9 consejos de expertos para gestionar tu equipo de subcontratistas estrella
En los últimos años, el uso estratégico de subcontratistas se ha vuelto cada vez más popular entre las empresas que necesitan escalar sus operaciones debido a fluctuaciones económicas o cambios internos.
La subcontratación brinda a las compañías la agilidad necesaria para responder rápidamente a los cambios del mercado y aprovechar oportunidades emergentes sin las limitaciones de contar con una plantilla permanente.
Pero gestionar subcontratistas de manera eficaz no siempre es sencillo. En este artículo, exploraremos estrategias clave y mejores prácticas para que los jefes de proyectos aseguren una gestión exitosa de subcontratistas.
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¿Qué es la gestión de subcontratistas?
La gestión de subcontratistas es el proceso de coordinar la contratación, provisión de recursos y supervisión de subcontratistas en proyectos que requieren habilidades específicas para contribuir a su finalización y éxito.
Los términos "contratista", "subcontratista" y "freelancer" a veces se usan indistintamente dependiendo del sector—por ejemplo, industria de la construcción versus agencia. Sin embargo, pueden referirse a diferentes acuerdos de trabajo, responsabilidades y roles dentro del proyecto.
Los contratistas, por ejemplo, no se clasifican como empleados. En cambio, son contratados mediante un acuerdo con una fecha de inicio y fin definidas, entregando resultados o servicios predeterminados.
Los subcontratistas, por el contrario, trabajan bajo la dirección de un contratista principal y no directamente para el cliente. Realizan una parte específica del trabajo que el contratista se ha comprometido a completar, manteniendo una relación jerárquica.
Por otra parte, los freelancers son trabajadores autónomos que ofrecen sus servicios a diversos clientes. Disfrutan de la flexibilidad de trabajar con distintos clientes en varios proyectos sin estar ligados a un empleador a largo plazo.
| Contratista | Subcontratista | Freelancer | |
| Relación laboral | Contratado directamente por un cliente para completar un proyecto o tarea | Contratado por un contratista para completar una parte del proyecto | Trabaja de forma independiente con múltiples clientes, a menudo en proyectos más cortos o pequeños |
| Alcance del trabajo | Gestiona proyectos completos o partes sustanciales de ellos | Se encarga de tareas específicas o componentes de un proyecto asignadas por el contratista | Ofrece servicios concretos, a menudo enfocados en proyectos a corto plazo o diversos |
| Costos asociados | Pagado según los términos del contrato, generalmente sin beneficios | Pagado por el contratista según su acuerdo | Pagado por varios clientes por proyecto o tarea, responsable de sus propios beneficios |
| Gestión de proyectos | Supervisa la finalización del proyecto, pudiendo contratar subcontratistas | Se centra en su tarea específica dentro de un proyecto | Gestiona su propia carga de trabajo y relaciones con los clientes |
| Relación con el cliente | Directamente responsable ante el cliente | Responsable ante el contratista que lo contrató | Responsable directamente ante varios clientes |
Comprender estas diferencias ayuda a las empresas a elegir el tipo de trabajador adecuado a sus necesidades y garantiza una gestión y ejecución de subcontratistas clara y eficaz.
Este artículo utilizará un modelo tipo agencia para abordar la gestión de recursos y subcontratistas, a diferencia de proyectos de construcción.
9 Consejos para lograr una gestión eficaz de subcontratistas
Así es cómo gestionar subcontratistas de la manera correcta.
1. Involúcralos desde el principio
En muchas agencias, el jefe de proyecto revisa el alcance y el cronograma inicialmente presentados al cliente.
Al incluir a los subcontratistas en las conversaciones iniciales sobre el alcance, les das espacio para hacer preguntas, aportar contexto y entregar un trabajo de calidad.
Diferentes contratistas tienen enfoques distintos y pueden hacer sugerencias basadas en las necesidades del cliente, requisitos del proyecto, control de calidad y su propia experiencia, lo cual puede contribuir significativamente al éxito del proyecto.
Pídele al subcontratista que estime las horas necesarias para el trabajo. Dependiendo de su experiencia, tarifa o especialidad, esto puede variar bastante respecto a tu primera suposición. Además, te ayuda a planificar mejor y a mantenerlos responsables de sus estimaciones de manera más reflexiva.
Un período de prueba para los subcontratistas es valioso, ya que te permite evaluar su desempeño y ajuste dentro de la empresa, lo que potencialmente puede llevar a una contratación a tiempo completo o a una colaboración continua.
2. Establece las condiciones de pago
Subraya la necesidad de definir un calendario de pagos claro. Esto debe incluir el cronograma del proyecto, los hitos y las fechas de vencimiento de los pagos, que pueden estar vinculadas a la finalización de tareas específicas o fases del proyecto. Condiciones de pago claras ayudan a evitar malentendidos y a garantizar pagos puntuales y correctos.
Especifica lo siguiente:
- Requisitos de la factura, incluyendo qué información debe incluirse (por ejemplo, plan de proyecto completado, fechas, montos).
- Método de pago (por ejemplo, transferencia bancaria, cheque) y cualquier información necesaria para procesar los pagos. Se mantendrán fieles si les pagas siempre dentro de los plazos de pago o incluso antes.
- La moneda en la que se les pagará, lo que es especialmente importante para subcontratistas internacionales.
Aclarar las responsabilidades fiscales, incluyendo cualquier retención o impuestos aplicables, es una forma de asegurar una relación laboral fluida. Proporcionar esta información desde el principio tranquiliza a los subcontratistas y les hace sentirse más cómodos respecto a sus responsabilidades legales.
3. Incluye lo Esencial
Incluye lo siguiente en todos los contratos:
- Cláusulas que detallen penalizaciones o consecuencias por plazos incumplidos. Esto no solo incentivará la entrega puntual, sino que también garantizará un avance constante del proyecto.
- Cómo se gestionarán y remunerarán los trabajos adicionales o cambios fuera del alcance original.
- El período de preaviso requerido para la rescisión del contrato.
- Cláusulas que protejan la información sensible y la propiedad intelectual. Esto garantiza que los subcontratistas no divulguen ni hagan un uso indebido de información confidencial, protegiendo así la integridad de la agencia y del proyecto.
4. Realiza una Incorporación de Agencia y Proyecto
Al incorporar al subcontratista, considera compartir información adicional sobre tu agencia y el proyecto, especialmente si el proyecto es cara al cliente. Quieres asegurar una experiencia coherente para tu cliente y miembros del equipo basada en cómo tus otros empleados gestionan el proyecto y al cliente.
Familiariza a los contratistas con los procesos internos, los miembros clave del equipo y el portafolio de la empresa. Planifica y programa la capacitación para cada uno según sus fortalezas y debilidades. Los subcontratistas más experimentados pueden necesitar solo tu proceso específico en vez de una revisión total sobre cómo usar herramientas o gestionar clientes.
Fomenta la participación activa en reuniones de equipo y sesiones de lluvia de ideas para una colaboración mejorada, y proporciona pautas detalladas y plantillas para los entregables para asegurar consistencia y control de calidad. Esto podría incluir guías de estilo, estándares de codificación o plantillas de diseño.
Asegúrate de que el subcontratista tenga acceso a todo el software de gestión de proyectos para subcontratistas necesario, como herramientas de control de tiempo, de gestión de proyectos, almacenamiento de documentos y un wiki de la empresa.
Al gestionar proveedores como agencias, asegúrate de estar siguiendo las mejores prácticas de gestión de proveedores.
5. Establece Expectativas Claras
Crea un entorno de confianza siendo franco y transparente. Aunque puedan ser temporales en el equipo, es importante fomentar una relación positiva.
También es importante ajustar la forma en la que das y recibes retroalimentación. No son empleados, por lo que probablemente no haya controles o revisiones regulares de desempeño.
Es bueno ser transparente sobre cómo evaluarás su desempeño en el proyecto. Define indicadores clave de rendimiento (KPI) para medir la calidad y puntualidad del trabajo de los subcontratistas.
6. Identifica y Mitiga Riesgos
Una vez elaborado el plan o cronograma del proyecto, haz que el subcontratista lo revise y lo apruebe. Su aceptación disminuirá los problemas del project manager o la agencia al negociar aumentos de tiempo o costos.
Añade uno o dos días de margen en los plazos hasta que conozcas la fiabilidad del subcontratista.
7. Establece Estándares Claros de Comunicación y Calidad
Crea un diagrama RACI para todo el equipo del proyecto para que todos, incluidos los subcontratistas, entiendan sus responsabilidades. Asigna el punto de contacto principal que pueda ser el contacto constante para tus subcontratistas si tienen dudas o necesitan ayuda en caso de emergencia. Mantenlos informados si cambia el alcance de su trabajo.
8. Asigna Subcontratistas Cuidadosamente
Conoce, lo antes posible, la disponibilidad, flexibilidad y zona horaria del subcontratista (especialmente para agendar reuniones).
Comprender y diferenciar entre el historial de un subcontratista y su deseo de ampliarlo es esencial. Por ejemplo, un estratega de marketing de contenidos puede haber trabajado unas pocas veces en la estrategia de marca en el pasado, pero podría estar mejor preparado para desempeñar el papel de estratega de contenidos para necesidades complejas de los clientes.
Esto es importante tenerlo en cuenta mientras asignas recursos y gestionas subcontratistas en tu software de gestión de recursos.
9. Controla el Rendimiento de Forma Continua
Apóyate en sus fortalezas para mantener la calidad del trabajo y ofrece oportunidades para que crezcan junto a los empleados a tiempo completo u otros subcontratistas.
Asegura revisiones periódicas con los miembros del equipo y líderes de departamento. Es fácil trabajar de forma aislada y perderse entre los detalles. Ofrecer oportunidades para que los subcontratistas aporten comentarios, colaboren y compartan aprendizajes mejora los procesos y los productos.
Cómo Funciona la Gestión de Subcontratistas: Ejemplo
Ver la gestión de contratistas y subcontratistas a través del prisma de un equipo de béisbol (es decir, una agencia contratada para el trabajo) puede dejar claro cómo cada rol contribuye al éxito general del proyecto.
Así es como un equipo de béisbol podría ser análogo a una agencia que has contratado para aportar a tu proyecto:
- Equipo de Béisbol = Agencia Contratada
- Responsabilidades: Coordinar a todos los miembros del equipo y asegurarse de que el proyecto se ejecute eficazmente para cumplir las expectativas del cliente.
- Comisionado de la Liga = Parte Interesada del Cliente
- Responsabilidades: Definir los requisitos del proyecto, dar retroalimentación, aprobar entregables y asegurar que el plan del equipo cumpla sus necesidades y expectativas.
- Gerente General = Product Manager
- Responsabilidades: Establecer la visión, definir los objetivos del producto, priorizar funcionalidades y tomar decisiones de alto nivel sobre el alcance y la dirección.
- Manager del Equipo = Project Manager
- Responsabilidades: Planificar la estrategia, monitorear el rendimiento, hacer ajustes en tiempo real y proporcionar motivación y apoyo a todos los jugadores.
- Capitán del Equipo = Product Owner
- Responsabilidades: Asegurarse de que el plan de juego cumpla con la visión del gerente general, priorizar las tareas diarias y comunicarse con los miembros del equipo (diseñadores y desarrolladores) para mantener el proyecto encaminado.
- Jugadores de Cuadro = Diseñadores Subcontratados
- Responsabilidades: El jugador de cuadro es responsable de acciones rápidas y precisas para evitar el avance del equipo contrario, al igual que los diseñadores que crean los elementos visuales y de experiencia de usuario que forman la base de un proyecto. En cada posición, el jugador de cuadro tiene la habilidad específica para ese rol, como los diseñadores UX frente a los diseñadores de motion en un proyecto.
- Jardineros = Desarrolladores Subcontratados
- Responsabilidades: Los jardineros cubren mucho terreno, haciendo atrapadas y lanzamientos críticos para evitar carreras, similar a los desarrolladores que implementan el código y garantizan la funcionalidad para dar vida al proyecto. Cada posición en el campo tiene la habilidad para desempeñar ese lugar, como los desarrolladores front-end frente a los desarrolladores backend.
Así es como esto se desarrolla en un escenario de juego (proyecto). El manager del equipo (project manager) desarrolla la estrategia, incluyendo la disposición y las jugadas, para ayudar al equipo a obtener la victoria (completar el proyecto).
El gerente general (product manager) define los objetivos y prioridades generales, asegurando que los esfuerzos del equipo se alineen con los objetivos más amplios del grupo, y el capitán del equipo (product owner) ejecuta la estrategia en el campo, garantizando que los miembros del equipo sigan el plan de juego y hagan ajustes en tiempo real.
Cuando se trata de la comunicación, el jefe de equipo (project manager) comunica la estrategia general y proporciona retroalimentación sobre el desempeño de los subcontratistas durante el juego (es decir, el ciclo de vida del proyecto).
El gerente general (product manager) comunica la visión y se asegura de que el equipo entienda los objetivos más amplios, y el capitán del equipo (product owner) actúa como enlace entre los jugadores (subcontratistas) y la dirección (project manager y product manager), garantizando que todos estén alineados.
Las tareas del proyecto se traducen en la ejecución de jugadas. Los jugadores del cuadro (diseñadores) ejecutan acciones rápidas y precisas (como crear activos de diseño) para impedir el avance del equipo contrario, mientras que los jardineros (desarrolladores) cubren terreno y realizan atrapadas y lanzamientos cruciales (escribiendo código e implementando funciones) para evitar carreras (asegurar el progreso del proyecto y entregar funciones funcionales).
Durante el juego, el equipo de entrenadores distribuye retroalimentación y realiza ajustes. El jefe de equipo (project manager) observa el juego, da retroalimentación, y hace ajustes estratégicos para mejorar el desempeño.
El gerente general (product manager) asegura que el equipo tenga los jugadores (recursos) adecuados y realiza ajustes de alto nivel para mantener el proyecto en curso, y el capitán del equipo (product owner) proporciona retroalimentación en tiempo real a los jugadores y hace ajustes según sea necesario para asegurar la ejecución exitosa de la estrategia defensiva.
Beneficios de usar subcontratistas
Aquí tienes los principales beneficios de utilizar subcontratistas:
- Ahorro de costos: Puedes esperar menores gastos generales, ya que no pagas beneficios como seguro de salud, planes de jubilación y otros beneficios para empleados. Los empleadores no están obligados a pagar impuestos sobre la nómina para contratistas.
- Flexibilidad: Los subcontratistas pueden ser contratados por proyecto, lo que permite a las empresas escalar su plantilla según la carga de trabajo y la demanda. Puedes integrarlos en proyectos a corto plazo sin compromisos a largo plazo. Esto permite ajustar tu fuerza laboral según sea necesario, dándote control total sobre tus operaciones. Además, los subcontratistas suelen poder trabajar de forma remota, lo que amplía el acceso a talento sin necesidad de reubicación o espacio de oficina.
- Habilidades especializadas: Los subcontratistas suelen tener habilidades especializadas, certificaciones y experiencia extensa en su campo, lo que permite aprovechar su conocimiento sin necesidad de un empleo a largo plazo. Con frecuencia pueden empezar a contribuir de inmediato ya que traen sus propias herramientas, conocimientos y experiencia al trabajo.
- Nuevas perspectivas: Uno de los aspectos más interesantes de contar con el subcontratista adecuado es el potencial para la innovación y nuevas perspectivas. Con sus variadas experiencias, distintos subcontratistas pueden aportar ideas y enfoques novedosos, lo cual puede conducir a mejoras significativas e innovación en los procesos de tu empresa.
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