¿Qué es la gestión de proyectos digitales? [Guía definitiva]
Hay una pregunta candente dentro de la comunidad de gestión de proyectos digitales: en nuestro mundo digital en evolución, ¿la gestión de proyectos digitales es un rol o una habilidad?
¿Qué es la gestión de proyectos digitales?
La gestión de proyectos digitales (DPM, por sus siglas en inglés) es liderar, planificar, organizar, motivar y entregar proyectos habilitados por la web; es construir cosas en un mundo digital, para un mundo digital. Es gestionar proyectos con entregables digitales: datos, píxeles, interfaces y pantallas.
Los gestores de proyectos digitales utilizan tecnologías web para entregar cualquier cosa, desde sitios web hasta aplicaciones móviles, videos, juegos, comercio electrónico, correos electrónicos, campañas en redes sociales, realidad virtual o publicidad digital enriquecida en exteriores. Se trata de entregar proyectos en un mundo conectado y en línea donde marcas y organizaciones interactúan directamente con los clientes.
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Los entregables digitales son lo que hace que un proyecto requiera gestión de proyectos digitales y no solo cualquier otro tipo de gestión de proyectos.
Estos entregables y los flujos de trabajo creativos que se utilizan para crearlos (a menudo en una agencia, estudio, equipo interno web o consultoría), han dado lugar a un tipo de gestor de proyectos que utiliza una mentalidad, un conjunto de habilidades y herramientas diferentes para entregar en el ámbito digital.
El enfoque de gestión de proyectos digitales
- Mentalidad: Los DPM son orientados al valor, ágiles e iterativos, y están enfocados en maximizar la entrega de valor de manera rápida y eficiente.
- Conjunto de habilidades: Las habilidades técnicas importan, pero las habilidades blandas son fundamentales. La inteligencia emocional y la social son claves para la colaboración, y los DPM deben actuar como líderes estratégicos.
- Conjunto de herramientas: Estamos gestionando más proyectos y entregables con menos dinero y tiempo, y nos centramos en aprovechar herramientas y tecnología para fomentar la eficiencia.
Gestión de proyectos digitales: ¿un rol, una habilidad o ambos?
La creciente naturaleza colaborativa de muchas organizaciones es la fuerza impulsora detrás de esta cuestión. La tentación, por supuesto, es ahorrar dinero y reducirla simplemente a un conjunto de habilidades, y poner a un miembro del equipo con excelentes habilidades de comunicación a cargo como gestor de proyecto.
Tenemos que aceptar nuestro propio sesgo aquí, pero una y otra vez, volvemos a la misma respuesta definitiva: la gestión de proyectos digitales es más que simplemente un conjunto de habilidades; es un rol clave que requiere una mentalidad para unir a todas las partes interesadas de un proyecto y lograr resultados óptimos que no podrían haberse alcanzado de otra manera.
Ocupamos ese puesto único justo en el centro de la telaraña, escaneando constantemente en todas las direcciones, utilizando nuestro conjunto de herramientas y tecnología para sentir y responder a las vibraciones de todas las cuerdas diferentes. Como hub de información crítico, interpretamos esas señales y traducimos lo que significan para el resultado global, las otras secciones de la red y el cliente en sí.
Y siempre estamos atentos a problemas y riesgos del proyecto que podrían abrir un agujero en la telaraña y retrasar el avance del proyecto.
En esencia, el todo es más que la suma de sus partes; sin lugar a dudas, la gestión de proyectos digitales es indiscutiblemente un rol crítico.
¿Cuál es la descripción del puesto de gestor de proyectos digitales?
El cofundador de Digital Project Manager, Galen Low, lo dijo mejor un día en una conversación telefónica informal: los DPM recopilan, seleccionan, traducen y comunican para entregar un proyecto a tiempo y dentro del presupuesto.
Los DPM se especializan en hacer que las cosas sucedan, y con eso nos referimos a asegurarse de que todos en el equipo tengan los recursos, el tiempo y las habilidades que necesitan para hacer su trabajo.
Si eso aún suena un poco vago, seamos más específicos. Le pedí a Mackenzie Dysart, Profesional en Gestión de Proyectos (PMP) y Scrum Master Certificada, que nos contara cómo es el ciclo de vida típico de un proyecto para ella:
- Alcance y expectativas: Comprender el alcance del proyecto y los productos digitales involucrados, y qué fue lo que se vendió (¡que a veces puede ser diferente!)
- Kickoffs internos y externos: Establecer el sistema de software de gestión de proyectos preferido del cliente y comunicar tus metodologías y marcos de gestión de proyectos, conocer a tu equipo de proyecto, definir el cronograma del proyecto y determinar los indicadores clave para el éxito del proyecto.
- Reuniones diarias: Revisar diariamente con tu equipo y con los líderes para asegurarse de que todos estén en la misma página, evaluar la gestión de recursos y del tiempo, y comunicar esas actualizaciones entre equipos y dirección.
- Informes de presupuesto y logística de planificación: Hacer seguimiento y comunicar actualizaciones presupuestarias y planificar los feriados o descansos programados, así como gestionar imprevistos que afecten al presupuesto general, el cronograma o el alcance.
- Obtener la aprobación del cliente y lanzar el producto: Conseguir la aprobación final y poner en el mercado el producto viable mínimo para su evaluación.
- Atender inquietudes y optimizar para el mejor desempeño y resultados: Evaluar el rendimiento y liderar las mejoras del producto en tiempo real.
Mirando esta lista exhaustiva, te hace pensar: ¿Por qué alguien lanzaría cualquier tipo de producto digital sin un gestor de productos digitales al mando?
Un DPM tiene muchos nombres
A los humanos nos gusta complicar las cosas simples, y el título de gestor de proyectos digitales es un ejemplo perfecto. Un gestor de proyectos digitales podría recibir distintos nombres según la industria en la que trabajes o la agencia para la que estés contratado.
Podrías ser contratado como gestor de proyectos web, gestor de proyectos logísticos, productor digital, gestor de proyectos técnicos, y la lista sigue. Mackenzie Dysart dice que a veces un DPM también asumirá un rol de estratega, aunque eso no suele definir el puesto en la mayoría de los casos.
¿Qué es lo que sí define el puesto? Gimnasia logística. Nos referimos a la logística funcional (alcance del proyecto, cronograma, precios, quién hace qué y cuándo, etc.) y, quizás más importante, la logística emocional.
“El estilo ‘de mando y control’ está perdiendo efectividad en el mundo laboral y eso permite que los líderes y gestores de proyectos ‘más modernos’ sean más empáticos y centrados en las personas”, dice Galen Low.
Las personas no son máquinas; tienen muchas cosas en marcha y no somos solo drones. Es un equilibrio realmente delicado de humanidad.
Esa observación coincide con un reciente informe sobre el Futuro del Empleo elaborado por el Foro Económico Mundial, que identificó un aumento mundial en la demanda de inteligencia emocional y otras habilidades sociales.
Las habilidades blandas como la resolución de conflictos en proyectos, la negociación, la mentoría, la delegación, la formación, la toma de decisiones y la construcción de equipos están siendo cada vez más valoradas en los candidatos en general, lo que significa que los grandes gestores de proyectos están preparados para convertirse en jugadores aún más clave en el espacio digital, aportando aún más valor.
Descubre más sobre las tendencias en gestión de proyectos y el futuro del DPM.
Herramientas vs. cualidades en la gestión de proyectos digitales
La flexibilidad es la herramienta más valiosa en tu caja de herramientas de gestión de proyectos. Bueno, quizás la flexibilidad no es tanto una herramienta, sino más bien una cualidad, pero es la mejor cualidad que puede tener un DPM.
Las herramientas que usas no siempre dependen de ti. Tu trabajo es integrarte con los procesos de trabajo que utiliza tu cliente para crear un plan de proyecto y dirigir las entregas.
Cualquiera puede seguir sistemas de gestión de proyectos como Scrum, Kanban, waterfall o agile, pero lo que diferencia un proyecto digital exitoso de uno catastrófico es contar con un DPM que esté en constante evolución de sus habilidades de gestión de proyectos.
¿Por qué? Porque en el entorno digital, la velocidad importa.
“La gestión de proyectos tradicional tiene todo ese tiempo y espacio para abordar correcciones. El espacio digital es mucho más rápido. Tienes que ser ágil”, dice Mackenzie Dysart. “Son muchas preguntas, respuestas y decisiones que se toman en un espacio reducido en cuestión de horas”, no días o meses. Pero esta naturaleza iterativa de los proyectos digitales es emocionante, tanto para el cliente como para el usuario.
Iteramos porque podemos—es software y es fácil de cambiar—pero también porque los usuarios lo exigen, señala Galen Low. Los usuarios no solo están acostumbrados ahora a la mejora incremental, sino también a tener voz directa en cuáles deben ser esas mejoras.
Es este ciclo de retroalimentación lo que hace que la gestión de proyectos digitales sea un ámbito tan emocionante; “el producto mejorará mientras lo tenga en mis manos”, afirma.
Gestión de proyectos digitales vs marketing digital
Bien, así que acabas de lanzar un producto digital: Has configurado toda la base tecnológica para tu cliente, completamente codificada con CSS y HTML personalizados y una experiencia de usuario mejorada, dentro del presupuesto y en el plazo previsto. El proyecto web o la aplicación ya están listos para generar tráfico y contenido con modelos de interacción digital ya incorporados.
Entonces... ¿ya está? ¡Eso es todo!
No. Ni de lejos. Aquí hay todo un ciclo de vida adicional a considerar, y eso es la optimización y el marketing digital.
En otras palabras, el marketing digital suele ser la siguiente fase del proyecto digital, después de que se haya entregado. Encaja perfectamente bajo tu paraguas de gestión de proyectos digitales, ya que ahora estás dirigiendo la ejecución de atractivas campañas de marketing y redes sociales para tu cliente. Esta siguiente fase puede requerir software especializado de gestión de proyectos de marketing digital o software de gestión de proyectos de marketing.
Cambiemos la narrativa: de costo indirecto a inversión de valor añadido
Los gestores de proyectos digitales suelen llegar al final, dice Mackenzie Dysart, añadiendo que por lo general se incorporan a nuevos proyectos solo después de que la empresa experimenta cierto nivel de crecimiento, y esto es porque se les ve como un gasto indirecto y no como el valor añadido que realmente pueden aportar desde mucho antes.
No creo que muchas organizaciones estén preparadas para ser digitales. Especialmente durante la pandemia, muchos negocios tuvieron que adaptar su espacio digital. De repente, las agencias digitales se convirtieron en la columna vertebral de muchos de estos negocios porque ese sitio web era la vitrina.
Tiene razón. Un informe de la International Project Management Association destacó que, justo cuando la pandemia empezaba, solo el 30 por ciento de las organizaciones sentían que su capacidad para gestionar el cambio organizacional era realmente efectiva. Esto significa que hoy en día más organizaciones están recurriendo de repente a gestores de proyectos para liderar iniciativas de cambio, lo que la mayoría de las veces implica transformaciones digitales.
Ese cambio fue rápido y, en cierto modo, forzado, resultando en una cantidad alarmante de organizaciones que contratan DPMs sin entender del todo la complejidad del trabajo, del proyecto y/o el papel exacto del gestor de proyectos digitales.
Aquí tienes un gran ejemplo de una publicación en Reddit: Quien publica es el cofundador de una pequeña agencia digital sin nombre que quiere contratar a un DPM para liberar tiempo del cofundador y poder entregar más proyectos con mayor calidad.
El problema, dice quien publica, es que “todas las preguntas que busqué en Google para las entrevistas de PM parecen demasiado generales o demasiado abiertas o no queda claro qué respuesta será buena/mala/excelente”.
Luego explican que ya tienen una pequeña selección de candidatos y buscan preguntas o pruebas de entrevista para filtrar al 5 por ciento superior de los candidatos; quieren proporcionar formularios específicos a “su responsable de Recursos Humanos con opciones de buena/mala/excelente, para que no se necesite experiencia o conocimientos extra para detectar una buena/mala respuesta”.
También quieren algo que solo pueda contestar entre el 5 y el 15 por ciento superior, y desean que sea “lo más rápido y corto posible”.
En este punto, las banderas rojas están ondeando con fuerza. Y como puedes imaginar, las respuestas en Reddit no fueron amables.
El problema es que esta situación no es una excepción.
Los DPMs son notoriamente poco valorados y sobrecargados de trabajo, afirma Dysart.
La ironía es que un buen gestor de proyectos raramente es notado. Cuando realmente están apoyando al equipo, el equipo apenas nota que existen; toda esa labor crucial de recopilar, curar, traducir y comunicar funciona silenciosamente en segundo plano para evitar que los problemas lleguen a un punto crítico.
Nadie nota un incendio que nunca ocurre. Pero quizá, junto con la marea iterativa del mercado digital, los clientes están empezando a reconocer el verdadero valor de la prevención.
Herramientas de software recomendadas para gestores de proyectos digitales
Los gestores de proyectos digitales necesitan herramientas de colaboración digital para poner en marcha sus proyectos y llevarlos hasta la meta. La herramienta de software adecuada garantizará que puedes controlar el presupuesto del proyecto, quién está trabajando en qué y el estado de los entregables y tareas.
Aquí tienes mis opciones para el mejor software de gestión de proyectos del mercado, que puedes usar como punto de partida para encontrar el que funcione para ti.
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¿Qué sigue?
Mientras los gestores de proyectos digitales seguimos educando a los clientes sobre nuestro verdadero valor, debemos tomar la iniciativa en mejorar nuestras capacidades y conocimientos. La mejor manera de hacerlo es registrándote en la comunidad de membresía de The Digital Project Manager. Obtendrás oportunidades de networking y la posibilidad de conectar con tus colegas, además de acceso a nuestras plantillas, ejemplos y muestras para la documentación importante de los proyectos.
