Wie 3 technische Teams ihre Kapazitätsplanungsprobleme mit Runn gelöst haben

Die meisten Planungstools zeigen Ihnen nur, was gerade passiert. Sobald sich etwas ändert – Prioritäten verschieben sich oder ein Auftrag wird früher abgeschlossen – ist diese Ansicht bereits veraltet.

Mit der richtigen Software für Ressourcenmanagement und Kapazitätsplanung können technische Teams weiter vorausblicken und den Zahlen, die sie betrachten, vertrauen. Hier erfahren Sie, wie drei Unternehmen, die Personal für individuelle Software- und IT-Arbeiten planen, genau das mit Runn umgesetzt haben – in ihren eigenen Worten.

Denver Technology: sechs Monate im Voraus prognostizieren

Denver Technology bietet Ingenieurberatung, Projektumsetzung und verwaltete Dienstleistungen in den Bereichen Betriebstechnologie (OT) und IT. Das bedeutet, Spezialisten, laufende Projektzeitpläne und eine Pipeline von Chancen, die noch nicht gewonnen wurden, gleichzeitig zu koordinieren.

Lange Zeit zeigten ihre Pläne nur bestätigte Arbeiten, da das Team seine Ressourcenprognosen aus einem Projektmanagementsystem bezog, das ausschließlich bereits unterzeichnete Aufträge abbildete. Dadurch wurde es schwieriger, die Auswirkungen potenzieller Arbeit auf die zukünftige Kapazität zu verstehen, sodass Denver Technology nach einem spezialisierten Tool für IT-Kapazitätsplanung suchte.

Sie benötigten ein Tool, das für die Pipeline und nicht nur für bestätigte Lieferungen entwickelt wurde. Die Plattform von Runn bot genau das, was sie brauchten: vorläufige Projekte für Pipeline-Prognosen, Auslastungs- und Kapazitätsplanung für Teams sowie visuelle Ressourcenplanung.

Mit Runn beginnt der Planungsprozess von Denver Technology in dem Moment, in dem ein Angebot verschickt wird. Projektmanager können vorläufige Projekte erstellen, während ein Auftrag noch angeboten wird. So erhalten sie frühzeitig einen Überblick über Lieferanforderungen, Teamkapazität und realistische Starttermine, bevor der Kunde unterschreibt.

Wie Betriebsleiter Brad Hardwicke erklärt, hat diese Veränderung die Art und Weise geändert, wie sein Team wichtige Fragen beantwortet: "Wir konnten vorläufige Projekte nutzen, wenn wir Arbeiten für unsere Kunden kalkulieren. Wenn wir diese Gelegenheit gewinnen würden, wie würde sie aussehen? Wann könnten wir sie umsetzen? Wer würde diese Arbeit erledigen?"

Drei Monate nach der Einführung von Runn war Denver Technology von einer Planung über wenige Wochen hinaus dazu übergegangen, gleichzeitig monatelange Pipeline-Prognosen und Projektzuweisungen zu verwalten. Heute plant das Team sechs volle Monate im Voraus, wobei bestätigte und vorläufige Arbeiten nebeneinander sichtbar sind. Diese Transparenz hat zu Ressourcenprognosen geführt, die bis auf 0,4 % der tatsächlichen Auslastung.

"Zum ersten Mal konnten wir eine sechsmonatige Übersicht über unsere potenzielle Arbeit und unsere Projektlast im gesamten Lieferteam erhalten. Wir sahen, was wir benötigten, wo wir es benötigten und was wir übernehmen konnten."

Rocket Science Group: den Zahlen genug vertrauen, um danach zu planen

Rocket Science Group ist in drei Bereichen tätig – Backend-Infrastruktur, Spieleentwicklung und Live-Betrieb – mit rund 145 Mitarbeitenden in Wales, England und den USA. So viele bewegliche Teile über verschiedene Zeitzonen hinweg zu koordinieren, ist ein ständiger Balanceakt zwischen Menschen, Projekten und Rentabilität.

Das Team verwaltete Verfügbarkeiten und Projektpläne über verschiedene Zeitzonen hinweg in Tabellenkalkulationen. Wie Mitgründer und Präsident Brian Corrigan erklärt, ist die Mathematik hinter der Ressourcenplanung komplexer, als sie auf den ersten Blick erscheinen mag:

"Ressourcenplanung ist für uns von Natur aus mehrdimensional. Wenn man mit Teilzuweisungen für Projekte, interner Arbeit und Abwesenheiten zu tun hat, wird die Mathematik sehr schnell kompliziert. Wenn diese Grundlage nicht stimmt, beginnt alles, was darauf aufbaut, auseinanderzufallen."

Dass sie nicht vollständig darauf vertrauen konnten, dass die Zahlen noch stimmten, sobald sich genügend Variablen angesammelt hatten, veranlasste Rocket Science Group, nach einem Tool zu suchen, das speziell dafür entwickelt wurde, dieser Komplexität standzuhalten.

"Deshalb hebt sich Runn ab – die Mathematik für Zuweisung und Auslastung ist präzise abgestimmt. Es ist besser als jedes Produkt, das ich im Laufe meiner Karriere verwendet habe."

Auf dieser soliden Grundlage konnte das Team selbstbewusst darauf aufbauen, einschließlich der Planung von Kompetenzen und nicht nur von Stunden:

"Wenn wir wissen, dass Arbeit auf uns zukommt, die bestimmte Rollen oder Kompetenzen erfordert, können wir frühzeitig dafür planen – sei es durch Einstellungen, die Beauftragung externer Kräfte oder die Verlagerung von Arbeit zwischen Teams. Wir denken nicht nur über Kapazität nach, sondern auch über Fähigkeiten."

Dieses Vertrauen in die zugrunde liegenden Zahlen macht auch die sechs- bis neunmonatige Sicht von Rocket Science Group auf Kapazität und Nachfrage in der Praxis nützlich. Mit einem klaren Überblick über die Kapazität kann die Führung nun den Starttermin eines Projekts so verschieben, dass er zur bestehenden Arbeitslast passt. Der Nutzen zeigt sich direkt in der Auslastung, die im vergangenen Jahr um 5-6% gestiegen ist:

"Wenn man mit einer Marge arbeitet, machen selbst einige Prozentpunkte einen echten Unterschied – dort wird Rentabilität gewonnen oder verloren."

Ollion: fünf Prognosen durch eine einzige ersetzen

Ollion kam 2023 durch eine Fusion mit fünf anderen Unternehmen zusammen – was bedeutete, dass fünf verschiedene Systeme, Formate und Kostensätze gleichzeitig in die Kapazitätsplanung einflossen. Für Csaba Muha, Ollions Leiter Governance und Operations – APAC, war die Priorität klar: Dieses Flickwerk durch ein einziges, skalierbares Ressourcenmanagementsystem zu ersetzen, auf das sich das gesamte Unternehmen verlassen konnte, ohne dafür ein eigenes Team zu benötigen.

Die Benutzeroberfläche von Runn machte die Einführung wesentlich einfacher, als das Führungsteam erwartet hatte: "Es war für unsere Mitarbeitenden so einfach, Runn zu übernehmen, dass sie keine Schulung benötigten und die Umstellung nur zwei Tage dauerte."

Der größere Wandel kam nach der Einführung. Da die operativen Teams nicht mehr mit unterschiedlichen Systemen und Kostensätzen arbeiteten, konnte Ollion die Auslastung und Zuweisung endlich im gesamten Unternehmen an einem Ort sehen, anstatt sie Team für Team zusammenzufügen:

"Mit Runn haben wir unseren operativen Aufwand reduziert und die Rentabilität gesteigert. Die Zusammenarbeit zwischen den Teams ist deutlich besser, und alle arbeiten nun mit einer einzigen verlässlichen Datenquelle."

Diese einheitliche Kapazitätsübersicht war während einer Umstrukturierungsphase besonders wichtig. Ollion musste nicht nur verstehen, wer woran arbeitete, sondern auch, ob diese Arbeit mit den Unternehmenszielen übereinstimmte – eine Herausforderung bei der Kapazitätsplanung, der sich viele Cloud-Beratungen während ihres Wachstums stellen. Echtzeitdaten ermöglichten es, zu vergleichen, wo die Teams ihre Zeit voraussichtlich einsetzen sollten und wo sie tatsächlich eingesetzt wurde, und die Mitarbeitenden entsprechend den Aufgaben neu zuzuordnen.

Für Muha veränderte dieser Wandel die Art der Entscheidungen, die sich anhand von Kapazitätsdaten treffen ließen:

"In unserem schnelllebigen Geschäft haben wir es mit vielen Szenarien nach dem Muster ‚Was wäre, wenn?‘ zu tun. Da unsere Mitarbeitenden unser größtes Kapital sind, geht es vor allem darum, ihre Auslastung und den von ihnen erzielten Umsatz zu verstehen. Mit besserer Transparenz können wir proaktive Entscheidungen treffen – sei es bei Einstellungen, Umstrukturierungen oder der Anpassung von Prozessen – anstatt erst auf Probleme zu reagieren, wenn sie bereits aufgetreten sind."

Die Kapazitätsprognose nahm früher jeden Monat mehrere Tage der Aufmerksamkeit des Managements in Anspruch. Jetzt dauert sie nur noch wenige Stunden. Das Ergebnis ist ein einziges verlässliches Kapazitätsbild, das geprüft werden kann, anstatt mehrerer Bilder, die nie ganz übereinstimmten – und dadurch bleiben Teams und Projekte besser aufeinander abgestimmt.

Dasselbe Problem, drei verschiedene Auslöser

Bei Denver Technology zeigte sich die Lücke in der Vertriebspipeline. Bei Rocket Science Group zeigte sie sich in den Berechnungen selbst. Bei Ollion zeigte sie sich in unterschiedlichen Kapazitätsübersichten, die nie ganz übereinstimmten.

Das sind unterschiedliche Auslöser, die dieselbe Lösung erfordern: eine genaue Kapazitätsübersicht in Echtzeit, anhand derer das gesamte Team planen kann.

Neugierig, wie Runn Ihr Team unterstützen kann? Sehen Sie, wie es funktioniert und erhalten Sie Ihre eigene Übersicht darüber, was bevorsteht.