Ressourcestyring i store organisationer: 5 bedste praksisser
Det globale erhvervsklima forandrer sig i et hidtil uset tempo, og mange store organisationer kæmper stadig med at omstille sig hurtigt nok til at håndtere færre ressourcer.
Hvis du er projekt- eller ressourcemanager i en stor organisation, kan det føles som at styre Titanic. Du leder altid efter bedre måder til effektivt at administrere, følge og hurtigt omfordele dine mest værdifulde ressourcer på, men det føles bare som en monumental opgave.
Den gode nyhed er, at du er kommet til det rette sted! I denne artikel vil jeg dele almindelige udfordringer såsom siloer, godkendelser, indkøb, modstridende prioriteter og målsætninger, hvordan man måler succes ved hjælp af OKR'er, samt måder at administrere ressourcer i en stor organisation på en professionel måde.
Continue Reading for Free
Create a free account to finish this article, plus get ongoing access to timely insights and practical resources.
Have an account? Log In
Hvad er ressourcestyring?
Inden for projekt-, program- og porteføljestyring er styring af projektressourcer processen med at anvende ressourcestyringsteknikker til at planlægge kapacitet, tidsplanlægge og allokere ressourcer samt overvåge, måle og justere, hvordan menneskelige ressourcer, budgetter og teknologi anvendes. Målet er at maksimere de fordele, som din organisation anser for meningsfulde.
Store organisationer kan være særligt udfordrende. Du håndterer måske et væld af ressourcer i meget komplekse projekter med mange facetter, stadig flere branchebestemmelser og en arbejdsstyrke i forandring, for ikke at nævne budgetbegrænsninger.
De 3 vigtigste typer ressourcer at styre
I store organisationer bør du fokusere på at styre mindst disse tre almindelige ressourcer.
- Menneskelige ressourcer er dine største aktiver – dine medarbejdere, kontrahenter og ledere. Uden mennesker til at gennemføre projekter er der ganske enkelt ingen leverancer og ingen projekter.
- Finansielle ressourcer eller projekt-, program- og porteføljebudgetter er også afgørende for at betale lønninger og anskaffe de hårdt tiltrængte ressourcestyringsværktøjer.
- Teknologi som en del af organisationens teknologiske platform er nødvendig for at planlægge, overvåge, allokere, justere og kommunikere om projektressourcer samt sikre fuld synlighed over ressourcer i hele organisationen.
Hvorfor er effektiv ressourcestyring afgørende?
Kort sagt giver effektiv ressourceallokering og -styring dig indsigt i dine ressourcer i realtid og mulighed for at flytte ressourcer efter behov, så du får større kontrol over projektresultaterne.
Ressourcestyring bør være strategisk, være i overensstemmelse med organisationens mål og sikre ressourceudjævning for at reducere overallokering.
Ineffektiv ressourcestyring kan sammenlignes med at køre et nyt sted hen uden et kort og håbe på at nå frem til tiden uden tilstrækkelig ressourceplanlægning, allokering og tidsplanlægning af de rette kompetencer.
Ressourcestyring er vigtigt, fordi din organisation med de rette bedste praksisser for ressourcestyring kan høste mange fordele, herunder disse.
Fordelene ved at maksimere ressourcerne
Effektiv ressourcestyring giver dig fuld synlighed, så du kan levere projekter som lovet. Det sikrer, at du hurtigt kan omfordele ressourcer og identificere underudnyttede ressourcer for at hjælpe din organisation med at:
- Øge ressourceudnyttelsen og den samlede effektivitet
- Øge produktiviteten og fokusere på projektopgaver med større værdi
- Forbedre medarbejdernes sundhed og trivsel
- Reducere medarbejdertræthed og personaleudskiftning
- Øge tilliden
- Reducere omkostninger
- Forbedre projekternes succes
- Forbedre beslutningstagningen vedrørende ressourcer
- Øge ROI for din organisation og dine kunder
Før du kaster dig helhjertet ud i nye initiativer og bedste praksisser til optimering af ressourcestyringen, skal du sikre dig, at du har en solid forståelse af den aktuelle situation og de forhold, der kan påvirke din ressourceplanlægning.
9 faktorer, der påvirker optimal ressourcestyring
- Siloer kan skabe konflikter mellem afdelinger og endda enkeltpersoner. De skaber ineffektivitet i prioriteringen af ressourcer, delingen af information, mål, værktøjer, prioriteter og processer.
- Modstridende prioriteter gør det vanskeligt at allokere og balancere ressourcer, skaber medarbejderstress, forvirring, udbrændthed og lav medarbejdermoral samt mindsker medarbejdernes selvtillid og opbakning til projekter.
- Ineffektive godkendelsesprocesser kan ikke blot forsinke dine projekter, men også påvirke andre processer såsom indkøb, hvilket kan bringe projekter helt i fare.
- Indkøbsproblemer kan øge omkostninger og forlænge tidsplaner på grund af udbud og efterspørgsel.
- Mål og nøgleresultater (OKR'er) er afgørende for at afstemme forventninger og sikre, at alt bevæger sig fremad i den rigtige retning. Uden dem kan det være umuligt at vide, om ressourcerne er optimeret korrekt.
- Fjernarbejde og især mangel på arbejdskraft har en af de største indvirkninger på effektiv ressourcestyring. Dine medarbejdere er din største værdi og ressource. Uden de rigtige medarbejdere på de rigtige projekter kan alt gå helt i stå.
- Mangel på færdigheder og kompetencer overses ofte. Teammedlemmernes kompetencer bliver ofte ikke undersøgt grundigt nok til at sikre, at de passer til deres projektroller. Hvis de rette færdigheder og kompetencer ikke er tilgængelige, kan det skabe mærkbare mangler i din organisation. Du kan bruge en analyse af ressourcemangler til at finde og udfylde disse mangler.
- Ressourcetilgængelighed kan nogle gange være et spørgsmål om timing og kun påvirke tidsplaner og omkostninger minimalt, men andre gange kan det få omkostningerne til at overskride budgettet og påvirke tidsplanerne voldsomt.
- Projektmetoder bør ikke kun være afstemt med dine projekter, men også med din organisations kultur, processer og kort- og langsigtede vision.
Den aktuelle situation for ressourcestyring i store organisationer
Ressourcestyring har været en central udfordring i virksomheder, især større organisationer. Dertil kommer kompleksiteten ved en voksende, millennial-domineret og teknologivante arbejdsstyrke med ændrede præferencer for medarbejdernes arbejdsliv, hvilket fører til talentmangel i mange roller.
Store organisationer er særligt tilbøjelige til at miste millennials, som søger mod mindre virksomheder, der tilbyder balance mellem arbejdsliv og privatliv, sundheds- og trivselstilbud samt muligheder for fjernarbejde, der imødekommer deres ændrede prioriteter.
En Prosymmetry-undersøgelse viste en fortsat tendens til at centralisere roller inden for projektrelateret ressourcestyring. Denne tendens har fremskyndet efterspørgslen efter øget fokus på kompetencestyring og ressourcestyrere, som er blevet teknologivante som reaktion på efterspørgslen fra projekt- og virksomhedsledere.
5 bedste praksisser for ressourcestyring i en stor organisation
I dag har de fleste store virksomhedsprojekter en global indvirkning, der kan involvere flere faktorer, herunder kulturelle barrierer, forskelle i tidszoner, forskellige arbejdsmarkedslove, lovgivningsmæssige forskelle og meget mere.
Sådan tænker jeg på ressourcestyring, især i store organisationer: “Planlæg at styre dine ressourcer effektivt, før dine ressourcer effektivt løber tør.”
Ved at følge disse bedste praksisser for ressourcestyring kan du forberede din organisation på at imødekomme dens udfordringer.
1. Udarbejd en strategi for ressourceallokering i projektporteføljen
Den bør være afstemt med organisationens mål, vision og kultur og som minimum beskrive følgende:
- Ressourcestyringsprocessen
- Indkøbsprocessen
- Godkendelsesprocesser, tærskler og tidsplaner
- Hvordan hvert område af din virksomhed deler ressourcer
- De projektmetoder, der skal anvendes
- Hvordan teams bør samarbejde for at nå projektmålene
- De involverede teknologier
- Hvordan succes bør måles (OKR'er)
2. Udvikl og implementer den bedste driftsmodel for personaleledelse
I dagens omskiftelige, komplekse og konstant foranderlige forretningsmiljø kræver det nye driftsmodeller for personaleledelse at styre dine ressourcer for at opnå de ønskede projektresultater, ifølge McKinseys resultater.
Personaleledelse begynder med at ansætte, oplære og fastholde de rette kompetencer for at håndtere manglen på arbejdskraft og lukke kompetencegab. Dette omfatter dig som projektleder. Gennemgå regelmæssigt dine færdigheder og kompetencer, og udfyld hullerne, hvor du kan. Start med disse eksempler på færdigheder inden for ressourcestyring.
3. Centraliser din talentpulje
Centralisering sikrer synlighed på tværs af hele organisationen, så siloer eller modstridende prioriteter ikke får teams til at arbejde uafhængigt eller hæmmer kommunikationen. Det hjælper med at fjerne hindringer for produktiviteten og øger sandsynligheden for, at dine teams opnår de ønskede leverancer.
4. Fastlæg de rette metoder
Det er vigtigt at huske, at kun nogle metoder fungerer i visse store organisationer eller projekter. Før du vælger metoder, bør du sætte dig grundigt ind i mange af dem og i, hvordan de bedst kan fungere sammen i din organisation.
Der findes ikke én løsning, der passer til alle. Du bliver måske overrasket over at høre, at næsten 40% af virksomhederne har implementeret en hybridtilgang til metoder og praksisser inden for projektledelse.
5. Implementer det bedste system til ressourcestyring
Det er ikke til gavn for din organisation på lang sigt at forvente, at medarbejderne multitasker og påtager sig for mange arbejdstimer. Identificer, vælg, og implementer det bedste system til ressourcestyring, der stemmer overens med organisationens politikker og mål. De rette værktøjer giver dig og alle teams mulighed for at arbejde smartere, reducere medarbejdernes træthed og bedre styre kort- og langsigtede ressourcer. Hvis du har brug for en prisbillig løsning, der kan hjælpe dig med at komme i gang, kan du se vores liste over gratis software til ressourcestyring.
Ofte stillede spørgsmål om ressourcestyring i store organisationer
Hvordan håndterer man ressourcer på tværs af flere projekter?
I de fleste store organisationer kan det blive problematisk, når flere teams konkurrerer om begrænsede ressourcer.
Ressourceplanlægning og -styring samt brug af den rette teknologi til at kommunikere med andre områder af organisationen er afgørende for at prioritere projekter. Det er vigtigt at have det nødvendige overblik til at forbinde de rette kompetencer, kapaciteter og tilgængelige ressourcer med de rette projekter på det rette tidspunkt.
Det er afgørende at have et ressourcestyringssystem, der giver et helikopterperspektiv på alle organisationens ressourcer på et hvilket som helst tidspunkt, så man kan prioritere og kommunikere derefter.
Hvordan sikrer man, at hver ressource udnyttes fuldt ud?
At sikre, at hver ressource udnyttes fuldt ud, betyder, at man skal kunne udarbejde en solid plan for ressourcestyring og standardiserede skabeloner, der er udviklet til at opfylde organisationens specifikke behov. En gennemtænkt projektledelsesplan og ordentlig kapacitetsplanlægning øger sandsynligheden for at maksimere dine ressourcer.
Hvordan fjerner man flaskehalse?
Selv med den bedste indsats og de rette procedurer på plads vil der nogle gange uundgåeligt opstå flaskehalse i projekter. Nøjagtige data i realtid fra et robust ressourcestyringsværktøj er nødvendige for at isolere og analysere flaskehalse. Identificering og fjernelse af flaskehalse omfatter visualisering af hvert trin i en proces, kortlægning af individuelle opgaver og måling af cyklustider.
Større agilitet kræver et solidt fundament
Selvom ressourcestyring kan være en udfordring for større organisationer, kan en god plan for ressourcestyring og efterlevelse af de bedste praksisser give organisationen et solidt fundament for større agilitet, så der opnås ordentlig ressourceoptimering på tværs af flere projekter, programmer og porteføljer.
Husk, at disse bedste praksisser for håndtering af organisationens ressourcer ikke er en engangsøvelse. Sørg for regelmæssigt at genbesøge din plan for ressourcestyring for at se, hvordan dine projekter skrider frem på tværs af organisationen, og foretag ændringer, hvor og hvornår det er nødvendigt.
Find ud af, hvilke hybride metoder der måske fungerer i din store organisation, i vores guide til hybride projektmetoder.
