Productive-Kundenerfolgsgeschichte: Wie Capptoo vier Unternehmen zentralisierte

By Mia Maček on Jun 11, 2026

Erfahren Sie, wie Capptoo Abläufe über mehrere Geschäftsbereiche hinweg optimierte, Einblicke in die Rentabilität in Echtzeit gewann und die Berichterstattungszeit mit Productive um 50 % reduzierte.

TABLE OF CONTENTS Unternehmensübersicht Ergebnisse mit Productive Die Kosten eines Flickwerksystems tragen Wie Capptoo seine Zeit zurückgewann So funktioniert Productive Der Umstieg auf Productive hat sich für Capptoo bezahlt gemacht Wichtigste Erkenntnisse

PARTNER PERSPECTIVES

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Unternehmensübersicht

Capptoo ist eine 360°-Agentur mit Sitz in der Schweiz, die ein breites Spektrum an digitalen Lösungen anbietet – von Strategie und Beratung bis hin zu Design, Entwicklung und digitalem Marketing.

Mit Aktivitäten in vier verschiedenen Geschäftsbereichen (darunter eine KI-Feedback-Management-Plattform, eine Digitalagentur, eine auf Pharma spezialisierte Serviceeinheit und eine Onkologie-Content-Plattform) betreut Capptoo Kunden in ganz Europa und expandiert in die USA.

Durch den Wechsel zu Productive steigerte Capptoo nicht nur die Unternehmenseffizienz, sondern gewann auch an innerer Ruhe.

Ergebnisse mit Productive

Vorher

Gleichzeitiges Jonglieren mehrerer Tools und Tabellen für Projekte und Ressourcenplanung.
Manueller Export, um Rentabilität und Auslastung zu berechnen.
Finanzberichte wurden für jedes Projekt und jeden Kunden manuell erstellt.
Projektmanager verloren Stunden in Excel, um Budgets nachzuverfolgen.

Nachher

Alles-in-einem-Projektmanagement, Zeiterfassung, Budgetierung, Ressourcenmanagement und Reporting.
Echtzeit-Einblick in Budgets, Auslastung und Gewinnmargen.
Automatisierte Berichte = 50 % weniger Zeitaufwand für Berichterstattung.
Integriertes Projekt- und Finanzmanagement in einem Tool.

Wir haben festgestellt, dass die durch die Einsparung bei der Berichterstattung gewonnene Zeit enorm war. Ich würde den Zeitaufwand bei einigen Reporting-Aufgaben auf 50 % reduziert schätzen.

Dejan Dragašević

COO, Capptoo

Die Kosten eines Flickwerksystems tragen

Zu Beginn setzte Capptoo auf Google Sheets, Trello und später Jira für Projektmanagement, Ressourcenplanung und Forecasting. Das System funktionierte eine Zeit lang, aber als das Unternehmen wuchs und mehr Projekte übernahm, entstand ein immer größerer Verwaltungsaufwand – ohne dabei die notwendigen Einblicke zu liefern.

Dieses fragmentierte Setup brachte immer wieder die gleichen Probleme mit sich:

Projektmanager verschwendeten Stunden damit, Budgets und Arbeitszeiterfassungen abzugleichen.
Einblicke in die Rentabilität waren immer verzögert oder unvollständig.
Die Geschäftsleitung hatte keinen Echtzeit-Überblick darüber, wie die einzelnen Geschäftsbereiche performten.

Wie Capptoo seine Zeit zurückgewann

Durch den Wechsel zu Productive als Ersatz für die Vielzahl an Tools verwaltet Capptoo jetzt alles – Projekte, Zeiterfassung, Ressourcenplanung, Budgetierung und Berichte – an einem Ort.

Productive ist eine All-in-one-Plattform, die Unternehmen hilft, profitabler und organisierter zu arbeiten.

Das Leben ist einfacher geworden—sowohl für Projektmanager als auch für die Geschäftsleitung. Sie müssen nun keine Zeit mehr mit Excel verschwenden, um Budgets zu berechnen oder Berichte manuell zusammenzustellen. Die Berichte sind nicht nur schneller, sondern auch genauer, und bei so vielen Projekten, Kunden und internen Initiativen in verschiedenen Geschäftsbereichen wird dieses Feature regelmäßig genutzt.

Die größten Erfolge waren:

Echtzeit-Überwachung der Rentabilität: Das Team muss sich nicht mehr durch Tabellen arbeiten oder Stundensätze manuell prüfen. Gewinnspannen sind jetzt sofort über Dutzende Projekte hinweg ersichtlich.
Skalierbare Ressourcenplanung: Die Ressourcenplanung ist nun in den Arbeitsalltag integriert und verschafft der Geschäftsleitung einen klaren Überblick darüber, wer verfügbar ist und wo die Engpässe liegen.
50 % schnellere Berichte: Was früher Stunden in Excel dauerte, dauert jetzt nur Minuten in Productive. Optimierte Berichte halbieren die Berichtszeit und erhöhen gleichzeitig die Genauigkeit.
Unterstützung mehrerer Unternehmen: Selbst mit vier eigenständigen Geschäftsbereichen bot Productive Capptoo die nötige Struktur, um einen reibungslosen Betrieb zu gewährleisten.

Productive hat Struktur und Klarheit in unsere Abläufe gebracht, und ich kann mir inzwischen nicht mehr vorstellen, ohne zu arbeiten.

Dejan Dragašević

COO, Capptoo

So funktioniert Productive

Eine All-in-One-Plattform, die speziell für Agenturen, Beratungsunternehmen und andere Firmen im Bereich professionelle Dienstleistungen entwickelt wurde.
Bietet Echtzeit-Einblick in Projektkosten, Einnahmen und Margen.
Ermöglicht müheloses Zeiterfassen – mit Timern, Stundenzetteln oder automatischen Vorschlägen.
Macht effektive Ressourcenplanung möglich: Arbeitslasten ausbalancieren, Kapazitäten prognostizieren und Abwesenheiten verwalten – alles in einer Ansicht.
Erlaubt Unternehmen, Umsätze, Auslastung, Gewinnspannen und Cashflow zu prognostizieren.

Der Wechsel hat sich für Capptoo ausgezahlt

Für Capptoo war die größte Veränderung nicht nur die gesteigerte Effizienz. Mit Productive reduzierten sie ihre mentale Belastung – und gewannen etwas Unbezahlbares: Seelenfrieden.

Projektmanager können sich nun mehr auf Kundenarbeit statt auf Tabellen konzentrieren. Die Geschäftsleitung trifft anhand von Echtzeitdaten fundiertere Entscheidungen. Und in vier Geschäftsbereichen sorgt eine einzige Plattform für einheitliche Abläufe.

Wichtigste Erkenntnisse

Durch die Zusammenführung mehrerer Tools in Productive verkürzte Capptoo die Berichtszeit um 50 %
Echtzeit-Einblicke zu Rentabilität und Auslastung ersetzen verzögerte, manuelle Exporte
Ressourcenplanung wurde skalierbar und ist nun in die täglichen Abläufe eingebettet
Multi-Company-Features sichern reibungslosen Betrieb in vier Geschäftsbereichen
Der größte Gewinn: Weniger Verwaltungsaufwand, mehr Fokus auf Kunden und Seelenfrieden für die Führungsetage