Cómo convertirse en consultor independiente de gestión de proyectos
Cuando se trata de carreras en gestión de proyectos, las oportunidades son infinitas. Los gestores de proyectos trabajan en prácticamente todas las áreas de todas las industrias.
Hay gestores de proyectos que supervisan proyectos creativos como campañas de marketing o eventos de moda, y también hay gestores de proyectos más técnicos que dirigen proyectos para crear o implementar sistemas de software, a veces en grandes hospitales u organizaciones como Comcast o Meta.
Independientemente de tu industria o intereses, existen muchas maneras de desarrollar una carrera en la gestión de proyectos.
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Una oportunidad profesional que podría interesarte es apoyar a organizaciones, PMOs o incluso a otros gestores de proyectos como consultor independiente en gestión de proyectos.
Si alguna vez te has preguntado si este podría ser el camino profesional para ti, quédate para saber más sobre cómo podrías montar tu propio negocio y convertirte en tu propio jefe.
¿Qué son los consultores en gestión de proyectos?
Los consultores en gestión de proyectos pueden desempeñarse en una variedad de funciones. Pueden incorporarse a organizaciones y ayudar a asesorar a las empresas sobre las mejores prácticas relacionadas con herramientas o metodologías de gestión de proyectos.
También pueden ayudar a las empresas a construir los equipos de proyecto necesarios para completar un proyecto específico o un tipo de proyecto determinado.
Otra forma en la que los consultores de gestión de proyectos pueden aportar valor es actuando como gestor de proyecto de uno o varios proyectos dentro de la organización. Esto, por definición, también podría encuadrarse como gestión de proyectos freelance en lugar de consultor independiente, pero yo (junto con varios otros consultores en gestión de proyectos que conozco) sigo ofreciendo este servicio a los clientes.
Finalmente, algunos consultores en gestión de proyectos ofrecen capacitación o coaching a gestores de proyectos con menos experiencia que buscan crecer, mejorar sus habilidades y asegurarse de saber cómo llevar a cabo un proyecto exitosamente.
¿Qué hacen los consultores en gestión de proyectos?
Los consultores en gestión de proyectos hacen muchas cosas. Sinceramente, una de las mejores partes de ser independiente es elegir el trabajo que mejor se alinea con tus intereses y habilidades. ¿Te encanta ayudar a las personas a elegir herramientas y definir procesos, pero la idea de crear un presupuesto de proyecto te hace querer salir corriendo?
Como consultor independiente, puedes crear un nicho especializado, ayudando a los clientes a escoger o implementar su software de gestión de proyectos u otro software de gestión para consultores (y tal vez nunca más volver a ver una hoja de cálculo para presupuestos).
Cómo convertirse en consultor independiente en gestión de proyectos
La barrera de entrada para establecerse como consultor independiente en gestión de proyectos es bastante baja.
El término no está regulado legalmente, así que disponer de una carrera universitaria específica (grado universitario), un título avanzado o determinadas certificaciones en gestión de proyectos como el Project Management Professional (PMP) o certificación ágil puede ser útil. Pero no existen requisitos educativos específicos.
Los requisitos legales para formalizar tu actividad variarán de un país a otro, así que asegúrate de tener en cuenta las necesidades de tu negocio al seguir estos pasos. Aquí lo abordaremos a nivel general, pero si estás considerando este camino, es muy recomendable consultar a un contador certificado y a un abogado antes de lanzar oficialmente tu negocio.
1. Decide qué servicios te gustaría ofrecer
Antes de lanzar oficialmente tu negocio, deberías tener una buena idea de los servicios que quieres ofrecer. Piensa en tus competencias, intereses y el tipo de servicios para los que crees que existe una demanda.
Haz una lluvia de ideas sobre los productos (formación en gestión de proyectos, plantillas, etc.) que quieras crear y ofrecer, y sobre los servicios que puedes vender. Estos pueden incluir consultoría sobre software de gestión de proyectos, incluyendo software económico de gestión de proyectos si trabajas con PYMES, talleres prácticos de gestión de proyectos, prevención de desviación de alcance, análisis de presupuestos, etc.
2. Confirma que existe una necesidad o mercado para estos servicios
Querrás hablar con algunos posibles clientes en esta etapa inicial para entender qué tipo de servicios podrían contratar a un consultor en gestión de proyectos y cuánto estarían dispuestos a pagar por esos servicios.
Esto te ayudará a entender realísticamente qué esperar en los primeros meses de tu negocio. Incluso si algunas de esas personas no te contratan cuando ya estés listo para comenzar, podrían ser buenas fuentes de referencia para otras empresas en el futuro.
En definitiva, antes de lanzarte de lleno en tu nueva aventura empresarial, querrás asegurarte de que existe suficiente demanda por tus servicios (o productos) para poder mantenerte a largo plazo.
Aunque puede haber periodos que sean menos lucrativos que otros, quieres sentir la confianza de que tu negocio sobrevivirá o será capaz de adaptarse y atender a los clientes de una manera que siga aportándote alegría (y seguridad financiera).
Si eliges la ruta independiente en lugar de unirte a una consultoría ya establecida, este es un paso muy importante, ya que no podrás depender de que alguien más te proporcione oportunidades de negocio confiables.
3. Determina cómo fijarás el precio de tu trabajo
Fijar los precios de tus servicios y gestionar tus finanzas puede ser una habilidad nueva que debas desarrollar al iniciar tu negocio de consultoría independiente. Al igual que los salarios en los empleos de gestión de proyectos, hay mucha variedad en la tarificación de la consultoría.
De hecho, podría escribir todo un artículo solo sobre este tema. Algunos consultores cobran por horas, mientras que otros establecen una tarifa fija para cada proyecto.
Independientemente de cómo decidas facturar, averiguar cuánto cobrar es tanto un arte como una ciencia, al igual que la estimación y el alcance de proyectos. Tus precios pueden depender de:
- Años de experiencia
- Tipos de servicios de consultoría en gestión de proyectos que ofreces
- Tu formación académica
- Certificaciones
- Industria o nicho al que atiendes
- La demanda que tienes por tus servicios
Como regla general, tus precios deberían aumentar a medida que tengas más experiencia y estés más ocupado. Esto no significa que debas reducir tus tarifas a niveles de saldo cuando haya menos trabajo, pero sí implica que podrías querer ser un poco flexible.
4. Crea tu entidad legal de negocio
Antes de comenzar a atender a tus clientes, es importante asegurarte de estar legalmente establecido para operar. En Estados Unidos, esto podría incluir la creación de una Limited Liability Corporation o S-Corp y asegurarte de saber cómo estimar y pagar tus impuestos conforme a las leyes federales, estatales y municipales.
Además, puede que también quieras consultar a un abogado para que te ayude a redactar tus contratos o acuerdos maestros de servicios (MSA) que firmarán tus clientes. Esto asegurará que todos estén comprometidos y que tus contratos estén correctamente escritos y sean legalmente vinculantes en caso de disputas o si necesitas reclamar a un cliente que retrasa pagos de facturas.
Por último, vale la pena considerar la contratación de un seguro de responsabilidad profesional, a veces llamado póliza de errores y omisiones, para protegerte si llegas a tener una disputa legal con algún cliente.
A medida que desarrolles tu negocio, algunos clientes pueden requerir que tengas un determinado nivel de cobertura e incluirlos a ellos como asegurados adicionales en el certificado. Tu compañía de seguros puede asesorarte en los detalles para establecer este tipo de póliza.
5. Crea o actualiza tu sitio web, LinkedIn y redes sociales
Ahora que ya estás legalmente establecido, tienes claro qué tipo de servicios ofreces y cuánto vas a cobrar. Es hora de comenzar a construir tu presencia en línea. No te excedas con esto al principio.
Un sitio web sencillo creado con una solución sin código como Softer, Caard, o algo similar estará bien para empezar. Todo lo que buscas es demostrarles a los clientes potenciales que eres un negocio viable y profesional y darles una idea de cómo sería trabajar contigo.
Cuando tu negocio crezca, es posible que quieras un sitio web más robusto donde incluyas testimonios, estudios de caso, e incluso un blog o biblioteca de videos.
En cuanto a las redes sociales, también aquí menos puede ser más al principio. No necesitas hacer un plan completo para cada canal de redes sociales. Puede bastar con actualizar tu perfil de LinkedIn y compartir tus novedades con tu red de contactos.
También puedes añadir tu nuevo rol e información de contacto en cualquiera de tus otros perfiles sociales. Incluye un enlace a tu página de reservas o programación si tienes una. Así será fácil para los posibles clientes agendar una reunión contigo y determinar si tus servicios se adaptan a sus necesidades.
6. Comienza a promocionar tus servicios
Una vez que hayas actualizado tu sitio web y tus perfiles sociales, es el momento de comenzar a promocionar tus servicios. Dependiendo del número de clientes que necesites al principio, puede ser conveniente escalar tus esfuerzos promocionales poco a poco.
Considera comenzar con algunas publicaciones en LinkedIn (u otras redes sociales) explicando lo que haces y a quién ayudas. Intenta mostrar este contenido a clientes potenciales y a los responsables de contratar en esas empresas. Como ya tienes tus perfiles y tu sitio web actualizados, debería ser fácil para los interesados reservar tus servicios.
7. Firma con tu primer cliente(s)
Ahora viene la parte emocionante: esos primeros sí. A medida que empieces a conversar con clientes potenciales, observa cómo va el proceso. ¿La gente parece entusiasmada cuando hablas de tus servicios y pierde interés cuando mencionas los precios? ¿O encuentras que te hacen muchas preguntas que no puedes responder?
Se necesita paciencia, persistencia y muchas conversaciones antes de que esos primeros clientes empiecen a firmar el contrato. Si estás perdiendo la paciencia, intenta centrarte en las preguntas que te hacen y trabaja en las respuestas. Este proceso será más fácil cuanto más tiempo lleves en el negocio.
Cuando un posible cliente diga que sí y esté listo para trabajar contigo, asegúrate de tener un contrato firmado con una definición detallada del alcance del trabajo para que tanto tú como tu cliente potencial tengan claro el acuerdo y el alcance del proyecto.
8. Recibe retroalimentación y mejora
Cuantos más clientes tengas y más proyectos realices, más fácil te resultará articular qué haces y cuál es tu propuesta de valor única.
No temas preguntar a los clientes qué les gusta de trabajar contigo y en qué puedes mejorar. Esto puede dar miedo cuando recién comienzas, pero recibir comentarios e implementar los que resuenen puede ayudar a que tu negocio crezca más rápido y se vuelva más rentable.
¿Es rentable la consultoría en gestión de proyectos?
Como cualquier otra profesión, la consultoría en gestión de proyectos puede ser muy rentable si inviertes tiempo y esfuerzo en seguir desarrollando tus habilidades e invertir en tu propio desarrollo profesional.
Suponiendo que un gestor de proyectos experimentado gana en promedio alrededor de $100,000, los consultores en gestión de proyectos pueden esperar recibir en promedio entre $150,000 y $200,000. El salario de un consultor en gestión de proyectos dependerá de su experiencia, el tipo de consultoría que realice, las industrias en las que trabaje y cuánto trabaje.
Personalmente, tengo diferentes tarifas para diferentes tipos de proyectos. Los acuerdos de consultoría en empresas corporativas y del sector farmacéutico suelen estar en el extremo superior de mi rango de precios. En el extremo inferior se encuentran las organizaciones sin fines de lucro y aquellas vinculadas al ámbito de la justicia social (más sobre gestión de proyectos para ONGs aquí).
Para ser rentable, necesitas entender cuánto debes cobrar por proyecto o por hora en función de cuánto dinero quieres ganar. Aquí tienes un ejemplo (muy simplificado) de cómo calcular tu tarifa por hora para que entiendas cuánto debes vender tus servicios. Usar software de gestión de proyectos para autónomos o software de control horario para consultores también puede ayudarte a agilizar tus operaciones, centralizando la comunicación con clientes, el seguimiento de tareas, la facturación y el registro de horas, lo que te ahorrará valiosas horas facturables.
Salario objetivo: $150,000/al año netos
Impuestos (añadir 30%): $45,000
Software, seguros, licencias: $3,500
Afiliaciones y cuotas: $1,000
Honorarios contables y legales: $1,000
Material de oficina: $1,000
Marketing: $1,000
Conferencias y desarrollo profesional: $2,000
Primas de seguro médico: $3,900
Aportación para la jubilación: $5,000
Facturación total necesaria: $213,400
Así que, si quieres percibir $150,000 al año y necesitas facturar $213,400 para lograrlo, debes saber cuántas horas trabajarás al año.
Si trabajas una jornada estándar de 8 horas al día, cinco días a la semana, eso te da 2,080 horas. Pero no vas a poder facturar 8 horas cada día. Tienes que considerar los días festivos, vacaciones, enfermedad y cualquier otro día que necesites desconectarte del trabajo.
De forma conservadora, supongamos que planeas trabajar 49 de las 52 semanas al año. Eso te da 1,960 horas facturables. Ahora, también tienes que recordar todas las demás actividades necesarias para dirigir tu negocio. Esto incluye desarrollo comercial y marketing, contabilidad, buscar seguros, etc.
Así que, para estar seguro, planea facturar unas 35 horas por semana. Eso te da 1,715 horas facturables. Por lo tanto, para facturar todo lo necesario para alcanzar tu meta y gestionar tu negocio, deberías cobrar al menos $125/hora.
Lee más sobre los salarios de gestores de proyectos aquí.
3 beneficios de ser un consultor independiente en gestión de proyectos
Si bien existen muchas maneras de tener una carrera en gestión de proyectos, hay varios beneficios al trabajar por tu cuenta. Estos beneficios también pueden lograrse en otros caminos profesionales, por lo que es importante evaluar si realmente quieres o necesitas hacerlo por tu cuenta para alcanzar esas metas.
1. Variedad
Una de las partes más divertidas de ser un consultor independiente en gestión de proyectos es la variedad de proyectos y experiencias que tendrás.
En solo cinco años, he trabajado en mejoras de procesos y proyectos con una empresa de joyería fina de lujo, una empresa de gestión de instalaciones y software, diecisiete agencias digitales, un departamento de marketing de comercio electrónico, una empresa de software para ensayos clínicos, tres instituciones de educación superior y muchas más.
Si te gusta pensar de forma creativa y trabajar con una amplia variedad de clientes que tienen necesidades aún más diversas, el camino independiente podría ser la opción de carrera adecuada para ti. Dicho esto, trabajar en una agencia digital más grande es otra manera de trabajar en una gran variedad de proyectos sin asumir los riesgos que conlleva el emprendimiento individual.
2. Propiedad de tu horario e ingresos
Cuando trabajas por tu cuenta, puedes establecer tu propio horario y determinar cuánto cobras. ¿No eres una persona madrugadora? Atiende a los clientes en la tarde o en la noche. ¿Estás ahorrando para un gran viaje u otra meta importante? Trabaja más horas o aumenta tus tarifas.
Algunos consultores independientes planifican su año para poder tomar períodos prolongados de descanso o trabajar de forma remota mientras viajan. Todas estas son opciones si decides tomar este camino. Podrías tomarte unas largas vacaciones durante las festividades para disfrutar del buen clima en otra parte del mundo o incluso tomar un año sabático para aprender una nueva habilidad o pasar tiempo con familia o amigos.
Y en lo que respecta a la compensación, puede que estés sujeto a lo que permita el mercado, pero sigues teniendo el control de tus tarifas y puedes darte un aumento cuando lo consideres oportuno; ya no estás limitado por las políticas de compensación o las bandas salariales de una empresa.
3. Capacidad para pensar de forma más estratégica sobre la gestión de proyectos como profesión
Si bien los cargos superiores, como jefe de la PMO o Director de Gestión de Proyectos, permiten que los gestores de proyectos evolucionen a roles de liderazgo más sénior y estratégicos, es otro beneficio de convertirse en consultor independiente de gestión de proyectos.
Los consultores ayudan a resolver desafíos relacionados con procesos, herramientas, reportes y planificación a un nivel más alto dentro de una empresa que simplemente gestionando un proyecto o un subconjunto menor de proyectos para una organización.
Si buscas nuevos retos profesionales, esta es una forma sencilla de encontrarlos de manera constante.
Lee más sobre los beneficios laborales de una carrera en gestión de proyectos en general aquí.
¿Qué cualificaciones y habilidades necesitan los consultores en gestión de proyectos?
Como ya hemos comentado, no existe una cualificación legal, educativa u otra norma estándar para convertirse en consultor. Cualquier persona con el derecho legal a operar un negocio puede llamarse consultor en gestión de proyectos.
La palabra consultor (similar a la palabra coach) no tiene peso a la hora de calificar la experiencia de alguien. Dicho esto, todavía hay cualificaciones y habilidades específicas que los clientes buscan al contratar consultores en gestión de proyectos.
Cualificaciones
Experiencia en gestión de proyectos y liderazgo
Para convertirte en un consultor exitoso de gestión de proyectos, debes tener cierta experiencia en liderazgo de proyectos. Los clientes potenciales querrán entender qué tipo de proyectos has liderado y los resultados que has conseguido.
Por ejemplo, cuando me reúno con agencias digitales para hablar sobre mi trabajo, hablo mucho sobre trabajos anteriores y los resultados que obtuvieron mis clientes al trabajar conmigo. Me aseguro de tener permiso para compartir esta información cuando tengo estas conversaciones y evito divulgar cualquier información confidencial que mis clientes hayan compartido conmigo para poder realizar mi trabajo.
Entonces, ¿cómo demuestras tu experiencia si no puedes compartir nombres de empresas ni detalles de tu trabajo? A veces, los clientes satisfechos estarán encantados de ser referencia y podrán hablar con clientes potenciales sobre cómo es trabajar contigo y qué pueden esperar. Al final de cada proyecto, pregunta a tu cliente si está dispuesto a ser referencia y hablar de tu experiencia y cualificaciones.
Certificaciones en gestión de proyectos o un título avanzado (MBA o máster en gestión de proyectos)
Al igual que la experiencia en liderazgo de proyectos, los clientes potenciales buscarán credenciales que demuestren tanto tu experiencia educativa como tu compromiso con la profesión. Sin embargo, no existe un único título o certificación obligatoria que pueda calificar a un consultor.
Una combinación de educación superior, como un máster en gestión de proyectos o administración de empresas, y certificaciones como el PMP del Project Management Institute (PMI) o la certificación CSM de Scrum Alliance, puede ser suficiente.
Otra razón para mantener certificaciones del sector es que requieren horas de educación continua. Estas horas pueden ayudarte a mantenerte al día con los últimos avances del sector y mantener tus habilidades actualizadas, así como a tus clientes a la vanguardia al implementar las mejores prácticas de gestión de proyectos.
Habilidades
Para tener éxito como consultor de gestión de proyectos, necesitarás la combinación adecuada de habilidades. Aunque puede que no seas igual de fuerte en todas estas áreas, debes tener al menos conocimientos básicos en todas las siguientes:
- Habilidades superiores de gestión de proyectos: Para liderar organizaciones a través de la transformación digital o resolver desafíos de gestión de proyectos, necesitas habilidades superiores y bien desarrolladas en gestión de proyectos.
- Habilidades avanzadas de comunicación: Como consultor de gestión de proyectos, necesitarás comunicarte con muchos interesados diferentes dentro de las organizaciones de tus clientes. Esto incluye a todos, desde líderes sénior hasta otros gerentes de proyectos, algunos de los cuales puede que no estén muy contentos con tu presencia allí.
- Resolución de problemas: Las empresas y los líderes empresariales contratan consultores independientes para que les ayuden a resolver los desafíos organizacionales más complejos. Así que no debería sorprenderte que se espere que ayudes a encontrar soluciones a problemas realmente difíciles. Esto requerirá habilidades expertas de resolución de problemas y la capacidad de ayudar a otros a resolver desafíos organizativos también.
- Gestión de riesgos: Por tu experiencia en proyectos, sabes que todos los proyectos tienen algún nivel de riesgo. Así que, cuando pienses en tus compromisos de consultoría, querrás ser proactivo a la hora de mitigar y minimizar los riesgos.
- Ventas y marketing: Para impulsar el crecimiento de tu negocio de consultoría, necesitarás perfeccionar tus habilidades de ventas y marketing. Tal vez sea un área nueva para ti, pero la gestión de proyectos debería haberte preparado bien. Como gerente de proyectos, probablemente ya hayas definido alcance y estimado nuevo trabajo, compartido resultados con los interesados y necesitado persuadir a otros para iniciar un proyecto o hacer un cambio en uno que ya esté en marcha. Estas habilidades son similares a las de ventas y marketing y pueden ayudarte a comenzar.
- Habilidades operativas de negocio: Incluso si trabajas solo, seguirás dirigiendo un negocio. Declarar impuestos, comprar equipos y hacer proyecciones financieras serán parte de tus responsabilidades.
- Habilidades interpersonales: Construir rápidamente una buena relación y establecerte como un profesional será clave para tu éxito como consultor independiente. Mantener tus habilidades interpersonales agudas y aprender a conectar con una gran variedad de personas en diferentes roles será importante.
- Gestión del tiempo: Al gestionar varios clientes y proyectos mientras dedicas tiempo a hacer crecer tu negocio, necesitarás habilidades de gestión del tiempo muy avanzadas. Como propietario de un negocio, todo esto puede convertirse en un compromiso de tiempo completo (o más) si lo permites, así que asegúrate de reservar tiempo para descansar, recargarte y perseguir otros intereses y aficiones.
La consultoría independiente es desafiante pero gratificante
Si has estado leyendo esto y te has sentido emocionado por lanzarte por tu cuenta, espero que este artículo te haya ayudado a sentirte más preparado para dar el siguiente paso en tu carrera de gestión de proyectos y lanzar tu práctica de consultoría.
Podrás ayudar a otros a crecer como gerentes de proyectos y ayudar a que las empresas crezcan y sean más rentables. Es un honor y un privilegio servir a otros de esta manera, aunque puede ser desafiante incluso para un gerente de proyectos experimentado. Puede que las habilidades necesarias para gestionar todo un negocio sean nuevas para ti, y que requieras desarrollar algunas competencias adicionales.
Y finalmente, ser independiente significa que necesitas encontrar todos tus propios clientes. Puede haber momentos en los que tengas demasiado trabajo y otros en los que te preocupes por cómo pagarás las facturas.
Para hacer que esta parte sea menos estresante, crea un fondo de emergencia o una red de seguridad que te asegure tener algo de dinero extra a mano durante los tiempos más lentos. También puedes aprovechar esta época para invertir en tu formación y aprender nuevas habilidades, metodologías y técnicas para ofrecer un mejor apoyo a tus clientes.
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