Wie Scoro Dienstleistungsunternehmen transformiert: Basierend auf echten Ergebnissen

Ein professionelles Dienstleistungsunternehmen zu führen, ist harte Arbeit. Es erfolgreich zu skalieren, ist noch schwieriger. Egal, ob Sie eine Agentur, Beratung, Rechts-, Buchhaltungs- oder IT-Dienstleistungsfirma leiten – die Stolpersteine, die Ihren Alltag sabotieren, sind meist ähnlich. Überbedienung, nicht abgerechnete Arbeit, unvorhersehbare Arbeitsbelastungen und schwindende Gewinnmargen sind bei Firmen, die ihre Zeit und ihr Fachwissen verkaufen, allzu häufig anzutreffen.

Auch wenn das Ausmaß der Probleme von Unternehmen zu Unternehmen variiert, haben sie alle eine gemeinsame Ursache: den Einsatz von nicht integrierter Tools für Schätzung, Ressourcenmanagement, Nachverfolgung und Abrechnung von Projekten. Tatsächlich setzen Führungskräfte durchschnittlich 5+ Anwendungen in ihrem Projekt-Toolset ein. Daher müssen sie die Informationen aus diesen Plattformen mit manuellen Excel-Berichten zusammenführen. Bis die Berichte fertiggestellt sind, sind sie bereits veraltet – und die Ergebnisse können nicht mehr beeinflusst werden.

Wenn Sie als Führungskraft mit ähnlichen Hürden kämpfen, ist es vielleicht an der Zeit, von einfachen Projekttools zu Professional Services Automation (PSA) Software zu wechseln. So können Sie Budgets, Zeitpläne, Ressourcen, Auslieferung, Rechnungsstellung und Berichterstattung an einem Ort planen.

Klingt in der Theorie großartig, oder? Aber Sie fragen sich vielleicht, wie das in der Praxis aussieht? In diesem Artikel zeigen wir, wie Scoro PSA Software den gesamten Projektlebenszyklus vom ersten Angebot bis zur letzten Rechnung abdeckt – und so Dienstleistungsunternehmen dabei unterstützt, profitabel zu wirtschaften und zu wachsen.

Sparen Sie Tage bei der Projektschätzung

Direkt vor dem Wechsel zu Scoro war der Angebotsprozess bei Kojo, einem Produktionsstudio mit 250 Mitarbeitern, mühsam. Producer verbrachten Tage damit, zwischen dem alten Projekttool der Firma und Tabellenkalkulationen hin und her zu wechseln, um Kundenangebote zu erstellen. Der manuelle Prozess kostete nicht nur Zeit, sondern erschwerte auch die Transparenz über die Gewinnmargen und erhöhte das Risiko von Unterkalkulationen.

Nach der Umstellung auf Scoro und der Einrichtung von Angebotsvorlagen hat Kojo die Angebotsdurchlaufzeit von 2–3 Tagen auf 24 Stunden reduziert. Selbst für die detailliertesten und individuellsten Angebote braucht das Produktionsteam jetzt rund 30 Minuten zur Vorbereitung.

Das Ergebnis ist nicht nur ein schnelleres Angebotserstellungsverfahren. Die Teams haben nun mehr Zeit, sich auf die Umsatzsteigerung zu konzentrieren, die Kundenerfahrung verbessert sich, und die Führung erhält Echtzeitdaten für proaktive Geschäftsentscheidungen.

Auslastung optimieren und Umsatz steigern

Die Teamkapazität zu verstehen und Ressourcen zu managen, war in den sieben Einheiten der DGA Group eine Herausforderung. Einige Teams der globalen Beratung erfassten überhaupt keine Zeiten, während andere mit umständlichen Tools kämpften. Es war unklar, wie viel Zeit worauf tatsächlich verwendet wurde – eine Übersicht über die Teamkapazität war nicht möglich.

Nach dem Wechsel zu Scoro erfasst das global agierende Team von über 350 Mitarbeitern seine Arbeitszeiten auf konsistente Weise. Die Stundenzettel fließen direkt in laufende Projekt- und Auslastungsberichte ein und bieten Echtzeiteinblicke. So konnte DGA ihre Auslastung gegenüber dem Vorjahr um 20 % steigern.

Heute kann die Führung bei der Ressourcenplanung ebenfalls datenbasiert entscheiden. Wenn Teams zusätzliche Einstellungen anfordern, lässt sich leicht erkennen, ob bestehende Ressourcen besser genutzt werden können oder ob eine Erweiterung notwendig ist.

Genaue Zeiterfassungen haben auch einen positiven Effekt auf die Rentabilität der Projekte. Früher mussten die Teams Arbeitszeiten und Budgets händisch mit Tabellen abgleichen – das war zeitaufwendig und fehleranfällig. Überbedienungen waren schwer zu verhindern, da keine aktuellen Daten für eine Kurskorrektur vorlagen. Mit Scoro kann die Führung nun täglich den Fortschritt überwachen, Ist-Zahlen mit Budgets vergleichen und bei Bedarf nachsteuern. Dies hat DGA geholfen, den Projektgewinn im Vergleich zum Vorjahr um 33 % zu steigern.

Manuelle Berichte einsparen und jeden Monat 2+ Arbeitstage zurückgewinnen

Das führende Architekturbüro Mittelamerikas, Mallol Arquitectos, nutzte verschiedene Tools – von Deltek Vision bis Teamwork – zur Durchführung ihrer Projekte. Da sich die Daten aus den einzelnen Phasen des Projektlebenszyklus auf unterschiedlichen Plattformen ansammelten, waren sie nicht synchronisiert und hatten letztlich keinen echten Wert für das Unternehmen.

Mallol stand vor der ständigen Herausforderung, die Daten zu standardisieren und deren Genauigkeit sicherzustellen, was dazu führte, dass zu viele wertvolle Stunden mit manuellen Berichten verbracht wurden.

Der Wechsel zu Scoro hat Mallols Berichtsstruktur grundlegend erneuert. Mit Live-Dashboards und vorgefertigten Berichtsvorlagen, die auf ihre Bedürfnisse zugeschnitten sind, sind nun alle KPIs – von der auf einzelne Projektphasen entfallenden Zeit bis zu prognostizierten Erlösen und Ressourcenverfügbarkeit – in Echtzeit abrufbar. Berichte, die früher 5-6 Stunden pro Woche in Anspruch nahmen, sind jetzt sofort verfügbar.

Schnellere Rechnungsstellung und Umsatzprognosen

Julia Longo, Finanzdirektorin der Multi-Entity-Agentur Saentys, verbrachte früher jeden Monat zwei volle Tage mit der Umsatzprognose. Sie musste eine Projektliste aus einem alten, fehleranfälligen System exportieren, Tabellenvorlagen für jeden Account Manager vorbereiten, die Tabellen zusammenstellen und schließlich einen Gesprächstermin mit jedem Account Manager vereinbaren, um die Prognosen zu überprüfen.

Es ist leicht nachvollziehbar, warum der Abschlussbericht oft veraltet war, sobald er fertiggestellt wurde. Nach der Einführung von Scoro übernimmt die Plattform alle aufwändigen Aufgaben und Julia kann die Umsatzprognose in Echtzeit einsehen, wann immer sie möchte, und spart dadurch zwei Tage im Monat.

Auch die Rechnungsstellung nahm früher zu viel wertvolle Zeit in Anspruch, da viele Abstimmungen mit Kunden und Account Managern erforderlich waren. Jetzt werden Rechnungen direkt aus Scoro verschickt und automatisch mit Xero synchronisiert, sodass das Team den Zahlungsstatus an einem Ort nachverfolgen kann. Für Kundenanfragen oder -änderungen können direkt Kommentare zur Rechnung hinzugefügt werden, was Anpassungen erleichtert.

Zusammenfassung

Die Konsolidierung Ihrer Geschäftsdaten ist mehr als nur ein technisches Upgrade. Scoro ist ein Wachstumstreiber, der vernetzte Systeme in eine einzige, verlässliche Informationsquelle verwandelt. Statt zwischen Tabellen, Finanztools, CRM oder Projektmanagement-Apps zu wechseln, ermöglicht vereinheitlichte Daten Ihrem Team, genaue und aktuelle Einblicke zentral abzurufen.

Wenn Umsatz-, Zeiterfassungs-, Abrechnungs-, Projektmanagement- und Ressourcendaten in einem System verbunden sind, erhält die Geschäftsleitung die Transparenz, Entwicklungen zu erkennen, Umsatz- und Gewinnprobleme frühzeitig abzuschätzen und rechtzeitig gegenzusteuern. Vereinbaren Sie eine Demo mit dem Scoro-Team, um ähnliche Ergebnisse wie die oben genannten Teams zu erzielen. Sind Sie sich noch nicht sicher, ob Ihr Unternehmen ein PSA-Tool wie Scoro braucht? Dann erfahren Sie mehr über die Geschäftsentwicklungsstufen und finden Sie es heraus.