6 diapositivas de presentación para el inicio del proyecto y la alineación del equipo
Supongamos que ya tienes todo listo para la reunión de inicio de tu proyecto. Has preparado un orden del día, enviado una invitación a la reunión, preparado a tu equipo con una reunión de inicio interna y te has reunido previamente con el cliente.
Ahora estás frente al patrocinador del proyecto y a tu equipo, listo para presentar, pero no tienes ningún recurso visual que el cliente pueda seguir. Crear una presentación de inicio del proyecto elegante y muy cuidada te ayudará a evitar esta situación.
Qué incluir en la presentación de la reunión de inicio de tu proyecto
En primer lugar, asegúrate de que la presentación de PowerPoint de la reunión de inicio de tu proyecto (o de Presentaciones de Google) esté alineada con tu orden del día. No querrás confundir a los asistentes durante la reunión de inicio con diapositivas que no se correspondan con los puntos del orden del día.
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A continuación, encontrarás un esquema de ejemplo que puede seguir tu presentación de la reunión de inicio del proyecto, alineado con nuestro orden del día. Asegúrate de que tus diapositivas contengan versiones en viñetas de lo que vas a explicar. Nadie quiere leer párrafos completos que coincidan exactamente con lo que se está diciendo en voz alta.
Presentaciones
Esto va más allá de limitarse a presentar los nombres y las funciones de tu equipo. No olvides incluir:
- Caras alegres y sonrientes, y un organigrama
- Algo de información sobre tu agencia: qué haces y cómo lo haces (asegúrate de que sea muy relevante; nadie quiere una lección de historia de la agencia)
Contexto del proyecto
Definitivamente querrás contar con la participación del cliente en esta sección. Recuerda pedirle al cliente el contenido para poder añadirlo a tu presentación antes de la reunión. Intentar cambiar de una presentación a otra o de un portátil a otro durante la reunión consume tiempo y afecta al ritmo de la reunión.
Descripción del proyecto
De nuevo, querrás contar con la participación del cliente. Una vez que el cliente haya explicado esta sección en detalle, añade cualquier otra nota o información relevante para los miembros de tu equipo del proyecto y las partes interesadas clave que hayas encontrado durante el proceso de análisis inicial del nuevo proyecto. Asegúrate de cubrir lo siguiente:
- Propósito del proyecto
- Comprensión del proyecto
- Objetivos del proyecto
- El problema empresarial que el proyecto pretende resolver
- Alcance del proyecto
Éxito
Lo ideal sería que hubieras hablado brevemente de esto con el cliente en la reunión previa al inicio, para tener una comprensión compartida inicial de cómo es un proyecto exitoso. Incluye esas notas aquí, en la presentación.
Si no es así, puedes incluir algunos KPI, medidas de éxito u otros indicadores del éxito del proyecto que suelas utilizar para ese tipo de proyecto o sector específico. Deja este punto abierto al debate con el cliente, para que también se valore su opinión.
Gestión de proyectos
Aquí, aborda los aspectos estándar de la gestión de proyectos mencionados en el orden del día:
- Plan del proyecto
- Cronogramas y hitos del proyecto (¡los diagramas de Gantt son recursos visuales excelentes en este punto!)
- Metodología
- Tareas y entregables específicos (normalmente es buena idea hacer un breve repaso de tu matriz RACI)
- Riesgos y dependencias
- Plan de comunicación, canales de comunicación y plan de trabajo en equipo
- Plan de gestión de cambios
- Informes de estado del proyecto y seguimiento del progreso del proyecto
No dudes en utilizar una diapositiva nueva para cada tema y procura que las diapositivas sean breves y concisas.
Otros asuntos
Esta parte es algo más abierta: deja que el cliente determine qué otros aspectos deben tratarse. También puedes abrirla a tu equipo del proyecto si el tiempo lo permite (aunque quizá merezca la pena revisar sus preguntas antes de la reunión).
Próximos pasos
Explica lo que debe hacerse a continuación por parte del equipo del proyecto y del cliente. Enumera claramente las tareas, los plazos y cuándo harás el seguimiento como director del proyecto. Ser claro sobre las tareas y firme con los plazos te ayudará a conseguir el compromiso del equipo del proyecto y del cliente.
Plantilla de agenda para la reunión de inicio del proyecto
Descarga nuestra plantilla de agenda para la reunión de inicio del proyecto y adelántate a tu próximo inicio de proyecto. También hemos incluido un ejemplo para que puedas ver exactamente cómo completarla. Esto resulta muy útil tanto para crear tu propia agenda como para preparar la presentación de tu propia reunión de inicio del proyecto.
Esta plantilla está disponible a través de la membresía de DPM, junto con otras plantillas para el inicio de proyectos.
¿Qué sigue?
¡Ya estás listo para dirigir la reunión de inicio de tu proyecto! Recuerda que esta es una parte clave del proceso de iniciación del proyecto: el objetivo de la reunión de inicio es asegurarse de que tú y tu equipo tengáis completamente claro lo que quiere el cliente y establecer las expectativas con él.
También es buena idea hacer una última reunión de seguimiento de 10 minutos con el equipo del proyecto justo antes de la reunión de inicio con el cliente (independientemente de tu reunión interna de inicio del proyecto), para asegurarte de que todos estáis alineados.
Para obtener más información sobre los inicios de proyectos y otras actividades de iniciación de proyectos, suscríbete al boletín de The Digital Project Manager.
