6 diapositivas para la presentación de inicio de proyecto para la alineación del equipo
Supongamos que ya tienes todo listo para la reunión de lanzamiento de tu proyecto. Has preparado una agenda, enviado la invitación para la reunión, preparado a tu equipo con una reunión interna de lanzamiento y te has reunido con el cliente de antemano.
Ahora estás frente al patrocinador del proyecto y tu equipo, listo para presentar, pero sin ningún apoyo visual para que el cliente siga la presentación. Crear una presentación de lanzamiento de proyecto impecable y profesional te ayudará a evitar esta situación.
Qué Incluir en la Presentación de la Reunión de Lanzamiento del Proyecto
Ante todo, asegúrate de que la presentación de la reunión de lanzamiento de tu proyecto en PowerPoint (o Google Slides) esté alineada con tu agenda. No querrás confundir a los asistentes durante la reunión de lanzamiento con diapositivas que no correspondan a los temas del orden del día.
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Aquí tienes un esquema de ejemplo que puede seguir la presentación de tu reunión de lanzamiento del proyecto, y que se alinea con nuestra agenda. Asegúrate de que tus diapositivas contengan versiones en viñetas de los temas que vas a exponer. Nadie quiere leer párrafos completos que coincidan exactamente con lo que se dice en voz alta.
Presentaciones
Esto va más allá de solo presentar los nombres y roles de tu equipo. No olvides:
- Rostros alegres y sonrientes, y un organigrama
- Un poco sobre tu agencia: qué hace y cómo lo hace (asegúrate de que sea relevante; nadie quiere una clase de historia de la agencia)
Contexto del Proyecto
Definitivamente quieres la opinión del cliente en esta sección. Recuerda pedirle al cliente su contenido para poder añadirlo a tu presentación antes de la reunión. Intentar cambiar de presentación o de ordenador durante la reunión consume tiempo y afecta el ritmo de la reunión.
Informe del Proyecto
Nuevamente, querrás la participación del cliente aquí. Una vez que el cliente haya cubierto esta sección en detalle, añade cualquier otra nota o información que hayas encontrado durante el proceso de descubrimiento del nuevo proyecto y que sea relevante para los miembros de tu equipo y los principales interesados. Asegúrate de abordar lo siguiente:
- Propósito del proyecto
- Comprensión del proyecto
- Objetivos del proyecto
- El problema de negocio que el proyecto pretende resolver
- Alcance del proyecto
Éxito
Idealmente, deberías haber hablado brevemente con el cliente sobre esto durante la reunión previa al lanzamiento, así tendrás una comprensión compartida inicial de cómo luce un proyecto exitoso. Incluye esas notas aquí en la presentación.
Si no es así, puedes incluir algunos KPI, métricas de éxito u otros indicadores de logro de proyecto que suelas usar para este tipo específico de proyectos o industria. Deja este punto abierto a la discusión con el cliente, para que su opinión también sea valorada.
Gestión del Proyecto
Aquí, cubre los temas estándar de gestión de proyectos que aparecen en la agenda:
- Plan de proyecto
- Plazos y hitos del proyecto (¡los diagramas Gantt son excelentes recursos visuales aquí!)
- Metodología
- Tareas y entregables específicos (un resumen rápido de tu RACI chart suele ser una buena idea)
- Riesgos y dependencias
- Plan de comunicación, canales de comunicación y plan de trabajo en equipo
- Plan de gestión de cambios
- Informes de estado de proyecto y seguimiento de avances del proyecto
Siéntete libre de usar una nueva diapositiva para cada tema, y mantén las diapositivas cortas y claras.
Otros Asuntos
Esta parte es un poco más abierta: deja que el cliente indique qué más necesita cubrirse. También puedes abrirlo a tu equipo de proyecto si el tiempo lo permite (¡aunque podría valer la pena revisar sus preguntas antes de la reunión!)
Próximos pasos
Expón lo que debe hacerse a continuación tanto por parte del equipo del proyecto como del cliente. Enumera claramente las tareas a realizar, los plazos e indica cuándo harás seguimiento como gestor del proyecto. Ser claro sobre las tareas y firme respecto a los plazos te ayudará a obtener el compromiso tanto del equipo del proyecto como del cliente.
Plantilla de agenda para la reunión de inicio de proyecto
Descarga nuestra plantilla para la agenda de la reunión de inicio de proyecto y obtén una ventaja para tu próximo inicio de proyecto. También hemos incluido un ejemplo para que veas exactamente cómo rellenarla. Esto es muy útil tanto para crear tu propia agenda como para preparar la presentación de la reunión de inicio de proyecto.
Esta plantilla está disponible a través de la membresía DPM, junto con una variedad de otras plantillas para inicio de proyectos.
¿Qué sigue?
¡Ya estás listo para llevar a cabo tu reunión de inicio de proyecto! Recuerda, esta es una parte clave del proceso de iniciación del proyecto—el objetivo del inicio es asegurarse de que tú y tu equipo tengan perfectamente claro lo que el cliente quiere y establecer expectativas con el cliente.
También es recomendable hacer una última reunión interna de 10 minutos con el equipo del proyecto justo antes de la reunión de inicio con el cliente (separada de tu inicio de proyecto interno), para asegurarse de que todos estén alineados.
Para obtener más información sobre reuniones de inicio de proyecto y otras actividades de iniciación de proyectos, suscríbete al boletín de The Digital Project Manager.
