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Starte deine Projekte richtig: Eine vollständige Anleitung zur Projektinitiierung

By 13/08/2019November 1st, 2019 No Comments
 

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Der Beginn eines Projekts: die Ruhe vor dem Sturm oder ein wahnsinniger Ansturm, um alles in Ordnung zu bringen, damit die Kernarbeit beginnen kann? Wie auch immer, der Start eines Projekts ist entscheidend für den zukünftigen Erfolg. Von der Schätzung und dem Scoping bis hin zur Zuweisung von Ressourcen. Die Definition von Anforderungen, das Briefing in deinem Team, das wichtige erste Treffen mit dem Kunden. Es gibt ein Minenfeld von Aufgaben, die die Entwicklung deines Projekts beeinflussen können. Du musst den Ton für den Erfolg angeben.

Ich werde dich mit den Tools und Informationen ausstatten, die du brauchst, um deine Projekte richtig zu starten. So kannst du dein Projekt richtig starten und hoffentlich den zukünftigen Weg erleichtern (Hinweis: Ich kann nicht garantieren, was danach passiert).

Ich werde dich durch die Kernaspekte der Phase der Projektinitiierung begleiten. Ich zeige dir, wie du dich vor zukünftigen Problemen schützen kannst und wie du die richtigen Erwartungen setzt. Außerdem schaue ich mir einige Themen an, auf die du dich konzentrieren kannst, um später erfolgreich zu sein. Ich habe viele Links zu weiterführenden Informationen beigefügt, wenn du tiefer in die Themen eintauchen möchtest. Außerdem kannst du dann eine praktische Checkliste für die Projektinitiierung herunterladen, auf die du dich zu Beginn eines jeden Projekts beziehen kannst.

Was versteht man unter der Phase der Projektinitiierung?

Zunächst einmal, was ist eine Projektinitiierung? Lasst uns erstmal über den Lebenszyklus eines Projekts sprechen. Unabhängig von der gewählten Methodik oder dem Prozess muss jedes Projekt irgendwo beginnen. Jedes Projekt besteht in der Regel aus fünf Schritten: Einleitung, Planung, Durchführung, Überwachung & Kontrolle und Abschluss. Die Einleitungsphase ist die erste Phase, in der das Projekt gestartet wird, sowohl mit dem Team als auch mit allen Kunden und Stakeholdern. Alle Informationen, die dir zur Verfügung stehen (z.B. aus der Pitch- oder RFP-Phase (Request for Proposal), vom Kunden, aus der Hintergrundrecherche), werden gesammelt, um den Umfang, die Zeitpläne und die Kosten des Projekts zu bestimmen und festzulegen. In diesem Rahmen werden die Stakeholder, das Team, die Ziele und Vorgaben sowie die Ergebnisse ermittelt.

Wie starte ich ein Projekt und was muss ich in der Phase der Projektinitiierung tun?

Das Ergebnis der Projekt-Initiierungsphase ist in der Regel eines von zwei Dokumenten (oder manchmal auch beide!). Es handelt sich um das Projekt-Initiierungsdokument (PID) und die Leistungsbeschreibung (Statement of Work, SoW). Eine gute Möglichkeit, sich auf die Projektinitiierung zu konzentrieren und wirklich darzulegen, was du für dein Projekt und für eines dieser beiden Dokumente skizzieren musst, besteht darin, es in drei Bereichen zu bearbeiten: Menschen, Prozesse und Produkt. Diese sind für jedes Projekt von zentraler Bedeutung.

Menschen

project initiation areas - people

Beginnen wir mit den wichtigsten, die Menschen! Nun, ohne sie wirst du nichts schaffen, nicht wahr?!

1. Team

Planung der Teamgestaltung

In der Phase der Projektinitiierung musst du dein Team definieren und aufstellen. Zuerst überprüfst du dein Projekt und deine Ergebnisse. Finde heraus, welche Teamform du brauchst. Prüfe die Verfügbarkeit und lasse deine Ressource vorläufig einbuchen. Wenn du darüber nachdenkst, wen du in einem Projekt buchen sollst, dann schaue nicht nur auf die Verfügbarkeit. Du musst dir wirklich Gedanken darüber machen, welche Skills du brauchst, um dein Projekt erfolgreich durchzuführen. Denke auch hier an den Kunden oder die Stakeholder: Wie werden deine Teammitglieder mit ihnen zusammenarbeiten? Gehe bei der Zusammenstellung deines Teams die folgende Checkliste durch:

  • Fähigkeiten (was müssen sie tun)
  • Erfahrung (woran müssen sie zuvor gearbeitet haben)
  • Stakeholder (wie müssen sie kommunizieren)
  • Verfügbarkeit (werden sie die Zeit haben, sich zu widmen)
  • Budget (kannst du dir das leisten)

Denke daran – mach das nicht im Alleingang. Sprich mit den verschiedenen Leads der Fachgebiete, wenn es diese gibt. Stelle sicher, dass du keine eigenen Hypothesen aufstellst. Es ist gut, ein schnelles Treffen mit den Leads im Vorfeld abzuhalten und das Projekt und die Ergebnisse durchzugehen. Zudem ist es gut, ihre Hilfe bei der Beschreibung der Anforderungen an die Ressourcen zu bekommen. Die Durcharbeitung des oben genannten sollte dir eine Teamstruktur für dein Projekt verschaffen. Vergiss jedoch nicht, nach der Planung vor dem eigentlichen Projektstart etwas Zeit für den Notfall einzuplanen. Gegebenenfalls solltest du außerhalb deines Unternehmens nach Freelancern oder Auftragnehmern mit dem richtigen Skillset suchen.

Weitere Informationen:
Das Team einbinden: Den richtigen Weg einschlagen

Es ist gut, vor jedem Kunden-Kick-Off eine interne Kick-Off-Sitzung durchzuführen. Dies trägt dazu bei, dass sie frühzeitig in das Projekt eingebunden werden. Wenn du Anforderungen, Teammodell und Ziele festlegst, denk immer daran, dass es am besten ist, die Leute einzubeziehen und zu sensibilisieren. Obwohl du nicht viel Aufwand betreiben willst (und es ist oft schwierig, Leute mit einzubeziehen, wenn sie beschäftigt sind!), ist der beste Weg, ein Projekt auf die richtige Art und Weise zu starten, die frühzeitige Festlegung und Handhabung von Erwartungen. Wenn du dein Team im Voraus einbeziehst, fühlt es sich mehr involviert und in die Entscheidungsfindung eingebunden. Dadurch hat es einen viel positiveren Eindruck vom Projekt als Ganzes.

Also führe eine interne Kick-Off-Sitzung durch. Organisiere ein Meeting mit einer guten Agenda (stelle immer sicher, dass ein Meeting nützlich und für die richtigen Leute ist) und durchlaufe den Hintergrund des Projekts, alle Ziele und Vorgaben und Anforderungen, die bereits festgelegt sind. Was ich für nützlich halte, ist, am Ende des Meetings Platz zu lassen für ein eher Workshop-ähnliches Teamforum. Einige wichtige Bereiche, die es zu diskutieren und frühzeitig anzusprechen gilt, sind:

  • Wie will das Team arbeiten?
  • Wie und wann sollte das Team Kunden- oder Stakeholder-Feedback erhalten?
  • Wie will das Team mit dem Kunden- oder Stakeholder-Feedback kommunizieren?
  • Welche regelmäßigen Treffen sollte das Team intern abhalten? Wann sollten diese sein?
  • Sollten die Rückstände ad-hoc und informell oder eher geplant in Angriff genommen werden?

Wie ich bereits sagte, wird die Einbeziehung des Teams in die Entscheidungsfindung im Vorfeld dazu führen, dass sie sich viel stärker in das Projekt als Ganzes eingebunden fühlen. Die Teilnahme an diesem Meeting vor Abschluss der SoW kann dazu beitragen, die vorgeschlagenen Arbeitsmethoden des Teams in das Dokument einzubringen. Dies macht es viel relevanter für den tatsächlichen Ablauf des Projekts.

Weitere Informationen:

2. Stakeholder

Definition, wer beteiligt ist und wann

Im Rahmen der Projektinitiierung sollte die Einbeziehung der Stakeholder skizziert und definiert werden. Ob es sich nun um Kunden oder interne Stakeholder handelt. Es ist wirklich wichtig, sich darüber im Klaren zu sein, wer Aufgaben erledigt, Leistungen unterzeichnet oder überprüft und rückmeldet. Die Erstellung einer RACI ist eine gute Möglichkeit, dies zu tun. Ich habe einen Artikel geschrieben, der sich in die Welt der RACI vertieft. Dieser Artikel hilft dir, eine RACI zu erstellen, die nützlich ist und verwendet werden kann. Hier kannst du eine kostenlose RACI-Matrix als zusätzlichen Vorteil herunterladen!

Projektkommunikation festlegen

Als Teil der SoW oder PID ist es sinnvoll zu definieren, wann und wie die Kommunikation mit den Stakeholdern erfolgen soll. Nachdem du deine RACI erstellt hast, überprüfe, was deiner Meinung nach für Updates und Meetings in Bezug auf deine wichtigsten Stakeholder notwendig ist. Wenn es eine klare kundenseitige Projektleitung gibt, dann ist es eine gute Möglichkeit, damit anzufangen, wie oft man die Projekte formal auf den neuesten Stand bringt. Dann erweiterst du dies auf andere im Team und wann sie sich engagieren sollten. Führe deine Projekt-Updates auf, die du für notwendig hältst, und fülle dann das Wer und Wann aus. Hier ist ein Beispiel:

Meeting
Wer
Wann
Stand upAlle internen MitarbeiterTäglich
Wöchentlicher StatusreportAn den Projektleiter gesendet

Projektleiter soll es an ein breiteres Team weitergeben

Wöchentlich, Montag am Ende des Tages
Wöchentlicher ReviewProjektleitung und HauptakteureWöchentlich, Freitag 10 Uhr Morgens
Nächste Aktualisierung des StatusGrößere TeamsAlle zwei Wochen, Dienstag 10 Uhr
Weitere Informationen:
Kick-Off-Meeting mit den Stakeholdern

Vergewissere dich zunächst, dass du dein internes Kick-Off-Meeting schon einmal durchgeführt hast. Wirf keine Teammitglieder in eine Besprechung über ein Projekt hinein, von dem sie nichts wissen. Außerdem ist es gut, sich bereits vor dem Meeting dem Kunden oder den beteiligten Stakeholdern vorgestellt zu haben, entweder am Telefon oder im Idealfall persönlich. Achte darauf, dass du eine klare Agenda hast und nicht die ganze Welt zum Meeting einlädst. Denke immer daran, eine Besprechung diskret und relevant zu halten.

Dinge, die in der Besprechung durchgegangen werden müssen:

  • Einleitungen
  • Positionen und Verantwortlichkeiten
  • Leistungen
  • Prämissen
  • Risiken
  • Beziehungen
  • Zeitvorgaben
  • Kosten
  • Teamgestaltung
Weitere Informationen:

3. Und vergiss nicht…. dich selbst!

Vergiss dich selbst nicht bei all dem! Es ist einfach, sich auf Stakeholder, Kunden und dein Team zu konzentrieren. Es ist jedoch wichtig, sicherzustellen, dass deine Erwartungen für dieses Projekt richtig gesetzt sind. Denke darüber nach, was du aus deinem Projekt und deinen Zielen herausholen willst. Versuche, einige Möglichkeiten zu planen, wie du dies im Laufe des Projekts erreichen kannst.

Prozess

project initiation areas - process

Ach… der Prozess. Eines der Dinge, über die die meisten DPMs gerne reden! Es ist wichtig, den Prozess für dein Projekt am Anfang festzulegen, damit es für dich und dein Team (und deinen Kunden) klare Vorgaben gibt. Meide jedoch, dich in Prozessen, Dokumentationen und Regeln zu sehr zu verstricken. Manchmal ist der Prozess der schnellste Weg, um die Begeisterung eines Teams zu zerstören! Es gibt einige Kernbereiche, die du festlegen musst, wenn du ein Projekt initiierst.

1. Methodik

Die uralte Besessenheit im Projektmanagement – welche Methodik soll angewendet werden? Dies kann bereits daran ersichtlich sein, wie dein Kunde arbeitet, oder wie deine Agentur oder dein Team zum Beispiel aufgebaut ist. Im Idealfall geht es jedoch darum, das Projekt, die Ergebnisse und das Team zu überprüfen. Dann wird ein Prozess entwickelt, der den Anforderungen entspricht. Oft ist es ein Mischmasch aus verschiedenen Methoden. Keine Sorge, denk immer daran, was das Beste für das Projekt ist. Du solltest nicht versuchen, es an eine bestimmte Methode anzugleichen. Denke bei der Auswahl der Methodik an die folgenden Dinge:

  • Wie groß ist dein Projekt?
  • Wie fixiert sind Umfang, Termine und Budget?
  • Welches Team steht dir zur Verfügung, um daran zu arbeiten?
  • Hast du ein Vollzeitteam oder werden sie mit anderen Projekten zusammengelegt?
  • Wie arbeitet der Kunde derzeit?
  • Wirst du einen voll investierten Kunden-Projektleiter haben?

Anhand der Antworten auf die oben genannten Fragen solltest du eine klarere Vorstellung davon haben, um welche Art von Projekt es sich handelt und wie es durchgeführt werden soll. Wenn zum Beispiel der gesamte Umfang, die Zeitpläne und das Budget festgelegt sind, wird dies mehr Wasserfall sein. Oder wenn du ein Vollzeit-Team mit einem voll investierten Kundenprojektleiter hast, könnte dies sich eher für ein Agile-Style-Projekt eignen.

Weitere Informationen:

2. Tools

Eine weitere PM Obsession: Welche Tools sind die richtigen für das Projekt? Nun, auch das hängt sehr stark von deinem Projekt, deinem Team, deinem Kunden und deinem Budget ab! Wie ich schon sagte, meide zu aufwändige Prozesse. Dies gilt auch für Tools – vermeide es, viele unnötige Tools mit einzubringen und überlege, wie gut sie sich integrieren. Einige Bereiche, die bei der Auswahl der benötigten Tools zu berücksichtigen sind:

Persönlich bin ich dafür, die Dinge einfach zu halten und nutze Google Sheets oft für viele Dinge. Unabhängig davon, welche Tools du verwendest, vergewissere dich, dass dein internes Team und deine Interessengruppen damit einverstanden sind und wissen, wie man sie effektiv einsetzt. Vermeide zu komplizierte Abläufe. Du kannst die Tools später im Projekt jederzeit weiterentwickeln, wenn du feststellst, dass die Dinge nicht funktionieren.

Weitere Informationen:

3. Risiken

Vorausdenken ist eines der besten Dinge, die du in der Phase der Projektinitiierung tun kannst, wenn du ein Projekt startest. Die Feststellung von Risiken, die die Einhaltung des Projekts behindern könnten, ist äußerst wichtig, um im Voraus zu handeln. Erstelle ein RAID-Protokoll, um Risiken, Hypothesen, Probleme und Abhängigkeiten hervorzuheben und zu klären, wie du diese minimieren kannst. Achte darauf, dass du dein Team einbeziehst und erwäge, eine Pre-Mortem-Sitzung mit deinem Team abzuhalten. Dabei werden Risikobereiche erörtert, die oft Dinge hervorbringen, an die du noch nicht einmal gedacht hast.

Weitere Informationen:

Produkt

project initiation areas - product

Zum Schluss das Produkt – was du entwirfst. Hier gibt es einige Schwerpunkte, die in der Phase der Projektinitiierung festgelegt werden müssen.

1. Anforderungen

Erstens, welche Anforderungen gibt es für dein Projekt? Bevor du das Projekt richtig beginnst und Anforderungen in der Planungsphase sammelst, ist es gut, das zu beschreiben, was du bereits weißt. Was sind die Geschäfts-, Kunden- und Benutzerbedürfnisse für das, was du entwicklest? Dies hilft dir, ein klares Verständnis für den Hintergrund und den Kontext des Projekts zu bekommen.

2. Umfang und Leistungen

In dieser Phase des Projekts bekommst du eine Vorstellung davon, was die Ergebnisse sind. Jetzt ist es an der Zeit, dies zu konkretisieren und einige Umfänge um sie herum anzulegen. Damit kann man dem SoW oder der PID zustimmen.

3. Festlegen von Leistungen

Organisiere ein internes Meeting, um die Ergebnisse mit deinem Team durchzugehen. Wenn dein Team noch nicht an der richtigen Stelle ist und du die Festlegung der Ergebnisse vorantreiben musst, treffe dich mit den Führungskräften der Disziplin. Achte darauf, dass du die Leute dazu bringst, sich damit zu beschäftigen. Stelle dies nicht im Alleingang fest! Wenn du mit deinem Team eine Besprechung durchführst, solltest du sicherstellen, dass du diese Bereiche im Auge hast, die du pro Arbeitsergebnis überprüfen kannst:

  • Um was handelt es sich?
  • In welchem Format wird geliefert?
  • Werden Anpassungen notwendig sein?
  • Wer wird beteiligt sein?
  • Wann soll das Produkt geliefert werden?
  • Hat es eine Abhängigkeit von anderen Leistungen?

Hier ist ein Beispiel aus einem aktuellen Projekt von mir (ich habe es etwas allgemeiner gefasst):

1.
Erster Ansatz für das grundlegende Design

Format: Designdateien (Skizze), die mit InVision zur Begutachtung gesendet werden.

Nachbesserung: Iterativ bis zum 16. Februar 2018

[Meine Agentur] wird einen ersten Ansatz für ein grundlegendes Design definieren, das im Rahmen der ersten Phase dieses Projekts erforderlich ist. Die erforderlichen Grundlagen werden aus den drei vereinbarten Plattformen, die im Mittelpunkt der ersten Stufe stehen, herausgearbeitet. Die Grundlagen umfassen Typografie, Raster, Farben und Symbole.

Ziel ist es, diese Grundlagen zu schaffen, um die anfängliche Gestaltungsmethodik und auch das zukünftige Design in weiteren Phasen zu unterstützen.

2.
Inventarisierung und Priorisierung von Komponenten

Format: Format Dokumentation

Nachbesserung: Iterativ bis zum 16. Februar 2018

[Der Kunde] liefert ein Bestand an Komponenten an [meine Agentur], und [meine Agentur] überprüft dies und die drei definierten Plattformen, um eine Komponentenliste zu erstellen.

[Meine Agentur] wird diese Komponenten dann auf der Grundlage von „Entfernen, Verbessern, Wiederverwenden“ priorisieren und in Kategorien einteilen. Die Komponenten werden auf den drei Plattformen überprüft, um festzustellen, wo gemeinsame Komponenten verwendet werden.

Aus diesem Komponenten-Inventar und der Priorisierung wird ermittelt, was die Kernkomponenten sind, die für die Bereitstellung der Inhalte im Prototyp erforderlich sind.

4. Budgets und Zeitpläne

Ausgehend von der Liste der zu erbringenden Leistungen hast du nun einen groben Projektumfang und musst Zeitpläne und Positionen gegenüberstellen. Die Arbeit mit der Fachdisziplin ermöglicht es, die Zeitpläne und die Teamform im Vergleich dazu zu schätzen. Abhängig vom Prozess kann es sein, dass du in Sprints oder in Phasen mit Freigaben schätzt. Achte darauf, dass du mit dem Team daran arbeitest, die richtigen Umfänge festzulegen. Auch hier gilt: Erzwinge keinen Prozess in einem Projekt. Stelle sicher, dass der Prozess zum Projekt passt. Vereinbare die Teamform und stelle dann die Kosten dafür gegen. In dieser Phase benötigst du für die PID oder SoW keine detaillierte Auflistung der Zeitpläne, sondern eher einen Überblick über die Zeitphasen.

Weitere Informationen:

5. Erfolgsmaßstäbe

Worum geht es bei deinem Projekt oder Produkt ohne Erfolg? Aber was bedeutet Erfolg überhaupt? Vergiss nicht, dass dein Projekt auch eine Art Messlatte benötigt, damit du überprüfen und verstehen kannst, wie die Dinge funktionierten oder nicht funktionierten. Entwickle einige Bewertungskriterien, die du am Ende (oder in bestimmten Phasen des Projekts) nachprüfst. Berücksichtige dabei Bereiche wie:

  • Kern-KPIs, z.B. Steigerung der Besucherzahl einer Website
  • Kundenzufriedenheit, d.h. wie zufrieden war der Kunde mit dem Projektverlauf?
  • Teamzufriedenheit, d.h. wie zufrieden war das Team mit dem Projektverlauf?
  • Zeitabweichung
  • Budgetabweichung
Weitere Informationen:

5 Hauptprobleme bei der Initiierung von Projekten – und wie man sie überwindet

Es gibt viele Herausforderungen, mit denen du in der Phase der Projektinitiierung konfrontiert wirst. Im Folgenden habe ich fünf wesentliche Herausforderungen aufgeführt, auf die ich bei der Projektinitiierung immer wieder gestoßen bin und wie man sie meistern kann.

1. Die Phase der Projektinitiierung schreitet zu langsam voran

Zu Beginn eines Projekts nimmt sich jeder etwas mehr Zeit für das, was er zu tun hat und alles ist etwas entspannter. Schließlich hat man jetzt viel Zeit, das Projekt zu realisieren! Manchmal können Projektinitiativen jedoch auch zu lange dauern. Ich habe das schon oft gesehen. Es kann sich wirklich auf das Projekt auswirken, wenn man Schwierigkeiten hat, die Zeitvorgaben einzuhalten, die man sich vorgenommen hat. Hier sind einige Tipps, um sicherzustellen, dass du dich im richtigen Tempo bewegst:

  • Führe Anrufe oder Meetings durch, um Dinge zu besprechen und zu vereinbaren. Dies kann oft helfen, die Dinge zu beschleunigen, anstatt viele hin und her per E-Mail zu schreiben.
  • Sorg dafür, dass der Kunde und das Team wissen, welche Leistungen für die Phase der Projektinitiierung erbracht werden müssen und welche Abhängigkeiten sich daraus ergeben. Hebe sofort hervor, wenn etwas den Fortschritt blockiert.
  • Lege die Gesamtzeiten für diese Phase fest. Vor dem Start ist es oft sehr einfach, sich zu winden, also solltest du sicherstellen, dass es ein klares Ziel gibt, auf das du hinarbeiten kannst.
  • Denke an die Dynamik von Team und Kunde. Wie bringt man Menschen dazu, sich zu engagieren und zu motivieren? Und wie macht man deutlich, dass Fortschritte erzielt werden? In der Phase der Projektinitiierung geht es weniger um das Handeln, sondern vielmehr darum, die Rahmenbedingungen zu schaffen. Daher ist es wichtig, konkrete Dinge zu finden, die du und das Team tun können, um das Projekt realistischer zu gestalten.

2. Ein Projekt auf halbem Weg aufgreifen

Viele Ratschläge, die ich für das Projektmanagement lese, setzen voraus, dass du ganz am Anfang eines Projekts beginnst und es von Anfang an führen kannst. Aber was ist, wenn du zur Hälfte oder zu Beginn einer bestimmten Phase in das Projekt einbezogen wirst? Es kann wirklich knifflig sein, da du nicht an der Einführungsphase beteiligt warst. Versuchs mit diesen Tipps:

  • Vergewissere dich, dass du dir über alles im Klaren bist, was zuvor passiert ist. Wenn dir jemand eine Aufgabe übergibt, bitte ihn, eine Liste von Links, Leistungen und zugehörigem Status sowie alle Links zu wichtigen Dokumenten beizufügen.
  • Führe Projekt-Kick-offs mit deinem Team und den Stakeholdern durch, genau wie bei der Projektinitiierung zu Beginn des Projekts. Auch wenn du nicht willst, dass dein Team oder dein Kunde die Dinge wiederholen muss, werden sie es zu schätzen wissen, dass du dich auf den neuesten Stand der Dinge bringst.
  • Außerdem ist es eine gute Möglichkeit, das Team aufzurüsten und mit einem neuen Projektleiter weiterzumachen. Es ist auch ein interessanter Punkt, eine Zwischenbilanz des Projekts zu ziehen. Du kannst bestehende Risiken oder die aktuelle Verlustrate des Budgets durchgehen, um sicherzustellen, dass alle noch aufeinander abgestimmt sind.

3. Eine Projektinitiierung für ein mehrphasiges Projekt durchführen

Ein Hauptproblem bei großen und langfristigen Projekten ist, dass man nur eine Initiierung gleich zu Beginn des Projekts durchführen kann und dann nie wieder, wenn man in die verschiedenen Phasen wechselt. Was für eine Phase entschieden wird, zählt nicht unbedingt für alle Phasen. Es erstreckt sich über die gesamte Lebensdauer deines Projekts. Also probiere folgendes aus:

  • Wenn dein Projekt klar verschiedene Phasen hat, z.B. eine von der Entwicklung getrennte Discovery-Phase, dann behandle jede Phase wie ein Miniprojekt, anstatt ein größeres Vorabgespräch zu führen. Dies liefert wichtige Ansatzpunkte für jede Phase, anstatt zu versuchen, zu Beginn viele Vermutungen aufzustellen.
  • Führe in jeder Phase Mini-Kick-offs durch und stelle sicher, dass du die Checkliste für die Projektinitiierung durchgegangen bist. Du solltest jeden Punkt in dieser Checkliste für die jeweilige Phase berücksichtigt haben.

4. Es besteht ein Mangel an Klarheit in Bezug auf das Projekt.

Manchmal, wenn man mit der Projektinitiierungsphase beginnt, kann sich die Situation etwas vage anfühlen und die Teammitglieder sind verwirrt, worum es bei dem Projekt eigentlich geht. Achte auf die folgenden Punkte, um dein Team besser auszurichten:

  • Vergewissere dich, dass du eine klare Liste der Anforderungen des Kunden hast. Achte darauf, dass du dabei die geschäftlichen, benutzerbezogenen und technischen Anforderungen einbeziehst.
  • Führe diese Anforderungen mit deinem Team durch, wenn du sie zugewiesen hast. Wenn nicht, dann stelle sicher, dass du Disziplin-Leads involviert hast.
  • Achte von Anfang an darauf, dass die Mitarbeiter engagiert sind.
  • Sobald du interne und Kunden-Kick-Offs durchgeführt hast, solltest du die Dynamik innerhalb des Teams aufrecht erhalten. Stelle sicher, dass das Team weiß, was es liefert und in was investiert wird. Binde das Team immer in die Gestaltung des Briefings, die Definition der Ergebnisse und die Vorgehensweise beim Projekt ein.

5. Es gibt eine zeitliche Verzögerung beim Start deines Projekts.

Warst du schon einmal ganz aufgeregt wegen eines angefangenen Projekts und hast alle Anforderungen erfasst, einen Plan und die nächsten Schritte definiert… und dann passiert etwas, das den Start verzögert? Die Dynamik geht verloren und das vorgeschlagene Projektteam löst sich auf. Wie überwindet man diese Startverzögerungen?

  • Wenn es Diskussionen über das Projektbudget gibt, vergewissere dich, dass du alle Budgetentscheidungen mit dem Kunden richtig durchführst – was bekommen sie für ihr Geld? Sei so deutlich wie möglich.
  • Wenn sie sich das vorgeschlagene Budget nicht leisten können, dann schau dir den Umfang an – gibt es da etwas, das du weglassen kannst? Führe ein offenes und ehrliches Gespräch mit der Gruppe, um zu versuchen, einen Kompromiss auszuarbeiten.
  • Um die Dinge schnell in Gang zu bringen, solltest du versuchen, einen kleinen Teil des Budgets für eine Discovery-Phase freizugeben.
  • Wenn der Kunde nicht involviert ist oder kurzfristige Termine verpasst, solltest du dies schnell mit ihm besprechen – hilf ihm zu verstehen, welche Auswirkungen dies auf das Projekt haben wird.
  • Wenn es interne Probleme damit gibt, das Team an die richtige Stelle zu bringen oder mit der Arbeit zu beginnen, dann sprich dies intern an. Auch hier solltest du deinem internen Team und Management helfen, die Auswirkungen des Projektabsturzes zu verstehen.

Die zehn wichtigsten Tipps, die man sich bei der Initiierung eines Projekts merken sollte

How to start a project - 10 Project initiation tips

  1. Gib frühzeitig den Ton an, den du für dein Projekt anstrebst.
  2. Hol dir den Buy-In und die Beteiligung deines Teams frühzeitig.
  3. Das gilt auch für den Kunden – beziehe ihn rechtzeitig und oft ein.
  4. Vergewissere dich, dass eine klare Kommunikation mit allen Kunden oder Stakeholdern stattfindet.
  5. Achte darauf, dass es einen vereinbarten Prozess für dein Projekt gibt – aber verzettele dich nicht in der Dokumentation!
  6. Aber versuche nicht, dich an einen bestimmten Prozess anzupassen, wenn er für dein Projekt nicht funktioniert.
  7. Versuche, deinen Kunden mindestens einmal persönlich zu treffen, bevor du das Projekt startest (wenn das unmöglich ist, mach einen Videoanruf!).
  8. Lege für jedes Kick-Off-Meeting eine klare Agenda fest und sorge dafür, dass sich die Mitarbeiter einbezogen fühlen.
  9. Versuche, dein Projekt zukunftssicher zu gestalten, indem du mit deinem Team über Risiken und Zusammenhängediskutierst.
  10. Denke immer im Voraus – konzentriere dich nicht nur auf den Start des Projekts!

Checkliste für die Projektinitiierung

Hier ist eine praktische Checkliste, die die wichtigsten Elemente enthält, die du bei der Projektinitiierung berücksichtigen solltest.

How to start a project - project initiation checklist

Was denkst du darüber?

Gibt es noch andere Aspekte, die bei der Initiierung eines Projekts zu berücksichtigen sind? Lasst mich eure Meinung in den Kommentaren unten wissen!

 

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Suzanna Haworth

Suzanna Haworth

Suze Haworth ist freiberufliche Senior Digital Projektmanagerin in London. Sie hat über 10 Jahre Erfahrung in der Agenturbranche, hat sich von Anfang an im Account Management durchgesetzt, bevor sie das Licht erblickt hat und ihre wahre Berufung zum Projektmanagement erkannt hat. Sie leitet derzeit Teams in den Bereichen Digital- und Web-Buildings aller Art, von sozialen Kampagnen und digitalen Medien bis hin zu großen und komplexen Websites. Suze hat Projekte für Kunden wie BBC, WaterAid, Channel 4, Esso, Lipton Tea, SEAT und Mozilla betreut, um nur einige zu nennen. Sie ist zertifizierter ScrumMaster, Referentin regelmäßiger Konferenzen und veröffentlicht auch Online-Blogs. Wenn sie nicht gerade digitale Dinge verwaltet und darüber redet (und zahlreiche Google-Tabellen erstellt), genießt sie es, ihre Leidenschaft für Berge und Kaffee zu befriedigen.

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