So nutzen Sie TMetric für die Projektrentabilität: Ein praxisnaher Leitfaden für Agenturen

Die meisten Agenturen stellen etwa drei Wochen nach Abschluss eines Projekts fest, dass es nicht rentabel war. Bis dahin sind die Stunden geleistet, die Rechnung verschickt, und es bleibt nur noch, den Verlust hinzunehmen. Diese Verzögerung ist nicht ungewöhnlich: Die durchschnittliche Budgetüberschreitung wird 3.5 Wochen nachdem das Projekt beginnt, Geld zu verlieren, sichtbar, und 68% der Agenturen erfahren davon zu spät, um noch etwas zu ändern.

Dieser Leitfaden zeigt, wie du TMetric einrichtest, damit du Probleme erkennst, solange sie noch behoben werden können. Am Ende weißt du, wie du Budgets erfasst, Margen überwachst und Probleme frühzeitig erkennst. 

Was Projektrentabilität in TMetric tatsächlich bedeutet

Bevor du etwas einrichtest, ist es hilfreich zu verstehen, was TMetric tatsächlich misst. Die Projektrentabilität ergibt sich aus mehreren Informationen, die zusammenspielen, und nicht aus einer einzelnen Zahl.

Als Erstes gibt es die erfasste Zeit, also die Stunden, die dein Team dem Projekt zuordnet. Dann kommt die Abrechnung, die bestimmt, wie diese Arbeit dem Kunden in Rechnung gestellt wird. Als Nächstes folgt das Projektbudget, das entweder in Stunden, Projektgebühren oder Stunden pro Person festgelegt wird. Schließlich gibt es die Kosten, die zeigen, welcher Aufwand für die Erbringung der Arbeit anfällt.

Wenn du diese Informationen zusammenführst, erhältst du ein deutlich klareres Bild davon, wie sich das Projekt entwickelt. Statt erst nach Abschluss des Projekts zu ermitteln, ob es Gewinn abgeworfen hat, kannst du sehen, wie sich die Situation verändert, während Arbeitszeit erfasst wird.

Sobald du verstanden hast, was TMetric misst, besteht der nächste Schritt darin, das System so einzurichten, dass diese Zahlen tatsächlich aussagekräftig sind.

Schrittweise Einrichtung

Hier ist der Einrichtungsprozess. Von Anfang bis Ende sollte er etwa zwanzig Minuten dauern. 

Schritt 1 — Projekt erstellen und Budget festlegen

Alternativtext: TMetric-Projekteinstellungen mit Abrechnungsoptionen, Budgetkonfiguration, Stundensätzen und Schwellenwert für Budgetwarnungen.

Gehe zu Projekte und erstelle ein neues Projekt für den Kunden. Wähle während der Einrichtung aus, wie du das Budget festlegen möchtest. TMetric bietet dir drei Optionen: Gesamtprojektstunden, Gesamtprojektgebühren oder Stunden pro Person.

Bei den meisten Projekten mit Festpreis ist die Budgetierung nach Projektgebühren in der Regel am sinnvollsten. Wenn du nach Stunden abrechnest, ist Gesamtprojektstunden oft die einfachere Option. Wenn du die Arbeit bereits geschätzt hast, kannst du auch Schätzbudget verwenden, statt alles manuell einzugeben.

Schritt 2 — Abrechnung einrichten

Alternativtext: Der Bildschirm „Projekt bearbeiten“ in TMetric mit der Abrechnung nach Zeit und Material, Projekttarifen und konfigurierbaren Stundensätzen für Arbeitstypen.

Entscheide als Nächstes, wie du das Projekt abrechnen möchtest. Wenn es sich um ein Zeit- und Materialprojekt handelt, kannst du mit TMetric nach Projekttarif, Personentarif oder Arbeitstyp-Tarif abrechnen. Wenn verschiedene Personen zu unterschiedlichen Sätzen abrechnen, ist der Personentarif normalerweise die einfachste Möglichkeit, zu sehen, welche Einnahmen tatsächlich erzielt werden. Bei Arbeiten zu einem Festpreis stellst du das Projekt stattdessen auf Festpreis um.

Schritt 3 — Budgetwarnungen aktivieren

Aktiviere die Budgetbenachrichtigungen, bevor du das Projekt verlässt. Wähle einen Schwellenwert, der dir genügend Zeit zum Eingreifen lässt, falls sich das Projekt seinem Limit nähert (etwa 70% bis 90%). Die genaue Zahl hängt davon ab, wie dein Team arbeitet. Wichtig ist jedoch, die Warnung zu erhalten, bevor das Budget aufgebraucht ist, und nicht erst danach.

Schritt 4 — Team hinzufügen

Füge alle Personen hinzu, die am Projekt arbeiten werden, und stelle sicher, dass sie ihre Zeit von Anfang an dafür erfassen. Wenn du die Abrechnung nach Personensatz verwendest, legst du hier auch den Stundensatz jeder Person fest. Das dauert nicht lange, aber diese Einrichtung sollte sorgfältig vorgenommen werden, da alle deine Berichte davon abhängen, dass die Zeit korrekt erfasst wird.

Schritt 5 — Eine wöchentliche Überprüfungsroutine entwickeln

Alternativtext: Zusammenfassungsbericht für TMetric-Projekte mit erfasster Zeit, abrechenbarem Prozentsatz, Budgetfortschritt, Einnahmen und Kosten.

Sobald das Projekt läuft, solltest du dir angewöhnen, jede Woche oder jeden Monat Berichte → Projektzusammenfassung zu überprüfen. Dort werden deine gesamte erfasste Zeit, abrechenbare Zeit, abrechenbarer Betrag, Kosten und Budgetfortschritt an einem Ort zusammengeführt. Nimm dir jeden Montag zehn oder fünfzehn Minuten Zeit für die Überprüfung, und du wirst Probleme normalerweise erkennen, bevor sie teuer werden.

Nachdem die Einrichtung abgeschlossen ist, stellt sich als Nächstes die Frage, wie du die Daten liest und erkennst, was sie dir sagen.

Deine Projektdaten verstehen

Nachdem nun alles eingerichtet ist, ist es an der Zeit, sich anzusehen, was die Zahlen tatsächlich aussagen. Hier erfährst du im Detail, welche Informationen dir die Projektzusammenfassung liefert.  

Messwert	Was er dir sagt
Gesamtstunden	Die gesamte für das Projekt erfasste Zeit.
Abrechenbarer Prozentsatz	Der Anteil der erfassten Zeit, der in Rechnung gestellt werden kann. Wenn dieser Wert unter den für das Projekt geplanten Wert fällt, solltest du herausfinden, warum.
Betrag	Der Wert der bisher erfassten abrechenbaren Arbeit.
Kosten	Was die Ausführung der Arbeit gekostet hat. Vergleiche diesen Wert mit dem Betrag, um deine Marge zu verstehen.
Budgetfortschritt	Wie viel des Projektbudgets bereits verwendet wurde.

Nehmen wir ein einfaches Beispiel. Angenommen, du hast ein Projekt mit einem Festpreis von $1,500. Der Bericht zeigt, dass 35 % des Budgets verwendet wurden und 85 % der erfassten Zeit abrechenbar sind. Das wäre zunächst kein Grund zur Sorge. 

Stell dir nun vor, das Budget liegt weiterhin bei 35 %, aber der abrechenbare Prozentsatz ist auf 55 % gesunken. Das solltest du genauer untersuchen. Vielleicht verbringt das Team mehr Zeit in internen Besprechungen. Vielleicht hat der Kunde um einige zusätzliche Überarbeitungsrunden gebeten. 

Der Bericht sagt dir zwar nicht genau, was passiert, aber er weist dich auf das Projekt hin, das du untersuchen solltest, bevor aus einem kleinen Problem ein kostspieliges wird.

Drei Anzeichen dafür, dass ein Projekt aus dem Ruder zu laufen beginnt

Hier sind die ersten Anzeichen dafür, dass ein Projekt Aufmerksamkeit benötigt.

Erstens sinkt die abrechenbare Zeit kontinuierlich. Wenn ein immer kleinerer Anteil der Arbeitszeit des Teams abrechenbar ist, solltest du dir das genauer ansehen. Vielleicht bittet der Kunde um zusätzliche Überarbeitungen. Vielleicht verbringt das Team mehr Zeit in internen Besprechungen. So oder so steckst du mehr Aufwand in das Projekt, ohne mehr Einnahmen zu erzielen.

Achte auf eine schleichende Ausweitung des Projektumfangs. Untersuchungen zeigen, dass eine solche Ausweitung 5–15 % der Projektmarge aufzehren kann, und ein sinkender abrechenbarer Prozentsatz ist häufig eines der ersten Anzeichen.

Zweitens verschwindet das Budget schneller, als du erwartet hast. Wenn der Budgetfortschritt nicht zu dem Stand passt, an dem sich das Projekt befinden sollte, halte inne und überprüfe, was noch übrig ist. Eine kleine Kurskorrektur ist jetzt deutlich einfacher, als später eine Budgetüberschreitung erklären zu müssen.

Drittens erfasst eine Person den Großteil der Stunden. Bei einem Festpreisprojekt ist das häufig ein Zeichen dafür, genauer hinzusehen. Vielleicht war die Schätzung falsch. Vielleicht ist die Arbeit nicht gleichmäßig im Team verteilt. Was auch immer der Grund ist: Es ist besser, das frühzeitig zu erkennen, als es erst nach Abschluss des Projekts festzustellen.

Probleme frühzeitig zu erkennen, ist nur ein Teil des Gesamtbildes. Dieselben Daten können auch hilfreich sein, wenn es Zeit ist, mit dem Kunden zu sprechen.

Die Daten in Kundengesprächen nutzen

Die Informationen, die du erfasst hast, machen auch Gespräche mit Kunden deutlich einfacher. Wenn alle auf dieselben Zahlen schauen, lassen sich Umfang, Budgets und Zeitpläne viel leichter besprechen, ohne dass das Gespräch subjektiv wird.

Wenn ein Projekt über den ursprünglichen Umfang hinausgewachsen ist, erhältst du durch den Export des Berichts als PDF eine klare Übersicht über die erfasste Zeit, das verwendete Budget und den bisher gelieferten Wert. Statt zu sagen: „Dieses Projekt dauert länger als erwartet“, kannst du genau zeigen, wofür die zusätzliche Zeit aufgewendet wurde.

Derselbe Bericht ist ebenso nützlich, wenn es darum geht, über eine Budgeterhöhung oder die Überprüfung eines Retainer-Vertrags zu sprechen. Wenn ein Projekt regelmäßig mehr Zeit benötigt, als ursprünglich kalkuliert wurde, hast du die Historie, um den Grund dafür zu erklären. Du bittest den Kunden nicht einfach, dir zu vertrauen, sondern hast Daten, die das Gespräch untermauern.

Heute erfassen nur 20 % der Agenturen die Rentabilität auf dieser Ebene. Das bedeutet, dass die meisten mit Meinungen statt mit Belegen in diese Gespräche gehen. Wenn Sie Ihren Bericht zur Projektübersicht regelmäßig überprüft haben, gehen Sie mit etwas deutlich Nützlicherem in diese Gespräche.

Fazit: Das gesamte System an einem Nachmittag

Die Rentabilität eines Projekts im Blick zu behalten, muss nicht kompliziert sein. Legen Sie das Budget fest, wählen Sie aus, wie das Projekt abgerechnet werden soll, aktivieren Sie Budgetwarnungen und überprüfen Sie Ihre Projektdaten jede Woche. Sobald das eingerichtet ist, haben Sie alles, was Sie brauchen, um Probleme zu erkennen, bevor sie zu nicht abrechenbaren Kosten werden.

Daraus entsteht der Mehrwert. Teams, die Budgets in Echtzeit verfolgen, berichten von weniger Überschreitungen, während Agenturen mit einer gesunden Auslastung ihre Gewinne tendenziell schneller steigern. TMetric erzielt diese Ergebnisse nicht von selbst, erleichtert es aber erheblich, zu erkennen, was passiert, solange noch Zeit zum Handeln bleibt.

Am einfachsten beginnen Sie mit Ihrem nächsten Projekt. Richten Sie es vom ersten Tag an richtig ein, überprüfen Sie es jede Woche und sehen Sie, was Ihnen die Zahlen sagen. Wenn Sie TMetric noch nicht nutzen, können Sie ein kostenloses Konto erstellen und denselben Arbeitsablauf selbst ausprobieren.