4 superkræfter, projektledere ikke har & det, du faktisk har brug for
I de seneste 8 år har jeg undervist i et introduktionskursus i projektledelse på et lokalt universitet i det sydvestlige Ontario.
I den første undervisningstime hvert semester stiller jeg normalt de studerende to spørgsmål:
- Har du erfaring med projektledelse?
- Hvad tror du, en projektleder laver?
Da gennemsnitsalderen for min klasse normalt er 20-23 år, er det forventeligt, at størstedelen af de studerende ikke har nogen ‘officiel’ erfaring med projektledelse, men de kan have udført dele af projektledelse, såsom at udarbejde en vagtplan til et deltidsjob på en fastfoodrestaurant eller planlægge et indsamlingsarrangement for en nonprofitorganisation.
Continue Reading for Free
Create a free account to finish this article, plus get ongoing access to timely insights and practical resources.
Have an account? Log In
Svarene, jeg får på spørgsmål nr. 2, lyder ofte meget som: “de leder projekter” eller “leder ‘ting’ for at få projekter gennemført”. Nogle gange er de studerende ærlige og svarer: “Jeg ved faktisk ikke, hvad en projektleder laver, men jeg håber at lære det på dette kursus”.
Det er ikke overraskende, at mine studerende ofte ikke ved, hvilken rolle en projektleder har i et projekt, når man tager i betragtning, hvor mange af mine studerende befinder sig i deres akademiske og professionelle liv.
Det, der er noget mere overraskende, er den lejlighedsvise mangel på bevidsthed blandt interessenter (herunder nogle gange sponsorer og kunder) om projektlederens rolle og de kompetencer, som projektledere bidrager med til et projekt. Og det kommer fra fagfolk, som sandsynligvis har mere erfaring i disse miljøer end mine universitetsstuderende på bachelorniveau.
Som projektleder har du måske ikke et 12-ugers semester til at vejlede dine interessenter om hvilke kompetencer en projektleder bør have, og hvad deres rolle er. Du kan være nødt til at anlægge en mere taktisk tilgang.
I denne artikel vil jeg se nærmere på nogle af de kompetencer, projektledere bør have (og dem, som folk antager, at projektledere har), samt hvorfor det er vigtigt at dele værdien af disse kompetencer med interessenter.
Kommunikation er afgørende (tankelæsning knap så meget)
Projektledelse er ikke en aktivitet, der udføres uafhængigt i en silo. Ifølge Adrienne Watt viser det sig faktisk, at “90 % af en projektleders arbejde bruges på kommunikation”.
Kommunikation i et projekt kan antage mange former. Ud over at udsende formelle statusopdateringer og lytte til projektteamets medlemmer kan projektledere også være nødt til at stille spørgsmål. Disse spørgsmål kan til tider være vanskelige eller akavede at besvare, men i de fleste tilfælde handler det om at indhente oplysninger, der kan hjælpe projektteamet med at komme videre.
Det er interessant, at interessenter ikke altid identificerer sig med dette. De kan opfatte en projektleders spørgsmål som påtrængende eller irriterende. De tænker måske også: “Hvordan kan det være, at projektlederen ikke ved det?”
Desværre kan projektledere ikke læse tanker. Nogle gange er projektlederen nødt til at kommunikere med interessenter og tage initiativ til en samtale for at indhente de nødvendige oplysninger.
At stille spørgsmål og indgå i samtaler hjælper ikke kun med at indhente oplysninger til teamet, men bidrager også til at opbygge relationer mellem projektets interessenter.
Hvad bør du gøre?
Selvom projektledere måske gerne ville kunne kigge i en krystalkugle og læse interessenternes tanker, er det desværre en kompetence, som projektledere (eller nogen som helst andre!) simpelthen ikke har.
Men ved at udvikle både mundtlige og skriftlige kommunikationsevner og øve sig i aktiv lytning kan projektledere og teams arbejde sig gennem udfordringer eller hindringer.
Penge vokser ikke ligefrem på træerne
Da jeg var lille, plejede mine forældre at sige til mig: “Penge vokser ikke på træerne”. Det lille råd hjalp mig med at udvikle gode færdigheder inden for økonomistyring allerede i en ung alder.
Selvom jeg nok ikke forstod begrebet budget som 5-årig, forstod jeg, at penge ikke var en eller anden uendelig og uudtømmelig ressource, der på magisk vis dukker op.
Spol frem til voksenlivet. Jeg går gennem et lokalt supermarked, hvor de har en masse forskellige potteblomster og planter, og til min overraskelse (og glæde) havde de en lille plante, der hedder et ‘pengetræ’!
Jeg morede mig så meget, at jeg tog et billede af det magiske ‘pengetræ’ og sendte det til mine forældre med beskeden: “Jeg synes, I skylder mig en undskyldning; åbenbart vokser penge faktisk på træerne!”
Det fik mig til at tænke på, at det er her, interessenter måske får indtrykket af, at når et projekts budget er i fare, og økonomien er stram, kan en projektleder bare på magisk vis »dyrke« flere penge.
Hvis et projekts budget er i fare, og ændringer i omfanget og tidsplanen ikke er muligheder, kan projektlederen måske gå hen til sit »pengetræ« og høste nogle?
Det bør du gøre
Selvom vi alle sikkert gerne ville have et pengetræ (eller en hel skov af dem), er det naturligvis ikke virkeligheden. Projektledere skal kunne estimere omkostninger nøjagtigt, udarbejde et budget og følge disse omkostninger, mens et team gennemfører et projekt.
Hvis det ser ud til, at et projekts budget vil overskride det godkendte beløb, skal projektledere kunne undersøge måder at håndtere dette på uden at påvirke projektets omfang, kvalitet eller tidsplan negativt. Mulighederne kan omfatte:
- Brug af udstyr, materialer og/eller ressourcer til lavere omkostninger
- Undersøgelse af, om omkostningerne kan deles med andre projekter inden for et program eller en portefølje.
Så i sidste ende havde mine forældre ret…. penge vokser ikke på træer, og ligesom med din privatøkonomi skal pengene forvaltes godt i et projekt.
Beklager, her kan vi ikke manipulere tiden i rumskibe
Jeg er ikke den store fan af science fiction-genren, men jeg må indrømme, at jeg er fan af den britiske science fiction-serie Dr. Who. »Doktoren«, som hovedpersonen er kendt som, kan manipulere tiden og rejse tilbage i tiden. Det er en fantastisk evne at have.
Forestil dig, at du arbejder på et projekt, og at du er bagud i forhold til tidsplanen. Ville det ikke være fantastisk at kunne trykke på »pause«-knappen, så teamet kunne indhente det forsømte og stadig overholde projektets deadline?
I stedet for at deltage i et Zoom-møde for at gennemgå tidsplanen, ville det så ikke være fantastisk bare at hoppe ind i vores rumskib for at skabe mere tid?
Hvad bør du gøre
Desværre har vi mennesker ikke evnen til at sætte tiden på pause, rejse tilbage i tiden eller »skabe« mere tid, hvis vores projekter er bagud i forhold til tidsplanen.
Hvis vores projekter risikerer ikke at overholde den planlagte færdiggørelsesdato, bør projektledere overveje at anvende teknikker til komprimering af tidsplanen og måder at optimere tidsplanen på.
Muligheder som fremskyndelse eller udjævning af ressourcer er værktøjer, som en projektleder kan bruge uden at skulle anmode en sponsor eller kunde om mere tid (hvilket måske ikke er muligt).
I sidste ende er tid en værdifuld ressource, som vi ikke har råd til at forvalte dårligt. I modsætning til en fysisk ressource som computerhardware kan vi ganske enkelt ikke skabe mere tid. Det betyder dog ikke, at en projektleder ikke kan være kreativ og innovativ i sin håndtering af den tid, de har.
Det er altid en god idé at opstille realistiske forventninger hos projektets interessenter under opstartsfasen og planlægningsfasen i et projekt. Hvis et projekts tidsplan ikke er realistisk, bør en projektleder kommunikere dette tidligt.
Ingen runde ressourcer i firkantede projekthuller
At vide, hvem og hvad du har brug for til at levere dit projekt, er en aktivitet, der normalt udføres tidligt i projektet. Uanset om du anvender en agil leveringsramme eller en vandfaldsmodel, er ressourceplanlægning for de personer, du får brug for på dit projekt, meget vigtig for at sikre, at du har et team med de rette færdigheder og den rette viden.
Selv om vi gør vores bedste for at planlægge, kan der opstå situationer under et projekt, hvor du opdager, at du ikke har tilstrækkelige ressourcer eller den rigtige type ressourcer til at nå projektets mål.
For mange projekter siden stod jeg i en situation, hvor vi senere i et agilt projekt fandt ud af, at vi havde brug for en UX-designer på teamet. På baggrund af noget feedback, vi modtog under en demonstration med kunden, var det nødvendigt at redesigne en funktion. Okay – intet problem, vel? Lad os bare involvere vores UX-designer og komme videre.
Der var bare ét lille problem – vi havde ikke en UX-designer på projektteamet på det tidspunkt. Vedkommende havde kun været tilknyttet på kontrakt i nogle få tidligere sprint i projektet, da vi forventede designarbejde, og vi samarbejdede med kunden om brugeroplevelsen.
For at indarbejde kundens feedback skulle vi enten “låne” en UX-designer fra et andet projekt i organisationen eller forsøge at engagere vores kontraktdesigner igen. Da kunden blev præsenteret for disse muligheder, spurgte vedkommende: “I har folk på teamet, ikke? Kan en af dem ikke gøre det?”
Da jeg forklarede, at det nuværende team bestod af softwareudviklere og kvalitetstestere, spurgte kunden igen: “Jamen, kan en af dem ikke gøre det? Det er jo alt sammen teknisk, ikke?”
Hvordan bør du svare på den slags spørgsmål?
Hvad du bør gøre
Svaret bør være noget i retning af: “Faktisk nej. Desværre kan en projektleder ikke forvandle eller skifte form på en softwareudvikler, så vedkommende bliver til en UX-designer.”
På samme måde kan en projektleder ikke ved et trylleslag forvandle en teknisk skribent til en indholdsstrateg for sociale medier eller til en hvilken som helst anden person, der måtte mangle på et projektteam.
Du kan ikke få en firkantet pind til at passe i et rundt hul. Hvis der er huller i projektteamets færdigheder, kan projektlederen:
- Undersøge, om andre i organisationen har de nødvendige færdigheder eller den nødvendige viden og midlertidigt kan hjælpe på projektet
- Undersøge, om der er penge i projektbudgettet og tid i tidsplanen til at ansætte en ekstern person til at udfylde hullet
En yderligere mulighed for projektlederen er at oplære et teammedlem i at påtage sig en opgave (dette skal analyseres grundigt i forhold til projektets tidsplan og kvalitetsplan).
Afhængigt af, hvad opgaven er, tidsrammen, og om dette er en realistisk mulighed, er det altid godt at give folk mulighed for at lære og udvikle sig, mens de arbejder på et projekt.
Projektledelse er også en fantastisk superkraft
Projektledelse er komplekst, og projektledere bringer en række forskellige færdigheder med ind i et projektteam. Grundlæggende blandt disse færdigheder er kommunikation, budget, tid og ressourcestyring.
Gennem samarbejde og ved at afstemme realistiske forventninger med interessenterne til den rolle, projektlederen skal spille, kan misforståelser undgås. Selvom det ville være fantastisk at have superkræfter som evnen til at læse tanker og få penge til at vokse, er det også en ret fantastisk superkraft at kunne lede et projektteam, der leverer et projekt, som overgår kundens forventninger. Det gode her er, at du kan tage kurser i interessenthåndtering for at blive bedre til at lede et projekt, som mange følger med i.
Læs vores undersøgelse om de mest eftertragtede projektledelsesfærdigheder her.
Hvis du gerne vil dele tips, historier eller livslektioner, der er relevante for projektledelse, er du velkommen til at kontakte mig via LinkedIn eller Twitter.
Glem ikke at tilmelde dig The Digital Project Manager-nyhedsbrevet for at få mere at vide om, hvad projektledere har brug for at vide (og ikke har brug for at vide!).
