9 Estrategias Clave de Comunicación en Proyectos y Cómo Usarlas
La comunicación es una habilidad clave en la gestión de proyectos, y una que muchos gestores de proyectos pueden dar por sentada.
Si notas que tus equipos y partes interesadas del proyecto no tienen claro aspectos como los próximos pasos, los plazos, el alcance o los objetivos, merece la pena revisar estas estrategias de comunicación en la gestión de proyectos y mejorar tus prácticas.
¿Qué es la gestión de comunicaciones en proyectos?
La gestión de comunicaciones en proyectos consiste en todos los pequeños detalles que los gestores de proyectos hacen para asegurarse de que sus comunicaciones relacionadas con el proyecto sean eficaces y claramente comprendidas por quienes las reciben.
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Desde el formato de los mensajes hasta decidir quién es copiado en las comunicaciones del proyecto, los gestores de proyectos deben revisar regularmente sus estrategias de comunicación en la gestión para asegurar que los miembros del equipo reciben la información adecuada en el momento correcto y en el formato adecuado.
Si aún no lo has hecho, es hora de implementar herramientas de comunicación y herramientas de colaboración en tus proyectos para que tú y tu equipo puedan compartir mejor la información, tener discusiones y colaborar entre sí.
9 Estrategias de comunicación en la gestión de proyectos
Durante los últimos 12 años como gestor de proyectos creativos, he aprendido qué hace que las comunicaciones en los proyectos funcionen o fracasen, y he recopilado nueve estrategias de comunicación eficaces para ti.
- Dilo con menos palabras y sé orientado a la acción
- Utiliza enlaces para fomentar el autoaprendizaje
- El formato es tu aliado
- Piensa en lo que funciona mejor para tu equipo (no solo para ti)
- Define qué significa “urgente”
- Elige el momento adecuado e incluye a las personas correctas
- Si hay próximos pasos, recógelos
- Estandariza y utiliza plantillas en tus comunicaciones cuando sea aplicable
- Sé consistente
1. Dilo con menos palabras y sé orientado a la acción
Si hay algo que he aprendido a lo largo de mi carrera, es que nadie quiere leer o escuchar notas de proyecto interminables. Es crucial decir lo que necesitas con la menor cantidad de palabras posible y centrarte en las acciones a realizar.
Una comunicación eficaz informa a tu equipo o a las partes interesadas sobre el progreso, y cierra la brecha entre el estado actual del proyecto y la siguiente fase solicitando acciones específicas de tu equipo interno o de los colaboradores externos.
Antes de enviar comunicaciones a los miembros de tu equipo, pregúntate:
- ¿Hay palabras que se pueden eliminar de esta comunicación para ayudarme a transmitir el mensaje de forma concisa y clara?
- ¿Mi lenguaje es directo y orientado a la acción, manteniendo un tono educado y profesional en las comunicaciones?
- ¿Mis palabras logran el propósito deseado en esta comunicación?
A continuación tienes un ejemplo de una mala comunicación y cómo puede mejorarse:
| MALA | MEJOR | POR QUÉ |
|---|---|---|
| El lunes a la 1pm EST nuestro equipo realizó una reunión interna y estamos de acuerdo en que necesitamos más información de su parte antes de poder iniciar el proyecto. Nos faltan dimensiones de algunas de las fotos que les gustaría que aparecieran en el sitio web, y nuestro desarrollador principal tenía algunas preguntas para usted. Nos gustaría programar una reunión con usted para alinear los requisitos del proyecto antes de avanzar a la siguiente fase. ¿Le parece bien? | Necesitamos programar otra reunión presencial para alinear los requisitos del proyecto antes de comenzar el desarrollo. ¿Está disponible su equipo este jueves a las 10am EST? | La información interna que no era relevante para la solicitud directa fue omitida. Un lenguaje seguro y orientado a la acción reemplazó una forma más débil de solicitar una reunión, ¡y con casi la mitad de palabras! |
2. Utiliza enlaces para fomentar el autoaprendizaje
¿Te encuentras enviando enlaces con frecuencia a tus compañeros cuando te piden cosas que podrían encontrar fácilmente si supieran dónde buscar? Utilizar enlaces para fomentar el autoaprendizaje en tu equipo es un excelente enfoque que te ahorrará tiempo a ti (y a tu equipo) a largo plazo.
Supongamos que dirigiste a tu equipo creativo a través de una reunión informativa antes de pasar a la producción, y grabaste y transcribiste la reunión. Tus notas de la reunión para el equipo no tienen que ser una narración detallada paso a paso.
Ellos pueden revisar la grabación o transcripción si es necesario, pero tus notas pueden ser tan simples como: “Nuestro equipo se reunió para revisar X. Nuestras tareas pendientes son Y y Z. La transcripción completa y la grabación de la videoconferencia están enlazadas aquí.”
Otra manera de hacer esto es utilizar las secciones de resumen del proyecto dentro de tu software de gestión de proyectos. Incluye información sobre la cronología del proyecto, datos de contacto de las partes interesadas, miembros internos del equipo, dónde se almacenan los archivos del proyecto en tu sistema de gestión de archivos y enlaces a documentos habituales que tú y tu equipo consultan frecuentemente para cada proyecto.
Hay un equilibrio que debe buscarse aquí: no necesitas volver a enlazar cada archivo que ya está guardado en la carpeta principal del proyecto en Google Drive o Dropbox. Piensa en qué archivos tu equipo suele consultar y a los que accede a nivel de proyecto. Suelo incluir presentaciones del plan de gestión del proyecto, briefs creativos y carpetas de activos finales.
3. El formato es tu aliado
El formato puede determinar la eficacia de una comunicación escrita. Tus comunicaciones escritas deben ser fácilmente escaneables y estar organizadas de forma que resulte sencillo para los lectores encontrar lo que necesitan.
Como gestor de proyectos, una de las funciones principales de tu trabajo es comunicar detalles del proyecto a los miembros internos y externos, pero no necesitas reinventar la rueda cada vez que envías una comunicación de proyecto.
Crear un plan de comunicación en la gestión de proyectos efectivo es un primer paso útil para establecer cómo fluirán las comunicaciones del proyecto y con qué frecuencia, pero vamos a añadir otra capa y hablar sobre cómo se formatean tus comunicaciones cuando las envías en tiempo real.
Aquí tienes una lista de consejos sobre formato que mejorarán tus comunicaciones de proyecto:
- Usa negrita, subrayado e itálicas de manera estratégica (¡pero no en exceso!).
- Implementa emojis o códigos de colores para añadir interés visual y énfasis a partes específicas de tu comunicación.
- Mantén los textos de tus párrafos cortos y separa los párrafos con saltos de línea.
- Mantén una coherencia en tu formato.
- Usa hilos en tus conversaciones de Slack y otras aplicaciones cuando corresponda.
4. Piensa en lo que mejor funciona para tu equipo (no para ti)
Los mejores gestores de proyectos son jugadores de equipo y saben cómo aprovechar los recursos disponibles para obtener resultados de proyecto deseables y exitosos, manteniendo al mismo tiempo a sus equipos y partes interesadas contentos e informados. A veces, esto significa que tendrás que hacer concesiones en la forma en que deseas que se realice el trabajo por el bien del equipo del proyecto.
Un tema candente que he visto en todas las agencias creativas en las que he trabajado es la expectativa de uso para el resto del equipo en cuanto a las herramientas y aplicaciones de gestión de proyectos, y cómo determinar qué información se publica y dónde. A menudo me han preguntado: “¿Cómo debe el equipo usar Asana? ¿Cómo sabrán qué compartir en Asana frente a Slack o el correo electrónico?”
La respuesta corta es: no existe una “solución única para todos”, y tendrás que evaluar el uso actual y preguntar a tu equipo qué es lo que mejor les funciona.
Probablemente tendrás que crear un programa de capacitación para resolver este tema, y a veces simplemente no hay suficiente tiempo o recursos para justificar invertir en esto. Puede que tengas que dejar el orgullo de lado y tomar la decisión que genere la menor fricción y rotación para el equipo, y puede que no consigas lo que quieres (y está bien).
Si tu equipo tiene problemas con un proceso, eso es una señal para reevaluar y simplificar donde sea posible para que tus miembros puedan avanzar con su trabajo. Al negociar flujos de trabajo creativos y el uso de herramientas de colaboración de equipo, es útil recordar que no todos son tan orientados a procesos y detalles como la mayoría de los gestores de proyectos, así que deberás tenerlo en cuenta al tomar decisiones de procesos para tu equipo.
5. Define qué significa "urgente"
He trabajado en empresas donde todo parecía un incendio inminente. “Urgente” significaba “deja lo que estás haciendo porque necesitaba esto ayer”. El caos reinaba y todo el mundo estaba constantemente agotado y luchando por terminar el proyecto a tiempo. En otras empresas, “urgente” tal vez signifique “necesito esto para el final de la semana”.
En mi experiencia, la cultura de la empresa establece la definición de urgencia. Cuando todo parece urgente, puede ser difícil saber cómo priorizar lo que se debe hacer primero. Priorizar es una de las principales habilidades de la gestión de proyectos, y existen varios métodos que puedes usar para determinar qué es realmente urgente.
Cuando enfrentas situaciones urgentes y tienes múltiples tareas de proyecto por completar, puedes consultar estos métodos para obtener orientación y dirección:
- Usa la Matriz Eisenhower para ayudarte a determinar qué es urgente e importante. Todas las tareas se colocan en una cuadrícula para determinar la prioridad en las siguientes categorías:
- Urgente + Importante (prioridad más alta)
- Urgente + No Importante
- No Urgente + Importante
- No Urgente + No Importante (prioridad más baja)
- Si la sensación de urgencia es interna, pide a los líderes de la empresa que definan (o redefinan) qué significa urgente. ¿La tarea debe completarse en minutos, horas, días o meses?
- Pídele al stakeholder principal que aclare su lista de prioridades y mantén una conversación para igualar expectativas sobre lo que es factible y realista según el alcance previamente acordado y los recursos actuales disponibles.
6. Elige bien el momento e incluye a las personas adecuadas
Ojalá ya hayas creado una plantilla de plan de comunicación para tu proyecto, que será tu guía para una comunicación clara. Tus proyectos serán más fluidos si sólo te comunicas con las personas que realmente deben estar involucradas.
En situaciones donde hay una larga lista de stakeholders externos, determina un único punto de contacto en el lado del cliente encargado de canalizar las comunicaciones y solicitudes del proyecto hacia las personas correctas.
Consulta estos consejos sobre cómo enviar las comunicaciones del proyecto en el momento adecuado y a las personas correctas:
- En lugar de publicar actualizaciones a tu equipo cada vez que algo sucede durante el día, a veces es más beneficioso publicar un breve resumen al final del día y evitar saturar las bandejas de entrada de todos con notificaciones constantemente.
- En vez de hacer que el equipo escuche toda una llamada de retroalimentación del cliente a la que no asistió, señala los momentos relevantes en la grabación o transcripción de la reunión y etiqueta a tus compañeros de equipo según corresponda. Puede que tu equipo de desarrollo no necesite escuchar las mismas partes que tu equipo creativo o de diseño. Si dedicas un par de minutos extra a señalar las áreas que determinados miembros deben revisar, harás el día más fácil para todos y reducirás el tiempo dedicado a revisar reuniones en general.
- No envíes correos electrónicos (ni mensajes por otros canales de comunicación) al final de la jornada un viernes esperando recibir una respuesta ese mismo día. Piensa en tu equipo y en los stakeholders, y programa tus comunicaciones cuidadosamente para que tengan más probabilidades de ser vistas y bien recibidas por los destinatarios.
7. Si hay próximos pasos, regístralos
Documentar los próximos pasos y las acciones necesarias y poner esta información a disposición en un lugar centralizado es crucial para la salud y la línea temporal general de tu proyecto. No dejes que esta información quede sólo en tu cabeza o en tus notas privadas. Como gestor de proyectos, parte de tu trabajo es registrar las acciones mediante tomas de notas e informar a tu equipo puntualmente cuando surjan.
Asegúrate de que las acciones no queden abiertas a interpretaciones. Deben ser directas y estar claramente asignadas a la persona correcta del equipo, sin lugar a dudas sobre la tarea o la fecha de entrega. Estas acciones deben añadirse como tareas en tu software de gestión de proyectos y asignarse al miembro correspondiente responsable de completarlas.
| MALO | MEJOR | POR QUÉ |
|---|---|---|
| Revisa la página principal. | Revisa la página principal con los siguientes cambios para las 12pm EST de este jueves: -Actualizar la imagen del encabezado con la nueva imagen proporcionada por el cliente (adjunta)-Actualizar el texto de la sección “Acerca de” de la página con el nuevo texto facilitado por el cliente (adjunto) | Quien recibe la tarea puede no tener claro qué significa “revisa la página principal”, por lo que es mejor incluir detalles específicos. El ejemplo original tampoco incluía fecha límite ni hora. Incluso si el cliente no te la da, deberías fijar una fecha clara para tu equipo y así evitar retrasos. |
Cuando las acciones no quedan claramente indicadas y compartidas con los miembros adecuados del equipo, la línea temporal de tu proyecto puede desviarse, lo que también puede afectar negativamente el presupuesto.
Mantén a tu equipo en camino asignando tareas resultantes de reuniones periódicas, seguimientos, llamadas telefónicas y otras comunicaciones tan pronto como puedas, siempre incluye una fecha de entrega y reduce cualquier incertidumbre que pudiera surgir en tu equipo.
8. Estandariza y crea plantillas para tus comunicaciones cuando sea posible
Si notas que envías regularmente los mismos tipos de comunicaciones, crea plantillas para los diferentes tipos de mensajes y comunicaciones que envías y asegúrate de que sigan la etiqueta profesional de correo electrónico. De esta manera estarán listas para usar y completar cuando envíes mensajes y correos electrónicos a los miembros del equipo.
Aquí tienes algunos ejemplos de eventos del proyecto que pueden desencadenar la necesidad de crear plantillas para comunicaciones que se envían frecuentemente en un proyecto:
- Detalles de invitación a reuniones: Guarda un archivo de texto que puedas copiar y pegar fácilmente que incluya las secciones comunes que sueles agregar en invitaciones a reuniones. Recomiendo mucho incluir las secciones de propósito de la reunión, resultados esperados y recursos.
- Actualizaciones internas y externas del estado del proyecto: Da formato a las comunicaciones y actualizaciones de estado con la información que sea más importante para tu equipo.
- Resúmenes de reuniones: Esto podría incluir secciones como fecha de la reunión, hora, asistentes, un enlace a la grabación y transcripción, una sección de resumen y una sección de próximos pasos.
- Solicitudes de tareas: Estandariza las solicitudes de tareas que envías a los clientes por correo electrónico. Esto puede incluir el responsable, la tarea y la fecha de entrega, con un formato fácil de copiar y pegar para que no tengas que ajustar el formato al copiarlo en el cuerpo de tu email.
- Onboarding de clientes o miembros del equipo: Es muy probable que integres y des la bienvenida a los clientes y miembros del equipo de manera similar cada vez que inicies un nuevo proyecto o incorpores a un nuevo miembro al equipo.
- Plantillas de proyecto: No reinventes la rueda cada vez que necesites configurar un nuevo proyecto en tu sistema de gestión de proyectos. Hazte un favor a ti y a tu equipo y crea una plantilla de proyecto.
- Información de la tarea: Considera secciones como especificaciones de entregables, proceso, información de contexto y recursos enlazados.
9. Sé consistente
Parece un cliché, pero la consistencia realmente es clave. Si eres impredecible e inconsistente con tus métodos de comunicación, tu equipo y tus clientes lo notarán, y no será bien recibido.
Es importante que envíes las comunicaciones del proyecto con una frecuencia similar, formato y métodos consistentes. Tus compañeros de equipo y clientes lo notarán y empezarán a aprender dónde pueden encontrar información de tu parte y qué esperar al trabajar contigo.
Probablemente te reúnas con tus clientes y miembros del equipo muchas veces durante el ciclo de vida de un proyecto. Piensa en los puntos de contacto que tienes con cada persona y si hay formas de mejorar tus comunicaciones y hacerlas más consistentes en todos los casos.
¿Siempre incluyes las tareas al final del correo a un cliente en negrita y con código de color? ¿Siempre publicas las notas de reuniones para el equipo interno en el mismo lugar y con el mismo formato cada vez?
Las respuestas a estas preguntas variarán según las preferencias de tu equipo y clientes, y habrá ocasiones en que debas cambiar tus métodos de comunicación. Si realizas algún cambio importante en la forma de enviar y compartir las comunicaciones del proyecto con tus equipos, asegúrate de mantenerlos informados para que sepan qué esperar.
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