6 gestores de proyectos nos cuentan sus opiniones impopulares sobre software de gestión de proyectos
El software de gestión de proyectos está en todas partes — y también las opiniones fuertes al respecto. Pedimos a gestores de proyectos en activo y líderes de operaciones que compartieran esas posturas que no siempre se atreven a decir en voz alta. Desde proteger celosamente sus propias herramientas hasta señalar por nombre a los favoritos de la industria, esto es lo que realmente piensan.
¿Para quién están realmente hechas estas herramientas?
La herramienta de gestión es para el PM — para nadie más
La mayoría de los gestores de proyectos te dirán que la visibilidad del proyecto es algo positivo: cuantas más personas puedan ver el plan, mejor. Pero Jeff Chamberlain, Gerente de Servicios de Banda Ancha y PMO en el Gobierno del Condado de Frederick, tiene un punto de vista contrario.
Él dirige sus proyectos bajo una estricta política de acceso: el software de gestión queda en sus manos, y los demás reciben la información en un formato que realmente puedan usar. "Es una opinión algo impopular, pero la herramienta de gestión de proyectos no es para nadie más que para el gestor del proyecto", asegura. "Y todo lo que salga de la herramienta debe estar en una forma que la gente pueda consumir democráticamente... Así que, opinión impopular, pero yo juego con la herramienta y tú no."
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La herramienta de gestión de proyectos no es para nadie más que para el gestor de proyectos.
Para Chamberlain, proteger la integridad de la herramienta no es cuestión de control, sino de mantener los cronogramas complejos limpios y de entregar la información a las partes interesadas de una manera que realmente les sea útil.
Las herramientas están hechas para los compradores, no para los usuarios
Existe una tensión inherente en la forma en que se vende la mayoría del software de gestión — y Yonelly Gutierrez, Senior Program Manager en Palo Alto Networks, lo ha notado. Quienes compran el software y quienes lo usan a diario rara vez son las mismas personas, y según ella, esto se nota en el producto.
"Creo que a veces las herramientas se enfocan demasiado en la gobernanza de alto nivel, los informes y los paneles", comenta, y añade que las herramientas de gestión "deberían estar hechas pensando en los gestores de proyectos que realmente las usan a diario y no tanto en las personas de alto nivel que compran el software". El resultado, en su opinión, es un software que se ve impresionante en una demo de ventas pero genera fricción para quienes lo usan en el día a día.
[Las herramientas de gestión] deberían ser creadas pensando en los gestores de proyecto que realmente las usan diariamente y no tanto en las personas de alto nivel que compran el software.
El problema de intentar hacerlo todo
El sueño de la "herramienta todo en uno" es un mito
La idea de una sola plataforma que lo gestione todo — tickets, cronogramas, comunicación, informes — es evidentemente atractiva. Pero en la realidad, según Chamberlain, no es tan convincente.
“Mucha gente quiere que su sistema de tickets y su sistema de gestión de proyectos sean lo mismo”, explica. “Y no creo que ninguna empresa lo haga realmente bien." La herramienta que hace de todo pero no domina nada es una historia de siempre.
Para Matthew Fox, Sr. Project Manager y Especialista en Operaciones en Fox Consulting, ClickUp es un ejemplo claro de una herramienta que intenta abarcar más de la cuenta. "ClickUp está intentando reemplazar muchas herramientas ahora mismo. Pero no resuelven realmente los problemas de los usuarios finales", dice Fox. "El hecho de que una herramienta pueda hacerlo no significa que deba hacerlo".
El hecho de que una herramienta pueda hacerlo no significa que deba hacerlo.
La integración total puede matar la creatividad
Demasiadas integraciones pueden llevar a un problema similar al de las herramientas "todo en uno". Julia Rajic, directora de operaciones de Point Blank, experimentó de primera mano lo que sucede cuando un equipo se vuelve demasiado dependiente de un sistema totalmente integrado. Lo que comenzó como un movimiento hacia la eficiencia terminó causando algo inesperado en la cultura de su equipo.
"Pasé de sistemas y herramientas dispersas a una integración total, total", comenta, "y era hasta el punto en el que la gente decía: ‘No lo haré hasta que tenga una tarea para eso.’ o ‘No pienso fuera de la caja ni soy creativo ni resolutivo porque esta tarea no me indica hacer eso.’" La lista de verificación, descubrió, había reemplazado al pensamiento.
La herramienta nunca es realmente el problema
Cambiar de plataforma no solucionará un proceso defectuoso
Hay un patrón que Melody MacKeand, fundadora de Melody MacKeand Consulting, sigue observando en las agencias: cuando algo no funciona, el instinto es culpar al software y buscar uno nuevo. Ella piensa que ese instinto es erróneo.
"Veo a muchas agencias cambiando de plataforma cada año con la esperanza de que la plataforma vaya a resolver un proceso para la gente", dice. "La realidad es que cualquier herramienta puede ser útil y cualquier herramienta puede ser perjudicial. Así que realmente depende de las estructuras y sistemas que pongas en práctica y entonces la herramienta los apoyará." Para MacKeand, la herramienta nunca es la causa raíz — y cambiarla sin arreglar las estructuras de fondo solo lleva el problema a otro sitio.
Cualquier herramienta puede ser útil y cualquier herramienta puede ser perjudicial. Así que realmente depende de las estructuras y sistemas que pongas en práctica y entonces la herramienta los apoyará
Un gran gestor de proyectos puede trabajar con cualquier herramienta
Esa misma lógica se extiende a los profesionales individuales. Sabrina Di Paulo, fundadora y consultora principal en Celeste Consulting Inc., desafía la idea de que el software adecuado puede rescatar un proyecto en problemas.
"Creo que como gestores de proyectos, creemos que una herramienta puede salvarnos", afirma, "pero, de nuevo, ser gestor de proyectos significa que una de las habilidades más importantes es la adaptabilidad y deberías poder usar casi cualquier herramienta."
Jeremiah Hammon, formador de líderes y gestores de proyectos en Project Revolution, va un paso más allá, argumentando que la búsqueda de un mejor software suele ser una distracción frente a desarrollar competencias reales. "Muchos de nosotros vamos de un lado a otro buscando la última y mejor herramienta, sin darnos cuenta de que si entendemos cómo conectar todo esto, entonces cualquier herramienta nos funciona", dice. "Puedes ponerme en Asana, puedes ponerme en Jira, puedes ponerme en cualquiera... las mismas metodologías funcionan."
La herramienta no hace al gestor de proyectos
El software de gestión de proyectos seguirá evolucionando: aparecerán nuevas plataformas, las existentes ampliarán sus paquetes de funciones y el debate sobre cuál es la mejor continuará en cada canal de Slack de los equipos y en los comentarios de LinkedIn.
Pero los gestores de proyectos con los que hablamos no están esperando que llegue la solución perfecta. Ya han averiguado que el trabajo se hace gracias al pensamiento, la adaptabilidad y los sistemas que hay detrás — no por lo que se ve en la pantalla. La herramienta es solo una herramienta.
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