Gestión de Adquisiciones: Guía Completa para Directores de Proyecto
¿Dónde encajan los gestores de proyectos en el proceso de gestión de adquisiciones? Nos afecta en nuestros proyectos y, sin embargo, a menudo no somos nosotros quienes seleccionamos a los proveedores y suministradores que trabajarán en nuestros proyectos. También es una fuente importante de riesgo: ¿qué sucede en tu proyecto cuando el desarrollador que has adquirido desaparece por completo?
Mi nombre es Shash Roy y llevo 20 años en el mundo de la gestión de proyectos. He estado enseñando gestión de adquisiciones durante los últimos 10 años, y he visto cómo este tema no es muy popular en la mayoría de las conversaciones sobre gestión de proyectos, pero es muy importante en los proyectos.
Hablaré sobre la gestión de adquisiciones de proyectos desde el punto de vista del gestor de proyectos y abordaré cómo, si no se gestiona adecuadamente, puede llevar a riesgos y problemas.
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¿Qué es la gestión de adquisiciones?
La adquisición implica obtener bienes o servicios de un suministrador o proveedor externo. En cualquier proyecto, puede que necesites adquirir hardware, software, recursos adicionales o miembros del equipo con habilidades específicas.
La gestión de adquisiciones es el proceso de buscar, involucrar y trabajar con proveedores en la capacidad que sea necesaria para el proyecto específico.
Muchas veces, los gestores de proyectos tienden a pasar por alto esta área y posteriormente sufren por un retraso en la adquisición. Piensa en una casa de naipes: si una carta cae, el resto cae automáticamente. Así que, si no se le da la debida atención a la adquisición, se retrasará el proyecto.
¿Por qué es importante que los gestores de proyectos comprendan la gestión de adquisiciones?
El proceso de adquisición comienza con la identificación de que se necesita una adquisición y luego la coordinación con el responsable o departamento de adquisiciones. Una vez que tienes la autorización para realizar una adquisición para tu proyecto, elabora un cronograma de adquisiciones con la duración específica para esa adquisición. Por ejemplo, si necesitas un desarrollador adicional, considera cuántas horas, días o semanas necesitarás de él, y cuándo empezará y terminará su trabajo en el proyecto.
Una vez que el cronograma de adquisiciones está integrado en el cronograma del proyecto y compartido con los interesados, esto aporta una visión completa de la línea de tiempo del proyecto. La adquisición no debe tratarse de forma aislada como una actividad separada. Muchas veces, la adquisición no se considera como una de las actividades del proyecto, lo que puede potencialmente causar retrasos en el mismo.
Una vez que el cronograma del proyecto (con la duración de adquisiciones incluida) se comparte con varios interesados (tanto internos como externos), se establecen expectativas tanto entre el equipo del proyecto como el equipo de adquisiciones. La transparencia garantiza confianza en el proyecto y establece un ambiente positivo. Las reuniones regulares con los interesados (tanto reuniones internas del equipo como reuniones de estado con el cliente) ayudan a supervisar cómo avanza la adquisición.
¿Cuáles son algunos riesgos directamente relacionados con la adquisición?
Hablemos de algunos riesgos que son inherentes al proceso de adquisiciones y que pueden afectar al cronograma del proyecto. Un riesgo que se produce por el retraso en la adquisición es posiblemente el más común en los proyectos.
Algunas situaciones de la vida real pueden incluir un retraso en la adquisición de hardware, la incompatibilidad de software nuevo o actualizado o dificultades de configuración, o la salida de recursos clave en un momento crítico.
Así que, como gestor de proyectos, tendrías que anticipar todas estas situaciones potenciales y plantearlas como riesgos desde el inicio del proyecto. Estos riesgos se incluirían en el acta de constitución del proyecto y se compartirían con todos los interesados.
La adquisición a lo largo del ciclo de vida del proyecto
Los siguientes párrafos recorren las cinco fases del proyecto, cómo los gestores de proyectos y los equipos de adquisiciones pueden trabajar juntos a lo largo de todas ellas, y quién es responsable de qué.
Inicio
Identifica qué tipo de adquisiciones se necesitan para el proyecto: hardware, software o recursos. El beneficio de identificarlas de antemano es la posibilidad de ser transparente con todos los interesados del proyecto para que comprendan la importancia de la adquisición y los riesgos asociados.
Durante esta fase de iniciación, se asigna el gestor del proyecto y empieza estudiando la declaración de trabajo. La declaración de trabajo incluye una definición del alcance que describe lo que se debe realizar. ¡Recuerda que esto no es tarea de una sola persona!
El gestor del proyecto identifica las adquisiciones y valida esto con el cliente. Esto probablemente ocurre en la reunión de inicio con el cliente, lo que garantiza una comunicación adecuada con el equipo del proyecto y todos los interesados (recuerda que el equipo del proyecto también forma parte de los interesados). La adquisición también se identifica en el acta de constitución del proyecto.
Una vez identificada la adquisición, es un buen momento para:
- Entender el proceso de adquisiciones en la organización
- Conocer al responsable de adquisiciones y a otros profesionales del departamento de adquisiciones
- Iniciar el proceso de adquisiciones. Muchas organizaciones exigen completar un formulario inicial. Esto puede implicar descargar los formularios de un portal común o de algo como SharePoint.
- Establecer canales de comunicación, frecuencia y expectativas con el departamento o responsable de adquisiciones.
- Comprender los plazos generales de adquisición. ¿Cuánto tiempo suele tomar este tipo de adquisición? Comunícalo con los interesados del proyecto.
Planificación
A medida que el proyecto avanza a la fase de planificación, el cliente querrá conocer la estrategia del proyecto al detalle. ¿Cómo se gestionará el proyecto? ¿Cuándo veré los entregables? ¿Cuáles son las expectativas?
Las actividades habituales de planificación de la gestión de proyectos se llevan a cabo en esta etapa. Mientras el gestor del proyecto construye el cronograma, también incluirá los plazos de adquisición dentro del calendario del proyecto. Esta es una estrategia de ganar-ganar, porque incluir los plazos de adquisición dentro del calendario del proyecto no solo aporta transparencia al proceso de gestión de adquisiciones, sino que también ayuda a recordar los hitos y las actividades clave relacionadas con la adquisición.
En muchos proyectos que requieren adquisiciones, los gestores de proyectos deben incluir un plan de gestión de adquisiciones como parte de las actividades de gestión. A veces, este plan es un documento independiente de planificación (como el plan de gestión de comunicaciones, o el plan de gestión de la calidad) o bien existe como una subsección del plan principal de gestión del proyecto.
Así que, como gestor de proyecto, te animo a planificar las adquisiciones simultáneamente con las demás áreas de tu proyecto. Por eso, un gestor de proyecto debería:
- Preparar el plan de gestión de adquisiciones
- Incluir los plazos de adquisición en el cronograma del proyecto
- Compartir esto con el cliente y explicarlo (según requiera)
- Invitar al responsable o departamento de adquisiciones a las reuniones clave de seguimiento
En esta etapa, el equipo de adquisiciones se encarga de los documentos relacionados, como las órdenes de compra, solicitudes de compra, contratos de adquisición, entre otros.
Ejecución
Así, una vez que las adquisiciones han sido planificadas, se llevan a cabo. Recuerda siempre que la ejecución de la adquisición puede realizarse antes de la fase de ejecución del proyecto. Por ejemplo, podrías necesitar desarrolladores Java y quizás no puedas empezar la fase de ejecución hasta que la adquisición de los desarrolladores Java se haya completado.
Al completar la planificación, deberías estar construyendo un mapa de ruta del proyecto que permitirá a todos los involucrados conocer los hitos y los entregables. El proceso de adquisición también comenzará, y el responsable de adquisiciones habrá empezado a buscar proveedores y suministradores. Tú, como gestor del proyecto, estarás en comunicación constante con el responsable de adquisiciones.
Como gestor de proyecto, no necesitas microgestionar las adquisiciones (esa es tarea del responsable de adquisiciones), pero el cronograma del proyecto te ayuda a hacer seguimiento de las actividades de adquisición. Los responsables de adquisiciones también se encargan de cosas como la gestión de contratos, la gestión de proveedores o la gestión de suministradores, y del mantenimiento de la relación con los proveedores.
El responsable de adquisiciones involucrará al gestor de proyecto para definir los criterios de selección de los proveedores. Recuerda, esta conversación debió haberse dado durante la fase de planificación y seguramente continuará durante las reuniones de seguimiento.
Las actividades relacionadas con adquisiciones por parte del gestor del proyecto durante la fase de ejecución incluirían:
- Gestionar el cronograma del proyecto y hacer un seguimiento de los hitos de adquisición
- Reunirse con el gerente de adquisiciones (según las expectativas de comunicación)
- Responder preguntas relacionadas con adquisiciones planteadas por el gerente de adquisiciones
- Proporcionar actualizaciones del estado de adquisiciones (junto con todas las demás actividades) a los clientes y demás partes interesadas
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Supervisión
Como jefe de proyecto, deberás estar al tanto de las tareas de adquisición. Recuerda siempre que el seguimiento del proyecto es lo más importante para ti, pero el departamento de adquisiciones está gestionando varias adquisiciones y programará la tuya en consecuencia. Esto podría causar frustración y ansiedad. Recuerda no interferir con las funciones del gerente de adquisiciones.
El objetivo es mantener la calma, gestionar expectativas y supervisar cuidadosamente el cronograma del proyecto y otros plazos identificados. Asegurarás buena voluntad, la entrega según lo previsto (esperemos), y un proyecto en marcha. Esto también ayuda a lograr la aceptación del cliente, y te permite mantenerlo actualizado tanto sobre el cronograma del proyecto como sobre el de adquisiciones mediante esta supervisión.
En cuanto a los riesgos, una posible demora en las adquisiciones ya debería estar registrada como un riesgo, así que también deberás monitorear esto constantemente.
Cierre
Una vez recibida la adquisición e implementada en tu proyecto, se considera que la adquisición está completada. PMBOK 6.0 no menciona explícitamente el cierre de adquisiciones, porque técnicamente todo se cierra cuando realizamos el cierre del proyecto. Pero este es un buen momento para reflexionar sobre las lecciones aprendidas y lo que se podría haber hecho mejor.
¿Qué sigue?
¡Espero que este artículo haya sido útil y que te haya dado una comprensión sobre cómo gestionar adquisiciones en tu proyecto!
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