7 consejos y trucos de expertos para gestionar proyectos en Jira
Ámalo u ódialo, Jira es omnipresente en los equipos de desarrollo de software y TI. Sin importar dónde te encuentres en el espectro de sentimientos hacia Jira, utilizar sus funciones y capacidades a tu favor al menos hará tu vida más fácil (aunque no puedo garantizar que eso cambie tus sentimientos).
Por ello, aquí tienes siete consejos y trucos de Jira que te ahorrarán tiempo, acelerarán tus flujos de trabajo y harán que la gestión de proyectos sea más sencilla.
Trucos y Consejos de Jira
Aunque la interfaz de usuario de Jira Software puede estar algo desactualizada, es una herramienta potente. Estos trucos sencillos (muchos de ellos provienen de nuestra comunidad de profesionales de la gestión de proyectos) te brindarán algunos atajos y sistemas para navegar más rápido.
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1. Configura tableros personalizados para monitorear la salud del proyecto
Este consejo viene de Ryan Gilbreath, gestor de proyectos digitales en Mobelux y miembro de la comunidad DPM.
Desarrollar un panel de control de salud de proyecto… ha resultado ser muy beneficioso tanto para mí como para mis partes interesadas internas y externas. Este panel abarca métricas como la velocidad del equipo frente a la individual, el estado de los sprints, fechas clave, riesgos y más.
La gestión de interesados es una parte crucial del trabajo de un gestor de proyectos. Los project managers deben pensar en cómo hacer la información del proyecto lo más accesible y comprensible posible y, como afirma Gilbreath, en cómo mostrar de la mejor forma el valor que el equipo aporta al proyecto.
Enviar un enlace simple a un tablero de Jira puede no comunicar eficazmente este valor. Presentar una visión general de alto nivel a los interesados puede tener un impacto mucho mayor.
Aquí tienes un ejemplo de tablero de gestión de proyectos; el tuyo probablemente se verá un poco diferente ya que dependerá de las métricas que decidas rastrear.
2. Haz que la funcionalidad de lanzamientos trabaje para ti
Julia Kozlov, gestora de proyectos digitales y miembro de DPM, y su equipo utilizan la función de lanzamiento de Jira como punto central para rastrear e informar sobre el trabajo que se realiza en un proyecto.
Nos permite gestionar tanto los lanzamientos de funcionalidades como los hotfixes para trabajos rápidos que deben salir. Desde la funcionalidad de Lanzamiento, también puedo exportar informes o resúmenes rápidos del trabajo que hemos hecho durante el mes, que puedo enviar por correo electrónico a nuestros clientes.
También es una excelente herramienta de priorización, y una forma de seguir la velocidad del equipo, especialmente si utilizas gestión de proyectos ágil o Scrum.
Lo utilizo activamente tanto con mis clientes como con el equipo de desarrollo para enfocar las prioridades y mantener una buena velocidad…
Así es como se ve la herramienta de lanzamiento.
3. Etiquetas
Esta es sencilla, pero igual de potente. El truco favorito de Sarah M. Hoban, Directora Senior en la Oficina de Gestión de Programas de Aura, para Jira es el uso de etiquetas.
Cuando la jerarquía de épicas, historias y tareas no es suficiente, y ya tienes demasiadas relaciones entre padres e hijos para mantenerlas en orden, las etiquetas son tus mejores amigas. Puedes usarlas para categorizar y clasificar cualquier atributo que desees. ¿Mantener a tu equipo contento sin complicar demasiado la estructura de tickets? ¡Todos ganan!
Así es como podría verse esto, una vez que tienes un sistema robusto implementado.
4. Atajos de Teclado
Aquí tienes otro consejo simple pero efectivo que nos comparte Tom Jauncey, fundador de Nautilus Marketing.
…¡Utilizar atajos de teclado! Digamos que al pulsar la tecla de punto («.»), puedes acceder directamente al menú de acciones rápidas. Esto…me permite navegar por diferentes secciones rápidamente, sin salir de la [pantalla] actual. Este truco me ahorra mucho tiempo mientras gestiono varias tareas al mismo tiempo.
Puedes decidir habilitar o deshabilitar los atajos en tu espacio con un simple interruptor.
5. Codificación por Colores
Geoffrey Bourne, cofundador de Ayrshare, explica el valor de usar colores para los tickets a la hora de priorizar y dar visibilidad.
Puede sonar básico pero el uso del color simplifica y agiliza nuestros procesos. Asignar un color a cada nivel de prioridad significa que nuestro equipo puede ver al instante qué es prioritario. Una comprobación visual rápida es mucho más veloz que tener que investigar más a fondo.
De nuevo, es bastante sencillo, pero contar con una señal visual que indique el nivel de prioridad o el estado de un elemento permite que tú y tu equipo comprendan rápidamente qué está pasando con ese elemento, en lugar de verse obligados a invertir más tiempo investigando a fondo.
6. Vincula tickets entre sí
Encontrar y rastrear fácilmente tickets específicos a lo largo de tu proyecto te asegura poder ver qué asignados o miembros del equipo están trabajando en qué elementos, y rastrear los cambios en los tickets hasta quién los realizó.
Katalin Ravasz, directora de proyectos y miembro de The DPM Community, explica la importancia de configurar una jerarquía de tickets que te permita llevar el seguimiento de las tareas.
Los tickets no deben quedar sueltos, sino estar vinculados entre sí a través de estructuras jerárquicas (por ejemplo, épica → tarea → subtarea) y relaciones horizontales (diversos tipos de enlaces, etiquetas, componentes, etc.). Esto asegura un mayor nivel de trazabilidad cuando necesites encontrar un ticket.
Esto requiere que dediques algo de tiempo a pensar cómo deberían vincularse los tickets (por ejemplo, si vas a enlazar todo a un ticket principal, en orden cronológico, etc.), configurar tu sistema de enlaces y luego capacitar a tu equipo para asegurarte de que usen correctamente tu sistema.
7. Combínalo con Confluence
Dependiendo de tu caso de uso, combinar Jira con Confluence, otra de las ofertas de Atlassian, aporta un abanico completo de capacidades adicionales que te ahorrarán tiempo.
Aquí está Stefan Chekanov, Cofundador y CEO de Brosix, sobre el valor que él y su equipo obtienen al combinar Confluence con Jira:
Encuentro que usar Confluence es extremadamente útil para organizar la documentación y así lograr mayor claridad. Es mucho más ordenado que meter hasta el último detalle en los tickets. Por ejemplo, si estás trabajando en una nueva funcionalidad, redacta un documento de requisitos en Confluence. Todos los procedimientos de prueba y los flujos críticos pueden estar allí también. Tu equipo de QA sabrá exactamente qué probar y cómo, sin tener que buscar entre los tickets de Jira.
Esto resulta especialmente útil si utilizas otras herramientas del ecosistema de Atlassian, ya que se integrarán fácilmente y funcionarán de forma conjunta. También puedes preferir una herramienta de gestión de proyectos compatible con Jira para mantener la sincronización.
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