9 estrategias clave de comunicación en proyectos y cómo utilizarlas

Desde el formato del mensaje hasta decidir quién debe estar copiado en las comunicaciones del proyecto, los gestores de proyectos deberían revisar periódicamente sus estrategias de comunicación para asegurarse de que los miembros del equipo reciban la información adecuada, en el momento correcto y en el formato correcto. 

Si aún no lo has hecho, es momento de implementar herramientas de comunicación y herramientas de colaboración en tus proyectos, para que tú y tu equipo puedan compartir información, debatir y colaborar de manera más eficiente.     

9 Estrategias de Comunicación en la Gestión de Proyectos

En los últimos 12 años como gestor de proyectos creativos, he aprendido qué es lo que hace que las comunicaciones en proyectos funcionen o fracasen, y he reunido nueve estrategias de comunicación efectivas para ti. 

1. Dilo con menos palabras y orienta a la acción
2. Usa enlaces para fomentar el autoaprendizaje
3. El formato es tu aliado
4. Piensa en lo que funciona mejor para tu equipo (no para ti mismo)
5. Define qué significa “urgente”
6. Escoge bien el momento e incluye a las personas correctas
7. Si hay próximos pasos, recógelos
8. Estandariza y haz plantillas de tus comunicaciones donde sea aplicable
9. Sé consistente

1. Dilo con menos palabras y orienta a la acción

Si hay algo que he aprendido en mi carrera, es que nadie quiere leer o escuchar notas de proyecto eternamente. Es fundamental decir lo que necesitas con el menor número de palabras posible y enfocarte en las acciones a tomar.

Las comunicaciones efectivas informan a tu equipo o partes interesadas sobre el progreso, y cierran la brecha entre el estado actual del proyecto y la siguiente fase solicitando acciones tanto al equipo interno como a los stakeholders externos. 

Antes de enviar comunicaciones a los miembros de tu equipo, pregúntate: 

• ¿Hay palabras que se puedan eliminar en esta comunicación para que pueda transmitir el mensaje de forma concisa y clara? 
• ¿Mi lenguaje es directo y orientado a la acción, manteniendo el tono de la comunicación amable y profesional?
• ¿Logran mis palabras el propósito previsto de esta comunicación?

A continuación, un ejemplo de mala comunicación y cómo puede mejorarse: 

2. Usa enlaces para fomentar el autoaprendizaje

¿Te encuentras enviando frecuentemente enlaces a tus compañeros de equipo cuando te solicitan datos que fácilmente podrían encontrar ellos mismos si supieran dónde buscar? Usar enlaces para fomentar el autoaprendizaje en tu equipo es un excelente método que te ahorrará tiempo a ti (y también a ellos) a largo plazo.

Supongamos que dirigiste a tu equipo creativo a través de una reunión informativa antes de pasar a la producción, y grabaste y transcribiste la reunión. Tus notas de la reunión para el equipo no tienen que ser una narración paso a paso.

Pueden revisar la grabación o la transcripción si lo necesitan, pero tus notas pueden ser tan simples como: “Nuestro equipo se reunió para revisar X. Nuestros puntos de acción son Y y Z. La transcripción completa de la videollamada y la grabación están enlazadas aquí.”

Otra forma de hacer esto es utilizar las secciones de resumen del proyecto dentro de tu software de gestión de proyectos. Incluye información sobre el cronograma del proyecto, información de contacto de los interesados, miembros internos del equipo, dónde se almacenan los archivos del proyecto en tu sistema de gestión de archivos y enlaces a los documentos comunes a los que tú y tu equipo suelen consultar en cada proyecto. 

Aquí hay que encontrar un equilibrio: no tienes que volver a enlazar cada archivo que ya esté guardado en la carpeta principal del proyecto en Google Drive o Dropbox. Piensa en qué archivos tu equipo consulta frecuentemente a nivel de proyecto. Yo suelo incluir presentaciones del plan de gestión del proyecto, resúmenes creativos y carpetas con los activos finales. 

Consejo profesional:

¡Si puedes crear plantillas para las secciones de resumen de tus proyectos en tu software de gestión de proyectos, hazlo! Podrás añadir enlaces fácilmente después y ahorrarás tiempo pensando qué documentos necesitas enlazar en la configuración del proyecto y a lo largo del ciclo de vida del proyecto.

3. El formato es tu aliado

El formato puede hacer que la comunicación escrita sea eficaz o que no lo sea. Tus comunicaciones escritas deben ser fáciles de escanear y estar organizadas de modo que ayuden a tus lectores a localizar fácilmente lo que necesitan.

Como gestor de proyectos, una de tus principales funciones es comunicar los detalles del proyecto a los interesados internos y externos, pero no necesitas reinventar la rueda cada vez que envíes una comunicación del proyecto. 

Crear un plan de comunicación de gestión de proyectos eficaz es un primer paso útil para establecer cómo fluirán las comunicaciones en tu proyecto y con qué frecuencia, pero añadamos una capa más y hablemos de cómo se formatea tu comunicación cuando la envías en tiempo real. 

Aquí tienes una lista de consejos de formato que mejorarán tus comunicaciones de proyecto:

• Usa negritas, subrayados y cursivas con criterio (¡pero no en exceso!).
• Utiliza emojis o codificación por colores para aportar interés visual y énfasis de forma cuidadosa a partes específicas de tus comunicaciones.
• Mantén los párrafos cortos, con saltos de línea entre ellos. 
• Mantén el formato consistente. 
• Haz hilos en Slack y otras aplicaciones, cuando aplique.

4. Piensa en lo que mejor funciona para tu equipo (no solo para ti)

Los mejores gestores de proyectos son jugadores en equipo y saben cómo aprovechar los recursos disponibles para obtener los resultados más deseables y exitosos, todo mientras mantienen a sus equipos e interesados felices y bien informados. A veces, esto significa que puede que tengas que hacer concesiones en cómo quisieras que se hiciera el trabajo, por el bien del equipo del proyecto. 

Un tema candente que he visto en cada agencia creativa en la que he trabajado es la expectativa de uso de herramientas y aplicaciones de gestión de proyectos por parte del resto del equipo, y cómo determinar qué información se publica y dónde. Frecuentemente me han preguntado: “¿Cómo debe usar el equipo Asana? ¿Cómo sabrán qué compartir en Asana frente a Slack o Email?”  

La respuesta corta es: no existe una solución universal para esto, y tendrás que evaluar el uso actual y preguntar a tu equipo qué es lo que mejor les funciona.

Probablemente tendrás que crear un programa de formación para solucionar este tema, y a veces simplemente no hay suficiente tiempo ni recursos para justificar invertir tiempo en esto. Puede que tengas que tragarte el orgullo y tomar la decisión que cause la menor fricción y resistencia para el equipo, y puede que no obtengas lo que quieres (y está bien). 

Si tu equipo está teniendo dificultades con un proceso, eso es señal de que debes reevaluar y simplificar siempre que sea posible para que los miembros del equipo puedan sacar adelante su trabajo. Al negociar flujos de trabajo creativos y el uso de herramientas de colaboración en equipo, es útil recordar que no todos son igual de orientados a procesos y detalles como la mayoría de los jefes de proyecto, así que tendrás que tener esto en cuenta al tomar decisiones sobre procesos para tu equipo. 

5. Define qué significa “urgente”

He trabajado en empresas donde todo parecía un incendio urgente. “Urgente” significaba “deja lo que estás haciendo porque esto lo necesitaba ayer”. Se desataba el caos y todos estaban constantemente agotados y luchando por sacar el proyecto adelante a tiempo. En otras empresas, “urgente” puede significar “necesito esto para el final de la semana”. 

En mi experiencia, la cultura de la empresa define el significado de urgencia. Cuando todo parece urgente, puede ser difícil saber cómo priorizar lo que debe hacerse primero. La priorización es una de las principales habilidades de gestión de proyectos, y existen varios métodos que puedes aplicar para determinar qué es realmente urgente. 

Cuando te enfrentas a la urgencia y tienes varias tareas de proyecto que deben completarse, puedes consultar estos métodos para orientarte y tomar dirección:

1. Usa la Matriz de Eisenhower para ayudarte a determinar qué es urgente e importante. Todas las tareas se colocan en una cuadrícula para determinar su prioridad en las siguientes categorías:
   1. Urgente + Importante (máxima prioridad)
   2. Urgente + No importante
   3. No urgente + Importante
   4. No urgente + No importante (mínima prioridad) 
2. Si la sensación de urgencia es interna, pide a los líderes de la empresa que definan (o redefinan) qué significa urgente. ¿La tarea debe completarse en minutos, horas, días o meses? 
3. Pide al stakeholder principal que aclare su lista de prioridades y mantén una conversación para dejar claro qué es factible y realista en base al alcance previamente acordado y los recursos actuales.

6. Elige el momento adecuado e incluye a las personas correctas

Esperemos que ya hayas elaborado una plantilla de plan de comunicación para el proyecto que te sirva como guía para una comunicación clara. Tus proyectos serán más fluidos si sólo te comunicas con las personas que realmente deben estar involucradas.

En situaciones donde hay una larga lista de stakeholders externos, determina un único punto de contacto del lado del cliente que sea el encargado de canalizar las comunicaciones y peticiones del proyecto hacia las personas adecuadas. 

Consulta estos consejos sobre cómo enviar las comunicaciones del proyecto en el momento justo y a las personas correctas: 

• En vez de publicar actualizaciones a tu equipo cada vez que ocurre algo durante el día, a veces es más útil publicar un resumen breve al final del día y evitar saturar las bandejas de entrada con notificaciones continuas.
• En vez de hacer que el equipo escuche toda una llamada de feedback del cliente a la que no asistieron, indica los momentos relevantes en la grabación o transcripción de la reunión y etiqueta a tus compañeros según corresponda. Tu equipo de desarrollo puede no necesitar escuchar las mismas secciones que el equipo creativo. Si te tomas unos minutos extra para marcar las áreas que cada integrante debe revisar, facilitas el trabajo del resto y reduces el tiempo dedicado a revisar reuniones completas.  
• No envíes correos electrónicos (ni mensajes por otras aplicaciones de chat u otros canales de comunicación) al final de la jornada un viernes esperando recibir respuesta ese mismo día. Piensa en tu equipo y en los stakeholders; elige con cuidado el momento de comunicarte para que el mensaje tenga más posibilidades de ser visto y bien recibido.

7. Si hay próximos pasos, regístralos

Documentar los próximos pasos y las acciones a realizar, y poner esta información disponible en una ubicación centralizada, es clave para el bienestar y el cronograma general de tu proyecto. No dejes que esta información sólo viva en tu mente o en notas privadas. Como gestor de proyectos, parte de tu trabajo es recoger los puntos de acción a través de la toma de notas e informar a tu equipo a tiempo cuando surjan. 

Asegúrate de que las tareas de acción sean claras y no se presten a interpretaciones. Deben ser directas y estar asignadas claramente a la persona indicada del equipo, sin espacio para dudas sobre qué tarea es o para cuándo debe completarse. Estas tareas deben añadirse como tareas en el software de gestión de proyectos y asignarse al miembro del equipo responsable de completarlas. 

Cuando los puntos de acción no son claramente anotados y compartidos con los miembros apropiados del equipo, la línea de tiempo de tu proyecto puede desorganizarse, lo que también puede afectar negativamente tu presupuesto.

Mantén a tu equipo alineado asignando los puntos de acción que resulten de reuniones regulares, seguimientos, llamadas telefónicas y otras comunicaciones tan pronto como puedas; incluye siempre una fecha de entrega y reduce cualquier suposición que pueda surgir del lado de tu equipo.  

8. Estandariza y crea plantillas para tus comunicaciones cuando sea aplicable

Si te encuentras enviando regularmente los mismos tipos de comunicaciones, crea plantillas para los diferentes tipos de mensajes y comunicaciones que envías y asegúrate de que sigan la etiqueta profesional de correo electrónico. Así estarán listas para usar y completar cuando debas enviar mensajes y correos a tus compañeros de equipo. 

Aquí tienes algunos ejemplos de eventos de proyecto que pueden requerir la creación de plantillas para las comunicaciones que suelen enviarse con frecuencia en un proyecto: 

• Detalles de invitación a reuniones: Guarda un archivo de texto que puedas copiar y pegar fácilmente que incluya las secciones comunes que normalmente incluyes en las invitaciones a reuniones. Sugiero ampliamente incluir el propósito de la reunión, el resultado esperado y una sección de recursos.
• Actualizaciones internas y externas del estado del proyecto: Da formato a tus comunicaciones y actualizaciones de estado para el equipo con la información más relevante para ellos. 
• Resúmenes de reuniones: Esto podría incluir secciones para la fecha y hora de la reunión, participantes, enlace a la grabación y transcripción, una sección de resumen y una de próximos pasos.  
• Solicitudes de puntos de acción: Crea plantillas para las solicitudes de puntos de acción que envíes a clientes por correo electrónico. Esto puede incluir el responsable, la tarea y la fecha límite, con un formato que sea fácil de copiar y pegar para no tener que ajustar el formato al incluirlo en el cuerpo de tu correo.  
• Onboarding de clientes o miembros del equipo: Es muy probable que des la bienvenida e integres a clientes y miembros del equipo de maneras similares cada vez que inicies un nuevo proyecto o incorpores a alguien.  
• Plantillas de proyectos: No reinventes la rueda cada vez que tengas que configurar un nuevo proyecto en tu sistema de gestión de proyectos. Hazle un favor a tu equipo (y a ti mismo) y crea una plantilla para proyectos. 
• Información de tareas: Secciones a considerar son especificaciones del entregable, proceso, información de contexto y recursos enlazados.

Author's Tip

Asana es mi herramienta preferida para actualizaciones de estado. Aprende cómo creo actualizaciones de estado en Asana aquí.

9. Sé coherente

Puede sonar a cliché, pero la coherencia realmente es clave. Si eres impredecible e incoherente con tus métodos de comunicación, tu equipo y tus clientes lo notarán y no será bien recibido. 

Es importante que envíes las comunicaciones del proyecto con una frecuencia y formato consistentes, utilizando métodos uniformes. Tus compañeros y clientes lo notarán, y empezarán a saber dónde encontrar información de tu parte y qué esperar al trabajar contigo. 

Es probable que te reúnas varias veces con tus clientes y miembros del equipo a lo largo del ciclo de vida del proyecto. Piensa en los puntos de contacto que tienes con cada uno, y si hay formas de mejorar tus comunicaciones para que sean más coherentes en todos los casos.

¿Incluyes siempre los puntos de acción al final de tu correo a un cliente en negrita y con codificación de colores? ¿Siempre publicas las notas de las reuniones internas del equipo en el mismo lugar y con el mismo formato cada vez? 

Las respuestas a estas preguntas variarán según las preferencias de tu equipo y clientes, y puede haber ocasiones en las que necesites cambiar tus métodos de comunicación. Si haces algún cambio importante en la forma en que compartirás las comunicaciones de proyecto con tus equipos, asegúrate de mantenerlos informados para que sepan qué esperar. 

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