¿Qué es el alcance del proyecto? Definición, guía y ejemplo

¿Por qué es importante el alcance del proyecto?

Contar con un alcance del proyecto es importante porque sirve como referencia para los directores de proyecto, las partes interesadas y los miembros del equipo del proyecto.

Comprender el alcance del proyecto ayuda a los directores de proyecto a hacer un seguimiento del progreso del proyecto, evaluar los riesgos del proyecto, asignar recursos de manera eficaz, evitar la expansión del alcance, y garantizar que el proyecto se mantenga dentro del presupuesto. 

Redactar el alcance de un proyecto permite a los directores de proyecto presentar y compartir un proyecto con los directores y los responsables de las tareas de una manera sencilla y eficaz. Sin una declaración del alcance del proyecto, a los directores de proyecto les resultaría difícil mantener el proyecto encaminado y completarlo.

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¿Qué debe incluir el alcance del proyecto?

El alcance de un proyecto debe incluir los objetivos del proyecto, los entregables del proyecto, el plazo del proyecto, el presupuesto del proyecto y cualquier restricción o limitación.

Estos elementos (junto con el uso de un software de presupuesto de proyectos) ayudarán a los directores de proyecto a establecer expectativas realistas para el proyecto y garantizar que todas las tareas se completen dentro del plazo y el presupuesto del proyecto. Normalmente se incluye en la declaración de trabajo o el contrato del cliente. 

Además, toma nota de todo lo que esté explícitamente fuera del alcance. Por ejemplo, si estás llevando a cabo una campaña de marketing que incluye Google Ads o anuncios de pago por clic, pero no eres responsable de una página de destino para esos anuncios, asegúrate de que esta exclusión quede indicada en la declaración del alcance.

¿Qué es una declaración del alcance del proyecto?

Una declaración del alcance del proyecto es un documento que describe los entregables del proyecto. Incluye detalles como los objetivos del proyecto, el alcance del trabajo, el plazo del proyecto y el presupuesto del proyecto. Este documento ayuda a los directores de proyecto a comunicar las expectativas del proyecto a las partes interesadas y a los miembros del equipo.

Consultarás la declaración del alcance durante todo el proyecto para asegurarte de que te mantienes dentro del alcance y avanzas según lo previsto para alcanzar tus objetivos. Definir el alcance del proyecto te ayudará a tener presente el objetivo final sin distracciones ni adiciones al objetivo inicial o al propósito del proyecto. 

Cómo definir el alcance

1. Identifica los objetivos del proyecto 

Comienza definiendo los requisitos, objetivos, restricciones y exclusiones del proyecto. Describir claramente lo que el proyecto cubrirá —y lo que no— ayuda a alinear a las partes interesadas y a prevenir la expansión del alcance más adelante.

2. Define los entregables

Enumera los entregables, las tareas y las responsabilidades necesarios para alcanzar los objetivos del proyecto. Este paso suele incluir la creación de una estructura de desglose del trabajo (WBS) y el establecimiento de criterios de aceptación para los entregables finales (como los criterios de aceptación dado-cuando-entonces).

3. Establece un plazo 

Establece cronogramas del proyecto, hitos, flujos de trabajo y fechas límite para mantener el proyecto encaminado. Una programación eficaz del proyecto ayuda a los equipos a coordinar tareas, gestionar dependencias y asignar recursos de manera más eficiente durante todo el ciclo de vida del proyecto. Las herramientas como los diagramas de Gantt pueden ayudar a visualizar la secuencia de tareas, las dependencias y los tiempos estimados de finalización.

4. Estima los recursos necesarios

Identifica las personas, el presupuesto, los materiales y las herramientas necesarios para completar el proyecto con éxito, incluido el software de gestión de proyectos para organizar y coordinar el trabajo. Definir las necesidades de recursos con antelación ayuda a los equipos a planificar la capacidad, asignar responsabilidades y evitar retrasos durante la ejecución.

Ejemplo de alcance del proyecto

Si fueras un director de proyectos a cargo de un nuevo proyecto para entregar computadoras terminadas desde el almacén de fabricación a clientes de todo el condado, un alcance sencillo del proyecto podría ser similar al siguiente:

Sección	Ejemplo
Descripción general del proyecto	Enviar computadoras fabricadas por ABC a centros de distribución de todo Estados Unidos antes de la temporada de compras navideñas.
Alcance del proyecto	Enviar 500 computadoras fabricadas en octubre de 2022, determinar las necesidades de inventario de los distribuidores y planificar las rutas de entrega de los camiones de ABC.
Partes interesadas clave	John Doe (gerente de envíos) y Mary See (responsable de adquisiciones).
Entregables del proyecto	Entregar 500 computadoras a los 10 distribuidores de ABC antes del 30/11/2022.
Criterios de aceptación	Mary See verifica las cantidades del envío y confirma la entrega exitosa a cada distribuidor.
Exclusiones	Los productos fabricados después de octubre de 2022 no están incluidos en el alcance del proyecto.
Restricciones del proyecto	Fechas límite de envío y coordinación de la comunicación con distribuidores externos.

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