativas o controversiales, deberías considerar utilizar un facilitador neutral y externo.
En una organización en la que trabajé anteriormente, se pedía a los gerentes de proyecto que facilitaran sesiones de retrospectiva para otros equipos dentro de la organización para garantizar la neutralidad, pero también para permitir que el gerente del proyecto del equipo pudiera participar plenamente como uno más de los interesados en la sesión.
¿Qué herramientas puedo usar para una retrospectiva de proyecto?
Existen muy buenas herramientas de software para gestión ágil de proyectos que las organizaciones pueden utilizar para llevar a cabo retrospectivas. Aquí tienes algunas recomendaciones.
Colaboración en línea o pizarras virtuales
- Miro o Mural: ambas permiten crear pizarras y lienzos virtuales para que los equipos coloquen sus comentarios. Son ideales para equipos remotos.
- IdeaBoardz: herramienta gratuita y sencilla de usar que permite crear tableros en línea configurables para retrospectivas y recopilación de comentarios de forma anónima mediante notas adhesivas virtuales.
Consulta más herramientas de colaboración (para proyectos ágiles o de otro tipo).
Software especializado en retrospectivas
- Atlassian Confluence: Espacio de trabajo colaborativo en línea que tiene plantillas prediseñadas de retrospectiva. Es una buena opción si la organización ya usa otros productos de Atlassian como Jira
- GoRetro: Herramienta ágil para retrospectivas con muchas plantillas gratuitas y personalizables
Para retrospectivas presenciales o en sitio
- Una pizarra blanca y marcadores borrables
- Notas adhesivas (Post-its)
- Papeles de rotafolio
- Teléfono con cámara para tomar fotos de las pizarras o rotafolios y guardarlas para después & compartirlas
¿Cuál es la diferencia entre una retrospectiva, una sesión de lecciones aprendidas y un post-mortem?
Una actividad de lecciones aprendidas es similar a una retrospectiva de proyecto. Si utilizas la metodología waterfall (en cascada) para la entrega de proyectos, la actividad de lecciones aprendidas se realiza durante la fase de cierre del proyecto. El objetivo es documentar todas las lecciones útiles y aprendizajes que puedan ayudar a equipos de proyectos futuros.
Las retrospectivas provienen de la metodología Scrum (ágil) y se suelen realizar al finalizar un incremento o ‘sprint’. Su propósito es pedir al equipo que reflexione acerca de lo que salió bien, lo que no y lo que podría mejorarse en el siguiente incremento basándose en el trabajo ya realizado.
Las retrospectivas buscan detectar oportunidades de mejora para aplicar de inmediato, mientras que las actividades de lecciones aprendidas proporcionan información para mejoras futuras. Por otra parte, si un proyecto terminó de manera prematura (ya sea porque fue cancelado antes de tiempo o no se completó exitosamente), se puede hacer un post-mortem para determinar qué sucedió durante el proyecto.
¿Es necesario hacer una retrospectiva de proyecto sólo al final?
No—una retrospectiva de proyecto puede (y debería) hacerse en cualquier momento del proyecto. Si se ha alcanzado un hito o fase importante, tiene sentido programar una retrospectiva. Del mismo modo, si algo sale mal durante el desarrollo, también se puede organizar una retrospectiva. Lo más importante es recopilar la retroalimentación y tomar medidas y acciones para implementar mejoras necesarias.
¿Qué sigue?
Descubre más sobre los principios ágiles que guían las retrospectivas, y el Manifiesto Ágil original que estableció estos principios, y únete a la membresía DPM para acceder a conversaciones en Slack sobre agilidad (y mucho más) con cientos de otros gestores de proyectos digitales.
