Gestión de Proveedores en Compras: Beneficios y Guía Paso a Paso
Nadie en este mundo puede hacer todo por sí mismo. Necesitamos a otras personas para apoyarnos en la supervivencia. Al igual que nosotros, las organizaciones necesitan el apoyo de otras empresas para llevar a cabo sus actividades. Estas otras empresas se conocen como proveedores (también llamados vendedores, suministradores y prestadores).
El trabajo principal de los proveedores es proporcionar servicios o suministrar bienes y materiales a la organización que ejecuta el proyecto. El proceso de adquirir tales servicios o comprar bienes a los proveedores se denomina adquisición.
Dado que los proveedores son cruciales para respaldar un negocio, la gestión de proveedores es un aspecto importante de la adquisición. Por lo general, la mayoría de las grandes empresas cuentan con un departamento separado (gestión de la cadena de suministro) para la adquisición de bienes y servicios.
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Aquí, analizo las mejores prácticas y beneficios de la gestión de proveedores en la adquisición.
¿Qué es la adquisición?
La adquisición es el proceso general de comprar u obtener productos, servicios, bienes o materiales de una entidad legal diferente.
Muchas empresas utilizan los términos adquisición, compras y abastecimiento indistintamente, pero estos términos tienen diferentes matices.
El abastecimiento y las compras son parte del proceso general de adquisición. Se refieren específicamente a solicitar y adquirir bienes o servicios.
La adquisición es mucho más amplia que el abastecimiento y las compras, ya que se refiere a todo el proceso. Incluye la planificación, el abastecimiento, la adquisición propiamente dicha y los pagos.
- La planificación incluye muchas actividades como determinar qué se necesita adquirir, la cantidad y calidad de la adquisición, los plazos para la adquisición, definir funciones y responsabilidades de las distintas partes interesadas y establecer y aprobar los presupuestos. Requiere una estrecha coordinación entre los diferentes departamentos de una organización. Puedes leer nuestro artículo en detalle sobre planes de gestión de adquisición para entender más sobre la planificación de adquisiciones.
- El abastecimiento incluye la búsqueda de posibles proveedores, el análisis de sus fortalezas y debilidades, la preselección de proveedores, el establecimiento de relaciones y la firma de contratos con proveedores. La preselección de proveedores suele realizarse mediante licitación competitiva. Luego se otorga un contrato al proveedor seleccionado. Las negociaciones se llevan a cabo antes de adjudicar el contrato para encontrar las condiciones más favorables.
- La adquisición propiamente dicha incluye el pedido de artículos, la recepción de entregas, la conciliación, inspección y aceptación de bienes o servicios de los proveedores contratados.
- El pago es el último paso en la adquisición, que implica liquidar las facturas de los proveedores y luego pagar los artículos adquiridos.
¿Qué es la gestión de proveedores?
Los proveedores son individuos o empresas que proporcionan bienes y/o servicios a la organización que ejecuta el proyecto. La gestión de proveedores es uno de los aspectos más cruciales del proceso general de adquisición. No debe confundirse la gestión de proveedores con la gestión de la cadena de suministro, ya que trata sobre personas más que sobre bienes y materiales.
En cualquier momento, una organización grande puede estar trabajando con cientos, si no miles de proveedores, los cuales pueden estar representados por decenas de representantes. Además, cada proveedor tendrá diferentes condiciones contractuales.
Manejar tantos proveedores puede volverse bastante complicado. Si los proveedores no se gestionan adecuadamente de una manera estructurada, tu organización podría terminar pagando demasiado o involucrarse en litigios con los proveedores.
La gestión de proveedores incluye la búsqueda de proveedores, la investigación de sus antecedentes, la preselección de proveedores, la negociación de condiciones, la firma de contratos, la realización de pagos, la resolución de reclamaciones y la gestión de relaciones con los proveedores. También incluye la definición de KPIs y SLAs, la evaluación del desempeño de los proveedores y el monitoreo de su salud financiera, así como la gestión de contratos.
¿Por qué deberías enfocarte en la gestión de proveedores?
El éxito de tu organización depende del éxito de sus proveedores. Ellos no solo te ayudan a entregar bienes y servicios a tus clientes, sino que también son clave para impulsar la rentabilidad y el crecimiento. Con el tiempo, un proveedor puede convertirse en tu proveedor estratégico, central para las actividades y funciones de tu organización.
En el pasado, la adquisición solía ser un departamento solitario que solo compraba bienes y/o servicios, pero las cosas han cambiado en los últimos años. La función de adquisiciones es ahora un aspecto fundamental de la estrategia empresarial general. Las organizaciones de todo el mundo están adoptando un enfoque estratégico para gestionar a sus proveedores con el fin de obtener el máximo valor.
El proceso de gestión de proveedores
En términos simples, el proceso de gestión de proveedores es el conjunto de pasos para preseleccionar, integrar, colaborar y administrar a los proveedores. Incluye los siguientes pasos.
1. Buscar proveedores
La búsqueda de proveedores puede realizarse utilizando directorios empresariales, anuncios en periódicos, sitios web B2B (empresa a empresa), referencias y listas organizacionales. Puedes establecer un criterio de selección de proveedores mientras los buscas. Por ejemplo, puedes especificar que el proveedor debe tener un volumen de negocio mínimo de $100m en los últimos tres años, que deben contar con ciertas certificaciones de la industria, etc.
2. Invitar ofertas y preseleccionar los proveedores
Una vez que hayas preseleccionado a los proveedores, puedes utilizar el software RFP para gestionar las solicitudes de propuestas y recopilar las ofertas de los proveedores (propuestas técnicas y cotizaciones). Puedes preseleccionar a los proveedores después de examinar y comparar sus ofertas.
Puedes establecer criterios de evaluación y diseñar plantillas de puntuación para clasificar las ofertas de los proveedores. Tu objetivo debe ser encontrar los socios adecuados con los que puedas forjar relaciones a largo plazo.
Encontrar buenos proveedores es importante para evitar interrupciones. Según Deloitte, "El 87 por ciento de los encuestados admitió que había sufrido un incidente disruptivo con terceros en los últimos dos o tres años".
3. Negociar y firmar el contrato
Después de analizar las ofertas, puedes preseleccionar a los proveedores y negociar con ellos. La negociación del contrato puede realizarse tanto en el precio como en los términos y condiciones.
La negociación beneficia a ambas partes, así que no deberías presionar a los proveedores en exceso. Sé transparente con los proveedores para que ellos también puedan negociar contigo términos favorables.
Una negociación rompe el hielo y crea una base para establecer una buena relación. Una negociación en la que ambas partes ganan contribuye en gran medida a establecer relaciones duraderas con los proveedores.
Después de las negociaciones, puedes firmar un contrato con los proveedores que beneficie a ambas partes.
4. Incorporar a los proveedores
Después de firmar el contrato con los proveedores, deberías incorporarlos. La incorporación de proveedores ayuda a integrarlos en la red de tu organización. Un proceso de incorporación fluido ayuda en la gestión de la relación con los proveedores.
Es posible que los proveedores no puedan contribuir eficientemente si son nuevos y no conocen los sistemas de tu organización. Aquí es donde se necesitará tu experiencia para capacitar y educar a los proveedores sobre tu empresa.
5. Establecer objetivos
Deberías establecer objetivos claros para tus proveedores para que puedan apoyarte en tu negocio. Lo mejor es compartir métricas de desempeño claras y objetivas, KPIs y SLAs que sean alcanzables y realistas.
Debes comunicar tus expectativas a los proveedores para que exista un entendimiento mutuo entre ambas partes.
6. Supervisar el desempeño de los proveedores
Establecer objetivos no es suficiente. Debes comunicar constantemente tus expectativas a los proveedores y pedirles que sigan los términos establecidos en el contrato. Debes supervisar su desempeño regularmente y asegurarte de que están dando lo mejor de sí.
Durante la supervisión, también deberías darles retroalimentación regular y proporcionarles el apoyo necesario para que logren los resultados esperados.
7. Recompensar a los proveedores
Este es un paso opcional, pero contribuye mucho a crear relaciones a largo plazo. Si recompensas a los proveedores por sus aportes, se sienten parte de tu organización y hacen un esfuerzo extra para cumplir los objetivos.
8. Comunicación regular
La comunicación regular con los proveedores es importante para establecer las expectativas correctas (#5 arriba), supervisar el desempeño del proveedor (#6 arriba) y construir relaciones (#9 abajo).
Comunicándote de forma regular puedes evitar situaciones desagradables y gestionar los riesgos de los proveedores oportunamente. Deberías establecer mecanismos de comunicación formales e informales para asegurar una comunicación abierta.
9. Construir relaciones
Es difícil encontrar buenos proveedores, así que deberías cuidar la relación con ellos después de firmar el contrato. No tiene sentido perder buenos proveedores por tener una mala relación. Deberías adoptar un enfoque estratégico para construir y mantener relaciones.
Puedes hacer todo lo siguiente para crear relaciones exitosas con tus proveedores:
- Comparte información y prioridades: Debes compartir la información necesaria con tus proveedores de manera oportuna y comunicarles tus prioridades. Esto les permitirá trabajar eficientemente y los dirigirá hacia el cumplimiento de tus objetivos. Puedes compartir información relacionada con fechas de implementación y lanzamiento, planes de salida al mercado, y cualquier otra información relevante que pueda ayudarles a realizar su trabajo.
- Involúcralos en el desarrollo de la estrategia y permíteles innovar: Puedes obtener los mejores resultados cuando tú y tus proveedores trabajan juntos para desarrollar una estrategia común para alcanzar los objetivos del negocio. Puedes invitarlos a reuniones de estrategia y darles espacio para que innoven. Debes recordar por qué los contrataste en primer lugar: son expertos en su campo. Pueden aportar ideas invaluables y sugerencias innovadoras, que pueden mejorar tu producto. Pueden volverse fundamentales para darte una ventaja competitiva.
- Piensa en el futuro: El verdadero valor de una relación empresarial proviene de construir alianzas a largo plazo. No busques relaciones a corto plazo, ya que solo te darán ganancias temporales y beneficios marginales.
- Colabora para acuerdos donde todos ganen: Aunque tú pagues a tus proveedores, debes tratarlos como iguales. Están contigo por su experiencia. Por lo tanto, no debes presionarlos demasiado al negociar con ellos. Esto solo creará resentimiento, lo que puede causar problemas en el futuro. Debes construir confianza y enfocarte en negociar acuerdos de buena fe. Esto dará una sensación de satisfacción a ambas partes.
Aquí tienes una charla interesante que puede darte más perspectiva sobre cómo construir relaciones (necesitarás ser miembro para acceder a este contenido).
Beneficios de la Gestión de Proveedores
Una gestión de proveedores estructurada y optimizada ayuda a las empresas en muchos aspectos. A continuación se detallan algunas de las principales ventajas de una buena gestión de proveedores.
1. Mitigación de riesgos
A pesar del riesgo de interrupciones, la práctica de medir y gestionar riesgos de terceros aún se encuentra en una etapa temprana. Investigaciones recientes encontraron que el 82% no estaba seguro o dudaba de haber identificado todos los riesgos de terceros a los que está expuesta su organización.
La gestión proactiva de proveedores aumenta la visibilidad y reduce los riesgos asociados a ellos. Permite rastrear de forma continua a los proveedores, lo que ayuda a gestionar eventos futuros imprevistos.
Para proteger tu organización de posibles riesgos, puedes realizar una evaluación de riesgos y establecer procesos para compartir información y monitorear su desempeño periódicamente. Puedes utilizar los datos de tu sistema de desempeño para identificar posibles problemas y proponer mejoras antes de que se conviertan en problemas graves.
2. Optimización del desempeño
Monitorear el desempeño de los proveedores no solo reduce riesgos, sino que también mejora los resultados. Puedes crear y optimizar procesos para monitorear, evaluar y medir el desempeño de tus proveedores, asegurándote de que estén alineados con tus requerimientos y expectativas. Esto los motivará a mejorar y optimizar su rendimiento.
3. Reducción de costos
La comunicación regular y el monitoreo periódico mejoran la visibilidad, lo que puede ayudarte a detectar costos ocultos en el proceso de adquisición. De este modo, puedes reducir desperdicios y controlar los costos.
Además, si tienes una relación duradera con los proveedores, puedes negociar mejores tarifas y condiciones de contrato, lo que puede conducir a ahorros en costos. Esto, a su vez, puede aumentar tus márgenes de ganancia.
4. Relaciones a largo plazo
Encontrar buenos proveedores no es fácil. Requiere tiempo y esfuerzo. Al cuidar a buenos proveedores y establecer relaciones sólidas, puedes mejorar la eficiencia en las adquisiciones.
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5. Mejora en la eficiencia del trabajo administrativo
La eficiencia del trabajo administrativo puede mejorar considerablemente si se dispone de un programa estructurado de gestión de proveedores. El trabajo administrativo puede incluir procesamiento de facturas, registro de información, pagos, gestión de reclamaciones, reportes y gestión de desempeño.
6. Protección de la marca
El valor de la marca de su organización puede verse empañado si no cuenta con proveedores adecuados. Las acciones poco éticas o no profesionales de los proveedores pueden dañar su reputación. Sin embargo, un programa sólido de gestión de proveedores puede prevenir esto al inscribir solo a proveedores de confianza.
Desafíos comunes en la gestión de proveedores
Tratar con proveedores externos no está exento de problemas o desafíos. Al gestionar proveedores, puede enfrentarse a cuestiones relacionadas con el cumplimiento, el mantenimiento del valor y la reputación de su marca, evitar disputas y gestionar reclamaciones y contrarreclamaciones a lo largo del ciclo de vida.
Los desafíos de la gestión de proveedores tienden a aumentar junto con el tamaño de su organización y el número de proveedores contratados.
Usted debe desarrollar y perfeccionar su proceso de gestión de proveedores para atender los siguientes desafíos:
- Gestión de un ecosistema de proveedores. Su organización podría estar tratando con cientos de proveedores diferentes. Sus sistemas y procesos deberían poder gestionar a todos estos proveedores de manera eficiente. Los sistemas deben ser capaces de manejar cuestiones relacionadas con el procesamiento de facturas, pagos, gestión de reclamaciones, control de calidad y cumplimiento normativo.
- A medida que aumenta el número de proveedores, también lo hace el número de contratos. Cada contrato presenta sus propios desafíos únicos. La contratación requiere una estrecha coordinación entre muchos departamentos diferentes como legal, compras, marketing y producción. Además, existen diferentes tipos de contratos en distintos sectores.
- La gestión de riesgos siempre es un asunto complejo. No importa cuán sofisticados y optimizados sean sus procesos de gestión de proveedores, la incertidumbre siempre existe. La identificación, análisis, priorización y planificación de la respuesta ante riesgos es un aspecto importante del proceso de gestión de riesgos relacionado con los proveedores.
- Contratar al personal adecuado, implementar procesos estructurados y construir sistemas proactivos de gestión de proveedores incrementa los costos administrativos. Es un desafío mantener estos costos bajo control.
- Cuando hay varias personas involucradas en las actividades de compras, siempre existe la posibilidad de una filtración de datos de proveedores. Hoy en día, las empresas dependen mucho de los datos y cualquier tipo de fuga puede llevar a la pérdida de reputación o financiera. Además, a medida que las empresas automatizan sus procesos y los trasladan en línea, los ciberataques se convierten en una de las principales preocupaciones de la organización.
¿Qué sigue?
Ninguna empresa, grande o pequeña, puede evitar trabajar con proveedores. Todas las compañías necesitan algo que solo un tercero puede suministrar.
En los últimos años, gestionar proveedores se ha convertido en un aspecto crucial para administrar un negocio. Usted necesita comunicarse, interactuar y apoyar a sus proveedores regularmente para construir relaciones a largo plazo y sacar el máximo provecho de ellas.
Gestionar proveedores no está exento de desafíos, pero los beneficios de una gestión eficaz superan dichos desafíos.
¿Cómo gestiona sus proveedores en su organización? ¿Cuál es su estrategia de gestión de proveedores? ¿Tiene procesos estandarizados para la gestión de proveedores? ¿Cuáles son sus mejores prácticas en este ámbito?
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