PMBOK-Vorsitzender sagt, Projektleiter sollten aufhören, KI-Tools hinterherzulaufen, und stattdessen Komplexität reduzieren
Jesse Fewell, Experte für Projektmanagement, sagt, dass Projektleiter KI nutzen sollten, um Projektarbeit zu vereinfachen und Komplexität zu reduzieren, während die Beziehungen zu den Stakeholdern und Führungsaufgaben weiterhin eindeutig menschlich bleiben.
Jesse Fewell
Projektmanagement und Ausbilder
Benutzerfreundlichkeit der Tools: KI-Tools unterscheiden sich im Bedienkomfort; integrierte Plattformen bieten häufig eine unkompliziertere Erfahrung.
Priorität Einfachheit: Vereinfachen Sie technische Infrastrukturen, um Komplexität effizient zu handhaben, die Produktivität zu steigern und mentale Überlastung zu reduzieren.
Auswirkungen von KI: KI verbessert das Projektmanagement, indem sie wiederkehrende Aufgaben übernimmt und Fachkräften ermöglicht, sich auf Strategie zu konzentrieren.
Menschliche Fähigkeiten: Die Einbindung von Stakeholdern bleibt ein menschlicher Bereich, da persönliche Interaktion essenzielles Vertrauen und Kommunikation aufbaut.
Neubewertung der Rolle: Projektmanager müssen sich an KI-Fortschritte anpassen, da Organisationen KI in ihre Arbeitsdynamik integrieren.
Jesse Fewell ist Ausbilder im Projektmanagement und unterstützt Organisationen dabei, komplexe Transformationsinitiativen zu steuern. Außerdem ist er Autor von Untapped Agility und war Vorsitzender der 8. Ausgabe des PMBOK Guide®.
Wir haben mit Jesse darüber gesprochen, wie KI die Projektabwicklung, Führung und die zukünftige Rolle von Projektmanagern verändert. Hier ist, was er dazu zu sagen hat.
Die Zukunft des Projektmanagements gestalten
Hallo, ich bin Jesse. Ich helfe Führungskräften auf allen Ebenen, nachhaltigen Wandel zu gestalten. Meine Beratungsarbeit reicht von der Verbesserung der Führungsqualitäten an den DC Public Schools bis hin zur Steuerung der digitalen Transformation bei Frontier Communications, einem 4-Milliarden-Dollar-Unternehmen, das kürzlich an Verizon verkauft wurde.
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Darüber hinaus teile ich meine Erkenntnisse mit der breiteren Community durch Bücher und Fachartikel und war Vorsitzender der 8. Ausgabe des PMBOK Guide®, dem globalen Standard für Projektmanagement.
Ich bin der Autor von Untapped Agility und schreibe seit über zehn Jahren eine Kolumne mit dem Titel „The Agile Project Manager“ im PM Network Magazine.
Wie KI als Denkanstoß-Partner dient
Die wohl überzeugendste Veränderung, die KI in meine Arbeit gebracht hat, ist meine Fähigkeit, mehr Schwung und Selbstvertrauen in meinem eigenen Denken zu erzeugen.
Früher verbrachte ich Stunden damit, Ideen zu recherchieren und Gliederungen für eine Präsentation, einen Workshop oder ein Teammeeting zu erstellen. Heute tippe ich direkt in einen Chat-Prompt – meistens nutze ich Copilot und Gemini – und die Idee in meinem Kopf wird durch eine kluge Frage auf Herz und Nieren geprüft oder durch einen Vorschlag bestätigt, den ich bereits verworfen hatte.
Wie alle anderen war ich anfangs von der schieren Ausgabemenge der GenAI beeindruckt, als diese erstmals aufkam. In den Jahren seither habe ich jedoch wieder zu dem altbewährten Grundsatz gefunden: Weniger ist mehr. Ob es meine Kernbotschaften, mein Format oder meine Erkenntnisse betrifft – KI hilft mir dabei, mehr ich selbst zu sein, und genau das schätze ich am meisten.
Im Projektalltag delegiere ich lästige Verwaltungsaufgaben wie Protokolle, Zusammenfassungen für Führungskräfte und Tagesordnungsentwürfe an die KI. Leider verbringe ich die dadurch gewonnene Zeit inzwischen damit, mit neuen PPM-Tools zu experimentieren, die mehr versprechen als sie halten.
Ich habe zum Beispiel ein neues KI-Tool ausprobiert, um die Ergebnisse von Monte-Carlo-Zeitplananalysen zu verbessern, aber es hat nicht funktioniert. Zuverlässige KI spart mir Zeit, doch dann vergeude ich diese Zeit mit unzuverlässiger KI.
Was KI übernehmen sollte und was explizit menschlich bleiben muss
Die Aktivitäten, die aus meiner Sicht am besten von KI übernommen werden, sind operative Aufgaben, die auf leicht zugänglichen Daten basieren: Etwa die Erstellung einer Roadmap aus einem Hauptzeitplan, das Ausfüllen eines Risikoregisters auf Grundlage des Projektkonzepts oder das Komprimieren des Business Case auf einen Absatz für eine Statusvorlage.
Dagegen bleibt die Einbindung von Stakeholdern vollständig in menschlicher Hand. Trotz aller Innovationen finde ich, dass Zuhören mit Augenkontakt nach wie vor die glaubwürdigste Methode ist, um Projekt- und Produktinput zu sammeln.
Ich sehe viele neue KI-basierte Methoden für die Bedarfsanalyse, die mir versprechen, Zeit durch das Weglassen vermeintlich „unnötiger" Meetings zu sparen. Aber als Projektleiter müssen meine Kolleginnen und Kollegen wissen, dass ich sie höre und verstehe.
Eine Sponsorin hat sich kürzlich bei mir beschwert, dass sie sich „drei Mal zu oft wiederholen musste." Ich würde sie keinesfalls bitten, die gleichen Dinge noch einmal für mein KI-Meetingtool zu diktieren. Stattdessen höre ich ihren Anliegen direkt zu, in ihren eigenen Worten. Nach dem Meeting tippe ich in einer Chat-Sitzung ein Projektdokument, um Kontext für die Zukunft festzuhalten; so bekomme ich viel mehr Wohlwollen von meiner Sponsorin, und dennoch alle erforderlichen Daten für spätere Aufgaben. Am Ende sind Projekte immer noch Menschensache, weil sie von Menschen gesteuert werden.
Komplexe Kalender mit KI organisieren
Ein einfacher Arbeitsablauf, der mir hilft, ist die Organisation meines Kalenders. Da ich gleichzeitig mehrere Kunden- und Freiwilligenprojekte betreue, gibt es zahlreiche Termine und Kalender, die abgestimmt und überprüft werden müssen.
Früher hätte ich dafür eine virtuelle Assistenz engagiert; heute nutze ich einige Automatisierungen, um sicherzustellen, dass es keine Terminkonflikte oder versäumte Verpflichtungen gibt. Zugegeben, es war viel Ausprobieren nötig, um die unterschiedlichen Richtlinien und Firewalls der verschiedenen Organisationen, mit denen ich arbeite, zu umgehen. Mit ein paar einfachen Prompts habe ich meinen Lernprozess aber beschleunigt und eine Kalendersystemlösung entwickelt, die für meine spezielle Situation funktioniert.
Die Realität der Nutzbarkeit von KI-Tools
Die Unterschiede in der Nutzbarkeit von KI-Tools haben mich überrascht… Es sollte mich eigentlich nicht überraschen, aber jedes Tool bietet ein eigenes Nutzererlebnis.
Die Unterschiede in der Nutzbarkeit von KI-Tools haben mich überrascht. Kürzlich habe ich versucht, ein unternehmensinternes, proprietäres LLM zur Projektanalyse zu verwenden; es war einfach nicht in der Lage, Datumsrechnungen durchzuführen, z.B. „Wie viele Kalendertage sind noch in meinem Zeitplan?“
Der Ingenieur sagte mir, mein Prompt sei schwach, aber als Nutzer erwartete ich, dass das System meine Absicht als PM erkennt. Außerdem bieten Copilot und Gemini nur sehr eingeschränkte Anwendungsfälle in meiner Produktivitäts-Suite. Es sollte mich eigentlich nicht überraschen, aber jedes Tool bietet ein eigenes Nutzererlebnis.
Wie sich ein Tech-Stack mit KI-gestützten Tools entwickelt
Integrierte Plattformen sind heutzutage hilfreicher. Bei den vielen verschiedenen Apps und Tools im Büro und auf meinem Handy versuche ich, wo immer möglich, zu vereinfachen. Zum Beispiel habe ich neulich meine geliebten Trello-Boards zugunsten der eingebetteten Aufgabenmanager in Microsoft Outlook, die mein Kunde verwendet, und Google Workspace, das meine Beratungsfirma nutzt, aufgegeben. Im Laufe der Jahre habe ich Zapier immer mal wieder ausprobiert, um führende PM-Tools über automatisierte Workflows zu integrieren, aber alles an einem Ort zu verwalten, ist in einer immer komplexeren Technikwelt attraktiver geworden.
ChatGPT Plus ist für die meisten Dinge mein erster Ansprechpartner. Ich finde es gut, dass Gemini auf all meine Google Docs zugreifen kann. Ich habe buchstäblich Dutzende von reinen KI-basierten PPM-Tools ausprobiert, aber am Ende lande ich immer wieder bei diesen beiden.
Warum Einfachheit bei der Auswahl des Tech-Stacks entscheidend ist
Untersuchungen zeigen, dass die Menschheit mit exponentiellem Wachstum bei Wandel und Komplexität konfrontiert ist. Erst ersetzten ein Dutzend Streaming-Dienste mein einziges Kabelfernseh-Abonnement, und jetzt hat das Schreiben einer E-Mail drei KI-Plugins.
Die Wissenschaft zeigt, dass das menschliche Gehirn nur eine begrenzte Komplexität gleichzeitig verarbeiten kann. Daher müssen wir lernen, zwischen dem Detail und dem Überblick zu wechseln, anstatt unsere Aufmerksamkeit ständig auf ein Dutzend verschiedene Dinge zu verteilen.
Früher wurde für Technikplattformen vor allem mit Kosteneffizienz argumentiert, sowohl bei Lizenzkosten als auch beim Einführungsaufwand. Doch Einfachheit wird ihren eigenen Wert haben, wenn wir in eine zunehmend fragmentierte Technikwelt der 2030er Jahre steuern.
Wie KI das Projektmanagement vereinfacht
In meiner Arbeit mit den DC Public Schools habe ich zwei wichtige Trends beobachtet.
- Jeder Manager brauchte PM-Kompetenzen, weil Budget- und Personalknappheit verhinderten, dass professionelle Projektmanager eingestellt wurden. Das bedeutet, dass professionelle PMs mehr Wert schaffen, wenn sie nicht nur PM-Aufgaben übernehmen, sondern auch PM-Verantwortlichkeiten an ihre Kollegen vermitteln und weitergeben.
- Eine Betriebsabteilung oder Behörde profitiert von einfachen Projektmanagement-Richtlinien. Neunzig Prozent der Arbeit des Teams bestehen aus Gebäudewartung, Familienregistrierung und Essensausgabe. Folglich hat das Team nicht die Kapazität für ein formelles PM-Framework wie Scrum. Stattdessen gaben wir einseitige Merkblätter zu PM-Richtlinien heraus (z.B. jedes Projekt nutzt das einseitige Charter-Arbeitsblatt) und zu PM-Kompetenzen (z.B. wie man diplomatisch bei verspäteten Aufgaben nachhakt).
Um diese One-Pager zu erstellen, habe ich zunächst die Prinzipien hinter dem Projektmanagementprozess untersucht. Ich fragte GenAI nach den Zielen und Dynamiken eines Projektauftrags und verglich deren Antworten mit meinen eigenen Erfahrungen und meiner Ausbildung. Zweitens forderte ich GenAI auf, einen Entwurf für eine einseitige Richtlinie zu erstellen. Für das Charterdokument beinhaltete dies ein Arbeitsblatt, das Teams nutzen konnten, um die 5W eines Projekts zu beleuchten (z.B. Warum sollten Eltern sich für dieses Schulprojekt interessieren? Wer sind die wichtigsten Interessengruppen?). Drittens teilte ich den Entwurf des Arbeitsblatts mit Teammitgliedern und Führungskräften, um deren Feedback zu sammeln. Viertens gab ich dieses Feedback zusammen mit meiner eigenen Analyse in GenAI ein, um das Arbeitsblatt weiter zu verfeinern. Ich stelle fest, dass sowohl KI-Plugins als auch GenAI-Chatbots am besten mit einfachen Aufgaben funktionieren. Oft besteht der erste Schritt darin, das Tool dazu zu bringen, komplexe PM-Konzepte in umsetzbare Aufgaben zu zerlegen.
Wann KI-Tools nicht in den Arbeitsplatz gehören
Oft stehen Technikverantwortliche unter Druck, Tools von Anbietern einzuführen, die schlichtweg noch nicht die nötigen Sicherheitskontrollen bieten, um echten Schaden zu vermeiden. Ich arbeite mit vielen risikoscheuen Organisationen zusammen, etwa aus den Bereichen Infrastruktur, Bildung und Verteidigung. Ich ermutige diese Führungskräfte, ganz offen mit den bestehenden Fähigkeiten zu prahlen, die häufig besser funktionieren als die glänzende neue KI, die alle haben möchten.
Ein Beispiel: Eine Organisation, mit der ich arbeite, verbietet derzeit sämtliche agentenbasierte Plattformen – und das aus meiner Sicht aus sehr guten Gründen. Stattdessen hat dieselbe Organisation eine Überarbeitung der Governance angestoßen, die Bürokratie in Projekten abbauen wird, sodass bestehende Automatisierungen im Workflow genutzt werden können.
Die ersten Anzeichen deuten darauf hin, dass Projektgenehmigungen künftig nicht mehr Monate, sondern nur noch Tage dauern – ganz ohne die kopierende Beschaffung von Technik, wie man es häufig in den Schlagzeilen sieht.
Projektmanagement neu denken im KI-gestützten Arbeitsumfeld
Wir sehen bereits, dass die wohl ernüchterndste Prognose wahr wird: Einstellungsleiter setzen immer häufiger auf KI-gestütztes Personal anstatt neue Mitarbeitende einzustellen … Jeder PM sollte sofort überdenken, welche Rolle er oder sie in einer KI-gestützten Arbeitswelt spielt.
Wir sehen bereits, dass die wohl ernüchterndste Prognose Realität wird: Einstellungsleiter setzen zunehmend auf KI-basiertes Personal anstelle neuer Mitarbeiter. Besonders in der Tech-Branche ist dies der Fall.
Vor drei Jahren befanden wir uns im Zeitalter des millionenschweren Softwareingenieurs auf mittlerer Ebene. Heute gilt das nur noch für KI-Ingenieure, und der Rest der technischen Belegschaft sieht sich einem stärkeren Wettbewerb ausgesetzt. Zugegeben, wir befinden uns noch in einem KI-Hype-Zyklus, und irgendwann wird es eine Korrektur der Blase geben. Aber jede Projektleitung sollte jetzt darüber nachdenken, wie ihre eigene Position in einer KI-gestützten Arbeitswelt aussieht.
Bleiben Sie dran
Sie können Jesse Fewell auf LinkedIn und auf seiner Website folgen. Oder werfen Sie einen Blick in sein Buch Unerschlossene Agilität.
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