Cómo Comenzar con Éxito un Nuevo Trabajo en Gestión de Proyectos
Empezar un nuevo trabajo de gestión de proyectos es tan emocionante como estresante. Has conseguido un puesto como gestor de proyectos, has superado la entrevista y tienes experiencia en el puesto, así que ¿por qué estás tan nervioso? Entrar en una nueva empresa puede conllevar bastantes retos mientras aprendes cómo funcionan las cosas.
Cuando comencé en Roboboogie, ya tenía cinco años de experiencia en el ámbito de la gestión de proyectos. Aunque mi historial gestionando equipos completamente remotos, así como gestionando proyectos en una agencia de más de 60 personas, definitivamente me ayudó a tener una buena base para el éxito, aún así fue un reto adaptarme y aprender los procesos de este equipo más pequeño.
No existen muchos recursos ahí fuera para compartir conocimiento cuando empiezas en un nuevo puesto de gestión de proyectos. Para ayudarte a integrarte antes que tarde y para impresionar a tus superiores, aquí tienes cinco consejos que te ayudarán a ponerte en marcha en poco tiempo.
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Aquí es donde debes empezar si intentas ponerte en marcha como gestor de proyectos sin experiencia previa.
1. Escucha y aprende
Las primeras semanas pueden ser un torbellino. Conocer a tus nuevos compañeros, tratar de no perderte camino al baño, olvidar rápidamente tu nuevo correo electrónico… hay mucho que asimilar. Además de todo eso, necesitas familiarizarte con los procesos actuales que existen para los gestores de proyectos.
Aunque la esencia del puesto de gestor de proyectos es similar en la mayoría de empresas, cómo se mueve un proyecto a través de su ciclo de vida puede variar de un equipo a otro. Es importante escuchar activamente a tu compañero que te está guiando por el proceso y hacer preguntas con frecuencia. Esta es una de las habilidades de liderazgo en gestión de proyectos que debes desarrollar, ya que cada miembro del equipo desempeña un papel significativo en la finalización del proyecto.
Aunque esto parezca lo básico en cualquier nuevo empleo, para los gestores de proyectos es doblemente importante absorber esta información rápidamente. Como gestor de proyectos, eres el director de orquesta del proyecto, y si no tienes claro cómo funciona el proceso, te convertirás en tu peor pesadilla: un obstáculo.
2. Conoce a tus clientes
Mientras aprendes el funcionamiento de tu nueva oficina, también es una gran oportunidad para conocer a los clientes con los que trabajarás.
Clientes satisfechos hacen proyectos satisfactorios, así que asegúrate de preguntar sobre su equipo, sus prácticas y la mejor manera de comunicarte con ellos de forma eficaz (si también te encargarás de la comunicación con el cliente). ¿Prefieren reuniones semanales fijas o pequeñas actualizaciones diarias? ¿El correo electrónico es su método preferido de comunicación, o prefieren tratar temas por teléfono? Estas preguntas dependerán del tamaño y tipo de proyecto que vayas a gestionar, pero es bueno tenerlas en cuenta cuando estás empezando.
También es conveniente reservar un tiempo para investigar a fondo la empresa. Busca información sobre su gama de servicios y su competencia. Este conocimiento puede prepararte para hablar de tendencias e ideas con el equipo creativo mientras te adaptas.
3. Conoce a tu equipo
Además de conocer a tu cliente, también es importante conocer a tu equipo. Entender las mejores prácticas y procesos que ayudan a cada miembro del equipo a ser productivo, tal como se detalla en un manual del empleado, hará mucho más sencilla la gestión de tu proyecto. Dedicar tiempo, poco después de haber comenzado en tu nuevo puesto de gestión de proyectos, para conversar con tu nuevo equipo no solo te ayudará a tener una mejor idea de cómo trabajan, sino que demostrará que también te interesa conocerlos como personas, y no solo como compañeros de trabajo.
Una manera rápida y sencilla de dedicar tiempo a hablar con tus compañeros es invitarlos a un café o a comer. Hablen sobre eventos o actividades interesantes que se pueden hacer en la ciudad cerca de la oficina. Incluso puedes preguntarles qué los trajo a la empresa.
Otra excelente manera de aprender cómo trabaja tu nuevo equipo es robar unos minutos después de una reunión. En especial para tus compañeros del equipo creativo, pregúntales cómo organizan su tiempo de trabajo para asegurarte de que tu próxima reunión o revisión no interrumpa ese período. El tiempo del "hacedor" y el del "gestor" son muy diferentes, así que comprender cómo trabaja tu equipo creativo mejorará mucho tanto el proceso del proyecto como la moral general del equipo. Cuando tu equipo sepa que entiendes cómo trabajan mejor y que quieres apoyarlo, pueden producir un trabajo de mayor calidad.
4. Da un paso adelante
Mientras sigues tu plan de 30-60-90 días, es posible que tu agenda no esté aún saturada de tareas directas de gestión de proyectos. Aprovecha esta oportunidad para mostrar tu iniciativa y busca proyectos o tareas en los que puedas colaborar. Esto puede ser algo tan simple como ingresar datos o incluso realizar algún recado para la oficina.
Haz que los nuevos miembros de tu equipo sepan que estás dispuesto y disponible para ayudar en lo que necesiten. Tal vez necesitan otra mirada sobre un correo electrónico para asegurarse de que tiene la gramática correcta, o sobre un diseño que se ha estancado. Ponerte a disposición es una excelente manera de demostrar que eres proactivo, e incluso eventualmente puede abrir la puerta a nuevas oportunidades fuera de la gestión de proyectos que podrás añadir a tu arsenal de habilidades de gestión de proyectos.
5. Escuela de Herramientas
Según un informe del Winterberry Group de 2015, la agencia promedio utiliza 12 herramientas para gestionar sus procesos, y algunas usan hasta 30 herramientas. Aunque tal vez tengas un buen manejo de los recursos que has usado anteriormente, no hay garantía de que en tu nuevo puesto los utilicen.
Una pregunta que me gusta hacer en las entrevistas es qué herramientas utiliza la agencia para gestionar sus proyectos. Es una gran oportunidad para aprender más sobre los tipos de proyectos en los que suele trabajar la empresa (desarrollo vs UX y diseño). De esta manera, si me ofrecen el puesto, ya llevo ventaja y puedo aprovechar el tiempo antes de mi incorporación para familiarizarme con sus herramientas.
Si no tienes esta información al comienzo de tu nuevo trabajo, no te preocupes. ¿Recuerdas el primer paso? Escucha y aprende. Averigua qué herramientas usa tu empresa, y luego investiga por tu cuenta para ver si se están utilizando en todo su potencial. Por ejemplo, si no has explorado las soluciones de software de gestión de recursos, pueden ser un gran cambio para asignar y hacer seguimiento de los recursos de manera eficiente.
¿Hay funciones que no se están aprovechando actualmente y podrían ahorrar tiempo al equipo? ¿Qué tal una herramienta alternativa que podría reemplazar dos herramientas?
Es importante tener en cuenta que el tamaño de tu empresa puede determinar si es posible realizar un cambio o añadir una nueva herramienta. Las startups suelen ofrecer más flexibilidad para usar diferentes herramientas, mientras que en empresas más consolidadas cualquier cambio podría tener que pasar por varios procesos de aprobación antes de implementarse.
Si tu nuevo trabajo de gestión de proyectos es en una empresa grande, habla con tu superior directo para ver la posibilidad de usar una herramienta a pequeña escala (por equipo o proyecto) en lugar de impulsar un cambio a nivel de toda la empresa.
Conclusión
En general, comenzar en tu nuevo puesto de gestión de proyectos puede ser un momento emocionante y abrumador. Para ayudarte a adaptarte a este nuevo puesto y ponerte al día más rápido, recuerda:
- Escucha y Aprende: Absorbe toda la información que puedas.
- Entiende a tus clientes: Haz preguntas y dedica tiempo realmente a conocer a tus clientes.
- Conoce a tu equipo: Conoce a tu nuevo grupo y qué los motiva.
- Aporta: Aprovecha la oportunidad para aprender nuevas habilidades y ayudar en el lugar de trabajo.
- Escuela de Herramientas: Repasa todas las capacidades que tienen las herramientas de tu empresa y explora incluso la posibilidad de presentar algunas nuevas.
¿Qué opinas?
¿Tienes algún consejo propio que te haya ayudado a ponerte al día más rápido? ¿Estás pensando en dejar tu trabajo actual y necesitas consejos? Cuéntanos en los comentarios.
