Escribe un informe de estado del proyecto en 10 sencillos pasos (+ plantilla)

¿Qué es un informe de estado del proyecto?

Un informe de estado del proyecto es un documento que proporciona una instantánea del estado de tu proyecto en un momento determinado. Incluye los esfuerzos empresariales críticos, el progreso y los riesgos asociados con un proyecto.

Elaborar informes de estado basados en las mejores prácticas de gestión de proyectos ayuda a mantener informadas a las partes interesadas y a que los proyectos sigan su curso.

Para empezar, aquí tienes un resumen en vídeo:

Project Status Reports: Everything you need to know and more!

Ejemplo de informe de estado del proyecto

Así debería ser un informe de estado de proyecto eficaz. A continuación se muestra una captura de pantalla de la primera página de un informe de estado de ejemplo. Hazte miembro de DPM para acceder a la versión completa.

Tipos de informes de estado de proyectos

Los informes de estado de proyectos pueden variar según la frecuencia con la que los equipos comunican las actualizaciones. La periodicidad adecuada de los informes depende de la complejidad del proyecto, las necesidades de las partes interesadas y la rapidez con la que cambian las prioridades del proyecto.

Tipo de informe de estado del proyecto	Descripción general	Ideal para	Enfoque habitual
Informe de estado semanal	Una actualización operativa a corto plazo que se comparte con frecuencia durante la ejecución activa del proyecto	Proyectos de ritmo rápido y trabajos de ejecución activa	Tareas completadas, próximos trabajos, bloqueos, riesgos y prioridades a corto plazo
Informe de estado mensual	Una actualización del progreso de nivel superior que resume los principales acontecimientos de un periodo de información más largo	Proyectos a largo plazo e informes para la dirección	Estado del presupuesto, progreso de los hitos, actualizaciones del calendario y riesgos de alto nivel
Informe de estado trimestral	Un informe estratégico de rendimiento centrado en los resultados a largo plazo, las tendencias y el impacto empresarial	Informes para ejecutivos o a nivel de cartera	Objetivos estratégicos, indicadores clave de rendimiento, resultados empresariales y tendencias de rendimiento a largo plazo

Informes de estado internos frente a externos

Los informes de estado de proyectos también deben adaptarse al público que los revisa. Las partes interesadas internas y externas suelen necesitar distintos niveles de detalle y contexto.

Aspecto	Informes de estado internos	Informes de estado externos
Público principal	Equipos del proyecto, responsables de departamento y partes interesadas internas	Clientes, patrocinadores, ejecutivos o partes interesadas externas
Nivel de detalle	Más detallado y operativo	Más general y resumido
Enfoque principal	Gestión de tareas y progreso, problemas del flujo de trabajo, coordinación del equipo y riesgos de entrega	Hitos, aprobaciones, impacto empresarial y progreso general del proyecto
Tono	Transparente y orientado al equipo	Conciso, profesional y adecuado para las partes interesadas
Riesgos y problemas	Incluye bloqueos, retrasos y problemas operativos detallados	Se centra en los principales riesgos y sus impactos relevantes para las partes interesadas
Propósito del informe	Ayudar a los equipos a gestionar la ejecución y la entrega	Mantener a las partes interesadas informadas y alineadas sobre el estado del proyecto

¿Qué incluye un informe de estado del proyecto?

En tu informe de estado, probablemente querrás incluir la siguiente información:

Sección del informe de estado del proyecto	Qué incluir
Nombre del proyecto/nombre del cliente	El nombre del proyecto, el nombre del cliente, el periodo del informe y los datos básicos del proyecto
Visión del proyecto	Un breve resumen del objetivo del proyecto, el objetivo empresarial o el resultado deseado
Estado del proyecto	El estado actual del proyecto mediante indicadores rojos, amarillos o verdes, incluidas las preocupaciones relacionadas con el presupuesto o el cronograma
Trabajo completado	Tareas clave, entregables, aprobaciones o hitos completados durante el periodo del informe
Próximo trabajo	Próximas tareas, prioridades, entregables o trabajo planificado para el siguiente periodo del informe
Problemas y obstáculos	Bloqueos, riesgos, retrasos, dependencias o problemas actuales que afectan al progreso del proyecto
Próximos hitos	Fechas límite importantes, revisiones, lanzamientos, aprobaciones o hitos importantes del proyecto que se aproximan

Este es el aspecto del producto final:

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Elementos opcionales que puedes incluir según tu proyecto

• Enlaces a tu cronograma del proyecto
• Enlaces a los entregables completados
• Elementos de acción
• GIF divertidos, enlaces a listas de reproducción del equipo, etc.
• Agradecimientos semanales o reconocimientos para los miembros del equipo y los clientes
• Enlaces a artículos relevantes o tendencias del sector
• Un registro RAID

No incluyas nada de esto

• Lanzar indirectas
• Palabrería
• Preguntas

Cómo crear un informe de estado del proyecto

A continuación, encontrarás una guía paso a paso que explica cómo sentarte a crear un informe de estado.

1. Recopila la información del proyecto

Antes de redactar un informe, tienes que recopilar la información que necesitas compartir. Reúne las últimas actualizaciones del proyecto a partir de tu cronograma, gestor de tareas, informes presupuestarios, paneles y documentación del proyecto. Revisa:

• Trabajo completado
• Próximas tareas
• Estado del presupuesto y del cronograma
• Riesgos y bloqueos del proyecto
• Próximos hitos
• Actualizaciones del equipo

Comprender el software de gestión de proyectos puede ayudarte a extraer estos datos en tiempo real de tu conjunto de herramientas digitales cuando los necesites.

Author's Tip

Si utilizas un software de gestión de proyectos o un software de seguimiento de proyectos, toda la información anterior es fácilmente accesible, lo que te ahorra tener que extraer datos de cuatro o cinco lugares diferentes.

 

La mayoría de las herramientas también incluyen la posibilidad de configurar un panel que puedes capturar o compartir directamente con las partes interesadas. Los datos del panel se actualizarán automáticamente, por lo que no necesitas recopilar nada antes de compartirlo.

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2. Confirma las actualizaciones con tu equipo

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Valida con los miembros de tu equipo la exactitud de la información que has recopilado. Comprueba si tienen actualizaciones o detalles adicionales que añadir. Si estás haciendo bien tu trabajo, habrás generado confianza con los miembros de tu equipo para obtener una evaluación honesta del rumbo de tu proyecto.

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Utiliza este paso para:

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• Verificar las actualizaciones del proyecto
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• Confirmar los entregables y las fechas límite
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• Identificar la información que falta
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• Sacar a la luz nuevos riesgos o bloqueos
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• Alinear las prioridades y los siguientes pasos
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3. Elige un formato para el informe de estado

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Selecciona un formato de informe de estado que se adapte a tu audiencia, frecuencia de informes y flujo de trabajo. Entre los formatos habituales se incluyen:

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• Google Docs
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• Microsoft Word
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• Hojas de cálculo
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• Presentaciones
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• Paneles
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• Software de gestión de proyectos
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Los mejores informes de estado son lo bastante detallados como para mantener informadas a las partes interesadas, pero lo bastante sencillos como para que la gente realmente los lea.

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4. Añade los detalles y la visión del proyecto

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Comienza el informe con la información básica del proyecto que las partes interesadas necesitan para identificarlo rápidamente.

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Incluye:

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• Nombre del proyecto
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• Nombre del cliente
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• Periodo del informe
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• Fecha del informe
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A continuación, añade una breve declaración de la visión del proyecto que explique su propósito o su objetivo principal. Debe ser una frase sencilla que defina tu proyecto y su objetivo o visión principal. Esta sección no debería cambiar mucho durante el ciclo de vida del proyecto.

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Ejemplos:

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• Conseguir que clientes cualificados “compren” kombucha mediante dispositivos móviles a partir de una interfaz de usuario mejorada.
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• Aumentar las ventas de kombucha en línea mediante la implementación de una campaña de marketing por correo electrónico automatizada.
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• Lanzar un sitio web antes de junio de 2018 que permita a los clientes comprar Killer Kombucha y refleje que Killer Kombucha ofrece el producto de mayor calidad y mejor sabor de su categoría.
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Esta sección proporciona un contexto importante para las partes interesadas que no participan en el trabajo diario del proyecto.

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5. Redacta un resumen del proyecto

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Resume el estado general del proyecto para ofrecer una visión rápida antes de entrar en las actualizaciones detalladas que aparecen a continuación.

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Me gusta el método del “semáforo”, en el que el verde indica que todo va según lo previsto, el amarillo significa que hay algunos problemas y el rojo señala que algo está en riesgo. Las definiciones (y las notas explicativas) son útiles para explicar la codificación por colores. (¡Asegúrate de utilizar texto alternativo para nombrar los colores!)

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Ejemplos:

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• Verde: Hemos obtenido la aprobación de los diseños de los correos electrónicos automatizados. No hay preocupaciones presupuestarias en este momento.
• Amarillo: Los diseños de los correos electrónicos automatizados necesitan revisiones importantes según los comentarios del cliente; por lo tanto, la fecha de entrega final se ha retrasado 1 semana.
• Rojo: La campaña de correos electrónicos automatizados ha cambiado drásticamente de dirección desde el inicio del proyecto. Hemos programado una reunión para la próxima semana con el fin de volver a alinearnos sobre el alcance del proyecto.

Incluye el gasto y el cronograma del proyecto en la sección de estado del proyecto para mantener al cliente y al equipo informados sobre el rendimiento. En términos generales, ayuda a

6. Documenta el trabajo completado

Enumera las tareas, los entregables, las aprobaciones o los hitos completados durante el periodo del informe.

Mantén las actualizaciones:

• Breves
• Específicas
• Fáciles de revisar rápidamente

Enfócate en los resultados y el progreso en lugar de incluir descripciones detalladas de las tareas. Ejemplo:

• Completada la transferencia al equipo de desarrollo y confirmado el cronograma de entrega
• Obtenida la aprobación de 3 diseños de correos electrónicos automatizados

7. Describe el trabajo próximo

Resume el trabajo planificado para el próximo periodo del informe para que las partes interesadas comprendan las prioridades actuales y las próximas fechas límite.

Incluye:

• Próximos entregables
• Tareas planificadas
• Hitos
• Revisiones o aprobaciones
• Dependencias que afectan al trabajo futuro

Mantén esta sección concisa y enfocada en los próximos pasos más importantes. Ejemplo:

• Desarrollar 3 correos electrónicos
• Realizar el aseguramiento de la calidad (QA) y las pruebas internas
• Entregar al cliente para el QA y las pruebas

8. Destaca los riesgos y obstáculos

Documenta cualquier bloqueo, retraso, dependencia o riesgo que afecte al progreso del proyecto.

Para cada problema, explica:

• El impacto en el proyecto
• Qué está causando el problema
• Qué medidas se están tomando para resolverlo

Sé directo y transparente. Si planteas un problema, incluye el siguiente paso propuesto o el plan de mitigación. Ejemplos:

• Si no obtenemos los comentarios del cliente antes del 2 de junio, correremos el riesgo de no poder enviar el correo electrónico a los consumidores ese mismo día, ya que el producto estará disponible en las tiendas.
• Aprobaciones retrasadas que afectan a los plazos de lanzamiento
• Disponibilidad de recursos que afecta a la capacidad de entrega

9. Revisa, edita y comparte el informe

Antes de compartir el informe, revísalo para comprobar su claridad, precisión y legibilidad.

Comprueba que el informe:

• Refleja las últimas actualizaciones del proyecto
• Utiliza un formato coherente
• Evita los detalles innecesarios
• Destaca los riesgos y las decisiones importantes
• Es fácil de revisar rápidamente

10. Confirmar la recepción y la participación

Asegúrate de que tu cliente y los miembros del equipo revisen el informe para que siga siendo una herramienta eficaz para la comunicación del proyecto.

Como parte de su distribución:

• Pide a tu audiencia que confirme que ha leído el informe en un plazo de 24 horas y anímala a plantear cualquier pregunta de seguimiento que pueda justificar un debate sincrónico. Un simple “entendido” o un emoji de aprobación mediante Slack es una excelente manera de recopilar comentarios.
• Haz un seguimiento directo con cualquier persona que no responda. ¡Evita señalar a quienes se retrasen mediante la opción de responder a todos (esta no es la manera de fomentar la participación en el proyecto)!
• Consulta ocasionalmente a tu audiencia para saber si hay algo que puedas eliminar, incluir o ampliar en tus informes de estado del proyecto para atender mejor a los miembros de tu equipo y a tus clientes.

Escucha aquí mi episodio de pódcast sobre cómo hacer que los informes de estado sean útiles:

Plantilla de informe de estado del proyecto

La plantilla de informe de estado del proyecto de DPM Membership puede utilizarse para entregar informes de estado semanales o mensuales del proyecto.

Mejores prácticas para los informes de estado del proyecto

Ahora que sabemos qué es un informe de estado del proyecto, qué incluye y cómo elaborarlo, aquí tienes algunas recomendaciones y aspectos que debes evitar para orientarte durante el proceso.

• Añade un toque especial: Comparte el informe con tu equipo y tus clientes con un poco de “azúcar”. Sé amable. Sé considerado. Esfuérzate por entregar este informe de estado con una dosis de entusiasmo escrito y evita sonar como un robot. Incluir una nota reflexiva en lugar de un enlace que diga “mira aquí” aumenta las probabilidades de que las partes interesadas reaccionen positivamente a tu informe.
• Entrégalo junto con una reunión de estado: Es habitual emitir informes al mismo tiempo que se celebra una reunión. El informe es la agenda de la reunión, garantiza que las partes interesadas revisen el contenido y se convierte en un elemento que se llevan consigo. Aunque no es obligatorio, esto ofrece al equipo o al cliente la oportunidad de hablar sobre el proyecto y cualquier desafío o inquietud. Vuelve a emitir el informe de estado si se realizan cambios durante la reunión.
• Adáptate a los diferentes estilos de aprendizaje: No todo el mundo puede leer un documento basado en texto y retener el mensaje. Incluye elementos visuales, como diagramas de Gantt y gráficos, así como enlaces externos en tu informe de estado para destacar temas importantes.
• ¡Mantenlo simple, tonto! (KISS): Mantén el informe de estado sencillo, por el bien de tu cliente y el tuyo. Si un informe de estado tarda demasiado en crearse o leerse, estás reduciendo su utilidad y el impacto que tendrá en el proyecto o en las partes interesadas.
• Mantén la responsabilidad programando reuniones de estado recurrentes: Programa las reuniones de estado recurrentes de inmediato, no cuando estés listo para ellas, para responsabilizarte de cumplir con una fecha límite.
• Intenta que las reuniones de estado sean más divertidas: Dedica un breve momento a ponerse al día sobre asuntos no relacionados con el trabajo. Rompe el hielo con algo informal y memorable, pero evita temas que puedan resultar inapropiados, como los chismes o la política. Escucha activamente y esfuérzate por conversar de una manera natural, no como si tuvieras una agenda.
• Mantén siempre un informe de estado en borrador: No dejes la preparación de tu informe de estado para el último momento. En su lugar, crea un borrador en curso al que puedas añadir información a medida que ocurren los acontecimientos en tiempo real. Mantengo un borrador en mi ordenador por si un cliente, supervisor o parte interesada llama inesperadamente. Esto resulta especialmente útil cuando gestionas varios proyectos.
• Asegúrate de que la audiencia conozca el método de entrega: Slack, correo electrónico, Basecamp, Asana; elige un método y cíñete a él, y asegúrate de seguir la etiqueta profesional del correo electrónico.

Las soluciones empresariales de gestión de proyectos han mejorado nuestras capacidades de seguimiento y elaboración de informes de proyectos, así que asegúrate de utilizarlas al máximo.

Herramientas para informes de estado del proyecto

Si utilizas un software de gestión de proyectos, la mayor parte de los datos clave de tu proyecto debería estar disponible para utilizarla en tu informe, como el presupuesto utilizado o las horas empleadas. Estas son algunas de las principales herramientas que recomendaría si todavía no utilizas ninguna:

Al hacer clic en los enlaces a continuación podemos ganar una comisión, lo que apoya nuestra revisión y pruebas independientes de software y servicios. Conozca más sobre cómo mantenemos la transparencia.

1. 1. Wrike — Ideal para grandes proyectos y escalabilidad
2. 2. Smartsheet — Ideal para paneles personalizables
3. 3. Productive — Ideal para proyectos de agencia y presupuestos
4. 4. Runn — Ideal para la previsión de proyectos
5. 5. Hive — Mejor para la gestión colaborativa de proyectos
6. 6. monday AI Workspace — Óptima para optimización de recursos con IA
7. 7. Celoxis — Mejor para una planificación y flujos de trabajo simplificados
8. 8. Copper — Ideal para agencias que desean agilizar el proceso de ventas a entrega
9. 9. Zoho Projects — Mejor para la integración con Zoho Suite
10. 10. Ziggu — La mejor opción para la integración de portales de clientes

Aquí también puedes encontrar herramientas de elaboración de informes más específicas. Si tienes un presupuesto limitado, también puedes probar un software de elaboración de informes de código abierto.

Preguntas frecuentes

¿Cuál es la diferencia entre un informe de estado y un informe de progreso?

Un informe de estado del proyecto proporciona una visión general de alto nivel del estado actual de un proyecto, incluidos su salud, riesgos, plazos, próximos trabajos y progreso general. Por otro lado, un informe de progreso se centra más específicamente en el trabajo completado y el progreso de las tareas durante un periodo de presentación de informes.

Aspecto	Informe de estado	Informe de progreso
Enfoque principal	Salud general y estado actual del proyecto	Trabajo completado y progreso de las tareas
Alcance	Incluye plazos, riesgos, bloqueos, presupuesto y próximos trabajos	Se centra principalmente en el trabajo completado durante un periodo de presentación de informes
Audiencia	Partes interesadas, clientes, equipos directivos y patrocinadores	Equipos del proyecto, responsables o partes interesadas operativas
Nivel de detalle	De alto nivel y centrado en el resumen	Más orientado a las tareas y detallado
Objetivo	Mantener a las partes interesadas informadas y alineadas sobre el rendimiento general del proyecto	Seguir el progreso de la ejecución y la actividad diaria del proyecto

¿Cuándo debo crear informes de estado del proyecto?

Los responsables de proyectos crean informes de estado del proyecto después de finalizar el plan del proyecto, una vez que el trabajo del proyecto está en marcha. Normalmente, los informes de estado del proyecto se envían semanal o mensualmente. Incluso puedes enviarlos a diario, si es necesario.

¿Qué formato debo utilizar para entregar los informes de estado?

Puedes entregar los informes de estado del proyecto en diversos formatos, como una hoja de cálculo de Microsoft Excel, Google Docs, diapositivas o un formato gráfico. En una ocasión dirigí un proyecto en el que enviábamos un informe de estado diario por WhatsApp.

¿Con qué frecuencia debo actualizar un informe de estado del proyecto?

Debes actualizar los informes de estado del proyecto con la frecuencia que consideres necesaria para transmitir información importante del proyecto sin resultar excesivamente repetitivo. Esto depende de la duración y complejidad del proyecto, así como de las preferencias del cliente.

• • Si tu proyecto cambia rápidamente día a día y tus clientes te piden actualizaciones constantemente, probablemente querrás formalizar un informe de estado semanal o incluso diario para comunicar el progreso.

• • Si tu proyecto solo incluye a un puñado de partes interesadas y contempla entre 1 y 2 entregables al mes, probablemente sea suficiente elaborar un informe de estado mensual.

• • Si tu proyecto cambia rápidamente día a día y tus clientes te piden actualizaciones constantemente, probablemente querrás formalizar un informe de estado semanal o incluso diario para comunicar el progreso.

¿Por qué son importantes los informes de estado?

Los informes de estado del proyecto ayudan a los equipos a comunicar el progreso del proyecto, hacer un seguimiento de los riesgos y mantener alineadas a las partes interesadas durante todo el ciclo de vida del proyecto. Proporcionan a los clientes, equipos directivos y equipos de entrega una visión clara de lo que se ha completado, lo que viene a continuación y si el proyecto sigue el rumbo previsto.

Para clientes y partes interesadas externas, los informes de estado del proyecto:

• • Muestran el progreso con respecto a los objetivos y entregables del proyecto

• • Proporcionan visibilidad sobre el rendimiento del presupuesto y los plazos

• • Generan confianza en que el proyecto avanza según lo previsto

• • Crean un registro de comunicación documentado para las aprobaciones y decisiones

Para los equipos internos, los informes de estado del proyecto:

• • Reducen la confusión sobre las responsabilidades y el estado del proyecto

• • Mejoran la coordinación entre departamentos y colaboradores

• • Ayudan a los equipos a priorizar el trabajo próximo y las dependencias

• • Destacan los problemas operativos que afectan a la entrega

¿Cómo se comunican las malas noticias en un informe de estado?

Sé directo, objetivo y orientado a las soluciones. Si un problema del proyecto afecta al plazo, el presupuesto, el alcance o el plan de entrega:

• Explica el problema con claridad
• Describe el impacto en el proyecto
• Identifica la causa raíz
• Detalla el plan de mitigación o los siguientes pasos

Evita ocultar los riesgos o minimizar los problemas. Por lo general, las partes interesadas responden mejor a una comunicación transparente acompañada de un plan de acción claro.

 

¿Quién utiliza los informes de estado del proyecto?

Los informes de estado del proyecto los utiliza cualquier persona responsable de gestionar, revisar, apoyar o aprobar el trabajo del proyecto.

Entre las partes interesadas habituales se incluyen:

• Responsables de proyectos
• Clientes y patrocinadores
• Equipos internos del proyecto
• Responsables de departamento
• Directivos
• Equipos de operaciones
• Socios o proveedores externos

 

¿Se puede automatizar la creación de informes de estado del proyecto?

Sí. Muchos equipos automatizan partes del proceso de elaboración de informes mediante software de gestión de proyectos, paneles o herramientas de generación de informes.

La automatización puede ayudar a recopilar:

• Actualizaciones de tareas
• Datos de plazos
• Información presupuestaria
• Utilización de recursos
• Métricas de progreso
• Resúmenes del panel

Sin embargo, los responsables de proyectos aún deben revisar manualmente los informes para añadir contexto, explicar los riesgos y comunicar con claridad las actualizaciones importantes a las partes interesadas.

 

¿Cuánto debe durar un informe de estado del proyecto?

La mayoría de los informes de estado del proyecto deben ser lo bastante breves como para que las partes interesadas puedan revisarlos en unos minutos.

Para los informes semanales, normalmente basta con una o dos páginas. Los informes mensuales o trimestrales pueden ser más extensos si incluyen actualizaciones presupuestarias, indicadores clave de rendimiento o resúmenes ejecutivos.

 

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