Cómo escribir mejores resúmenes de proyectos en 2026
¿Por qué a veces nuestros equipos son un desastre? ¿Por qué no pueden hacer lo que les pedimos?
Asienten, sonríen y parecen estar de acuerdo mientras les estamos informando, pero cuando volvemos para comprobar el trabajo tras acabar el plazo, o no lo han terminado, no lo han hecho del todo bien, o han hecho algo completamente diferente a lo que se les pidió originalmente.
Es una de las quejas más comunes que escucho de los gestores de proyectos: la gente a la que gestionan no está produciendo el trabajo.
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Y cuando los equipos no producen lo que necesitan, el cronograma empieza a retrasarse, el proyecto se excede del presupuesto, los clientes se enfadan, la gente termina trabajando hasta tarde y todos se estresan.
¿Por qué nuestros equipos no lo entienden?
A menudo nos preguntamos por qué nuestros recursos nos fallan. ¿Por qué son tan flojos y por qué no pueden simplemente hacer bien el trabajo? Nos preguntamos cómo es posible que hayan sido contratados, cómo pueden siquiera mantener un empleo o no han sido despedidos aún. Lo mismo puede suceder con la gente que gestionamos. ¿Por qué la gente no puede simplemente hacer lo que se supone que debe hacer?
Pero, ¿realmente saben lo que se supone que deben estar haciendo?
¿De verdad los estamos gestionando y liderando para que tengan éxito?
Me parece útil el One Minute Manager para describir la situación; ‘Todos son potenciales ganadores. Algunos están disfrazados de perdedores. No dejes que las apariencias te engañen.’
No eres tú, soy yo
El rol de un gestor de proyectos es muy ajetreado–y a menudo sentimos que apenas conseguimos mantenernos a flote.
En parte, culpo a las herramientas. Aunque me gustan tanto como al siguiente gestor de proyectos, si no tenemos cuidado, con diez conversaciones simultáneas en Slack, notificaciones que aparecen por todas partes y la bandeja de entrada repleta de preguntas de nuestros mejores clientes, podemos volvernos descuidados al informar correctamente a nuestro equipo. Y luego, nos sorprende que no hicieran lo que queríamos que hicieran.
Es porque nunca se lo dijimos.
Sí, puede que los hayamos copiado en un correo, asignado un ticket, creado una tarea o mencionado con @ en Slack, pero eso no es un briefing adecuado. ‘Estamos trabajando ágil’ y ‘el equipo simplemente está trabajando en iteraciones’, tampoco es una excusa; puede que estéis iterando, pero hay que dejar claro en qué estáis iterando – será una pérdida de tiempo para todos si cada uno hace lo que quiere.
En lugar de depender de mensajes dispersos en múltiples plataformas, el uso de software de gestión de proyectos que se integra con Slack puede centralizar la comunicación, asegurando que las tareas, actualizaciones y asignaciones se sincronicen automáticamente sin generar ruido innecesario. Así, tu equipo puede mantenerse alineado sin verse abrumado por el constante cambio de contexto.
Quizá te resulte interesante nuestro pódcast sobre los Secretos de un equipo de entrega empresarial de alto rendimiento.
Los fundamentos de un buen briefing
La gente no hace lo que queremos que hagan porque no hemos sido claros sobre qué tienen que hacer, por qué tienen que hacerlo, cómo deben hacerlo y cuándo debe estar hecho.
Estamos experimentando una ruptura de comunicación.
La comunicación clara y los briefings adecuados consisten fundamentalmente en ser comprendido. Es un diálogo, no un mensaje unilateral y confuso.
Lo mismo aplica para un briefing claro. Hazlo una vez, y hazlo bien.
Tu equipo te lo agradecerá.
Por qué no puedes permitirte el lujo de no informar mejor
De la misma manera que gestionamos riesgos identificando posibles áreas problemáticas y actuamos para mitigarlas, debemos aplicar el mismo rigor a la forma en que informamos y gestionamos a nuestros equipos.
El riesgo es que no sepan lo que están haciendo, la probabilidad es alta, el impacto es que perdemos tiempo, dinero y no solo nos molestamos con ellos, sino que también ellos tienen dificultades para realizar el trabajo. Así que, para mitigar ese riesgo, debemos empezar a informar adecuadamente.
Ayudar a las personas a sentirse bien consigo mismas es clave para lograr más.
The One Minute Manager
Es una terrible falsa economía pensar que estás ahorrando tiempo y presupuesto al hacer tus briefings a medias. El briefing—ya sea un brief creativo, briefing de proyecto o incluso un simple comentario sobre una tarea—debe estar completamente claro, proporcionar el contexto adecuado y establecer expectativas con claridad. Es poco probable que puedas meter un briefing adecuado en un tweet.
La realidad es que hacer un briefing correctamente lleva mucho tiempo. Pero te ahorrará mucho tiempo y preocupaciones a ti y a todos luego.
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