Ressourcestyring: 5 menneskecentrerede tips til 2026
Lad os være ærlige: Af alle de ressourcer, du skal håndtere i løbet af et projekt, er mennesker nok de mest uforudsigelige. Mennesker kan kaste flere uventede udfordringer efter en projektleder end makroøkonomiske forhold, der ødelægger dit budget, ekstremt vejr, som tvinger dig til at arbejde med en “beredskabstaske” ved siden af skrivebordet, og software, der insisterer på at gå helt i ged, når du har mest brug for den. (Teknikfolk: Giv mig ret her. Det sidste er et officielt udtryk og ikke bare en undskyldning for at bande.)
Mennesker er uden tvivl den vigtigste komponent i forbindelse med at fremme produktiviteten inden for projektledelse. Alligevel kalder vi dem “ressourcer.”
Hør her, ingen fordømmelse. Jeg gør det. Det gør du sikkert også. Det er en del af projektledelsens officielle ordforråd, så hvad skulle vi ellers gøre?
Continue Reading for Free
Create a free account to finish this article, plus get ongoing access to timely insights and practical resources.
Have an account? Log In
Men hvad nu, hvis vi kunne ændre vores tankegang, hvis ikke vores ordforråd, så vi fik en mere menneskecentreret tilgang? Hvad nu, hvis en lille investering i den menneskelige side af projektressourcestyring resulterede i øget produktivitet? Ville det interessere dig? Lad os tale om, hvordan vi kommer dertil.
Hvorfor effektiv ressourcestyring i virkeligheden handler om menneskeledelse
Da det ser ud til, at vi har mindst et par måneder endnu, før kunstig intelligens overtager planeten, er mennesker indtil videre stadig drivkraften bag projekter. Og mennesker er smukt komplekse, hvilket kan skabe ekstra udfordringer for projektledere. Men alle disse kompleksiteter kan også skabe muligheder for … magi.
Courtney Johnston har været projektleder i mange år og er stor fortaler for “menneskecentreret projektledelse”. I et nyligt afsnit af DPM Podcast delte hun dette perspektiv:
“Min hypotese om menneskecentreret projektledelse handler i virkeligheden om at være opmærksom, lægge mærke til ting og være et bedre menneske over for de mennesker, der er omkring dig. [Det handler om] at forsøge at finde svarene ved at inddrage det menneskelige perspektiv og den menneskelige oplevelse i alle trin af den proces, du forsøger at løse.”
Johnston mener også, at denne menneskelige tilgang vil betale sig i form af kreativitet, produktivitet og loyalitet.
“Hvis du bringer glæde ind på arbejdspladsen, får du så bedre resultater?” spørger hun. “Uden tvivl vil jeg sætte alle mine penge på bordet og sige ja. Jeg vil sige ja, tusind procent. Fordi glæde er en af de store, saftige, magiske menneskelige følelser.
“Og hvis du kan fremkalde glæde hos dit team hver eneste dag – måske ikke hver eneste dag, men det meste af tiden – så bliver de hængende,” fortsætter Johnston. “De kommer med deres idéer. De vil arbejde hårdere for at løse noget, fordi de er glade, ikke?”
Så hvordan kan du skabe lidt magi på dit team? Lad os se på nogle praktiske måder at anlægge en menneskecentreret tilgang til at øge produktiviteten og lønsomheden uden at sprænge dine tidsplaner.
5 måder at anskue ressourceudnyttelse gennem en menneskelig linse
Så er det nu. Du har en gennemarbejdet plan for projektressourcestyring, klar til brug i din foretrukne software. Godt gået, projektleder! Men før du går i gang, så mærk efter og gennemgå nogle af disse strategier for ressourceudnyttelse for at forhindre, at de irriterende, øh, herlige mennesker spænder ben for arbejdet.
1. Find den rette balance med ressourceudnyttelse af mennesker
Det kan være fristende at tildele de vigtigste dele af et projekt til dine bedste medarbejdere. Men det kan være et tveægget sværd. Al den anerkendelse, som folk nyder at få for at være de “bedste”, kommer ofte sammen med en solid portion overarbejde.
På den anden side bliver medarbejdere med lav præstation ofte underudnyttet. Du ved, hvem jeg taler om her – de mennesker, der gør lige præcis nok til ikke at blive fyret, men ikke nok til reelt at være til hjælp. Vi har alle arbejdet sammen med dem.
Og hvis du bliver hængt op på en af dem (og det ikke ligger inden for dit ansvarsområde at give dem deres afsked) kan det være fristende at give dem så lidt projektarbejde som muligt, så de ikke saboterer dine frister.
Når du udarbejder din plan for ressourceallokering, så tag dig tid til at undersøge nærmere, hvad alle arbejder på uden for dit projekt.
For effektivt at styre dit teams arbejdsbelastning bør du holde individuelle samtaler med dine medarbejdere, der præsterer bedst, for at se, hvordan dit projekt passer ind sammen med deres øvrige arbejde. Bed dem om en ærlig vurdering af, om de vil kunne give dit projekt deres fulde opmærksomhed. Selv hvis de på papiret har timerne til det, skal du huske, at kontekstskift kan påvirke produktiviteten og føre til udbrændthed.
Hvis de er usikre på, hvor meget de kan forpligte sig til, så spørg dem, hvem de ellers vil anbefale. De har sandsynligvis en god fornemmelse for, hvem der leverer den kvalitet i arbejdet, som du får brug for inden for deres fagområde.
Hvad angår den medarbejder, der præsterer dårligst, vender vi tilbage til vedkommende om et øjeblik.
2. Brug software til ressourcestyring til at identificere flaskehalse
De fleste værktøjer til ressourcestyring giver dig mulighed for hurtigt at se, hvem der arbejder på hvad, samt hvilket stadie de aktuelt befinder sig på. Hvis du regelmæssigt tjekker denne visning, kan det hjælpe med at afsløre muligheder for at komme hurtigere videre. Endnu vigtigere er det, at det kan hjælpe dig med at identificere flaskehalse i projektet, som fuldstændigt kan ødelægge din projektdeadline.
Nogle værktøjer omfatter også funktionalitet, der markerer tilgængelige ressourcer og beder dig om at omfordele dem, så du kan holde dig inden for de forventede tidsrammer.
Kan du huske den medarbejder, der præsterede dårligst? En visuel fremstilling af, hvor flaskehalsene opstår, kan hjælpe dig med at vurdere, om det blot er teammedlemmet, der trækker fødderne efter sig, eller om der foregår noget andet.
Det kan for eksempel være, at deres opgaver altid ser ud til at gå i stå på det samme tidspunkt i et projekt. Tag det som et tegn på, at du bør finde ud af hvorfor. Måske føler de sig ikke trygge ved at bruge et bestemt stykke software og ville have gavn af mere oplæring.
Måske lider de af bedragersyndrom (gør vi ikke alle det?), og de modarbejder at føre deres arbejde videre, hvor andre kan se det. Hvis det er tilfældet, kan du overveje at sætte dem sammen med en mentor, der kan hjælpe dem med at opbygge deres kompetencer.
Eller måske er personen bare generelt upålidelig. I så fald kan kørsel af rapporter eller skærmbilleder fra din software til ressourcestyring hjælpe dig med at dokumentere problemet og argumentere for stærkere handling.
Hvis du har brug for en omkostningsvenlig mulighed for at komme i gang, kan du se vores liste over gratis software til ressourcestyring. Eller hvis du forsøger at finde det rette værktøj til ressourcestyring til dit team, kan du se denne vejledning til en demonstration af software til ressourcestyring, som kan hjælpe dig med at træffe en informeret beslutning.
3. Husk 80/20-reglen
Ja, selvfølgelig er alle aspekter af din projektstyringsplan vigtige!
Men er de virkelig det?
Vi kender alle 80/20-reglen, som siger, at 80 % af effekten kommer fra 20 % af arbejdet. Det betyder ikke, at de øvrige 80 % af arbejdet ikke er vigtigt, men det er en god påmindelse om at holde fokus på det væsentlige.
Husk, at din rolle ikke er at gennemføre et projekt perfekt og holde alle på rette spor, men snarere at tjene dit overordnede mål: oprette en hjemmeside, lancere et produkt, skabe brandbevidsthed eller noget i den stil. Når alt kommer til alt, er kunden ligeglad med, hvordan dit projektdashboard ser ud, så husk, at din plan for ressourcestyring er en vejledning og ikke et krav.
Identificer det ultimative overordnede mål for dit projekt, og gentag det for dig selv og dit team hele tiden. Nævn det i begyndelsen af hvert møde. Brug det som et mantra, når Joelle fra det kreative team insisterer på, at billedmaterialet til annoncen ikke følger den mid-century-moderne designæstetik, som han gik efter. (Og tak Joelle for hans blik for detaljer, og forsikr ham om, at han får en ny chance i det næste projekt. Han er utrolig talentfuld! Du vil gerne have ham på din side!)
Når der opstår forhindringer – og det gør der altid – så spørg dig selv og gruppen: “Hvor meget påvirker dette vores ultimative mål?” Hvis svaret er “meget”, skal det være din højeste prioritet at fjerne flaskehalsen. Hvis det ikke betyder så meget, så find en alternativ løsning og gå videre.
4. Tag automatisering til dig
Automatisering kan være en god måde at håndtere de “80 %”-opgaver på, som ikke fremgår af leverancen, men som alligevel skal udføres. Tidsregistreringsfunktioner indeholder for eksempel ofte en indstilling, der giver dig mulighed for at sende push-notifikationer for at minde teammedlemmer om at opdatere deres registreringer. Eller du kan bruge tidsregistreringssoftware til helt at fjerne denne opgave fra medarbejdernes skuldre. (Se vores tanker om den bedste tidsregistreringssoftware.)
Der findes et væld af automatiseringsfunktioner, som hjælper med at opretholde arbejdsgangens fremdrift og øge produktiviteten. Et enkelt, men effektivt greb er at opsætte automatiske påmindelser om, at opgaver har en deadline, så vigtige punkter ikke falder mellem to stole.
I den mere avancerede ende af spektret har mange værktøjer til ressourcestyring automatiseringer, der kan udløse andre handlinger i en arbejdsgang, så du ikke bruger værdifulde menneskelige ressourcer på gentagne opgaver. Skal du indsætte en tjekliste, sende en e-mail eller udløse en ny arbejdsgang? Lad automatiseringen klare det.
Ud over at lære, hvordan du selv opsætter automatiseringer, skal du sørge for, at alle på teamet ved, hvordan de fungerer. En nem måde at dele denne information på er at lave en kort video i Loom, Zoom eller et lignende værktøj og gennemgå processen.
Sørg for at spørge teammedlemmerne, om de har yderligere idéer til opgaver, der kan automatiseres. Når robotterne fokuserer på gentaget arbejde, mens vidensarbejderne fokuserer på menneskeligt arbejde, betyder det, at du fordeler ressourcer mere effektivt.
5. Indarbejd buffertid i projektplanerne
En maratonløber løber ikke med samme hastighed gennem hele løbet. Eliteatleter kan ikke arbejde med fuld kapacitet hele tiden, og det kan vidensarbejdere heller ikke. Mennesker er simpelthen ikke skabt sådan.
Ligesom du indarbejder buffere i dine tidsplaner for at tage højde for forsinkelser i leverancer eller andre ting, der ligger uden for din kontrol, er det klogt at skabe en buffer i tidsplanen til uventede “menneskelige problemer”. Børn bliver syge. Folk mister familiemedlemmer. Det er tirsdag eftermiddag, og Galen er distraheret af sin mangel på cupcakes. Sådan noget sker.
Når du planlægger dine ressourcer, er det en god idé at anskue det gennem to forskellige perspektiver:
- Tidsplan, hvis alt går godt
- Tidsplan, hvis alt går galt
Derefter skal du selvfølgelig kassere din første prognose, for sådan kommer det aldrig til at gå. Find i stedet et kompromis mellem de to for at få en bedre fornemmelse af virkeligheden.
Når dit projekt først er i gang, vil du sandsynligvis opdage, at nogle faser afsluttes hurtigere end forventet, mens andre tager længere tid. En hurtig tidsrevision under projektet kan hjælpe med at afdække hvorfor – og med en indbygget buffer er du bedre rustet til at foretage fornuftige justeringer undervejs.
Projektledelse handler om at tage sig af mennesker
Vil du lære mere om, hvordan du anlægger en menneskecentreret tilgang til projektledelse? Hvis du arbejder inden for et kreativt område eller på et bureau, kan du dykke ned i ressourcestyring i kreative sammenhænge og ressourcestyring på bureauer.
Hvis du er klar til at forbedre din håndtering af projektressourcer, kan du tage et kig på disse førende kurser i ressourcestyring.
