5 kriterier for evaluering af projektstyringssoftware 2026
Det kan være overvældende at vælge et værktøj til projektstyring, som dit team skal bruge. Der findes mange muligheder, og mange af dem har skinnende, attraktive funktioner, der kan være et stort trækplaster.
Hvordan træffer du objektivt en beslutning om, hvilket værktøj du skal vælge? Denne artikel gennemgår nogle evalueringskriterier for software til projektstyring, som kan gøre din beslutningsproces enklere.
5 evalueringskriterier for software til projektstyring
Her er nogle specifikke faktorer, du bør overveje, når du afvejer fordele og ulemper ved værktøjer til projektstyring:
Continue Reading for Free
Create a free account to finish this article, plus get ongoing access to timely insights and practical resources.
Have an account? Log In
1. Tilstedeværelsen af vigtige funktioner
Først og fremmest bør den software til projektstyring, du vælger, have de funktioner, der hjælper dig og dine teammedlemmer med at planlægge og gennemføre dit projekt.
Det giver ingen mening at vælge et værktøj til projektstyring, fordi det lyder smart, eller fordi en kendt person har anbefalet det. Det skal have funktioner, der er værdifulde for dig.
Her er nogle af de funktioner, du bør se efter i software til projektstyring:
- Opgavestyring: Softwaren bør gøre det muligt at oprette, tildele og følge op på opgaver, uanset om du følger vandfaldsmodellen, agile-metoder eller hybride metoder. Det hjælper med projektplanlægningen, ligesom funktioner, der kan prioritere opgaver baseret på forfaldsdatoer eller afhængigheder, gør.
- Samarbejdsværktøjer: Se efter funktioner som fildeling og dokumenthåndtering, kommentarer og beskeder samt notifikationer. Undersøg også, om softwaren har skabeloner, der kan understøtte samarbejdet.
- Tidsregistrering: Værktøjet bør have funktioner til registrering af timer og håndtering af timesedler for teamet.
- Ressourcestyring: Se efter muligheden for at fordele og administrere ressourcer i og på tværs af projekter. Software til arbejdsgangsstyring kan hjælpe med at strømline processer gennem automatisering, og software til projektplanlægning kan hjælpe med at optimere ressourcefordelingen ved at visualisere tidslinjer, arbejdsbelastninger og afhængigheder.
- Budgetstyring: Softwaren bør have værktøjer til at spore udgifter og styre projektomkostninger. Funktioner som dashboards og økonomiske prognoser er også nyttige.
- Rapportering og analyse: Det er vigtigt at kunne generere rapporter, projektdashboards og få indsigt i projektets resultater og målinger. Du bør kunne dele projektinformation med interessenter og overvåge projektets fremdrift og succes.
2. Integrationsmuligheder
Der findes rigtig meget teknologi. Ville det ikke være rart, hvis de kunne fungere godt sammen og komme overens?
Den rigtige projektstyringssoftware tilbyder integrationer med andre apps fra tredjeparter eller har i det mindste en vis kompatibilitet med andre værktøjer og anden software (f.eks. e-mail, kalendere, CRM osv.).
Hvis du endnu ikke har anden software, som du har brug for at integrere, giver softwaren så mulighed for skalering, så du kan tilføje integrationer på et senere tidspunkt?
Integrationer gør ikke kun softwaren mere attraktiv for dit team at bruge, men kan også bidrage til at gøre projektet mere effektivt. Hvis du f.eks. integrerer din projektstyringssoftware med din kalender, hjælper det med at sikre, at du ikke går glip af vigtige projektmøder og milepæle.
En moderne fortolkning af virksomhedens projektstyring omfatter typisk som en kritisk komponent en digital teknologisk stak, hvor alt er forbundet og arbejder sammen gennem problemfri tovejsintegration.
3. Brugervenlighed
Projektstyringssoftware bør være intuitiv og nem at navigere i. Med andre ord: Kan du nemt finde det, du har brug for, når du bruger appen?
Overvej brugervenligheden i den sammenhæng, hvor du og dit team udfører opgaver og styrer projekter. Er menuerne nemme at bruge? Kan brugerne hurtigt færdiggøre deres projektopgaver?
Det tager også noget tid at vænne sig til ny software. Projektteamet kan have brug for oplæring for at komme i gang, så sørg for, at det værktøj, du vælger, tilbyder vejledninger, guider og kundesupport. En gennemgang af de brugervenlige projektstyringsapps kan give dig nyttig indsigt.
4. Tilgængelighed
Det er vigtigt at overveje tilgængelighed, når du vælger et projektstyringsværktøj, især hvis nogle af dine teammedlemmer arbejder på afstand.
Sørg for, at softwaren giver adgang via mobilen, er cloudbaseret og om nødvendigt omfatter en dedikeret desktopapplikation. Er softwaren tilgængelig via mobilapps til iOS og Android (prøv disse projektstyringsprogrammer til iPad)?
Tilbyder den projektstyringssoftware til desktop til Windows- og macOS-brugere? Er den kompatibel på tværs af platforme? Overvej, om funktioner og ydeevne er ensartede på tværs af forskellige enheder og operativsystemer, herunder stationære computere, tablets og smartphones.
5. Pris
Vælg projektstyringssoftware, der ikke sprænger budgettet (dvs. passer til din organisations budget).
Der er nogle få ting, du bør overveje, når du ser på softwarens pris:
- Prismodel: Forstå prisstrukturen (f.eks. om den er abonnementsbaseret eller et engangsgebyr).
- Værdi for pengene: Vurder omkostningerne i forhold til de funktioner og fordele, der tilbydes. Du skal sikre dig, at du ikke betaler for meget for funktioner, som dit projektteam ikke har brug for nu eller i den nærmeste fremtid.
Evaluering af projektstyringssoftware
Lad os se nærmere på den udvælgelsesproces, du kan bruge til at vurdere, om en softwareløsning passer til det, du leder efter.
1. Adskil dine behov & ønsker
Det første skridt er at fastslå, hvad du faktisk har brug for. Du og projektteamet vil måske gerne have de seje, skinnende funktioner, men tænk over, hvad projektteamet faktisk har brug for. Der vil være masser af funktioner, som kan friste dig.
Hvilke funktioner er vigtige for de daglige opgaver, teamet udfører? Hvilke kriterier fra listen ovenfor skal softwaren opfylde? Spørg dig selv, om du har brug for en bestemt funktion for at udføre dit arbejde, og om det vil have en negativ indvirkning på projektet, hvis du ikke har denne funktion. Hvis der ikke vil være negative konsekvenser, er det sandsynligvis et ønske.
Sørg også for, at den projektstyringsmetodik, som din organisation bruger, understøttes af softwaren.
Har softwaren funktionalitet, der gør det muligt at planlægge projekter efter vandfaldsmodellen, agile eller hybride projekter? Hvis din organisation er glad for Gantt-diagrammer eller Kanban-tavler, skal du sørge for, at softwaren har disse funktioner.
2. Fastlæg dit budget
Som ABBA sagde i deres berømte sang, “penge, penge, penge….”: Det er vigtigt, og det vil helt sikkert påvirke, hvilken software du kan købe. Ligesom med et projekt skal du fastlægge et budget for den software, du vil købe.
Medregn eventuelle ekstra omkostninger i dit budget, f.eks. skatter. Nogle gange medfører yderligere tjenester fra softwareleverandøren, såsom oplæring og kundesupport, også ekstra omkostninger.
3. Udvælg og test software
Når du har set på et par forskellige softwareprodukter, skal du bruge lidt tid på at teste dem. Mange softwareleverandører tilbyder gratis prøveperioder for potentielle brugere, så de kan afprøve softwaren, før de køber. Her er en liste over værktøjer med gratis abonnementer (samt helt gratis projektstyringssoftware).
Udnyt dette til at oprette et testprojekt, der efterligner et typisk projekt i din organisation. Afprøv de funktioner, som dit team med størst sandsynlighed vil bruge. Er der processer og opgaver, du ikke kan udføre? Er softwaren brugervenlig?
Når du har testet et par stykker, skal du indsnævre dit valg til de 2 eller 3 bedste. Vælg derefter den software, der bedst opfylder dit teams behov og holder sig inden for budgettet.
Som en del af dette trin kan du overveje at oprette en RFP for projektstyringssoftware for at hjælpe dig med at indsnævre dine valgmuligheder. Det er en formel proces, hvor potentielle leverandører indsender deres løsninger og detaljeret beskriver, hvordan deres værktøj kan opfylde dine specifikke behov.
Bedste software til projektstyring
Størrelsen på det globale marked for projektstyringssystemer drives af den stigende efterspørgsel efter værktøjer til effektiv projekthåndtering.
Valget af software til din organisation er ikke en opgave, der bør tages let på. Det indebærer ofte en langsigtet forpligtelse, der binder din organisation til en bestemt leverandør.
Er du i tvivl om, hvor du skal lede efter projektstyringssoftware? Bare rolig, vi har samlet denne praktiske liste over software og leverandører for at hjælpe dig i gang.
Clicks on the links below may earn a commission, which supports our independent testing and review of software and services. Learn more about how we stay transparent.
Hvad er det næste:
Hvis du er i gang med at undersøge kriterier for evaluering af projektstyringssoftware, kan du kontakte en SoftwareSelect-rådgiver for at få gratis anbefalinger.
Du udfylder en formular og tager en kort snak, hvor de går i dybden med dine specifikke behov. Derefter får du en kortliste over software, som du kan gennemgå. De støtter dig endda gennem hele købsprocessen, herunder prisforhandlinger.
