16 Principios Clave de la Gestión de Proyectos Explicados
Define los objetivos primero: Comienza determinando los objetivos del proyecto y estableciendo una estructura clara. Elige una metodología de gestión de proyectos y define hitos clave antes de iniciar el trabajo.
Crea todos los planes: Como parte de tu plan de proyecto, considera firmemente crear también un plan de gestión de riesgos, un plan de gestión de calidad, un plan de gestión de cambios y un plan de comunicación.
Las herramientas de software son cruciales: La herramienta de software adecuada para la gestión de proyectos puede ayudarte con la planificación, asignación de recursos y seguimiento del progreso. Es una herramienta valiosa que puede ayudar a que tu proyecto tenga éxito.
Aquí tienes los dieciséis principios de la gestión de proyectos que te ofrecen la mejor oportunidad de éxito. Ya sea que seas completamente nuevo gestionando proyectos o que ya tengas experiencia, estos principios impulsan una buena gestión de proyectos y te ayudan a asegurarte de que no se ha pasado por alto nada en tu plan o ejecución del proyecto.
1. Define la estructura del proyecto
Como gestor de proyecto, determinarás los objetivos del proyecto y establecerás cierta estructura antes de que comience la ejecución. Esto implica elegir una metodología de gestión de proyectos y definir los hitos clave.
Esto ayuda a los miembros del equipo y a otras partes interesadas que se ven afectadas por el proyecto a entender qué deben esperar y en qué momento.
Unlock for Free
Create a free account to finish this piece and join a community of forward-thinking leaders unlocking tools, playbooks, and insights for thriving in the age of AI.
Have an account? Log In
2. Confirma al patrocinador del proyecto
Alguien debe ser responsable de un proyecto, por lo que este principio consiste en confirmar o buscar un patrocinador. Aunque tú puedas supervisar el proyecto día a día como gestor de proyecto, el patrocinador es quien responde por el proyecto.
Él o ella maneja el presupuesto y controla el personal u otros recursos que necesitarás para alcanzar los objetivos. Si el patrocinador del proyecto no está claro desde el principio, trabaja con tu gerente o tu equipo para encontrarlo o seleccionarlo. Incluso si crees que no lo necesitarás, podrías encontrarte en una situación donde requieras respaldo adicional más adelante.
3. Establece metas y objetivos claros para el proyecto
Es tu trabajo como gestor de proyecto tener claridad sobre las metas y objetivos que debe lograr tu proyecto. Lo que se mide, se gestiona, así que sé estratégico con este principio. Si lo que se mide no está alineado con las expectativas de las partes interesadas o los resultados esperados, no tendrás éxito.
Piensa en criterios SMART al establecer metas y alinear los objetivos del proyecto: específicos, medibles, alcanzables, realistas y con plazos definidos. Aunque los objetivos ambiciosos (es decir, aquellos que van un poco más allá de lo que se puede lograr razonablemente) pueden estar bien en algunos casos, es mejor prometer menos y entregar más.
4. Documenta todas las partes interesadas
Documentar a las partes interesadas y sus roles en tu proyecto es fundamental, especialmente en un entorno de agencia u otras organizaciones que trabajan en proyectos con clientes o socios externos.
No conozco a ningún gestor de proyectos en agencia que no haya tenido a una parte interesada aparecer de forma inesperada al final del proyecto y descarrilarlo completamente. Desde solicitar revisiones a entregables ya aprobados hasta cambiar completamente el alcance o el cronograma, lo he visto todo.
Trabaja con tu cliente o patrocinador para listar desde el inicio a todas las partes interesadas que se verán afectadas por el proyecto. Incluso si te aseguran que esa persona será solo un observador, no querrás ser tomado por sorpresa.
5. Establece un cronograma y fecha de finalización
La programación de proyectos es más un arte que una ciencia exacta y puede ser especialmente desafiante para principiantes.
Debes tener en cuenta el tiempo que lleva completar cada tarea, así como otros factores como trabajo de otros proyectos, prioridades en competencia, días de permiso, bajas, tareas que tardan más de lo estimado y retrasos en aprobaciones, recursos u otras necesidades.
Al crear el cronograma inicial, incluye un margen de maniobra y sé un poco pesimista. Considera fijar la fecha final del proyecto en el extremo más largo de tu rango estimado. Pero no seas demasiado pesimista o corres el riesgo de que tu equipo quede inactivo sin trabajo programado.
6. Crea un plan de proyecto
Una vez que tengas definidos los hitos y el cronograma de tu proyecto, haz un plan detallado. Este paso será un poco diferente si estás gestionando un proyecto ágil. En ese caso, crea un plan de sprint con tu equipo que describa lo que esperan lograr en el próximo sprint.
Para proyectos en cascada o híbridos, este paso es mucho más detallado. Planea exactamente qué se hará y cuándo para llegar al final del proyecto. Puedes asignar tareas a personas específicas (si ya conoces a tu equipo de proyecto) o a roles. Esto podría verse como detallar las tareas para un desarrollador, un estratega de contenidos y un diseñador.
7. Determina el equipo del proyecto y define los roles
A veces, el cronograma del proyecto ayudará a definir el equipo del proyecto (en función de la disponibilidad) y, otras veces, el plan del proyecto podría construirse en torno a la disponibilidad de miembros específicos del equipo.
Al determinar el equipo del proyecto, piensa en los requisitos del proyecto y en las habilidades que tu equipo necesitará para alcanzarlos. Si sabes que hay alguna brecha entre las habilidades de los miembros del equipo que tienes y lo que se requiere para cumplir el trabajo, aún no entres en pánico: tienes opciones.
Puedes pedir a otros miembros del equipo que actúen como mentores o solicitar a otros en tu organización que aporten su tiempo y talento a tu proyecto. Si ninguna de estas opciones está disponible, considera contratar a un externo o a un miembro temporal del equipo para cubrir las brechas de habilidades.
De cualquier manera, es importante asegurarse de que todos en el equipo entiendan sus roles. Cualquier ambigüedad o confusión puede causar problemas en la entrega del proyecto o afectar seriamente la dinámica del equipo. La mejor manera de lograrlo es a través de un cuadro RACI.
También deberías crear un plan para mantener la responsabilidad de las personas. Como gestor de proyecto, es tu responsabilidad asegurarte de que las personas hagan lo que dijeron que harían (¡cuando dijeron que lo harían!)
8. Determina el presupuesto del proyecto
Deja claro cuál es el presupuesto del proyecto antes de empezar cualquier trabajo, y alinea el presupuesto con el cronograma para no gastar tu presupuesto demasiado rápido. Si trabajas en proyectos facturables, vigila muy de cerca los costos de mano de obra y controla a tiempo si algún miembro del equipo está consumiendo demasiadas horas (y presupuesto) demasiado rápido.
Asegurarte de que tienes suficiente presupuesto para completar el proyecto es una habilidad que puede tardar mucho en aprenderse. Las estimaciones de proyectos son simplemente los mejores cálculos de cuánto tiempo y dinero tomará un proyecto.
Establece un objetivo de mantener cualquier desviación por debajo del diez por ciento; esta es una buena manera de medir lo bien que estás estableciendo el presupuesto. Si tienes la opción de contar con un presupuesto de contingencia, solicítalo. Esta es una cantidad extra de dinero que puedes sumar al presupuesto en caso de necesitarlo.
Según tu acta de constitución o contrato, puede haber requisitos adicionales que debas cumplir antes de usar un presupuesto de contingencia. Esto podría incluir la aprobación del cliente u otro interesado, y/o usar primero el presupuesto regular completo.
9. Determina el alcance del proyecto
Como gestor de proyecto, una de tus responsabilidades más cruciales es comprender el alcance del proyecto y evitar la ampliación del alcance. Si el alcance del proyecto necesita cambiar durante el desarrollo, está bien. Completa una orden de cambio para asegurarte de que el nuevo alcance esté documentado, sea aceptado y ejecutado.
Puede ser tentador intentar exceder las expectativas para impresionar a tu cliente, patrocinador del proyecto u otras partes interesadas, pero esto no es una buena idea. Tu función es gestionar las expectativas y asegurarte de que el cliente o interesado reciba lo que pagó.
Imagina que le vendieras un coche a tu interesado. Si su presupuesto es modesto, debería buscar un Toyota o un Honda, no un Ferrari. Tu trabajo es encontrarle el mejor Toyota o Honda posible, no darle un Ferrari con su presupuesto. Es lo mismo con los proyectos digitales.
Debes asegurarte de que tu cliente obtenga lo mejor posible dentro del alcance y presupuesto. Deja la sorpresa y el deleite para cómo entregas los componentes o quizás un pequeño valor añadido al final.
10. Crea un plan de gestión de riesgos
Tienes tu cronograma, alcance, presupuesto, partes interesadas y equipo de proyecto. Todo está planeado en tu software de gestión de proyectos, hasta el más mínimo detalle, y ahora solo te queda ejecutar. ¿Qué podría salir mal? (No contestes eso...)
Aquí es donde entra en juego tu plan de gestión de riesgos. Enumera todas las cosas que podrían descarrilar tu proyecto. Esto podría incluir:
- Quedarse sin presupuesto demasiado pronto
- Las partes interesadas intentando añadir más alcance al proyecto
- Cambios en las prioridades organizacionales
- La aparición de nueva tecnología que haga que tu proyecto quede obsoleto
- Un miembro clave del equipo necesita mucho PTO o permisos durante el proyecto
- Demasiadas incógnitas que con el tiempo cambian el mejor curso de acción para el proyecto
Una vez que tengas tu lista de riesgos, trabaja con el equipo y las partes interesadas para planificar cómo podrías mitigarlos. Por ejemplo, si te preocupa el presupuesto, considera reducir gastos iniciales o buscar formas de trabajar de manera más eficiente. Si te preocupa la aparición de nueva tecnología, investiga lo que puedas y evalúa si es mejor emprender el proyecto ahora o esperar para ver qué ocurre.
Pueden existir ventajas y desventajas en cada enfoque, así que piensa en cuál mitiga mejor el riesgo. El trabajo de proyecto casi nunca estará completamente libre de riesgos y ese no es tu objetivo. Tu objetivo es eliminar o mitigar la mayor cantidad de riesgo posible para aumentar las probabilidades de éxito del proyecto.
11. Crea un Plan de Gestión del Cambio
Tu plan de gestión del cambio está dirigido principalmente a quienes se verán afectados por tu proyecto. Comienza haciendo una lluvia de ideas sobre todo lo que cambiará como resultado de la finalización del proyecto.
Tomemos como ejemplo un sitio web nuevo. Con un sitio web nuevo, quienes se encargan de mantenerlo actualizado necesitarán aprender a hacer modificaciones en el back end. Y si realizas cambios, por ejemplo, en los formularios de generación de leads o a dónde se envían, el equipo de marketing también puede necesitar aprender a utilizar los nuevos formularios y saber a dónde va la información cuando alguien los llena.
¿Y qué pasa con los visitantes del sitio web? ¿La política de privacidad o los términos de uso serán diferentes? Asegúrate de incluir esto en el plan y comunicarlo con frecuencia. Mientras que muchos usuarios estarán emocionados con el nuevo sitio web, algunos pueden mostrar resistencia. Elabora un plan para abordar la resistencia y proporcionar apoyo adicional donde sea necesario.
12. Crea un Plan de Comunicación
Creo que no existe una habilidad más crítica para la gestión de proyectos que la comunicación, y tu plan de comunicación tiene un gran impacto en el desempeño de tu proyecto.
Además de las comunicaciones específicas antes, durante y después del proyecto para respaldar el plan de gestión del cambio, debes tener un plan para comunicar actualizaciones de estado, feedback y otros detalles del proyecto con tu equipo y todas las partes interesadas afectadas por tu proyecto.
Esto puede incluir:
- Revisiones internas, reuniones de seguimiento con el equipo y reuniones 1:1 con miembros del proyecto
- Actualizaciones de estado (semanales, quincenales o mensuales)
- Revisiones y aprobaciones por parte del cliente o interesados
- Sesiones de retroalimentación o reuniones de trabajo
- Comunicaciones para el lanzamiento del proyecto
- Planes de capacitación
- Retrospectivas o postmortem del proyecto
Asegúrate de que todos los integrantes del equipo estén conectados, bien informados y apoyados. Si las personas se sienten excluidas o no están al tanto, puede tener un impacto negativo. Pero tampoco gastes tanto tiempo en reuniones o sobrecomunicando que no quede suficiente tiempo para el trabajo del proyecto.
13. Crea un Plan de Gestión de Calidad
Como gestor de proyectos, eres responsable de asegurar la calidad en tus proyectos. Así que, al igual que hiciste con la gestión de riesgos y el cambio, desarrollarás un plan de gestión de calidad para garantizar que el equipo entregue trabajos de alta calidad.
¿Cómo serán las fases de prueba y control de calidad del proyecto? ¿Cuál es la línea base para la aceptación y en dónde puedes aspirar a superar ese objetivo?
14. Enfócate en Entregar Valor
Si le preguntaras a 10 (o 100) partes interesadas diferentes cómo su gerente de proyecto aporta valor, obtendrías 10 (o 100) respuestas diferentes. No se trata solo de los entregables y planes del proyecto. Se trata de mantener el proyecto en movimiento, al equipo trabajando bien en conjunto Y entregando resultados.
No importa cuánto tiempo dediques a repasar estrategias de gestión de proyectos en libros de texto como el PMBOK, no pueden decirte exactamente cómo hacerlo porque será diferente para cada proyecto y cada equipo de proyecto en el que trabajes.
15. Monitorea el Progreso y el Rendimiento
Los planes de proyecto casi nunca son algo que puedas definir y olvidar. Las rondas de retroalimentación se alargan. Los entregables necesitan ajustes. El equipo comienza a cansarse por cambiar de contexto con demasiada frecuencia.
Esta es parte de tu función como gerente de proyecto: mantenerte atento al progreso del proyecto y al rendimiento del equipo. Un aspecto particular de esto es que en muchas organizaciones, los miembros del equipo de proyecto no reportan directamente al gerente de proyecto. Así que, cuando surjan problemas de rendimiento, tendrás que trabajar con otros líderes de la organización para ayudarte a abordarlos.
16. Cierra el Proyecto y Documenta las Lecciones Aprendidas
Todo lo bueno llega a su fin, y tus proyectos también. Cuando se hayan entregado y aprobado todos los entregables, es momento de empezar tu lista de comprobación de cierre de proyecto y de documentar las lecciones aprendidas en una plantilla.
Tu lista de comprobación de cierre de proyecto debe incluir cosas como asegurarte de que se han enviado las facturas finales, revocar el acceso a cualquier carpeta compartida o programa, y archivar los proyectos en tus herramientas de gestión de proyectos. También podrías querer enviar una encuesta de satisfacción al cliente.
Para documentar las lecciones aprendidas, realiza una retrospectiva de proyecto o un post-mortem. Si no puedes reunir al equipo, envía una encuesta para que todas las voces sean escuchadas. La información que obtengas aquí puede ayudar a que tus próximos proyectos vayan mejor, y podrás abordar brechas en los procesos.
Únete para Más Consejos de Gestión de Proyectos
¿Quieres crecer en tu carrera de gestión de proyectos? Únete a nuestra comunidad activa de miembros para más ideas de otros gerentes de proyecto. También ofrecemos webinars interesantes, herramientas y plantillas para apoyarte en tu camino.
