Gestión de Proveedores en Compras: Beneficios y Guía Práctica
Nadie en este mundo puede hacerlo todo por sí mismo. Necesitamos a otras personas para apoyarnos y sobrevivir. Al igual que nosotros, las organizaciones necesitan el apoyo de otras empresas para llevar a cabo su negocio. Estas otras empresas se conocen como proveedores (también llamados vendedores, suministradores y prestadores).
La principal función de los proveedores es suministrar servicios o abastecer de bienes y materiales a la organización que los contrata. El proceso de adquirir estos servicios o comprar bienes a los proveedores se llama adquisición.
Dado que los proveedores son fundamentales para apoyar a una empresa, la gestión de proveedores es un aspecto importante de la adquisición. Generalmente, la mayoría de las grandes compañías tienen un departamento independiente (gestión de la cadena de suministro) para adquirir bienes y servicios.
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Aquí, analizo las mejores prácticas y beneficios de la gestión de proveedores en la adquisición.
¿Qué es la adquisición?
La adquisición es el proceso global de comprar u obtener productos, servicios, bienes o materiales de una entidad legal diferente.
Muchas empresas usan los términos adquisición, compras y abastecimiento como sinónimos, pero estos conceptos tienen significados distintos.
El abastecimiento y las compras son parte del proceso global de adquisición. Se refieren específicamente a ordenar y comprar bienes o servicios.
La adquisición es mucho más amplia que el abastecimiento y las compras, ya que se refiere a todo el proceso. Incluye la planificación, el abastecimiento, la adquisición propiamente dicha y los pagos.
- La planificación incluye muchos aspectos como determinar qué se debe adquirir, la cantidad y calidad de la adquisición, los plazos para la adquisición, la definición de roles y responsabilidades de los distintos actores, y el establecimiento y aprobación de presupuestos. Requiere una coordinación estrecha entre los diferentes departamentos de una organización. Puedes leer nuestro artículo detallado sobre planes de gestión de adquisiciones para comprender más sobre la planificación de adquisiciones.
- El abastecimiento incluye la búsqueda de posibles proveedores, el análisis de sus fortalezas y debilidades, la preselección de proveedores, el establecimiento de relaciones y la firma de contratos con los proveedores. La preselección de proveedores normalmente se realiza mediante licitaciones competitivas. Luego se otorga el contrato al proveedor seleccionado. Las negociaciones se llevan a cabo antes de la adjudicación del contrato para encontrar las condiciones más favorables.
- La adquisición incluye la realización de pedidos, la recepción, la conciliación, la inspección y la aceptación de bienes o servicios de los proveedores contratados.
- El pago es el paso final de la adquisición, que incluye el ajuste de las facturas de los proveedores y el pago por los productos adquiridos.
¿Qué es la gestión de proveedores?
Los proveedores son personas o empresas que suministran bienes y/o servicios a la organización que realiza la compra. La gestión de proveedores es uno de los aspectos más cruciales del proceso de adquisición. No debe confundirse la gestión de proveedores con la gestión de la cadena de suministro, ya que se ocupa de las personas más que de los bienes y materiales.
En cualquier momento dado, una gran organización puede estar trabajando con cientos, si no miles, de proveedores, que a su vez pueden estar representados por decenas de representantes. Además, cada proveedor tendrá condiciones contractuales diferentes.
Gestionar tantos proveedores puede resultar bastante complicado. Si los proveedores no se manejan adecuadamente y de forma estructurada, tu organización podría terminar pagando de más o enfrentarse a litigios con los proveedores.
La gestión de proveedores incluye la búsqueda de proveedores, la investigación de sus antecedentes, la preselección de proveedores, la negociación de condiciones, la firma de contratos, los pagos, la resolución de reclamaciones y la gestión de las relaciones con los proveedores. También incluye la definición de KPI y SLA, la evaluación del desempeño de los proveedores, el monitoreo de su salud financiera y la gestión de contratos.
¿Por qué deberías centrarte en la gestión de proveedores?
El éxito de tu organización depende del éxito de sus proveedores. No solo te ayudan a entregar bienes y servicios a tus clientes, sino que también son fundamentales para impulsar la rentabilidad y el crecimiento. Con el tiempo, un proveedor puede convertirse en un socio estratégico clave para las actividades y funciones de tu organización.
En el pasado, las adquisiciones solían ser un departamento aislado que solo compraba bienes y/o servicios, pero las cosas han cambiado en los últimos años. La función de adquisiciones es ahora un aspecto fundamental de la estrategia empresarial global. Las organizaciones de todo el mundo están adoptando un enfoque estratégico para gestionar a sus proveedores con el fin de obtener el máximo valor.
El proceso de gestión de proveedores
En términos simples, el proceso de gestión de proveedores es el conjunto de pasos para seleccionar, incorporar, involucrar y gestionar a los proveedores. Implica las siguientes etapas.
1. Buscar proveedores
La búsqueda de proveedores se puede realizar utilizando directorios empresariales, anuncios en periódicos, sitios web B2B (business to business), referencias y listas organizacionales. Puedes establecer un criterio de selección de proveedores mientras los buscas. Por ejemplo, puedes especificar que el proveedor debe tener una facturación mínima de $100 millones en los últimos tres años, que cuente con algunas certificaciones del sector, etc.
2. Invita a licitación y crea una preselección de proveedores
Una vez que has preseleccionado a los proveedores, puedes enviarles RFPs para que presenten sus ofertas (propuestas técnicas y cotizaciones). Puedes reducir aún más la lista de proveedores después de examinar y comparar sus propuestas.
Puedes establecer criterios de evaluación y diseñar tarjetas de puntuación para clasificar las ofertas de los proveedores. Tu objetivo debe ser encontrar los socios adecuados con quienes puedas forjar relaciones a largo plazo.
Encontrar buenos proveedores es importante para evitar interrupciones. Según Deloitte, "el 87 por ciento de los encuestados admitieron haber experimentado un incidente disruptivo con terceros en los últimos dos a tres años".
3. Negocia y firma el contrato
Después de analizar las ofertas, puedes acotar la lista de proveedores y negociar con ellos. La negociación del contrato puede realizarse tanto sobre el precio como sobre los términos y condiciones.
Negociar ayuda a ambas partes, así que no deberías presionar demasiado a los proveedores. Sé abierto con ellos de modo que también puedan negociar contigo para lograr condiciones favorables.
La negociación rompe el hielo y sienta las bases para crear una buena relación. Una negociación en la que ambas partes ganan contribuye en gran medida a establecer relaciones duraderas con los proveedores.
Después de las negociaciones, puedes firmar un contrato con los proveedores que resulte mutuamente beneficioso.
4. Integrar a los proveedores
Tras firmar el contrato con los proveedores, debes integrarlos. La incorporación de proveedores ayuda a integrarlos en la red de tu organización. Un proceso de integración fluido facilita la gestión de relaciones con los proveedores.
Es posible que los proveedores no puedan contribuir eficientemente si son nuevos y no conocen los sistemas de tu organización. Aquí es donde necesitarás poner tu experiencia para capacitar y orientar a los proveedores sobre tu empresa.
5. Establecer objetivos
Debes establecer objetivos claros para tus proveedores que les ayuden a apoyarte en tu negocio. Lo mejor es compartir métricas de desempeño claras y objetivas, KPIs y SLAs que sean alcanzables y realistas.
Debes comunicar tus expectativas a los proveedores para que haya un entendimiento mutuo entre ambas partes.
6. Monitorear el desempeño del proveedor
Establecer objetivos no es suficiente. Necesitas comunicar constantemente tus expectativas a los proveedores y pedirles que sigan los términos escritos en el contrato. Deberías monitorear su desempeño de manera regular y asegurarte de que estén dando lo mejor de sí.
Mientras supervisas, también debes darles retroalimentación periódica y brindarles el apoyo necesario para que puedan alcanzar los resultados esperados.
7. Recompensar a los proveedores
Este es un paso opcional, pero contribuye mucho a construir relaciones duraderas. Si recompensas a los proveedores por sus contribuciones, ellos se sentirán parte de tu organización y darán un paso más para alcanzar los objetivos.
8. Comunicación regular
La comunicación regular con los proveedores es importante para fijar las expectativas adecuadas (#5 arriba), monitorear el desempeño de los proveedores (#6 arriba) y construir relaciones (#9 abajo).
Al comunicarte regularmente puedes evitar situaciones desagradables y gestionar riesgos con los proveedores de forma temprana. Debes establecer tanto mecanismos de comunicación formales como informales para asegurar una comunicación abierta.
9. Construir relaciones
Es difícil encontrar buenos proveedores, por lo que deberías cuidar la relación con ellos después de firmar el contrato. No tiene sentido perder buenos proveedores a causa de una mala relación. Debes adoptar un enfoque estratégico para establecer y mantener relaciones.
Puedes realizar todas las siguientes acciones para construir relaciones exitosas con tus proveedores:
- Comparte información y prioridades: Debes compartir la información necesaria con tus proveedores de manera oportuna y comunicarles tus prioridades. Esto les permitirá trabajar de manera eficiente y orientarse a cumplir con tus objetivos. Puedes compartir información relacionada con las fechas de implementación y lanzamiento, planes de salida al mercado, y cualquier otra información relevante que los ayude a realizar su trabajo.
- Involúcralos en el desarrollo de la estrategia y permíteles innovar: Puedes obtener los mejores resultados cuando tú y tus proveedores trabajan juntos para desarrollar una estrategia común para alcanzar los objetivos del negocio. Puedes invitarlos a reuniones estratégicas y darles espacio para innovar. Debes recordar por qué los contrataste en primer lugar: son expertos en su campo. Pueden aportar ideas valiosas y sugerencias innovadoras que pueden mejorar tu producto. Se pueden convertir en una pieza clave para darte una ventaja competitiva.
- Pon la vista en el futuro: El verdadero valor de una relación comercial proviene de construir alianzas a largo plazo. No busques relaciones a corto plazo, ya que solo te darán beneficios marginales y a corto plazo.
- Colabora para lograr acuerdos de beneficio mutuo: Aunque pagas a tus proveedores, debes tratarlos como iguales. Están contigo por su experiencia. Por eso, no debes presionarlos demasiado durante las negociaciones. Esto solo generará resentimiento, lo que puede causar problemas en el futuro. Debes construir confianza y centrarte en negociar acuerdos de buena fe. Esto proporcionará una sensación de satisfacción para ambas partes.
Aquí tienes una charla interesante que puede darte más información sobre cómo construir relaciones (deberás ser miembro para acceder a este contenido).
Beneficios de la gestión de proveedores
La gestión de proveedores simplificada y estructurada ayuda a las empresas en muchos aspectos. A continuación se encuentran algunas de las principales ventajas de una buena gestión de proveedores.
1. Mitigación de riesgos
A pesar del riesgo de interrupciones, la práctica de medir y gestionar los riesgos de terceros aún está en su infancia. Investigaciones recientes revelaron que el 82% no estaban seguros o no confiaban en haber identificado todos los riesgos de terceros a los que su organización está expuesta.
La gestión proactiva de proveedores aumenta la visibilidad y reduce los riesgos asociados. Permite hacer un seguimiento continuo de los proveedores, lo que ayuda a gestionar futuros eventos imprevistos.
Para proteger a tu organización de posibles riesgos, puedes realizar una evaluación de riesgos, establecer procesos para el intercambio de información y monitorear periódicamente su desempeño. Puedes utilizar los datos de tu sistema de gestión de rendimiento para identificar posibles problemas y sugerir mejoras antes de que se conviertan en problemas graves.
2. Optimización del rendimiento
Monitorizar el desempeño de los proveedores no solo reduce el riesgo, sino que también mejora los resultados. Puedes establecer y simplificar procesos para monitorear, evaluar y medir el rendimiento de tus proveedores para asegurarte de que cumplen con tus requisitos y expectativas. Esto los motivará a mejorar y optimizar su rendimiento.
3. Reducción de costos
La comunicación frecuente y el monitoreo periódico mejoran la visibilidad, lo que te puede ayudar a detectar costos ocultos en el proceso de adquisición. De esta forma, podrás eliminar desperdicios y controlar gastos.
Además, si mantienes una relación duradera con los proveedores, puedes negociar mejores tarifas y condiciones contractuales, lo que puede traducirse en ahorros. Esto, a su vez, puede aumentar tus márgenes de beneficio.
4. Relaciones a largo plazo
Encontrar buenos proveedores no es fácil. Requiere tiempo y esfuerzo. Al fomentar a los buenos proveedores y establecer relaciones sólidas, puedes mejorar la eficiencia en la adquisición.
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5. Mejora en la eficiencia del trabajo administrativo
La eficiencia del trabajo administrativo puede mejorar considerablemente si cuentas con un programa estructurado de gestión de proveedores. El trabajo administrativo puede incluir el procesamiento de facturas, registro de documentos, pagos, gestión de reclamaciones, informes y gestión del desempeño.
6. Protección de la marca
El valor de la marca de tu organización puede verse perjudicado si no cuentas con los proveedores adecuados. Las acciones poco éticas de proveedores no profesionales pueden dañar tu reputación. Sin embargo, un buen programa de gestión de proveedores puede prevenir esto al admitir solo a buenos proveedores.
Desafíos Comunes en la Gestión de Proveedores
Tratar con proveedores externos no está exento de problemas o desafíos. Al gestionar proveedores, puedes encontrarte con problemas relacionados con el cumplimiento, el mantenimiento del valor y la reputación de tu marca, la prevención de disputas y la gestión de reclamaciones y contrarreclamaciones a lo largo del ciclo de vida.
Los desafíos de la gestión de proveedores suelen aumentar junto con el tamaño de tu organización y el número de proveedores contratados.
Debes desarrollar y perfeccionar tu proceso de gestión de proveedores para abordar los siguientes desafíos:
- Gestionar un ecosistema de proveedores. Tu organización podría estar tratando con cientos de proveedores diferentes. Tus sistemas y procesos deberían ser capaces de gestionar a todos estos proveedores de manera eficiente. Los sistemas deben poder manejar cuestiones relacionadas con el procesamiento de facturas, pagos, gestión de reclamaciones, control de calidad y cumplimiento.
- A medida que aumenta el número de proveedores, también lo hace la cantidad de contratos. Cada contrato viene con sus propios desafíos específicos. La contratación requiere una coordinación estrecha entre muchos departamentos distintos como jurídico, compras, equipo de marketing y producción. Además, existen diferentes tipos de contratos habituales en las distintas industrias.
- La gestión de riesgos siempre es un tema complejo. No importa cuán sofisticados y optimizados sean tus procesos de gestión de proveedores, la incertidumbre siempre existe. La identificación, análisis, priorización y planificación de respuesta a los riesgos es un aspecto importante del proceso de gestión de riesgos relacionado con los proveedores.
- Contratar a las personas adecuadas, implementar procesos estructurados y construir sistemas proactivos de gestión de proveedores aumenta los costos administrativos. Es un reto mantener estos costes bajo control.
- Cuando hay varias personas involucradas en actividades de compras, siempre existe la posibilidad de una filtración de datos de proveedores. Hoy en día, las empresas dependen mucho de los datos y cualquier tipo de fuga de información puede llevar a una pérdida de reputación y financiera. Además, a medida que las empresas automatizan sus procesos y los transfieren en línea, los ciberataques se convierten en una de las principales preocupaciones de la organización.
¿Qué sigue?
Ninguna empresa, sea grande o pequeña, puede evitar trabajar con proveedores. Toda empresa necesita algo que solamente un tercero puede suministrar.
En los últimos años, gestionar proveedores se ha convertido en un aspecto crucial para operar un negocio. Necesitas comunicarte, interactuar y apoyar regularmente a tus proveedores para construir relaciones a largo plazo y obtener el máximo valor de ellos.
Gestionar proveedores no está exento de desafíos, pero los beneficios de una gestión efectiva de proveedores superan las dificultades.
¿Cómo gestionas a tus proveedores en tu organización? ¿Cuál es tu estrategia de gestión de proveedores? ¿Tienes procesos estándar para la gestión de proveedores? ¿Cuáles son tus mejores prácticas para la gestión de proveedores?
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