Cómo crear un plan de gestión de adquisiciones en 8 pasos sencillos
Puedes estar pensando—¿adquisiciones? No veo cómo eso se relaciona con mi rol como gestor de proyectos. Te adelanto: sí se relaciona.
Esto se debe a que no usar un plan de gestión de adquisiciones y no trabajar en conjunto con el equipo de adquisiciones introduce riesgos innecesarios para el proyecto. Por ejemplo, cuando lideré un proyecto de desarrollo internacional, nuestra capacidad para conseguir y gestionar contratistas y piezas críticas de equipamiento tuvo un impacto directo tanto en el presupuesto del proyecto como en el cronograma.
Por lo tanto, aunque los gestores de proyectos suelen no encargarse directamente de adquirir bienes o servicios, es útil comprender el proceso para asegurarse de que funcione eficazmente a lo largo de todo el ciclo de vida del proyecto.
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Este artículo repasa los aspectos clave para construir un proceso sólido de gestión de adquisiciones en proyectos y explica qué debes tener en cuenta si lo enfrentas por primera vez.
¿Qué es un Plan de Gestión de Adquisiciones?
Un plan de gestión de adquisiciones es el marco que te permite definir con antelación las necesidades de adquisición y operación para un proyecto.
Establece los límites para todo el proceso de adquisición, incluidos la gestión de riesgos, la gestión de proveedores y hasta los tipos de contratos que se utilizarán. También abarca las actividades de adquisición durante todo el ciclo de vida del proyecto, desde las etapas iniciales de planificación hasta la entrega final y el cierre de los contratos.
Comenzar con un plan de adquisiciones sólido desde el principio ayuda a que los demás miembros del equipo del proyecto estén alineados y define qué se necesita de los proveedores para asegurar la entrega de los entregables estipulados en el plan de gestión de proyectos.
Normalmente, un responsable específico de adquisiciones lidera estas actividades para el proyecto, pero el gestor de proyectos también debería participar en el diseño del proceso de adquisiciones debido a su impacto en el presupuesto y el plazo del proyecto.
¿Qué es la Gestión de Adquisiciones?
La gestión de adquisiciones es el proceso de definir qué recursos o materiales adicionales necesitarás para tu proyecto (más allá de los recursos internos) y luego gestionar esos recursos o materiales para completar los entregables del proyecto.
Dado que la gestión de adquisiciones implica proveedores externos, también gestiona los contratos con proveedores. Incluye varias etapas del proceso de aprobación de contratos, como la evaluación, el proceso de licitación y la redacción de contratos formales.
En etapas posteriores, establece los indicadores de rendimiento que determinarán cómo se evaluará el desempeño de los proveedores.
¿Qué es un Contrato de Adquisición?
Un contrato de adquisición es un acuerdo entre tu organización y un proveedor externo para entregar bienes o servicios necesarios para completar el proyecto.
El contrato establece una relación legalmente vinculante para que ambas partes reciban lo acordado en cuanto a calidad, coste y plazos.
Estrategia de Adquisiciones vs. Plan de Adquisiciones
Mientras que un plan de adquisiciones enumera los pasos tácticos que seguirás para obtener bienes o servicios para el proyecto de un tercero, una estrategia de adquisiciones establece la visión de cómo te relacionarás con los proveedores para proveer bienes y servicios del proyecto.
Una estrategia de adquisiciones incluye directrices para la selección de los proveedores, que ayudan a alcanzar los objetivos empresariales. Algunos elementos de una estrategia de adquisiciones pueden ser:
- Abastecimiento mediante un tipo de proveedor en particular, como puede ser una pequeña empresa
- Abastecimiento solo de países donde tu organización tenga licencia para operar
- Optar por externalizar ciertos servicios a terceros para reducir costes o por falta de experiencia interna
¿Por Qué es Importante un Plan de Adquisiciones?
Elaboras un plan de gestión de adquisiciones por varias razones.
En primer lugar, ayuda a que tu proyecto se mantenga dentro del presupuesto al ofrecer una idea de cuánto costarán los proveedores y recursos que vas a adquirir. También te permite asegurarte de que los proveedores podrán completar su trabajo dentro de las restricciones del cronograma del proyecto.
En segundo lugar, los interesados pueden consultar el plan de gestión de adquisiciones al principio de la fase de planificación del proyecto para entender qué se va a adquirir (evitando sorpresas para ellos). Un buen plan establece expectativas realistas para las actividades de adquisición del proyecto.
Qué Incluir: 10 Componentes de un Plan de Gestión de Adquisiciones
No confundas el plan de gestión de adquisiciones con una declaración de trabajo, una solicitud de propuesta (RFP) o con estados de determinación de costes.
Un plan funcional de adquisiciones debería incluir estos 10 componentes:
- Conjunto de habilidades requeridas para desarrollar los entregables del proyecto mapeadas según los roles y responsabilidades de los miembros del equipo de proyecto (incluyendo habilidades y capacidades que no tienen, para que puedas identificar brechas)
- Requisitos de cualquier material y equipo que necesites adquirir
- Programación del proyecto, especialmente para los entregables y otros hitos
- Estimaciones de costos
- Supuestos y restricciones
- Procesos y directrices de gestión de proveedores, incluyendo criterios de decisión y roles y responsabilidades de los miembros del equipo de proyecto
- Una lista corta de proveedores preseleccionados
- Un plan de gestión de riesgos
- Asuntos legales de revisión minuciosa
- Planes de pago y cuestiones presupuestarias
Aquí tienes los detalles de cada elemento en una tabla:
| Componente de adquisición | Qué abarca | Quién debe estar involucrado |
|---|---|---|
| Requisitos del proyecto mapeados según roles y responsabilidades | Conjunto de habilidades necesarias para ejecutar los entregables del proyecto, mapeadas frente a los miembros seleccionados para el equipo y lo que harán. Establece claramente las responsabilidades de cada persona, aprovecha sus fortalezas y delimita las expectativas desde el principio, idealmente con una pista sobre tus métodos para evaluar el desempeño. Asegúrate de incluir las habilidades y capacidades que faltan, para identificar las brechas. | Idealmente, todo el equipo debería estar involucrado en esto, pero se puede limitar a los líderes de equipo en proyectos grandes. Consulta con la alta dirección temprano y con frecuencia en caso de que necesites sumar a alguien al equipo. |
| Requisitos de materiales y equipos | Especificaciones de cualquier suministro o equipo necesario para los entregables del proyecto. | El gestor del proyecto debe consultar con expertos en la materia y, dependiendo del costo, obtener aprobación de la alta dirección. |
| Programación | Todo lo relativo al plazo temporal del proyecto. Esto incluye horas trabajadas, programación de reuniones, hitos del proyecto y fechas de entrega para cada etapa. | Es posible que lo realices tú solo en proyectos pequeños, aunque debes mantenerte en coordinación con el responsable de adquisiciones sobre los cronogramas del proyecto y de adquisiciones. |
| Estimaciones de costos | Esto es sencillo. Suma el costo previsto de las adquisiciones y añade al menos un 10% de contingencia. Determina algunas directrices para el proceso de aprobación de gastos, para evitar tener que improvisar un proceso responsable más adelante. | Tú mismo y contabilidad. Habla con los líderes de equipo para saber qué piensan que necesitan, ajusta lo que te digan y presenta todo a la gerencia para aprobación. Prepárate con una estimación alternativa (Plan B) en caso de que te indiquen que los números son muy altos. |
| Supuestos y restricciones | Haz tu mejor esfuerzo para definir los mejores, peores y más probables escenarios de cómo van a ir las cosas. Desarrolla una idea de las restricciones del proyecto y planifica en torno a ellas. | Comienza con la alta dirección para las restricciones, y después desarrolla tú mismo los supuestos más probables. Si algún miembro del equipo tiene experiencia específica, como un diseñador gráfico con experiencia en web, consúltale también. |
| Gestión de proveedores | Alguien debe traducir los requisitos del proyecto en pedidos concretos para las entregas. Vas a firmar diferentes contratos en varios formatos con tus proveedores, y aquí es un buen momento para preparar los modelos necesarios. También debes establecer criterios de selección, directrices de comunicación con los proveedores, y quién del equipo está autorizado para cada cosa. | Gestión de proyectos y alta dirección. Incluso puedes formar un grupo de trabajo con representantes de los proveedores, pero ten en cuenta que tendrás que mantener canales de comunicación internos y externos separados. |
| Proveedores preseleccionados | Probablemente ya has trabajado con alguno de estos proveedores previamente en otros proyectos. Si la experiencia fue positiva, añádelos a la lista corta aquí. | Puedes interactuar directamente con proveedores de confianza. En proyectos grandes conviene que haya un solo punto de contacto (el responsable de adquisiciones), lo que simplifica la documentación y las compras mientras los demás están ocupados con otras partes del proyecto. |
| Gestión de riesgos | Desarrolla planes para actuar si un proveedor no puede entregar o si un problema en la cadena de suministro amenaza con detenerte durante un mes. Elabora planes de respaldo y procesos alternativos para gestionar estos riesgos. | Puedes contar con un responsable de riesgos experimentado para esto. Si no tienes esa suerte, la responsabilidad recae en el gestor del proyecto, que debe colaborar con el responsable de adquisiciones para desarrollar los planes B (o C, o D, etc.) |
| Legal | Ahora es momento de resolver temas legales por adelantado. Esto puede incluir detalles menores, como el tipo de contrato necesario, o elementos más específicos como jurisdicción y gestión contractual. | ¡Abogados! Son tu primera línea de defensa para proteger a la organización de posibles problemas. |
| Presupuesto | Las estimaciones de costos representan lo que crees que pagarás antes de firmar un contrato. Una vez completados, tus contratos de adquisición se convierten en el presupuesto de adquisición que pagarás a los proveedores según un cronograma establecido. Utiliza estimaciones de costos en la fase de planificación, pero actualízalas con los valores reales a medida que gastas los recursos disponibles y recibes cifras concretas directamente de los proveedores. | Los líderes de equipo y el área de contabilidad deben participar en el presupuesto. La contribución de contabilidad es obvia, pero los líderes deben justificar por qué están por debajo o por encima de los límites del presupuesto. |
Cómo crear un plan de adquisiciones
Ahora que sabes lo que tienes que hacer, conviene saber cómo hacerlo. Aquí tienes los ocho pasos que debes seguir cuando te dispongas a redactar tu plan de adquisiciones.
1. Revisa los requisitos del proyecto y compáralos con los recursos disponibles
¿Qué habilidades necesitas para ejecutar tu proyecto? Revisa los requisitos del proyecto basándote en el alcance del proyecto y conversa con expertos en la materia y colegas de gestión de proyectos para evaluar lo que se necesita para entregar este proyecto con éxito.
Luego, cuando hayas identificado los requisitos, contrástalos con los miembros de tu equipo y sus capacidades. Observa las carencias y las habilidades o capacidades que te faltan. Imagina que estás trabajando en un proyecto de sitio web para una clínica que requiere un sistema complejo de reservas o citas, pero no cuentas con un diseñador UX senior en tu equipo. Toma nota de esto antes de pasar al segundo paso a continuación.
No olvides incluir los requisitos de cualquier material o insumo que necesites.
Cuanto más específico seas en esta etapa, mejor podrás abastecerte en función de las necesidades del proyecto y sus entregables.
2. Identifica las habilidades y otras necesidades que deban ser adquiridas
Probablemente no comenzarás un proyecto con el 100% de las personas necesarias para llevarlo a buen término con éxito. Una vez que hayas desarrollado tu lista inicial de roles y responsabilidades de los miembros del equipo, es probable que existan vacíos.
Trabaja con RRHH para identificar personas disponibles que puedan cubrir estos vacíos e incorpóralas al equipo. Por ejemplo, si necesitas a alguien que pueda programar en Python, esa es una habilidad específica que alguien en la empresa debería tener. Si no es así, puede que tengas que buscar un freelancer que trabaje a una tarifa razonable por hora.
Detectar estos vacíos durante la fase de planificación te ahorrará muchos problemas más adelante.
3. Crea un cronograma para el proyecto y las adquisiciones
Un plan sin cronograma es solo un sueño, así que saca el calendario y márquelo. Sé lo más realista posible respecto a los hitos. No olvides tener en cuenta los fines de semana y días festivos. Por ejemplo, ¿es realista asumir que nadie de tu equipo se tomará vacaciones de verano?
Al mismo tiempo, necesitarás un cronograma de adquisiciones donde se establezcan fechas de inicio y fin para la adquisición y cuántos días u horas serán necesarios.
Establecer un cronograma claro te ayudará a anticipar posibles obstáculos. No olvides conservar tu cronograma base para usarlo como referencia en futuras planificaciones de proyectos.
4. Define estándares de desempeño para los proveedores
Desarrolla criterios imparciales para evaluar el rendimiento de los proveedores y comunica estos estándares directamente para evitar sorpresas por ambas partes.
Tener tu calendario terminado ayuda mucho en esta etapa, ya que proporciona a los proveedores una idea de la seriedad de tus plazos. También deberías definir el proceso esperado para las entregas (sugerencia: tener un proceso consistente entre proveedores te ayuda a mantenerte organizado internamente).
5. Determina las categorías de contratos y los costos
Este es un tema legal complicado, y no hay sustituto para la ayuda experta al redactar contratos. ¿Tu adquisición requiere contratos escritos, o tu estado acepta acuerdos verbales? ¿Necesitarás un contrato de servicio, un acuerdo de compra o una cesión de derechos de autor? Consulta con el equipo legal y sigue sus recomendaciones.
6. Evalúa los riesgos
Una evaluación honesta de riesgos es una herramienta importante para planificar tu proyecto. En esta etapa, es importante:
- identificar los peligros probables asociados con la adquisición que pueden desviarte del camino
- evaluar de antemano el alcance de los daños posibles
- valorar la probabilidad de que ocurra cada problema potencial y los pasos para mitigarlo
- documentar tus conclusiones
- revisar y actualizar la evaluación de riesgos a lo largo del ciclo de vida del proyecto para prevenir desvíos y pérdida de enfoque.
7. Aprueba los contratos
El proceso de adquisición requiere contratos, y los contratos necesitan un proceso de aprobación funcional para garantizar que todo esté en regla y fluya correctamente.
Desarrolla el proceso de aprobación de contratos con antelación y hazle seguimiento detallado durante toda la duración del proyecto. Cada vez que agregues un nuevo proveedor o cambies de socio comercial, reevalúa tu proceso de contratos y haz los ajustes necesarios para eliminar obstáculos.
8. Gestiona a los proveedores
Si este es tu primer proyecto que implica adquisiciones, puede que sientas que no es necesario microgestionar a tus proveedores. Este enfoque de no intervención puede funcionar con la mayoría de ellos, especialmente con los proveedores con los que ya has trabajado anteriormente, pero basta con un solo retraso para afectar a todo tu proyecto.
No improvises.
Desarrolla un plan para comunicar tus necesidades de adquisición a los proveedores y hacer un seguimiento de su capacidad para cumplir con los objetivos establecidos. Incorpora una variedad de medidas que puedan motivar suavemente a los proveedores a retomar el rumbo productivo, lo que puede incluir sanciones económicas por sobrecostes y retrasos que estén bajo el control de los proveedores.
Software de gestión de adquisiciones
Una buena configuración de software de gestión de adquisiciones puede agilizar la relación con los proveedores, ahorrándote mucho tiempo y esfuerzo en procesos manuales. Considera opciones de software como servicio (SaaS) y sistemas en la nube que incluyan actualizaciones de seguridad y funcionalidad mejoradas.
Idealmente, tu software debería incluir:
- Un método para especificar los requisitos durante la fase de planificación
- Un motor que genere órdenes de compra automáticamente
- Una función de reportes que produzca salidas sencillas que puedas entender de un vistazo
- Una forma de generar estados financieros y otros documentos que puedes entregar al área de contabilidad o legal para que aporten sus comentarios como parte del proceso (esto también se puede hacer con software de gestión de proyectos para contabilidad)
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