Wie Runn die größten Herausforderungen der Kapazitätsplanung löst

Kapazitätsplanung kommt dem Versuch eines Unternehmens, die Zukunft vorherzusagen, wohl am nächsten. Wenn sie gelingt, weißt du, wer wann verfügbar ist und ob du das nächste Projekt annehmen kannst, ohne deine Pläne aus dem Gleichgewicht zu bringen. Wenn sie scheitert, weißt du vermutlich, was als Nächstes passiert.

Es überrascht nicht, dass die Kapazitätsplanung laut Runns Bericht zum Stand des Ressourcenmanagements für Teams im Jahr 2026 zu den am häufigsten genannten Prioritäten gehört. Doch aus der Priorität ist noch kein Vertrauen entstanden. Nur 6 % der Teams sagen, dass ihre Prognosen äußerst effektiv sind, und fast die Hälfte nennt den fehlenden Überblick über Kapazität und Nachfrage als eine der größten Herausforderungen.

Die meisten Teams wissen bereits, dass Kapazitätsplanung wichtig ist. Was ihnen fehlt, ist ein System, das ihnen das Handeln erleichtert. Wenn Pläne noch manuell in dafür ungeeigneten Werkzeugen erstellt werden (wir sprechen von Tabellenkalkulationen), sind die Daten in dem Moment veraltet, in dem sich etwas ändert. Selbst wenn Prognosen erstellt werden, führen sie wahrscheinlich nicht zu Entscheidungen, mit denen sich jemand wirklich wohlfühlt.

Runn ist eine Software für Ressourcenmanagement und Kapazitätsplanung, die genau diese Lücke schließt.

Die 4 größten Herausforderungen der Kapazitätsplanung und wie Runn sie löst

1. Kein Echtzeitüberblick darüber, wer tatsächlich verfügbar ist

Eine Tabellenkalkulation liefert dir eine Momentaufnahme der Kapazität, aber keinen Live-Überblick. Sobald jemand einem neuen Projekt zugewiesen wird oder unerwartet Urlaub nimmt, ist diese Momentaufnahme veraltet.

Veraltete Verfügbarkeitsdaten wirken sich direkt auf die Entscheidungsfindung aus. Wenn du nicht sicher weißt, wer wann verfügbar ist, wie kannst du dann mit ausreichender Sicherheit planen? Stattdessen müssen Manager Entscheidungen verzögern oder auf Grundlage veralteter Informationen die falsche Entscheidung treffen.

So löst Runn das Problem

Runn zeigt Verfügbarkeit, Arbeitsauslastung und Auslastungsgrad auf einen Blick an und aktualisiert die Ansicht sofort, wenn sich ein Plan ändert. Dabei werden Abwesenheiten und Feiertage berücksichtigt. Wenn dein Kapazitätsüberblick aktuell ist und auf genauen Daten basiert, musst du nicht mehr zwischen drei Registerkarten wechseln, nur um die Frage zu beantworten: „Wer ist gerade tatsächlich verfügbar?“

2. Prognosen, die einer Überprüfung nicht standhalten

Prognosen gehören inzwischen zum Standard – 86 % der Organisationen erstellen sie regelmäßig oder gelegentlich –, doch das Vertrauen ist noch nicht nachgezogen. Ein Teil des Problems besteht darin, dass Nachfrage und Kapazität oft nicht am selben Ort erfasst werden. Das erklärt wahrscheinlich, warum 42 % Schwierigkeiten mit der Abstimmung zwischen beiden haben.

Prognosen sollten nicht bedeuten, Pipeline-Daten aus einem Werkzeug und die Zeitpläne der Mitarbeitenden aus einem anderen abzurufen, beides anschließend manuell aufeinander abzustimmen oder die Zukunft auf Grundlage der tatsächlichen Werte des letzten Quartals vorherzusagen.

So löst Runn das Problem

Mit Runn können Prognosen bis zu ein Jahr im Voraus erstellt werden. Teams können vorläufige Projekte anlegen, um noch nicht bestätigte Aufträge zu modellieren, und Platzhalter verwenden, um künftige Nachfrage zu reservieren. So werden die Stunden und Fähigkeiten blockiert, die ein Projekt benötigen wird, bevor eine bestimmte Person zugewiesen wird. Du kannst vorläufige Projekte sogar zu einem Szenario zusammenfassen und so die Auswirkungen verschiedener Entscheidungen prüfen, bevor du Ressourcen bindest.

Ein gutes Werkzeug für die Kapazitätsplanung bietet eine gemeinsame, verlässliche Datenquelle, aus der jede Prognose gespeist wird. Dadurch ist sichtbar, wie sich ein potenzieller neuer Kunde oder ein neues Projekt auf die Kapazität des gesamten Teams auswirkt, bevor sich jemand dazu verpflichtet.

3. Kein Überblick darüber, wer über die richtigen Fähigkeiten verfügt – nicht nur über die richtigen freien Stunden

Die Verfügbarkeit zeigt dir, wer frei ist, aber das ist nur die halbe Lösung. Du musst außerdem wissen, wer für die Zuweisung zu einem bestimmten Projekt geeignet ist. Ohne Überblick über die Fähigkeiten kann es passieren, dass du die falsche Person einsetzt.

Jane, eine Entwicklerin, könnte beispielsweise über freie Stunden verfügen. Wenn das Projekt jedoch ein hohes Maß an Erfahrung mit React erfordert und sie noch nie damit gearbeitet hat, ist sie nicht die richtige Besetzung.

So löst Runn das Problem

Die Planung von Fähigkeiten in Runn geht über Berufsbezeichnungen hinaus. Personen und Platzhalter können nach Fähigkeiten, Technologiestack, Erfahrungsstufe oder benutzerdefinierten Feldern, die du verfolgen möchtest, gekennzeichnet werden. 

Die Filterung nach „wer ist verfügbar?“ und „wer hat Erfahrung mit React?“ wird zu einer einzigen Aktion. Und weil auch Platzhalter mit Fähigkeitstags versehen werden können, kannst du bereits für die benötigte Fähigkeit eines Projekts planen, bevor du überhaupt weißt, wer die Aufgabe übernehmen wird.

Für Teams, die viele Personen über zahlreiche Projekte hinweg verwalten, geht SmartMatch AI noch einen Schritt weiter: Es empfiehlt anhand von Kompetenzen und Verfügbarkeit die am besten geeignete Person für eine Aufgabe, sodass die richtigen Personen schneller gefunden werden.

4. Manuelle, tabellengesteuerte Prozesse, die nicht mithalten können

Tabellen können leistungsstarke Werkzeuge sein, wenn sie für die richtigen Zwecke eingesetzt werden. Sie sind jedoch nicht darauf ausgelegt, etwas so Menschliches und Flexibles wie Kapazität zu verwalten. Der Versuch, dies zu tun, ist wie der Versuch, einen quadratischen Pflock durch ein rundes Loch zu drücken.

Jedes Mal, wenn sich Prioritäten verschieben, muss ein tabellenbasierter Plan neu erstellt werden. Das ist langsam, und jede manuelle Aktualisierung birgt die Gefahr, dass etwas schiefgeht.

Ein Projektmanager könnte beispielsweise drei Personen einem neuen Kunden zuweisen und anschließend die Kapazität in fünf weiteren Tabellen manuell aktualisieren müssen, um dies abzubilden. Wird eine Änderung übersehen oder ein Datum falsch eingetragen, ist der Plan bereits aus dem Ruder gelaufen.

Wie Runn das Problem löst

Ein gemeinsamer, stets aktueller Plan ersetzt die verstreuten Tabellen, sodass eine Änderung, die eine Person vornimmt, für alle anderen sofort sichtbar ist. Projektvorlagen erfassen außerdem die Phasen, Rollen und typische Zeitaufteilung für wiederholbare Aufgaben. So beginnen neue Aufträge mit einer bewährten Grundlage statt mit einem leeren Raster.

Aus Kapazität wird Planungssicherheit

Kapazitätsplanung ist keine reine Schätzung mehr, sobald sie statt aus statischen Tabellen mit Echtzeitdaten gespeist wird. Ganz gleich, ob die Herausforderung in der Übersicht, der Prognose, den Kompetenzen oder dem manuellen Prozess liegt: Die Lösung ist ein System, das aktuell bleibt.

Runn unterstützt Teams bei der Personalplanung für technische Projekte. Erhalten Sie in Echtzeit Einblick in Kapazität und Nachfrage, um die bevorstehenden Entwicklungen zu prognostizieren und die richtigen Personen den richtigen Projekten zuzuweisen.

Möchten Sie erfahren, wie Runn Ihr Team unterstützen kann? Kostenlose Testversion starten, um Ihre eigene Übersicht über die anstehenden Aufgaben zu erstellen.